五大门类档案的整理方法与配套技术

档案整理是一项专业性很强的工作，一位档案新人要掌握好档案整理技能需要几年的学习时间。随着技术的进步，有许多技术可以帮助档案员快速完成学习过程，减轻劳动。本栏目试图把国家对档案整理工作的要求和目前的计算机技术能提供的便捷结合起来，帮助大家把应归档文件材料整理成可检索、可移交的档案。

涉及的档案门类有文书、会计、科技、专门和数码照片档案。下面分五节依次给出每一门类的定义、关键整理方法概述和配套标准入口。具体的整理步骤、档号细节、软件做法，将在后续文章中按门类逐一展开。

一、文书档案

什么是文书档案：机关、团体、企事业单位在党群管理、行政管理、业务管理等日常活动中形成的，以文字、图表为主要形式，具有保存价值的历史记录。它是数量最大、最基础的一类档案。

整理方法概述：文书档案有”按件整理”和”按卷整理”两条主线。按件整理依据 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》，把每一份文件作为一件，流程为 分类 → 收集（按 8 号令归档范围） → 组件 → 装订 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交。按卷整理依据 GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》，把多份文件组成一卷（软卷皮封二 7 项：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注）。其整理流程为：分类 → 组卷（立卷） → 卷内文件排列 → 编页 → 填写卷内文件目录（软卷皮封二 7 项） → 拟写案卷题名 → 编档号 → 装订 → 填写案卷封面与备考表 → 案卷排列 → 编制案卷目录（编目移交）（装盒入柜见案卷排列）

文书档案管理中的重复劳动

档案工作中有许多简单重复劳动，这些劳动需要人工完成，随着计算机技术和人工智能的发展，有些工作也可以交给机器来完成了。

步骤	重复性来源	典型痛点
1. 分类与保管期限判定	每份文件都要对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（8 号令）的归档范围和保管期限表，逐份判断”归不归、归哪类、存多久”	规则多、易错、依赖经验；一批几千份文件要逐一判定
2. 编页	件/卷内每一页都要连续编号（手写或加盖页号）	纯机械动作，量大易漏号、错号、重号
3. 著录／编目	每份文件要录入责任者、题名、文号、日期、页数、档号等字段，生成《归档文件目录》或《卷内文件目录》（软卷皮封二 7 项：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注）	数据录入量极大，是整理中最耗时的环节
4. 编档号	按档号编制规则为每件/每卷生成唯一档号（按件：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构/问题代码-件号；按卷：全宗号-目录号-案卷号）	规则固定但易错，逐件拼接，批量时极易串号
5. 组件／组卷	判断哪些文件应组成一件或一卷（同一事、同文号、连续性材料）	需逐份比对，靠人工经验，整批一致性难保证
6. 拟写题名	为每件/每卷概括题名（责任者+事由+文种）	大量重复性的概括写作，表述不统一
7. 装盒与编制目录	按盒容量规则（如每盒不超过 2cm）分盒、打印盒脊、生成案卷/归档目录	重复的排版、打印、装订、核对

计算机技术和人工智能的辅助作用。使用计算机技术和人工智能后，档案的扫描、文字识别、著录、编档号、挂接、保管期限、分类、排列、开放审核等环节能得到的计算机的辅助，档案整理的效率会大大提高。

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二、会计档案

什么是会计档案：单位在进行会计核算等活动中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表、凭证、账簿、报表等各种形式的会计资料。

整理方法概述：依据《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号，2016 年 1 月 1 日施行）和 DA/T 39-2008《会计档案案卷格式》。先按”类别—年度”分类，再按月或按年组卷：①会计凭证（原始凭证、记账凭证）按月装订成卷；②会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片等）按年立卷；③财务会计报告（月度、季度、半年度、年度）按年立卷；④其他会计资料（银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书等）按年度整理。装订后填写案卷封面（8 项）、卷内目录、备考表，装盒排架。

会计档案整理各环节详解：分类 · 归档范围与保管期限判定 · 装订成册 · 编页与编件号 · 编档号 · 档号编制详解 · 排列与装盒 · 移交进室 · 会计档案鉴定销毁：鉴定意见书、销毁清册与监销 · 会计档案表单库

保管期限与销毁：79 号令将保管期限统一为 永久、定期 30 年、定期 10 年（原 5 年、3 年档期不再使用），自所属会计年度终了后的第一天起算。会计档案销毁有特殊程序：必须经单位负责人审批，档案机构和会计机构共同派员监销，监销人签字确认。

档号：门类代码 KU（”会计”专项代号），按 DA/T 13-2022《档号编制规则》取值；档号结构 全宗号-KU·年度-类别-卷号/件号。具体到本单位的 KU 档号位序，按本机关《档案分类方案》填表执行。

会计档案管理中的重复劳动

步骤	重复性来源	典型痛点
1. 分类与年度归属判定	每本凭证、每册账簿都要先判断属“凭证／账簿／报告／其他”哪一类、归哪个会计年度	跨年业务（如 12 月凭证次年入账）易归错年度；一个单位一年几百本，量大
2. 保管期限判定	按 79 号令附表逐册对照：年度财务会计报告永久，凭证与账簿 30 年，月度季度半年度报告、银行对账单、纳税申报表 10 年	类别多、期限分三档，逐册查表易混；起算日为会计年度终了后的第一天
3. 组卷与装订	凭证按月装订成卷、账簿按年立卷，每卷都要理平、打孔、装订、贴封	纯手工动作，年复一年重复，人力投入大
4. 编页与卷内目录	装订后逐本编页，逐册填写卷内目录与案卷封面（8 项）	字段高度重复，跨册易抄错、漏填
5. 编档号	按 全宗号-KU·年度-类别-卷号/件号 逐卷拼接（门类代码 KU）	类别代码与卷号并行，批量编制极易串号
6. 到期鉴定与销毁	到期档案要逐卷核对起算日，编鉴定意见书、销毁清册，经审批后由档案与会计机构共同监销	程序严格，错一步就有合规风险；手工核对台账工作量大

计算机技术和人工智能的辅助作用。使用计算机技术和人工智能后，会计档案的扫描、凭证 OCR 识别（凭证号、日期、摘要、金额）、按“类别—年度”自动归类、保管期限套用 79 号令附表、卷内目录与案卷封面生成、KU 档号批量编制、到期鉴定提醒与销毁清册生成等环节能得到的辅助，会计档案整理的效率会大大提高。　销毁流程在系统内全程留痕，事后可追溯。

延伸阅读：会计档案整理及技术应用——财政部 国家档案局令第 79 号保管期限表 + 9 步整理流程 + 元泰软件提效对照。

三、科技档案

什么是科技档案：企事业单位在科学研究、生产技术、基本建设、设备管理等活动中形成的，具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等不同形式的历史记录。

三个突出特点：①成套性——一个项目（科研课题、基建工程、设备仪器、生产批次）形成的全部材料是一个有机整体，必须成套保管；②专业性——形成于不同专业领域（测绘、水利、医疗、制造等），需按专业特点整理；③现实性——很多材料需随工程项目、设备存续期发挥作用，利用频率高。

整理方法概述：依据 GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》和 DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》。按”项目（课题、产品、工程、设备）”组成保管单位（案卷）；卷内文件按阶段（前期—施工—竣工—验收—运维）或专业结构排列；图纸按 GB/T 10609.3 折叠成 A4 幅面、标题栏露在外面；有内容的页统一编页；填写案卷封面（项目名称、编制单位、起止日期、密级、保管期限、档号）和卷内目录；编档号、装盒、排架。

科技档案整理各环节详解：确定类别（二级门类） · 划定归档范围 · 组卷 · 卷内文件排列与编页 · 图纸怎么折叠 · 编档号 · 档号章怎么盖 · 编案卷封面 · 归档时间 · 著录与移交

档号与保管期限：门类代码按 DA/T 13-2022 取值；常见档号结构 全宗号-类目号（科研/基建/设备/产品等单字母代码）-项目代号-案卷号-件号。保管期限需结合行业规定判定（如《建设工程文件归档规范》GB/T 50328、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28 等），基建项目档案常以”长期/永久”为主。

科技档案管理中的典型痛点

步骤	重复性来源	典型痛点
1. 成套性核对	一个科研课题／基建工程／设备仪器的材料要覆盖前期—施工—竣工—验收—运维全阶段，缺一件就得回头补	归档范围跨专业，齐全性靠人工逐件比对，遗漏难发现
2. 图纸折叠与整理	每张图纸按 GB/T 10609.3 折成 A4 幅面、标题栏露在外面	一套项目几十至几百张图，手工折叠量大、规格易不统一
3. 卷内文件排列	每卷按阶段（前期—施工—竣工—验收—运维）或专业结构重排	跨卷易串，不同项目排序口径难统一
4. 编页	有内容的页统一编页，图纸与文字材料混排时需逐页判断有无内容	幅面不一，易漏编、重编
5. 著录与案卷封面	每卷填项目名称、编制单位、起止日期、密级、保管期限、档号等	字段多且重复，跨卷一致性难保证
6. 编档号	全宗号-类目号（科研／基建／设备／产品）-项目代号-案卷号-件号，层级深、位数多	多层拼接，极易错号、断号

计算机技术和人工智能的辅助作用。使用计算机技术和人工智能后，科技档案的扫描、图纸 OCR（图号、图名、图幅）、按项目自动归集与成套性检查、卷内按阶段自动排序、图纸幅面与标题栏识别、案卷封面与卷内目录生成、多层档号批量编制等环节能得到的辅助，科技档案整理的效率会大大提高。　项目材料缺失可在归档前自动预警，避免竣工验收时才补件。

　第 1 步实操：确定类别（二级门类）——四步把项目定到类目。

四、专业档案（也称专门档案）

什么是专业档案：在某些专业性强的领域或专门业务活动中形成的，具有特定内容、形式和整理规则的档案。它是相对于”通用整理规则”而言的合集，每一子类型都有自己的专门规范。国家档案局发布的《国家基本专业档案目录》共两批，合计 100种专业档案

常见的专门档案类型：人事档案（干部任免、考核、学历、职称、工资等十大类材料）、诉讼档案（案件材料按诉讼阶段排列）、病历档案（按病种或就诊时间）、婚姻登记档案（按登记时间）、学籍档案（按学号或年级）、不动产登记档案（按不动产单元号）、工商登记档案、审计档案、纪检案件档案、公证档案、测绘档案、气象档案、艺术档案等。

整理方法概述：①确定适用的专门规则（人事档案按《干部人事档案工作条例》(2018)、诉讼档案按最高法相关文件、婚姻登记按民政部规范、不动产按自然资源部规范等）；②按人/按事/按项目组卷（人事按人、诉讼按案件、婚姻按登记顺序、不动产按不动产单元号）；③按专门规定的卷内顺序排列；④编制专门目录（人事档案的”十大类材料”目录、案件材料的”诉讼阶段”目录等）；⑤按专门规定的保管期限与利用权限管理（专门档案往往有”谁可以查阅”的额外限制，如人事档案、纪检档案仅限组织或专机关调阅）。

专门档案相关详解：干部人事档案十大类与红线 · 诉讼档案整理实例 · 机关档案 13 个门类代码对照表 · 档案室里专业档案怎么排列 · 档案馆怎么接收专业档案 · 专门档案馆怎么设立

档号：门类代码按 DA/T 13-2022 取值；常见组合 全宗号-专门门类代码·年度-保管期限-件号。各专门类型的代码由单位结合 DA/T 13 与行业规范确定。

专业档案管理中的痛点

步骤	重复性来源	典型痛点
1. 适用规则查找	人事、诉讼、婚姻、不动产、病历等子类型各有专门规范，档案员要逐类查规定	规则分散、更新频繁，新人难以统一把握
2. 组卷与卷内排列	人事按人、诉讼按案、婚姻按登记顺序、不动产按不动产单元号；卷内还要按专门顺序排（如人事十大类）	各类型口径完全不同，无法一套模板走到底
3. 专门目录编制	逐份归入“十大类材料”“诉讼阶段”等专门目录并填录	分类判断与数据录入双重耗时
4. 著录与编档号	全宗号-专门门类代码·年度-保管期限-件号，各专门类型代码需结合 DA/T 13 与行业规范确定	代码不统一，逐类确定易错
5. 利用权限管理	人事、纪检等档案需逐卷标注“谁可查阅”，借阅逐次审批	权限判断重复，审批留痕工作量大
6. 动态补充（人事档案突出）	人员考核、职称、工资等新材料需持续归入，反复拆卷、重排、重编目录	长期反复，卷内顺序易被打乱

计算机技术和人工智能的辅助作用。使用计算机技术和人工智能后，专门档案的扫描、OCR 著录、按“一人一档／一案一卷”自动归集与排序、专门目录模板套用、门类代码与档号批量编制、利用权限与借阅审批电子化、增量材料提醒等环节能得到的辅助，专门档案整理的效率会大大提高。　利用权限由系统按角色管控，谁查过、何时查过全程可追溯。

延伸阅读：专门档案整理及技术应用——干部人事/执法/医疗/婚姻等专门规则 + 一人一档 / 一案一卷 + 元泰软件提效。

五、数码照片档案

什么是数码照片档案：机关、团体、企事业单位在公务活动中形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。它是把”散落在手机、相机、U 盘”的公务照片变成”可移交可检索可入馆”的档案。

整理方法概述：依据 DA/T 50-2014《数码照片归档与管理规范》和 DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》。流程为 ①收集（按 4.1 条归档范围：记录主要职能活动、重大事件、地理概貌、其他有保存价值的；同时剔除私人、重复、无查考价值的）→ ②分类（按”保管期限—年度—照片组”，与文书档案”全宗号—门类·年度—保管期限—机构—件号”不同）→ ③排列（同一照片组内按形成时间）→ ④著录（六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者；附录 A 共 13 项）→ ⑤命名与存储（按 5.2 条规则命名，文件格式推荐 JPEG/TIFF/RAW；元数据按 DA/T 54 填写）→ ⑥移交与保管（一式多套、异地备份、四性检测参照 GB/T 18894）。

数码照片档案整理各环节详解：归档范围四类详解 · 收集与 EXIF 保全 · 筛选与去重 · 保管期限判定 · 文字说明六要素 · 四段式重命名 · 著录 13 项 · 存储结构与一式三套

归档时间硬要求：DA/T 50 第 4.3 条规定，数码照片最迟在拍摄完成后 第二年 6 月底前 完成归档。”拖到年底才归档”是多数单位最容易踩的坑——届时 EXIF 已丢、摄影者记不清、原始性难证明。

命名规则（DA/T 50 第 5.2 条原文）：保管期限代码（永久 YJ / 30 年 30 / 10 年 10）-年度（4 位）-照片组号（4 位）-张号（4 位）.扩展名。示例：YJ-2024-0001-0001.JPG 表示 永久、2024 年、第 0001 照片组、组内第 0001 张。

门类代码 ZP，档号结构 全宗号-ZP·年度-保管期限-组号-张号（ZP 与命名规则配套使用，命名用于文件级，档号用于档案级）。注意，按照《数字档案室建设指南》的要求，数字档案要使用档号来命名，对数码照片来说，这就产生了一个矛盾，在命名问题上，是按DA/T 50 的要求来命名呢？还是按《数字档案室建设指南》来命名，这个问题，需要机关单位请示当地档案机关。

数码照片档案管理过程中的重复劳动

步骤	重复性来源	典型痛点
1. 收集与筛选	照片散落在手机、相机、U 盘、工作群，需逐张查看、逐张挑选，剔除私人、重复、无查考价值的	一个活动几十上百张，连拍重复多，人工挑拣耗时
2. 照片组划分与分类	按“保管期限—年度—照片组”划分，哪些照片属同一事由／同一活动要人工判断	组界模糊，不同人划分口径不一致
3. 六要素著录	每张照片填事由、时间、地点、人物、背景、摄影者（DA/T 54 附录 A 共 13 项）	单张信息量小但张数巨大，是最耗时环节；时隔久远后人物、事由最难补
4. 命名与编号	按 DA/T 50 第 5.2 条 以“保管期限代码-年度-照片组号-张号”逐个重命名	手工改名极易错号、断号，破坏与档号的对应关系
5. 元数据与四性检测	按 DA/T 54 填元数据，按 GB/T 18894 做真实性、完整性、可用性、安全性检测	逐批核对，人工难以覆盖全部文件
6. 多套备份与移交	一式多套、异地备份，复制校验重复；且须在拍摄完成后第二年 6 月底前完成归档	时间集中，一次性堆积大量机械操作，易错过归档时限

计算机技术和人工智能的辅助作用。使用计算机技术和人工智能后，数码照片档案的批量导入、EXIF 自动提取（拍摄时间、设备参数、GPS）、相似照片自动查重、按时间与地点自动聚类分组、AI 图像识别辅助生成六要素说明（人物、场景、事由）、按规则批量命名与编号、元数据自动封装、四性检测自动执行、多套备份与移交包生成等环节能得到的辅助，数码照片档案整理的效率会大大提高。　也能避免拖到年底才归档，导致 EXIF 丢失、摄影者记不清、原始性难证明的问题。

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小结：怎么选择入门门类？

五大门类不必平行入手，结合单位现状挑”先做哪一个”：

1. 按存量优先：扫描现有档案柜，看哪一门类材料最多、最迫切要移交进馆，先把那门类做规范。
2. 按新入职优先：新人第一年接触最多的是文书档案（按件整理 DA/T 22），先把这一门跑通，再向其他门类扩展。
3. 按项目优先：单位正在做信息化/数字化建设项目、移交进馆项目或档案室验收时，项目涉及的门类就是优先项。
4. 按风险优先：会计档案销毁有特殊程序、人事档案利用有权限限制，这类”做错代价高”的门类建议尽早规范。

无论是哪一门类，整理的核心动作都是分类方案 → 收集 → 组件/组卷 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交。差异在于每一步适用的标准、门类代码与著录字段。元泰的 数字档案室软件（数字方舟） 与 数字档案整理软件（魔方） 已将五大门类的整理规则内置；遇到拿不准的条款，可到 元泰档案知识库（启典） 按标准条款对照查询。

配套硬件

上述整理工作运行在普通 PC 上即可；涉及信创国产化替代、或档案室无专职 IT 运维的单位，可选 信创档案一体机，档案软件与国产整机出厂预装、开箱即用。要跑数字方舟这类档案管理软件的，服务器与档案员用机怎么配，见 数字方舟运行环境：Windows 硬件与软件要求。

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