机关档案分哪几类？新入职档案员必知 4 大门类（DA/T 22 标准对照）

9 月开学季，档案室也迎来”新人季”。不少刚上岗的同事面对桌上这一堆材料：红的、白的、图纸、照片、发票，根本不知从哪下手——先按年度分还是按部门分？先装订还是先编号？

我们的建议是：先别急着动手，先把”门类”搞清楚。分类错了，保管期限、档号、整理方式全会跟着错。今天这篇一次讲清机关档案最常见的 4 大门类，对照 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》、DA/T 13-2022《照片档案管理规范》、《会计档案管理办法》等国家与行业标准，新人照着对号入座。

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一、文书档案：机关最常见的一类（DA/T 22 主战场）

文书档案，是机关在日常公务活动中形成的、具有保存价值的文件材料。比如：通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、来往函件等。

一句话判断：只要单位在”办公行文”，产出的纸质或电子文件，大概率是文书档案。

整理依据主要是 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》，核心是按”件“整理——逐件编页码、盖档号章、装盒。详细档号编制规则见本系列 《按件整理档号怎么编》。

💡 新人常踩的坑：把领导签批的”白头材料”随手扔了。其实只要它承载公务信息、有保存价值，就该归档；不是非要红头、带公章才算文书档案。

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二、科技档案：项目”一生一档”的成套材料

科技档案，是围绕一个科研项目、一项建设工程、一台设备仪器形成的成套材料。

典型场景：

• 工程项目从立项、审批、设计、施工到竣工验收的全套资料；
• 科研课题的申报书、合同、实验记录、结题报告；
• 大型设备的说明书、合格证、维修保养记录。

一句话判断：凡是”一个项目/一台设备从头到尾“的材料，都属于科技档案。

整理方式多按”卷“整理，强调成套性、完整性，不能拆散。和文书档案”按件”是两套规则。

💡 新人常踩的坑：把竣工图按普通 A4 纸折叠装订，结果图纸损坏或图章被盖住。科技档案有专门的图纸折叠和保管要求，建议参考 数字方舟 等专业系统的项目档案模块。

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三、专门档案：业务条线的”专属门类”

专门档案，是某一专门业务领域形成的档案。机关里最常见的有：

• 会计档案：凭证、账簿、报表等，依据《会计档案管理办法》管理，保管期限分 10 年/30 年/永久；
• 人事档案：干部职工的个人材料，参照《干部人事档案管理条例》管理，要求更严；
• 审计、纪检、社保、合同等业务条线形成的专门材料。

一句话判断：这份文件是”某个业务系统”产生的，不是通用办公行文，就应归入专门档案。

💡 新人常踩的坑：把会计凭证当文书档案按件整理。会计凭证有专门的装订、编号、保管要求，和文书档案不是一套整理规则。拿不准时可在 元泰档案知识库·启典 FAQ 按关键词查对应条款。

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四、特殊载体档案：照片、声像、电子、实物

这类档案的共同特点是载体特殊——不是普通纸质公文，而是照片、录音录像、电子文件、印章、锦旗、奖牌等。

• 数码照片档案：DA/T 13-2022 有专门规范，照片要连同”说明”一起归档：时间、地点、人物、事由、摄影者 5 要素缺一不可；
• 声像档案：录音、录像，需注明内容、时间、录制人；
• 电子档案：OA 系统、业务系统导出的电子文件，要注意”四性“——真实性、完整性、可用性、安全性；
• 实物档案：印章、锦旗、奖状等，需拍照登记、单独存放。

一句话判断：载体不是普通 A4 纸，就先考虑特殊载体档案。

💡 新人常踩的坑：活动照片拍完后只存在一个文件夹里，没有说明、没有命名，几年后谁也分不清这是哪次会议。DA/T 13 的 5 要素命名规则其实不难，照着模板走一遍就规范了。

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五、快速判断”这份材料归哪类”：3 步法

拿到一份新材料，可以按这 3 步想：

1. 看内容：它是机关通用行文，还是某个专门业务的产物？
2. 看载体：是普通纸质，还是照片、电子、实物？
3. 看标准：文书看 DA/T 22，照片看 DA/T 13，会计看《会计档案管理办法》，科技项目看相应科技档案标准。

分好类，再决定整理方式、保管期限和档号规则，就不会手忙脚乱。

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六、新人最常踩的 3 个分类错误

1. 把”特殊载体”按”文书”整理：照片当文书归档，结果 5 要素说明全丢。一定要按 DA/T 13 走照片档案专项整理；
2. 把”会计凭证”当文书装订：财务部门交来的凭证、账簿、报表，是专门档案，独立组卷、单独编档号；
3. 把”科技项目文件”按文书拆散：项目整套材料按”件”装订后丧失了成套性，移交时无法组卷。科技档案必须按”卷”管。

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结语：从”门类”开始建立档案意识

档案分类看起来是”基础题”，却最容易反复出错。新人上岗的第一件事，不是急着装订，而是先建立”门类意识“。

如果在工作中拿不准某份材料归哪类，可以在 元泰档案知识库·启典 里按关键词查标准条款；需要批量整理文书档案时，也可以试试 元泰数字档案整理软件（魔方），按 DA/T 22 规则自动编号、装盒、生成目录。需要全门类一体化管理（文书/会计/科技/照片/电子档案），推荐 数字方舟·数字档案室软件，五大门类一套系统打通。

觉得有用，转给一起做档案的同事 👋

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常见问题（FAQ）

Q1：机关档案到底分几类？

A：通常按”门类”分为 4 大类——文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案（含照片、声像、电子、实物）。这是 DA/T 系列标准与《机关档案管理规定》的通用口径；个别行业另有更细分类。

Q2：文书档案和会计档案怎么区分？

A：看”业务属性”。机关通用行文（通知、报告、纪要等）是文书档案；财务部门产生的凭证、账簿、报表属于会计档案，依据《会计档案管理办法》独立管理。两者的整理规则、保管期限、装订方式都不同，不能混用 DA/T 22 按件整理。

Q3：数码照片属于哪一类？

A：属于特殊载体档案中的”照片档案”，按 DA/T 13-2022 整理——归档时必须附 5 要素说明（时间、地点、人物、事由、摄影者），不能简单按文书”按件”装订。

Q4：科技档案为什么不能拆散按件整理？

A：科技档案强调”成套性”——一个项目从立项、设计、施工到竣工的所有材料是一个完整整体，拆散后无法反映项目全貌。所以科技档案按”卷”整理（一卷对应一个项目/课题/设备），而文书档案按”件”整理（每件独立）。