归档文件怎么组件？DA/T 22-2015 件的构成与件内排序详解

组件是档案整理的第 3 步，也是整份档案「单元」定型的时刻——件组错了，后面的编页、编档号、目录全都跟着错。本文先讲 DA/T 22-2015 对「件」的规定：哪些材料必须组为一件、一件内部谁前谁后，再把按件整理的组件实操拆成六步讲透（含配套清单、件内排序速查与自检清单），最后对照说明组件环节的工作量哪些可以交给元泰三件套。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 3 步：组件。8 步依次为分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见《归档文件怎么收集？8 号令归档范围与不归档范围详解》，各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、归档文件整理规则对「组件」是怎么规定的

1.1 「件」是归档文件的整理单位

DA/T 22-2015 3.2 对「整理」的定义，把整理动作列得非常清楚：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目，纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架。也就是说，「件」是整条整理流水线的基本加工单元——3.3 条给出的定义只有一句话：「件：归档文件的整理单位」。组件这一步要回答两个问题：哪些材料算一件（件的构成），以及一件内部谁在前谁在后（件内文件排序）。两问的答案都在 DA/T 22-2015 5.1。

1.2 件的构成（5.1.1）：一般以每份文件为一件，10 种情形必须组合

DA/T 22-2015 5.1.1 规定：归档文件一般以每份文件为一件。但以下材料不是各算一件，而要组合在一起：

组合情形（5.1.1 原文口径）	组件时要抓住的要点
正文、附件为一件	附件常随业务单独流转，最易被拆散；附件有多个的，与正文合为一件
文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件	与 8 号令第四条衔接：一般性文件的历次修改稿本就不归档，归档的重要文件修改稿必须随正本组为一件
转发文与被转发文为一件	只留转发文、丢掉被转发文，被转发文件的「原件」就没了
原件与复制件为一件	传真件、热敏纸件复制后，复制件与原件组为一件
正本与翻译本为一件	外文来文连同翻译本一起组为一件
中文本与外文本为一件	同上，两种文本不分开
报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）	整册为一件，不拆散；若该册本身就是某份文件的附件，则随正文组为一件
简报、周报等材料一期为一件	按「期」组件，不按页、不按年
会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件	先弄清本单位会议记录的装订习惯，一年一本的就整本为一件
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件	两种做法都合规，但一个全宗内必须统一，并写进本单位制度
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件	对应 8 号令第十条，处理单、稿纸是文件形成过程的凭证，必须随件

注意：「来文与复文独立成件」还是「组为一件」，标准给了两个选项。这不能每个档案员按个人习惯定——同一个全宗内做法必须一致，否则目录里同一事项一会儿一条、一会儿两条，检索和统计都会乱。通行做法是写入本单位《归档文件整理细则》，与「三合一」制度一起经审定后执行。

1.3 件内文件排序（5.1.2）：一件内部谁前谁后

组为一件后，件内材料还要排序。DA/T 22-2015 5.1.2 的排序规则可以记成三组口诀：

成套材料：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后。
文字文本：不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。
来往文书：来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；发文时正本在前，发文稿纸和定稿在后。

易错点：请示与批复组为一件时，批复（复文）排在前面，请示（来文）排在后面。很多新人按「先有请示后有批复」的时间直觉排成请示在前，恰好排反了——标准要的是「结果在前、来由在后」，利用时先看到结论更方便。

1.4 组件在整理流程中的位置

按 DA/T 22-2015 3.2 的定义，组件排在整理动作的第一位——先有「件」，才有分类、排列、编号、编目。这也解释了为什么 8 步流程中前 5 步必须按顺序做：件组错了，页数、件号、档号、目录全部要返工。组件还是收集质量的「验收关」：收集是否齐全，要靠组件时逐件核对配套来发现——缺了附件、缺了批复，都是在组件时暴露的。

二、组件的实操：一步一步做下来

按件整理的组件，可以拆成六步操作。走完一遍，一件就组好了；走完一遍再复核一遍，这一件就经得起验收。

2.1 第一步：摊开、按「份」清点

把收集来的文件全部摊在长桌上（桌面按年度、机构分区），不要边收边组——边收边组，手里的信息不全，很容易把同一件事的两半分到两处。清点的单位是「份」：一份文件＝一个发文单位的一次制发行为，通常对应一个发文字号。

清点时同步做两件小事：剔除重份（8 号令第四条），把重份件单独放一边；给每份文件的页数做个心里有数，后面核对配套和编页都用得上。

2.2 第二步：把「同属一件事」的先拨到一起

摊开之后，先用肉眼把明显配套的材料拨成一堆：看到附件找正文、看到批复找请示、看到定稿找正本、看到处理单找文件本身。桌面上分出「已配堆」和「待配堆」，待配堆里就是下一批要重点找的件。

先拨堆，再逐条对照规则：11 种组合情形记不全没关系。经验做法是先把「明显是一件事」的材料拨到一起，再用 5.1.1 的清单逐条核对，比一上手就逐份背规则快得多。

2.3 第三步：按 5.1.1 的 11 种情形逐项落位

组合情形（5.1.1 原文口径）	组件时的动作	找不到另一半怎么办
正文、附件为一件	先看正文正文末是否写有附件名称与份数，按份数点数	在目录备注与备考表中注明附件缺失情况，不自行补造
文件正本与定稿（含法规政策等重要文件的历次修改稿）为一件	找文秘或拟稿人取回定稿、修改稿	确实无定稿的，按实收材料组件，在备注中说明
转发文与被转发文为一件	查发文台账，被转发文一般在转发文之后一并流转	向发文机关索取复制件，与转发文组为一件
原件与复制件为一件	传真件、热敏纸件先复制，复制件与原件一并组入	原件确实不存的，以复制件为一件并在备考表说明
正本与翻译本为一件	外文来文连同翻译本一起组入	翻译本缺失的，请业务科室补译或注明未译
中文本与外文本为一件	两种文本不分开，按 5.1.2 中文本在前、外文本在后	——
报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）	判断它是独立成册的报表，还是某份文件的附件	——
简报、周报等材料一期为一件	按「期」组件，不按页、不按年	缺期的按期号留位，目录按实收著录
会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件	先确认本单位会议记录是一次会议一本还是一年一本	——
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件	按本单位细则统一处理，不逐件临时决定	——
有文件处理单或发文稿纸的，与相关文件为一件	把处理单、稿纸找回来，与正文组为一件	确无处理单的，按实收组件

2.4 第四步：按 5.1.2 排定件内顺序

组为一件之后，件内材料还要排次序。排完用铅笔在每份材料背面做轻标记（如 1/3、2/3、3/3），装订前再复核一遍。件内排序速查：

情形	谁在前、谁在后
正文与附件	正文在前，附件在后
正本与定稿	正本在前，定稿在后
转发文与被转发文	转发文在前，被转发文在后
原件与复制件	原件在前，复制件在后
汉文文本与少数民族文字文本	汉文文本在前，少数民族文字文本在后
中文本与外文本	中文本在前，外文本在后
来文与复文作为一件	复文在前，来文在后
收文有文件处理单	文件处理单在前，收文在后
发文有发文稿纸	正本在前，发文稿纸和定稿在后

2.5 第五步：组件完成后的自检

检查项	合格标准
组合完整	正文与附件、正本与定稿、转发文与被转发文、原件与复制件均按 5.1.1 组为一件，无拆散
事项对应	请示与批复、报告与批示、函与复函对应得上；本全宗内「独立成件／合为一件」做法统一
过程材料随件	文件处理单、发文稿纸已随相关文件组为一件
件内顺序	按 5.1.2 排定：正文/附件、正本/定稿、复文/来文、处理单在前等顺序无误
无重份混入	重份文件已按 8 号令第四条剔除
与登记簿对得上	收发文登记簿中有号可查，无「有登记无文件」的缺件

2.6 组件时最容易犯的 3 个错

请示与批复拆成两件且两头分放。拆开后不仅目录变成两条，还会因分类或排列差异被分到两处，利用时「一件事找不齐」。应按本单位统一做法组为一件或紧邻排列，且复文在前。
附件与正文分开。附件常由业务科室直接归入别的类别，组件时要把附件找回来与正文合为一件；实在找不到的，在备考表和目录备注中注明附件缺失情况。
正本与定稿分开、丢弃定稿。有人认为定稿是「草稿」顺手销毁——对于法规政策性文件和重要文件，定稿与历次修改稿是归档范围内的材料，必须随正本组为一件。

件组好、顺序排定，接着做第 4 步《归档文件怎么编页？DA/T 22-2015 页码编制规则详解》——以件为单位逐页编制页码。

三、用元泰三件套，组件这步能省掉哪些工作量

组件环节的工作量集中在「逐份判断组合关系」「找配套材料」「核对件内顺序」三件事上。对照《元泰数字档案室软件（数字方舟）快速开始》、《魔方档案整理软件快速开始》与启典文档：

人工痛点	三件套怎么减	依据
请示与批复、附件与正文全靠人工翻找配对	魔方／数字方舟：按组件规则自动匹配组合关系，提示疑似错件（如有正文无附件、有来文无复文），档案员只处理系统标出的异常件	操作手册 · 组件规则
件的构成规则记不全，新人靠老档案员带	魔方：组件规则内置到系统里，数据导入后按模板映射题名、文号、责任者等字段并自动校验必填项、标红异常行，组合关系有据可查	魔方快速开始 · 步骤 3
来文与复文「独立成件还是合为一件」口径不统一	魔方：按「年度+机构」新建项目，一个项目一套规则口径，多名操作员并行著录、修改留痕，管理员可在操作日志中追溯	魔方快速开始 · 步骤 2 / FAQ
扫描件与目录两套数据各编各的	启典／魔方：扫描件元数据自动提取，OCR 后自动生成题名、责任者、文号、日期，扫描件与著录条目一一挂接	启典·扫描件元数据提取
逐件判断保管期限后再分堆	启典：批量判定保管期限与年度，组件后按期限自动归入对应类目，人做复核	启典·批量判定保管期限与年度

同样要强调：软件提示的只是疑似错件，最终组件结果由档案员审定。5.1.1 的组合规则、来文与复文的全宗统一口径，都要先在本单位制度里写清楚，系统才能按规则执行。另外，魔方与启典支持本地化部署、档案数据不出内网，扫描件与目录数据都在本单位环境内处理，符合档案行业的保密前提。

FAQ：归档文件组件常见问题

请示与批复到底是一件还是两件？

两种做法都符合 DA/T 22-2015 5.1.1——「来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件」。关键不在选哪种，而在一个全宗内必须统一，并在本单位整理细则中写明。合为一件时注意按 5.1.2 复文在前、来文在后。

会议记录怎么组件？

按 5.1.1：会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件。先确认本单位会议记录的装订与形成习惯，再决定组件粒度，不要把一年一本的记录按次会议拆散。

一般性文件的历次修改稿也要组进件里吗？

不需要，因为它们本就不在归档范围。8 号令第四条第（二）项把「一般性文件的历次修改稿、各次校对稿」列为不归档材料；只有法规政策性文件和重要文件的定稿与历次修改稿才归档，并按 5.1.1 与正本组为一件、按 5.1.2 正本在前定稿在后。

报表、图册作为附件时算一件还是随正文？

按 5.1.1，「报表、名册、图册等一册（本）为一件」有一个例外条款——作为文件附件时除外。也就是说，独立的图册整册为一件；作为某份文件附件的图册，随正文组为一件，不单独立件。

组件做错了还能改吗？

未编档号、未编目前，拆开重组只涉及本件材料，代价小；一旦完成编档号与目录著录，改组件意味着页数、件号、档号、目录全链条返工，还会牵连盒脊与备考表。所以组件要坚持「先核对配套、再进入下一步」，宁可慢一步，不要错一串。