法院系统专业档案实例：诉讼档案整理的归档、期限与销毁

专门档案（国家档案局令第 13 号称「专业档案」，门类代码 ZY）里，诉讼档案是最典型的一类：它的整理规则不来自通用机关档案，而是来自法院系统自己的一套专门办法——这就是「专门规则优先、通用规则补充」。

说得更具体：一家法院的诉讼档案，从结案归档、装订立卷、划保管期限，到届满鉴定、销毁与移交，走的不是国家档案局令第 13 号那套「机关文件材料归档范围与文书档案保管期限」，而是《人民法院诉讼档案管理办法》（法〔2013〕283 号）与《人民法院档案工作规定》（法发〔2012〕11 号）两套专门规则。

本页按这两套办法把 诉讼档案整理拆成可执行的动作：归档时限、立卷编号、期限档次与划定口径、起算规则、届满鉴定、销毁关口，另附文书档案的期限档次与整理鉴定自查清单。档案馆接收那一段另见人民法院档案移交专页。

阅读路径：先对第一节专业档案视角；归档与立卷看第三节、第四节，期限与起算看第五节、第六节，鉴定与销毁看第七节、第八节，文书档案看第九节，与通用规则的差别看第十节。专业档案的整体流程见专门档案整理 8 步流程，进馆那一段见人民法院档案移交，纸质案卷的数字化加工见出库拆卷整理还原交接记录与数字化成果验收。

一、为什么诉讼档案要按专门规则办

国家档案局令第 13 号把机关单位的档案分成文书、事务、设备等门类，专业档案单列为 ZY 门类，并明确专门规则优先、通用规则补充。诉讼档案正落在 ZY 门类里，所以它的整理口径不是 13 号令，而是最高人民法院与国家档案局联合印发的那套办法。

法〔2013〕283 号第一条：为加强人民法院诉讼档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《人民法院档案工作规定》等有关规定，结合人民法院诉讼档案的特点，制定本办法。
第二条：诉讼档案是国家重要的专门档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是对国家和社会具有保存价值的历史记载。

这就是诉讼档案整理「一案一卷、一案一号」的来源：文书档案按「件」整理，诉讼档案按「案」整理。诉讼档案整理的规则与文书档案几乎处处不同。归档章、案号、卷内排列顺序都围绕「案」展开，不能套用文书档案的按件整理办法。

二、法院档案有哪些门类

法发〔2012〕11 号第二条：人民法院档案包括诉讼档案、文书档案、会计档案、基建档案等各种门类，以及声像档案、电子档案等各种载体的档案。

门类	主要内容	期限依据
诉讼档案	刑事、民事、行政、国家赔偿等案件的全案诉讼文书材料、电子文件、庭审录音录像等	法〔2013〕283 号第二十条至第二十四条
文书档案	审判业务、司法行政、党群工作、人事管理、秘书档案统计、财务及机关行政事务等八个方面	法（办）发〔1991〕46 号
会计档案	会计凭证、账簿、报表等	按会计档案管理规定执行
基建档案	审判庭、人民法庭等基本建设形成的图纸、资料、工程合同等	按基建档案相关规定执行
声像档案、电子档案	照片、录音录像与电子文件形式的档案	按载体相关规定执行，并纳入电子档案管理

门类不同，节奏就不同：诉讼档案的期限最硬（永久或 60 年、20 年），文书档案按八类表逐条判定，诉讼档案整理 的实际操作通常是分门类排计划，而不是一次性打包处理。

三、归档：结案后三个月内，特殊情况不超过六个月

法〔2013〕283 号第六条：各级人民法院审判业务部门应当在案件办理完毕后三个月内，将全案诉讼文书材料、电子文件、庭审录音录像等移交归档。因特殊情况需要延期归档的，最迟不得超过六个月。

归档环节	具体要求	依据
时限	案件办理完毕后 3 个月内移交归档；特殊情况最迟不超过 6 个月	283 号第六条
不得拒归	诉讼档案实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档	283 号第二条、第三条
范围	办案过程中形成的各类诉讼档案，以及因撤销、分立、合并等原因由本院接管的诉讼档案，均属接收范围	283 号第五条、第八条
验收	档案部门严格审查归档质量；符合要求的履行交接手续，不符合的退回办案部门重新整理	283 号第十条
签字	编制归档目录，由接收入和移交人清点核对，并履行签字手续	11 号第十七条

归档时限常被忽略：很多单位把「归档」当成审判流程的收尾，拖到年底甚至归档到第二年，结果是期限起算点、期限届满时间全部算错，鉴定表做不出来。

四、立卷与编号：归档章、一案（册）一号、并卷要注明

法〔2013〕283 号第九条：各级人民法院档案机构应当在接收归档的诉讼案卷封面上加盖「归档」章，同时区分不同案件类别，按照年度、一案（册）一号的原则进行编号、排架。
第十条：同一案件由于再审、执行等原因形成几个案号的档案，实行并卷保管的，应当在相关案卷封面和检索工具上注明移出、移入的案号；未实行并卷保管的，应当相互注明参见号。

动作	要求	依据
归档清册	移交档案时编写归档清册一式二份	283 号第七条
逐卷验收	按《人民法院诉讼文书材料立卷规范》逐卷检查验收，不符规范的退回重新整理	283 号第七条
分类编号	根据诉讼档案分类方案分类编号，编制案卷级与卷内文件级目录索引；未使用信息系统的应编制案号、案由和当事人名称索引	283 号第八条
排列与排架	加盖章、按年度与案件类别区分，一案（册）一号编号排架	283 号第九条
并卷	并卷须注明移出、移入案号；未并卷的相互注明参见号	283 号第十条
增删限制	已归档案卷不得擅自增添或抽取材料，确需增减须经审批并征得档案工作人员同意，在备考表注明	283 号第十三条

与通用规则的差异就在这里：文书档案用「全宗号—门类—年度—保管期限—件号」，诉讼档案用「年度 + 一案（册）一号」，并卷、参见号是诉讼档案特有的管理动作。

五、保管期限：永久、60 年、20 年，以及怎么划

法〔2013〕283 号第二十一条：诉讼档案的保管期限分为永久和定期两种。定期分为 60 年和 20 年。凡具有长远查考利用价值的，划定为永久保管。凡在较长时间内具有查考利用价值的，划定为 60 年；凡在较短时间内具有查考利用价值的，划定为 20 年。

案件类型	综合划定因素（取其中最长的保管期限）	依据
刑事诉讼档案	刑期、被告人身份、案件的影响程度和审理程序；共同犯罪以被告人中最长刑期为准划定	283 号第二十二条
民事诉讼档案	诉讼标的额、当事人身份、案件性质、案件的影响程度和审理程序	283 号第二十二条
行政诉讼档案	当事人身份、案件性质、案件的影响程度和审理程序	283 号第二十二条
国家赔偿诉讼档案	永久保管	283 号第二十二条
非诉讼执行档案	根据案件类型，参照民事、行政诉讼档案的期限划定	283 号第二十二条
减刑假释、附带民事、执行案件	按原诉讼案件档案的保管期限划定；调解结案的民事案件可以适当降低一个等级	283 号第二十三条

与旧版对照一下：1984 年〔84〕法办字第 5 号附件三把定期分为长期 60 年、短期 30 年，2013 年修订后改为 60 年与 20 年两档。做跨年度比对的方案，别再按 30 年那一档排计划。

六、期限从哪天起算：不是收案日，也不是归档日

法〔2013〕283 号第二十四条：诉讼档案的保管期限从案件的判决书、裁定书或者调解书发生法律效力的下一年起算。同一案件因不同审级、不同年代形成的案卷，其保管期限从终审结案的下一年起算。

情形	起算点	依据
一般案件	判决书、裁定书或者调解书发生法律效力的下一年	283 号第二十四条
不同审级、不同年代形成多个案卷	从终审结案的下一年起算	283 号第二十四条
划定分工	归档部门和档案机构根据保管期限表准确划定	283 号第二十条、11 号第二十条

七、期限届满怎么办：先鉴定，再分两条路

法发〔2012〕11 号第三十七条：各级人民法院应当对保管期限届满的各类档案进行鉴定。开展档案鉴定工作，应当成立档案鉴定工作领导小组和工作小组。鉴定工作领导小组由院领导、办公厅（室）和有关部门负责人以及档案机构负责人组成。鉴定工作小组由责任心强、相关工作经验丰富的人员和档案工作人员组成。

鉴定结论	后续处理	依据
仍有保存价值	提升保管期限等级，继续保存	11 号第三十八条；283 号第二十七条
确定销毁	先对案卷数字化扫描备份，再把判决书、裁定书、调解书等结论性材料取出，按年度、类别、案号整理立卷，永久保存	283 号第二十七条
典型性案卷	按案件类型选择一定比例的典型案卷，永久保管	283 号第二十八条

销毁不是「删掉就完事」：即使鉴定为可销毁，也必须先做数字化扫描备份，并把结论性材料单独抽出永久保存。这是诉讼档案与其他门类最大的差别——案件的裁判文书本身还要长期留下来。

八、销毁的关口：备份、清册审批、监销、书面通知

法发〔2012〕11 号第三十九条：经鉴定确定销毁的档案，人民法院档案鉴定工作小组应当制作销毁清册，提出销毁报告，经院长审批，并报上一级人民法院备案。销毁档案，应当指定两名以上监销人员，监督销毁档案的全过程，并在销毁清册上签字。销毁清册和销毁报告应当永久保存。

关口	要求	依据
前置备份	销毁前对案卷进行数字化扫描备份，结论性文书整理立卷永久保存	283 号第二十七条
清册与报告	鉴定工作小组制作销毁清册、提出销毁报告	11 号第三十九条
审批与备案	经院长审批，并报上一级人民法院备案	11 号第三十九条
监销	指定两名以上监销人员监督全过程，并在销毁清册上签字	11 号第三十九条
清册与报告存永久	销毁清册和销毁报告应当永久保存	11 号第三十九条
公安检察卷	刑事诉讼档案中的公安、检察卷，销毁前应当书面通知公安、检察机关，由其确定存毁	283 号第二十九条

纸质档案要提前处理：283 号第二十七条要求销毁前完成数字化扫描备份，所以纸质案卷的数字化加工要排在鉴定之后、销毁之前，写进流程单；扫描与移交接单的细节见出库拆卷整理还原交接记录。

九、文书档案的期限：永久、长期（16 至 50 年）、短期（15 年以下）

法（办）发〔1991〕46 号第二条：人民法院行政文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年到五十年，短期为十五年以下。凡是反映人民法院重要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值的文书材料，列入永久保管。

期限档次	适用	典型条目举例（依 46 号附件期限表）
永久	反映重要职能活动和基本历史面貌，具有长远查考利用价值	本院院志、历史沿革、大事记；本院党组会议记录；本院人员编制表、职工名册；年度及以上的本院工作计划、报告、总结；本院档案（含物证）鉴定、销毁工作的报告、照片、清册
长期	反映一般职能活动，在较长时间内有查考利用价值	本院工作简报、情况反映、调研材料；上级法院工作计划、报告、总结；本院各审判庭工作计划、报告、总结、庭务会议记录
短期	较短时间内有查考利用价值	本院审判庭工作统计报表；本院清退文件登记表；八类中标注为短期的其余条目

「50 年」的真实含义：46 号文把文书档案分成三档，长期档是区间而不是单值，上限 50 年、下限 16 年；具体材料落哪一档要对照附件的八类期限表逐条判断。实务中还要注意时效：本单位制度或上级法院实施细则另有规定的，以后者为准。

十、专业档案视角：与通用规则到底差在哪

环节	诉讼档案（专门规则）	机关文书档案（通用规则）
整理单元	以案为单位，一案（册）一卷、一案一号	以件为单位，按件整理并编制件号
编号	年度 + 一案（册）一号；并卷须注明移出移入案号	全宗号—门类—年度—保管期限—件号
期限档次	永久 / 60 年 / 20 年三档	依国家档案局令第 8 号等确定定期档次
起算	判决书、裁定书、调解书生效的下一年；跨审级从终审结案的下一年	按档案形成年度等通用规则
鉴定组织	院领导牵头成立档案鉴定工作领导小组与工作小组	按本单位鉴定工作组织
处置结果	销毁前必须数字化扫描备份并抽出结论性材料永久保存	按鉴定结论销毁并登记造册
利用限制	涉密、个人隐私、可能造成不良影响的诉讼档案严格限制利用范围	按密级与开放审核办法办理

为什么专门规则优先：诉讼材料是审判活动的原始记录，装订方式、卷内顺序、阅卷规则都与审判程序绑定，用通用文书档案的按件整理会直接把卷宗结构破坏掉。其他专业档案门类的逻辑相同，可对照专门档案整理 8 步流程。

十一、整理与鉴定自查清单：十二条

#	自查项	依据
1	案件办理完毕后三个月内完成归档，特殊情况不超过六个月	283 号第六条
2	归档清册一式二份，接收人与移交人清点核对并签字	283 号第七条、11 号第十七条
3	归档质量经档案部门审查，不合格的已退回重新整理	283 号第十条
4	案卷封面加盖「归档」章，按年度、一案（册）一号编号排架	283 号第九条
5	并卷已注明移出、移入案号；未并卷的已注明参见号	283 号第十条
6	保管期限已按期限表划定，归档部门与档案机构共同确认	283 号第二十条、11 号第二十条
7	起算点按判决生效下一年、跨审级按终审结案下一年核对	283 号第二十四条
8	期限届满的已完成鉴定，并有鉴定结论记录	11 号第三十七条、283 号第二十五条
9	确定销毁的已先做数字化扫描备份，结论性文书已抽出永久保存	283 号第二十七条
10	销毁清册、销毁报告已报院长审批并报上一级人民法院备案	11 号第三十九条
11	监销人员两名以上并在销毁清册上签字，清册与报告永久保存	11 号第三十九条
12	刑事案卷中的公安、检察卷已书面通知并取得存毁意见	283 号第二十九条

十二、元泰能帮上忙的地方

诉讼档案量大、门类多，纸质与电子两套账最容易对不上。元泰魔方用于数字化成果的批量命名、建目录与数据挂接，可把案号、年度、类别批量生成规范档号并与图像一一对应；数字方舟承担电子档案接收、四性检测、长期保存与在线利用，销毁前需要做数字化扫描备份的批次可以在同一流程里完成扫描与备份登记；启典可用于辅助判别哪些业务数据宜纳入归档范围，减少无效归档范围。库房与保管条件可对照档案库房十防。

十三、常见问题（FAQ）

诉讼档案的整理单元是什么？

以案为单位。一案（册）一卷、一案一号，卷内材料按《人民法院诉讼文书材料立卷规范》排列，这与文书档案按件整理完全不同。

归档有时限要求吗？

有。案件办理完毕后 3 个月内移交归档，特殊情况最迟不超过 6 个月；归档时编写归档清册一式二份，由接收人与移交人清点核对并签字（283 号第六、七条）。

保管期限只有哪几档？

永久、60 年、20 年三档。2013 年修订前是永久、长期 60 年、短期 30 年，按旧档做计划会算错届满时间（283 号第二十一条）。

期限从什么时候起算？

自判决书、裁定书或者调解书发生法律效力的下一年起算；同一案件因不同审级、不同年代形成的案卷，从终审结案的下一年起算（283 号第二十四条）。

鉴定为可以销毁，是不是直接销毁？

不是。必须先对案卷做数字化扫描备份，并把判决书、裁定书、调解书等结论性材料取出，按年度、类别、案号整理立卷永久保存；之后才走清册、院长审批、报上一级法院备案、两名以上监销人签字。

检察院的规则和法院一样吗？

思路相同、档次不同。2016 年 10 月 18 日印发的《人民检察院诉讼档案管理办法》把定期分为 60 年和 30 年，起算点为结案后下一年，归档最迟不超过下一年第二季度，销毁报分管检察长批准。

参考来源

最高人民法院、国家档案局《人民法院诉讼档案管理办法》（法〔2013〕283 号） —— 第六条至第十条归档立卷编号、第二十条至第二十四条期限与起算、第二十五条至第二十九条届满鉴定与销毁
最高人民检察院、国家档案局《人民检察院诉讼档案管理办法》（2016 年 10 月 18 日印发） —— 第十一条档号结构、第三十条期限档次、第三十一条起算、第三十三条销毁、第三十六条移交
《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号，2011 年） —— 第二条第五项人民法院、人民检察院属综合馆必收机构；第七条接收期限

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