本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「科技档案整理」第 8 步：著录与移交。 上一步：归档时间 下一步：归档后进入保管与利用环节，8 步全流程总览见 科技档案整理及技术应用

著录与移交 · 科技档案整理第 8 步

一、著录与移交在科技档案整理中的定位

这是科技档案整理的最后一步，也是整理成果正式交给档案部门（或专业档案馆）的关口。前面七步做的是”把卷整理好”，这一步做的是”让人能查到、让责任能交接清楚”。

两件事缺一不可。著录是把每卷的特征（题名、责任者、日期、档号、期限、密级、载体数量）记录成可检索的数据，没有著录，库房里整整齐齐的卷等于查不到；移交是履行交接手续、划清责任，没有清册和签字，日后发现缺卷、缺页，说不清是没交还是丢了。

基建项目的这一环还多一层刚性：《城市建设档案管理规定》（住房和城乡建设部、国家档案局令第 61 号，2026 年 9 月 1 日施行）明确档案验收是竣工备案的前置条件，移交不到位，项目就办不了竣工备案。

二、标准依据

• DA/T 18—2022《档案著录规则》：规定档案著录项目、著录来源与著录细则，是著录这一步的主依据（替代 DA/T 18—1999）。
• DA/T 28—2018 第 7.4.5 条：归档单位（部门）应按建设单位档案管理机构要求，编制交接清册（含交接手续、档案数量、案卷目录），双方清点无误后交接归档。
• DA/T 28—2018 第 8.1.3 条：建设单位档案机构应编制项目档案案卷目录，并参照 DA/T 12—2012 的规定建立项目档案管理卷。
• DA/T 28—2018 第 10 章：项目档案移交，明确移交时间、移交手续、电子档案移交标准、停缓建项目的移交要求。
• 《城市建设档案管理规定》（61 号令，2026 年 9 月 1 日施行）：城建档案验收为竣工备案前置条件。
• 《国家档案局令第 13 号》第三十三条：科技档案按 KJ 及其二级门类分别整理、分别编档号；移交时亦按类别分别编制目录。
• 涉密科技档案按保密法律法规办理，不与非密档案混合移交。

三、实操：先著录，再编目录，最后点数交接

第 1 步：逐卷著录

著录项目	填什么	常见错
题名	照案卷封面题名录入，不擅自简化	录入时缩写成”XX 工程资料”，检索词丢失
责任者	立卷单位／文件的形成单位（施工单位、监理单位、课题组）	一律填建设单位，查不到真正责任方
文件形成日期	卷内文件起止日期（与封面一致）	填归档日期
档号	与封面、卷脊完全一致	录入时把间隔号”·”写成顿号或斜杠
保管期限	永久／30 年／10 年	照抄项目期限未取从长
密级	按卷内最高密级	涉密卷漏标
载体与数量	卷数、件数、页数；含图纸、照片、光盘的分别注明	只写卷数，光盘与图纸数量漏记
附注	插卷、通用图引用、缺损、复制件原件去向等说明	备考表写了说明，著录时没带过来

第 2 步：编案卷目录与移交清册

• 案卷目录：以项目（或全宗）为单位，按档号顺序登录每卷的题名、档号、期限、日期、页数，移交后即成为库房的基本检索工具。
• 移交清册（DA/T 28—2018 7.4.5 要求包含三项内容）：
  • 交接手续（移交单位、接收单位、移交日期、监交人）；
  • 档案数量（卷数、件数、页数，含图纸张数、照片与音视频数量、电子档案容量）；
  • 案卷目录（逐卷清单）。
• 清册一般一式两份，交接双方各执一份，随档案永久或定期保存。
• 基建项目还应按 DA/T 12—2012 建立项目档案管理卷，把项目概况、参建单位、归档范围与保管期限表、交接记录等”管档案的档案”集中存放，便于日后查考。

第 3 步：清点、交接、签字

• 先点数后签字：按清册逐卷核对档号、题名、卷数与实物是否一致，抽查卷内页数与备考表是否吻合。
• 发现缺件、缺页、题名与实物不符的，当场记录并退回整改，不要”先收下再补”——收下后再补就没人负责了。
• 清点无误后，交接双方在清册上签字盖章，注明日期；电子档案移交单独办理接收手续并做完整性、可用性、安全性检测（DA/T 28—2018 第 9 章要求）。

第 4 步：电子档案与涉密档案的移交

• 原生电子文件应与纸质档案同步移交，按 DA/T 28—2018 第 9 章确定移交格式与检测要求，避免”纸质已交、电子还在个人电脑里”。
• 涉密科技档案单独造册、单独移交，按保密规定确定知悉范围与保管方式，不得通过普通网络或普通存储介质传输。
• 移交后更新检索工具与库房排架位置，确保”系统里查得到、库房里取得到”。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
逐卷著录	一份份往 Excel 或系统里敲，几百卷要敲几天，错字连篇	著录数据由前面各步自动归集，人工只审校；题名、档号不重复录入
编目录与清册	手工排版案卷目录，页数、卷数人工统计	目录与清册一键生成，数量自动汇总，格式规范统一
清点交接	对着纸质清册逐个打钩，几百卷点一天	按清册扫码或按卷核对，缺卷缺页实时提示，签字即归档
电子档案	光盘、移动硬盘人工拷贝，完整性靠”看着差不多”	电子文件随卷移交并做四性检测，检测结果入交接记录

五、操作注意事项

• 著录要在移交前完成，不要先交后补——档案进了库房再补录，成本高且容易漏。
• 档号、题名、期限三项在封面、卷脊、目录、系统里必须四处一致，这是验收检查必看的。
• 图纸张数、照片数量、光盘数量要单独计数并写进清册，只写卷数会导致载体丢失无人发现。
• 基建项目务必把档案验收排在竣工备案之前（61 号令要求），否则会被备案环节退回。
• 涉密档案单独办理，不在普通清册上出现密级信息；移交记录按保密要求保存。

六、常见问题（FAQ）

Q1：电子档案必须和纸质档案一起交吗？

原生电子文件应同步移交，这是 DA/T 28—2018 的明确要求，也是避免电子文件随人员流动丢失的唯一办法。纸质档案的数字化扫描件则按本单位数字化规划办理，不属于原生电子档案的强制移交范围，但移交时要说明清楚两者的区别。

Q2：档案移交后，原形成单位还要用怎么办？

走借阅（利用）手续，不把原件退回。移交的意义就在于责任转移与集中保管，退回原件会造成”档案在业务部门和档案部门之间来回跑”，极易丢失。确实需要长期使用的，可提供复制件或电子副本。

Q3：项目停缓建了，档案怎么移交？

DA/T 28—2018 第 10 章对停缓建项目的移交有专门要求：已形成的项目文件仍应整理归档并办理移交，同时形成停缓建情况说明，注明已完工程部位、文件形成情况与后续处置建议，一并放入项目档案管理卷。不能因为项目停了就把文件散在业务部门。

科技档案 8 步到此完成，全流程总览见 科技档案整理及技术应用；同系列另见 《档案整理技术》五大门类。