档案整理技术是把零散文件变成可检索、可移交档案的一套标准动作。本页按 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》的主线，把整理拆成 8 步：分类、收集、组件、编页、编档号、排列、装盒、编目移交。每一步讲清楚「做什么 / 依据 / 常见错」，末尾再对照「传统做法」和「用元泰软件后」的差别。
一、档案整理 8 步流程
第 1 步：分类
做什么：先定本单位的分类方案：年度—保管期限（两级），或年度—机构(问题)—保管期限（三级）；同时分清门类：文书 WS、会计 KU、科技、专门、照片 ZP。
依据：DA/T 22-2015 与本单位「三合一」制度。
常见错：分类方案没定就开始整理，导致返工；两级分类硬加机构段。
第 2 步：收集
做什么：先界定归档范围，判定哪些文件该归、哪些不归（依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（8 号令）及本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》），剔除重份与无保存价值的文件。
依据：8 号令、DA/T 22-2015。
常见错：只收红头文件漏掉会议记录、合同、报表等；草稿、征求意见稿全收。
第 3 步：组件
做什么：把正本与定稿、正文与附件、请示与批复等组为「一件」（按卷整理的组卷见 GB/T 9705-2008）。
依据：DA/T 22-2015 按件整理。
常见错：请示与批复分两处、附件与正文拆开、正本与定稿分开。
第 4 步：编页
做什么：每件重新编页码；已成册并编有页码的，可保留原页码。
依据：DA/T 22-2015。
常见错：漏编背面、用铅笔写页码、一件的页数与目录不符。
第 5 步：编档号
做什么：按 5 段结构编写：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号，如标准原文示例 Z109-WS·2011-Y-BGS-0001；采用两级分类的，机构段要省掉，不能硬塞。
依据：DA/T 22-2015。
常见错：机构段硬塞、件号跨年度流水、位数不足没补零。
第 6 步：排列
做什么：同一年度、同一保管期限（+同一机构）内按件号顺序排列，件号不跨年度、不跨期限流水；成套性文件（会议、统计报表）可集中排列。
依据：DA/T 22-2015「在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列」。
常见错：先装盒后排列、跨年度混排、件号顺序与盒脊不一致。
第 7 步：装盒
做什么：按排列顺序装盒，填写盒内备考表，盒脊标注全宗号、年度、保管期限与起止件号。
依据：DA/T 22-2015。
常见错：盒内顺序与目录不一致、盒脊起止件号写错、备考表漏签字。
第 8 步：编目与移交
做什么：按 DA/T 18-2022 著录、编制归档文件目录，形成移交清册向档案馆移交。
依据：DA/T 18-2022。
常见错：题名照抄文号、责任者写简称、日期格式不统一。
二、3 个新人最容易栽的高频错误
- 档号机构段硬塞：采用两级分类（年度-保管期限）时硬加机构段，导致与 DA/T 22-2015 冲突。
- 件号跨年度流水：2024 年的件号接着 2023 年排，件号 0001 跨了不止一年，必须每年从 0001 起。
- 请示与批复拆成两件：请示、批复、报告、批示是同一事项，要组为一件；分开后整件事就找不全了。
三、传统做法 vs 用元泰软件后
| 环节 | 传统做法 | 用元泰软件后 |
|---|---|---|
| 收集与归档范围 | 翻 8 号令与本单位期限表逐份判断 | 启典按职权与期限表给出建议，人工复核 |
| 分类 | 手工按年度/机构分堆 | 按分类方案自动归类 |
| 组件 | 人工判断请示与批复、附件与正文 | 按规则组件，提示疑似错件 |
| 编页 | 逐页手写页码 | 扫描后自动编页 |
| 编档号 | 手工拼 5 段，易错 | 按规则自动生成，机构段按分类方案自适应 |
| 排列与装盒 | 人工排序、手填备考表与盒脊 | 按件号自动排列，盒脊/备考表一次生成 |
| 编目与移交 | 逐条录入目录 | 元数据结构化、目录与移交清册一次导出 |
四、整理技术 · 知识文章（按上面的流程顺序读）
每篇先讲清标准做法（这是大家来搜的），文末用几句话点出这些活用元泰软件能更快、更省、更不出错：
- 机关档案分哪几类？新入职档案员必知 4 大门类——收集 · 分类
- 保管期限怎么判定？AI 判定只需 4 步——保管期限
- 档案整理全流程 8 步：元泰三件套实战——全流程总览
- 按件整理档号怎么编？DA/T 22-2015 完整示例+3 个常见错误——编档号
- 按卷整理怎么做？GB/T 9705-2008 案卷格式+档号编制要点——组卷 · 按卷整理
- 归档章上填什么？档号从哪来？一文讲清——归档章六格
- 纸质档案数字化怎么做？DA/T 31 从扫描到挂接一次做对——数字化
- 档案室验收需要什么材料？规范化/数字档案室测评准备清单——验收 · 测评
- 开放审核 24 例实战与技术解析——开放审核
五、接着学：另外三块专项技术
档案整理游戏：8 步流程变成闯关小游戏，新人培训边玩边记。
常见问题
Q1：8 步必须按顺序做吗？
前 5 步（分类→收集→组件→编页→编档号）必须按顺序，否则件号、档号都会跟着错。后 3 步（排列→装盒→编目移交）顺序可以微调，但排列和装盒不能换——先装盒后排列是常见返工原因。
Q2：按件整理和按卷整理能混着用吗？
不能。DA/T 22-2015（按件）和 GB/T 9705-2008（按卷）是两套并列对立的标准，同一年度同一门类内不能混。一个机关只能选一套，在本单位「三合一」制度里定下来。
Q3：单位没分类方案怎么办？
先建分类方案再整理，否则返工量很大。两级方案（年度-保管期限）适合小机关先跑起来，三级方案（年度-机构-保管期限）适合处室多的大型机关。具体写法可参考站内《机关档案分哪几类？新入职档案员必知 4 大门类》。