本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 10 步：案卷排列与装盒入柜。 上一步：填写案卷封面与备考表 下一步：编制案卷目录（编目移交）

案卷排列与装盒入柜 · 文书档案按卷整理第 10 步

案卷排列与装盒入柜，是把整理好的案卷「安家落户」：按档号顺序排好、装入档案盒、上架入柜。这一步决定了日后调卷是否「一找一个准」。

一、案卷排列与装盒入柜在按卷整理中的定位

案卷按档号（全宗号—目录号—案卷号）顺序系统排列、上架。排列应保持连续，同一目录号下的案卷按案卷号递增。排列后装入档案盒，在盒脊背（或盒面）标明全宗号、目录号、案卷起止号、盒号等；按库房排架规则入柜上架。一个盒内的案卷应当连续、不跨号。

二、GB/T 9705-2008 等标准的相关要求

GB/T 9705-2008 规定了档案盒脊背的格式项目（全宗号、目录号、案卷起止号、盒号等），便于排架与检索。案卷排列还应遵循库房「五节柜/密集架」等排架规则，做到整齐、安全、便于存取。

三、排列、装盒、上架的实操

装订盖章都做完之后，剩下三件事：按什么顺序排 → 怎么装盒 → 放在哪里。这三环直接决定日后能不能「一找一个准」。

第 1 步：案卷排列

• 排列在分类方案的最低一级类目内进行，也就是同一本目录、同一年度之下
• 通常按案卷号顺序排列；同一目录内有多类事由的，按事由的重要程度或时间先后排列
• 不同保管期限的案卷宜相对集中，一般永久在前，依次为 30 年、10 年，便于日后期满鉴定和移交
• 排列确定后不再随意挪动，如有调整要同步更新案卷目录与上架位置记录

第 2 步：装盒

事项	做法	说明
盒的选择	使用符合要求的无酸档案盒，规格按 20mm / 30mm / 40mm / 50mm 等选择	不要用普通纸质包装盒长期保存
每盒装几卷	按案卷号顺序装入，装满或装至便于取放为止	不要把一本目录中间的分界拆到两个盒子里
盒内顺序	与案卷号顺序一致，从左到右	盒内首卷在最左，便于抽出查看
是否混装	建议不同保管期限不混装，不同年度不混装	混装会让到期鉴定和移交时额外再来一遍
盒内清单	可在盒面内侧放一张简要清单，列明本盒所含案卷号	抽走一卷时能立刻发现

第 3 步：给盒标注

位置	填写项目
盒脊背	年度、目录号、起止案卷号、保管期限
盒面	全宗名称、类目名称、年度、保管期限、本盒所含目录号与案卷号范围

标注建议打印粘贴或用耐久性书写材料，同一库房的格式要统一。脊背上的「起止案卷号」（如 1—12）是上架后最常用的检索线索，不要省略。

第 4 步：上架与留存位置索引

1. 按「从左到右、从上到下」的顺序摆入柜格或密集架
2. 给柜（列）、层、格编号，把「案卷号范围 ↔ 存放位置」记成一张存放位置索引表，贴在库房门口同时留电子档
3. 库房条件：避光、防潮、防鼠、远离热源；定期检查
4. 档案调出归位时，要原位归还并做好登记，不能在相邻空位随手一插

完成后进入最后一步 编制案卷目录（编目移交）。上架做扎实，档案才真正从「整理好的一堆」变成「随时可调的一库」。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

传统手工做法（重复劳动）	元泰三件套如何减负
手工排序上架、盒脊手抄易错	数字方舟可批量生成盒脊标签、按档号自动排架建议；一键打印盒脊
盒内案卷连续性靠人工核对	系统按档号校验盒内连续、不跨号

五、操作注意事项

排列以档号为准、保持连续；盒脊项目要清晰完整；盒内案卷不跨号；入柜后建立排架索引，便于调卷；实体排架与电子目录一致。

六、常见问题（FAQ）

问：案卷在盒内和架上怎么排？

按档号（全宗号—目录号—案卷号）顺序连续排列；装入同一档案盒的案卷应连续、不跨号，盒脊标全宗号、目录号、起止案卷号、盒号。

问：档案盒脊背要写什么？

按 GB/T 9705-2008，盒脊一般标全宗号、目录号、案卷起止号、盒号等项目，便于排架和检索。