本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「会计档案整理」第 6 步：排列与装盒。 上一步：编档号 下一步：移交进室

排列与装盒 · 会计档案整理第 6 步

一、这一步在会计档案整理中的定位

排列决定”上架后从哪本到哪本”，装盒决定”哪些册子住在同一个盒子里”。这两件事在会计档案里捆在一起做，因为它们共同受一个约束：不同年度、不同类别、不同保管期限，不能混装一盒。这条比文书档案的”不同年度/机构/期限不混装”更容易被忽视——会计档案一年产生的册数少、盒子多，随手凑一盒的情况非常普遍，等到了 30 年后的销毁鉴定环节，整盒拆开重排的代价就出来了。

装盒还有一个会计档案独有的分岔：凭证与账簿、报告用的不是同一种盒子。DA/T 39—2008 分别规定了”会计凭证盒”和”会计档案盒”两套规格与项目，用错盒子会导致盒脊项目填不全、上架尺寸不齐。

二、标准依据

• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》第 4 章（会计凭证盒）：外形尺寸 275mm×155mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置 30mm、40mm、60mm 等；正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记账凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号；盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限；宜采用 340 克以上箱板纸制作。
• DA/T 39—2008 第 5 章（会计档案盒）：外形尺寸 310mm×220mm 或 310mm×260mm，盒脊厚度可设置 20mm、30mm、40mm 等；正面项目包括全宗名称、案卷题名、起止时间、卷数、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号；盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限；宜采用 700 克以上无酸纸制作；第 5.4 条：会计档案盒适用于会计账簿、财务报告和其他类会计档案的整理。
• DA/T 39—2008 第 7 章（会计档案案卷目录）：案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注 7 项；案卷题名要准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别。
• DA/T 13—2022《档号编制规则》：案卷排列顺序与档号顺序一致。
• 《国家档案局令第 13 号》第三十二条：会计档案以卷为单位整理。
• 79 号令第十二条第二款：纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。

三、实操：先排列，再选盒，最后填项目

第 1 小步：确定案卷排列顺序

会计档案案卷的排列与分类体系一致，实务上常用三种，择一并用、不可混排：

• 年度—类别—保管期限：先按会计年度，再按凭证/账簿/报告/其他，最后按期限。多数企业采用这一种，检索时”哪一年的凭证”一步到位。
• 类别—年度—保管期限：先类别后年度，适合凭证量特别大、按月成册数量多的单位。
• 年度—保管期限—类别：先按年度、再按期限，便于把同年同期的档案集中管理、便于到期鉴定。

无论选哪种，类内按案卷号顺序排列，与第 5 步编的档号顺序严格一致。凭证册在盒内再按月份、册次排序。

第 2 小步：按材料类型选对盒子

材料	用哪种盒	规格与盒脊厚度	盒脊项目
会计凭证（按月成册）	会计凭证盒	275mm×155mm；盒脊 30 / 40 / 60mm	全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限
会计账簿（按年成册）	会计档案盒	310mm×220mm 或 310mm×260mm；盒脊 20 / 30 / 40mm	年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限
财务会计报告	会计档案盒	同上；年报与月/季报分开装盒	同上
其他会计资料（对账单、申报表、清册等）	会计档案盒	同上	同上

盒子选错的典型表现是：拿会计档案盒装凭证，册子在里面晃、盒脊的”月份/册次”栏无处填；或拿凭证盒装账簿，账本塞不进去硬折。规格是标准给定的，不要将就。

第 3 小步：装盒的三条硬规矩

• 同一年度不混：一个盒内只装同一会计年度的档案（凭证盒按月份装，也是一年内的月份）。
• 同一类别不混：凭证、账簿、报告、其他不混装一盒。
• 同一保管期限不混：30 年与永久不混装。年度财务会计报告（永久）尤其不能与月报季报（10 年）同盒——否则整盒按最长期限管理。

盒内还不得超过装满上限：装得太满取放时撕扯盒壁，太松则册子倾倒变形。以盒脊厚度与实际册厚匹配为准，宁可多用一个盒子。

第 4 小步：填写盒面与盒脊项目

• 案卷题名要写全”形成单位 + 时间 + 内容 + 类别”，如”某某公司 2025 年度财务报告””某某公司 2025 年 12 月会计凭证”。不要只写”凭证””账本”。
• 案卷号范围用”-“连接（如 0001—0003），与案卷目录一一对应。
• 盒号是同一全宗、同一目录内按案卷顺序装盒后的编号，不要与案卷号混为一谈。
• 凭证盒的月份、册数、册次三项是会计档案独有的盒脊项目，别漏填。
• 填写用不褪色墨水或打印标签；不要用铅笔、圆珠笔随手写。

四、元泰三件套在这一步能省什么

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
选盒与配号	人眼估厚度、随手装，事后发现混期限要整盒返工	按年度/类别/期限自动分盒，容量不足即提示另起一盒
盒脊打印	逐盒手写或用 Excel 套打，格式不齐	按标准项目生成盒脊与正面标签，批量打印
盒内清单	盒内放了哪几卷靠翻	自动生成盒内案卷清单（盒号—案卷号—题名），开盒即对
案卷目录	装完盒再回头补录	装盒即同步生成案卷目录，7 个项目自动填

五、操作注意事项

• 先排列、后装盒、最后编号码。顺序颠倒会出现盒内顺序与案卷目录对不上。
• 盒内顺序必须与案卷目录、盒内清单一致；这是检查时最容易被抽检的一项。
• 盒脊起止号写错是最常见错误，装盒完毕后逐盒与目录核对一遍，别等移交时才发现。
• 不要用非标准盒、旧纸箱替代；材料不符合要求的盒子（如普通瓦楞纸）不利于长期保存。
• 柜架排列：按年度或类别集中上架，柜位标识与排列顺序一致，便于调卷。
• 移交前不要封死盒盖，等档案机构核查通过再封。

六、常见问题（FAQ）

Q1：一个月的凭证太多，一盒装不下怎么办？

按盒脊厚度的实际容量拆盒，同一个月可以装两盒或更多；盒脊”册数/册次”要写全（共 X 册、本盒第 Y 册），盒内案卷号写起止号。注意拆盒后不要出现”第一个盒子装到一半、第二个盒子又从月中开始”却没有任何标注的情况——盒脊与案卷目录都要能看出接续关系。

Q2：凭证和账簿能不能装一个盒子？

不能。一是类别不同，违反”同类别装盒”；二是盒子规格就不同——凭证用 275mm×155mm 的凭证盒，账簿用 310mm×220mm（或 310×260）的会计档案盒，盒脊项目也不一样。混装的结果一定是某个盒脊项目没法填，或者册子被压折。

Q3：盒号要不要连续编？

盒号是”同一全宗、同一目录内按案卷顺序装盒后”的编号，因此在同一个目录（或分类体系最低一级类目）内应连续，不允许重复。分年度或分类别设置目录的单位，盒号可以在每个目录内各自从 1 起编，但要在盒脊与目录中写清归属，避免同一全宗内出现两个”盒号 12″却无法区分。

8 步全流程总览见 会计档案整理及技术应用；下一步 移交进室。