本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「科技档案整理」第 4 步：卷内文件排列与编页。 上一步：组卷 下一步：编档号

卷内文件排列与编页 · 科技档案整理第 4 步

一、这一步在科技档案整理中的定位

组卷解决”哪些文件装在一起”，这一步解决”装进去的文件按什么次序放、怎么编号”。它看着是体力活，实际决定了两件事：卷内能不能顺着读（按形成顺序排，看的人能还原事情经过），以及引注能不能对上（页码稳定，日后查”第 12 页”时不会变）。

科技档案在这一步有个和文书档案不同的关键点：GB/T 11822—2008 规定案卷内科技文件以”件”为单位编写页号，不是整卷连续流水号。这一点做错，后面卷内目录的页数、备考表的说明全跟着错。

二、标准依据

• GB/T 11822—2008 第 5 章：案卷和案卷内科技文件排列。5.1 科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列，卷内文件一般应文字材料在前、图样在后；译文在前、原文在后。
• 5.2：案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列，一般应印件在前、定稿在后；正件在前、附件在后；复文在前、来文在后。
• 5.3：科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。
• 5.4：产品类案卷宜按产品设计（初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按产品系列、结构排列。
• 5.5：建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。
• 5.6：设备仪器类案卷应按立项审批、开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、安装调试、随机文件材料、运行、维护等阶段或工作程序排列。
• 6.1 卷内科技文件页号编写：6.1.1 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页；6.1.2 已有页号的文件可不再重新编写页号；6.1.3 卷内目录、卷内备考表不编写页号。
• 卷内目录排列在卷内文件之前，卷内备考表排列在卷内文件之后（《档案工作基本术语》DA/T 1—2000）。

三、实操：先排顺序，再编页码，最后装订

第 1 步：按类别选排列主线

类别	卷内排列主线（从前到后）	依据
科研 KJ·KY	可行性研究立项 → 方案论证 → 研究实验 → 总结鉴定 → 成果与知识产权申报 → 推广应用	5.3
基建 KJ·JJ	项目前期 → 设计 → 施工 → 监理 → 竣工 → 验收 → 后评估	5.5
设备 KJ·SB	立项审批 → 开箱验收 → 安装调试 → 随机文件材料 → 运行 → 维护	5.6
产品类	初步设计 → 基础设计 → 技术设计 → 工艺 → 工装 → 制造 → 定型	5.4

同一阶段内多份文件，再按时间先后排；时间相同的，按重要程度（批复重于请示、结论重于过程）。

第 2 步：处理”谁在前”的五种情形

情形	谁在前	说明
文字材料与图样	文字在前	文字说明性材料排在同卷图纸之前，先看说明再看图
译文与原文	译文在前	外文资料先排译文，便于阅读
印件与定稿	印件在前	正式文本在前，底稿在后
正件与附件	正件在前	正文在前，附件（附表、附图、清单）紧随其后
复文与来文	复文在前	与文书档案一致：批复在前、请示在后

第 3 步：编页号

• 以件为单位：卷内每一份（件）文件单独从第 1 页起编，不是整卷连续编号。
• 以有效内容的页面为一页，空白页、衬纸不计。
• 已有页号且连续的，可以沿用，不必重新编（6.1.2）；已有页号但不连续的，应重新编。
• 卷内目录和卷内备考表不编页号（6.1.3）。
• 编写位置在本单位制度中统一并长期不变，常见做法为单面文件编在右下角、双面文件正面右下角背面左下角，字迹用铅笔或耐久书写材料，不遮盖文件内容。
• 页码编完后，把每件的起止页号填进卷内目录——卷内目录排在卷内文件之前，项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数（GB/T 11822—2008 已将”页号”改为”页数”）。

第 4 步：装订与放备考表

• GB/T 11822—2008 给出以卷装订和以件装订两种方法，同一单位内应统一，不要一卷一法。
• 装订前去除金属物（订书钉、回形针、大头针）与塑料封套，破损文件先修裱。
• 超出卷盒幅面的图纸按标准折叠，标题栏朝外。
• 装订后在卷末放卷内备考表，说明卷内文件件数、页数、缺损、补充、销毁等情况，并填立卷人、检查人、立卷时间。涉及通用图、插卷的说明也写在这里。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
排顺序	把文件摊一桌子手工理，理完一碰就乱，第二天重理	按阶段模板自动排序，人只做复核与微调，顺序随卷固化
编页号	逐页手写，改一次顺序就得整卷重编	扫描后自动编页并生成卷内目录页数，顺序调整时页码自动重排
填卷内目录	一份份抄题名、日期、页号，抄错就是检索不到	目录条目由著录数据自动带出，页号自动汇总，直接打印
备考表	手写说明，字迹潦草且易漏项	按模板生成，件数页数自动统计，插卷与通用图说明自动引用

五、操作注意事项

• 排列与编页必须在装订前做完，装订后再改顺序代价很大。
• 不要把”件号”和”页号”混用：件号是卷内第几份文件，页号是这份文件第几页，两者都要在卷内目录体现。
• 卷内目录不编页号，但它本身要算作卷内文件之前的第一页位置排好，别把它夹在文件中间。
• 双面都有内容的文件要编两个页码，不能只编一面。
• 蓝图、底图、照片、光盘等特殊载体不适合与纸质件一起装订的，单独装袋编号，在备考表注明，不要硬装订。

六、常见问题（FAQ）

Q1：科技档案卷内页号为什么不是整卷流水？

因为科技档案强调”件”的成套性——一份设计变更通知、一份检测报告本身就是独立的一份材料，按 GB/T 11822—2008 6.1.1 应以件为单位编写页号。整卷连续编号会让”第几页”随卷内件数变化，引用时不稳定。文书档案按件整理时也是同样思路（件内编页），两者一致。

Q2：一份文件本身有印刷页码，还要不要重新编？

按 6.1.2，已有页号的文件可不再重新编写页号，直接沿用即可，但要在卷内目录里如实填写其页数。前提是这些页码连续、清晰；如果原件页码是”第 3 页”起（因为前面是别的章节），就应重新编，避免引用混乱。

Q3：卷内既有 A3 图纸又有 A4 文字，怎么排和怎么编？

按 5.1，文字材料在前、图样在后；图纸按标准折叠到 A4 幅面（标题栏朝外），折叠后每一有效图面算一页编页号。折叠使同一张图占多个页码的，在卷内目录里按实际页数填写。

8 步全流程总览见 科技档案整理及技术应用；下一步 编档号。