本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「会计档案整理」第 5 步：编档号。 上一步：编页与编件号 下一步：排列与装盒

编档号 · 会计档案整理第 5 步

一、这一步在会计档案整理中的定位

档号是档案的唯一身份证。会计档案编档号，就是把前面四步的结果——门类（第 1 步）、保管期限（第 2 步）、册/卷单元（第 3 步）、卷内顺序（第 4 步）——压缩成一串有规则的代码，写在盒脊、案卷目录和整理说明上，将来凭这一串码就能定位到唯一一册。

会计档案编档号最容易出的问题，是直接把文书档案的档号格式套过来。文书档案按件整理，档号末段是”件号”；会计档案以卷为单位整理（13 号令第三十二条），末段应当是案卷号。两者的门类代码也不同：文书档案用 WS，会计档案用 KU。混用的后果是检索时两套体系打架，统计口径也对不上。

还有一点要提前说明：档号的具体式样由本单位”三合一”制度确定，DA/T 13—2022 给的是编制规则和各段含义。所以下面给的是通用结构与常见做法，落到你单位时以本单位制度为准；一旦定下，历年不要改。

二、标准依据

• DA/T 13—2022《档号编制规则》：档号的基本结构由全宗号、档案门类代码、年度、保管期限代码、机构（问题）代码、案卷号（或件号）等要素构成，各要素之间用”-“连接；门类代码与年度之间用”·”分隔。会计档案门类代码为 KU。
• 《国家档案局令第 13 号》第三十二条：会计档案一般以卷为单位进行整理——决定了会计档案档号末段是案卷号。
• 79 号令第十四条：保管期限分永久、定期（10 年、30 年）——决定了期限代码只有三档。
• 79 号令第六条：四类会计资料——二级门类代码的划分依据。
• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》：会计凭证盒、会计档案盒的正面与盒脊均设”全宗号、目录号、案卷号”等项目（第 4.2.2.6～4.2.2.8 条明确：全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，企业可填汉语拼音代字；目录号在同一全宗内不允许重复；案卷号在同一案卷目录或分类体系最低一级类目内不允许重复）。

三、实操：六段拼出一串合规档号

段	含义	取值	示例
①全宗号	档案馆给立档单位编制的代号	机关用馆编代码；企业可用单位汉语拼音代字	Z109
②门类代码	会计档案固定代码	KU	KU
③二级门类	凭证/账簿/报告/其他	KU·PZ / KU·ZB / KU·BB / KU·QT（是否入档号以本单位三合一为准）	·PZ
④年度	会计年度，4 位	材料所属会计年度（不是装订年度）	2025
⑤保管期限代码	第 2 步判定的结果	Y（永久）/ D30（30 年）/ D10（10 年）	D30
⑥案卷号	同类内顺序号	同年、同类、同期内流水，建议 3 位补零	001

拼起来就是一串完整档号：Z109-KU·PZ·2025-D30-001（本单位 2025 年度会计凭证、保管期限 30 年、第 1 卷）。

四个容易写错的地方

• 年度取会计年度，不取装订年度。2025 年 12 月的凭证 2026 年 1 月才装订，年度仍写 2025。
• 期限代码只三档：Y / D30 / D10。不要出现”30 年””永久””P”这类混写，也不要出现旧口径的”3″”5″”15″”25″。
• 案卷号在”同一年度 + 同一类别 + 同一期限”内流水。不要跨类别连号，也不要跨期限连号。
• 同一册一个案卷号。一个月凭证分三册就是三个案卷号，不要三册共用一个号。

二级门类代码怎么取

类别（79 号令第六条）	二级代码常见取法	成员
会计凭证	KU·PZ	原始凭证、记账凭证
会计账簿	KU·ZB	总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿
财务会计报告	KU·BB	月度、季度、半年度、年度财务会计报告
其他会计资料	KU·QT	银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、各类清册、鉴定意见书

如果本单位三合一制度里会计档案只写到 KU 一级，那就只在案卷目录的”类别”栏里区分，不要临时给档号加二级码——加了就与往年不一致。

四、元泰三件套在这一步能省什么

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
档号生成	Excel 里手工拼，年度、期限、案卷号靠人填	按规则模板自动生成，格式统一、不带错码
案卷号流水	跨类别误连号、跳号，年头长了很难查	按”年度+类别+期限”分桶自动流水，重复即报警
档号落到载体	盒脊、案卷目录、整理说明三处手抄，抄错一处就对不上	一处生成、多处输出（盒脊打印、案卷目录、目录导出）
历年一致性	换人即换格式	规则固化在系统里，跨年度口径不变

五、操作注意事项

• 编档号前先确认三件事：分类口径已定、保管期限已判（第 2 步）、卷内已编页（第 4 步）。三项缺一，档号编出来也要返工。
• 档号写在哪些位置：案卷封面（或凭证盒正面）、盒脊、案卷目录、整理说明。四处必须一致。
• 不要与文书档案共用编号空间；会计档案用 KU，文书档案用 WS，各自独立流水。
• 机构（问题）段不要硬塞。会计档案一般不按机构分，硬加机构码会让案卷号流水变碎、历年不好对齐。
• 档号一经确定不得随意变更；确需改号，要同步改案卷目录、盒脊与清册，并在整理说明中记录改号原因。
• 电子会计档案要有对应的档号标识，与纸质册的档号建立检索关系。

六、常见问题（FAQ）

Q1：会计档案的档号一定要写二级门类吗？

不一定，看本单位三合一制度。写了的好处是一眼能看出是凭证还是账簿、检索更快；不写则靠案卷目录的”类别”栏区分。关键是同一单位历年统一——前几年写 KU·PZ，今年突然改 KU，往年档案的档号就对不上了。若单位四类业务量都大，建议写二级码。

Q2：年度财务会计报告是永久，档号怎么写？

期限代码用 Y。示例：Z109-KU·BB·2025-Y-001。注意年度财务会计报告必须与月/季/半年度报告分开成卷、分开给案卷号——期限不同，不能共用一个案卷号，否则档号里的期限代码无法自洽。

Q3：目录号还要不要编？

DA/T 39—2008 的凭证盒与档案盒都设了”目录号”项目，并要求”在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号”。实行”一案卷目录对应一个分类体系最低一级类目”的单位，目录号可填类别特征代码；采用档号直编（档号已含门类与年度）的单位，实务中常见做法是目录号与类别、年度对应，或统一填而不再单列。是否保留目录号、怎么填，以本单位三合一制度与档案主管部门口径为准，但盒脊项目不要空着不填。

8 步全流程总览见 会计档案整理及技术应用；下一步 排列与装盒。