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归档文件怎么组件？DA/T 22-2015 件的构成与件内排序详解

归档文件怎么组件？DA/T 22-2015 件的构成与件内排序详解

归档文件怎么组件？DA/T 22-2015 件的构成与件内排序详解

组件是档案整理的第 3 步，也是整份档案「单元」定型的时刻——件组错了，后面的编页、编档号、目录全都跟着错。本文先讲 DA/T 22-2015 对「件」的规定：哪些材料必须组为一件、一件内部谁前谁后，再把按件整理的组件实操拆成六步讲透（含配套清单、件内排序速查与自检清单），最后对照说明组件环节的工作量哪些可以交给元泰三件套。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 3 步：组件。8 步依次为 分类 → 收集 → 组件 → 装订 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见 《归档文件怎么收集？8 号令归档范围与不归档范围详解》，各门类整体流程见 《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、归档文件整理规则对「组件」是怎么规定的

1.1 「件」是归档文件的整理单位

DA/T 22-2015 3.2 对「整理」的定义，把整理动作列得非常清楚：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目，纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架。也就是说，「件」是整条整理流水线的基本加工单元——3.3 条给出的定义只有一句话：「件：归档文件的整理单位」。组件这一步要回答两个问题：哪些材料算一件（件的构成），以及一件内部谁在前谁在后（件内文件排序）。两问的答案都在 DA/T 22-2015 5.1。

1.2 件的构成（5.1.1）：一般以每份文件为一件，10 种情形必须组合

DA/T 22-2015 5.1.1 规定：归档文件一般以每份文件为一件。但以下材料不是各算一件，而要组合在一起：

组合情形（5.1.1 原文口径）组件时要抓住的要点
正文、附件为一件附件常随业务单独流转，最易被拆散；附件有多个的，与正文合为一件
文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件与 8 号令第四条衔接：一般性文件的历次修改稿本就不归档，归档的重要文件修改稿必须随正本组为一件
转发文与被转发文为一件只留转发文、丢掉被转发文，被转发文件的「原件」就没了
原件与复制件为一件传真件、热敏纸件复制后，复制件与原件组为一件
正本与翻译本为一件外文来文连同翻译本一起组为一件
中文本与外文本为一件同上，两种文本不分开
报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）整册为一件，不拆散；若该册本身就是某份文件的附件，则随正文组为一件
简报、周报等材料一期为一件按「期」组件，不按页、不按年
会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件先弄清本单位会议记录的装订习惯，一年一本的就整本为一件
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件两种做法都合规，但一个全宗内必须统一，并写进本单位制度
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件对应 8 号令第十条，处理单、稿纸是文件形成过程的凭证，必须随件
注意：「来文与复文独立成件」还是「组为一件」，标准给了两个选项。这不能每个档案员按个人习惯定——同一个全宗内做法必须一致，否则目录里同一事项一会儿一条、一会儿两条，检索和统计都会乱。通行做法是写入本单位《归档文件整理细则》，与「三合一」制度一起经审定后执行。

1.3 件内文件排序（5.1.2）：一件内部谁前谁后

组为一件后，件内材料还要排序。DA/T 22-2015 5.1.2 的排序规则可以记成三组口诀：

  • 成套材料：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后。
  • 文字文本：不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。
  • 来往文书：来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；发文时正本在前，发文稿纸和定稿在后。
易错点：请示与批复组为一件时，批复（复文）排在前面，请示（来文）排在后面。很多新人按「先有请示后有批复」的时间直觉排成请示在前，恰好排反了——标准要的是「结果在前、来由在后」，利用时先看到结论更方便。

1.4 组件在整理流程中的位置

按 DA/T 22-2015 3.2 的定义，组件排在整理动作的第一位——先有「件」，才有分类、排列、编号、编目。这也解释了为什么 8 步流程中前 5 步必须按顺序做：件组错了，页数、件号、档号、目录全部要返工。组件还是收集质量的「验收关」：收集是否齐全，要靠组件时逐件核对配套来发现——缺了附件、缺了批复，都是在组件时暴露的。

二、组件的实操：一步一步做下来

按件整理的组件，可以拆成六步操作。走完一遍，一件就组好了；走完一遍再复核一遍，这一件就经得起验收。

2.1 第一步：摊开、按「份」清点

把收集来的文件全部摊在长桌上（桌面按年度、机构分区），不要边收边组——边收边组，手里的信息不全，很容易把同一件事的两半分到两处。清点的单位是「份」：一份文件＝一个发文单位的一次制发行为，通常对应一个发文字号。

清点时同步做两件小事：剔除重份（8 号令第四条），把重份件单独放一边；给每份文件的页数做个心里有数，后面核对配套和编页都用得上。

2.2 第二步：把「同属一件事」的先拨到一起

摊开之后，先用肉眼把明显配套的材料拨成一堆：看到附件找正文、看到批复找请示、看到定稿找正本、看到处理单找文件本身。桌面上分出「已配堆」和「待配堆」，待配堆里就是下一批要重点找的件。

先拨堆，再逐条对照规则：11 种组合情形记不全没关系。经验做法是先把「明显是一件事」的材料拨到一起，再用 5.1.1 的清单逐条核对，比一上手就逐份背规则快得多。

2.3 第三步：按 5.1.1 的 11 种情形逐项落位

组合情形（5.1.1 原文口径）组件时的动作找不到另一半怎么办
正文、附件为一件先看正文正文末是否写有附件名称与份数，按份数点数在目录备注与备考表中注明附件缺失情况，不自行补造
文件正本与定稿（含法规政策等重要文件的历次修改稿）为一件找文秘或拟稿人取回定稿、修改稿确实无定稿的，按实收材料组件，在备注中说明
转发文与被转发文为一件查发文台账，被转发文一般在转发文之后一并流转向发文机关索取复制件，与转发文组为一件
原件与复制件为一件传真件、热敏纸件先复制，复制件与原件一并组入原件确实不存的，以复制件为一件并在备考表说明
正本与翻译本为一件外文来文连同翻译本一起组入翻译本缺失的，请业务科室补译或注明未译
中文本与外文本为一件两种文本不分开，按 5.1.2 中文本在前、外文本在后——
报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）判断它是独立成册的报表，还是某份文件的附件——
简报、周报等材料一期为一件按「期」组件，不按页、不按年缺期的按期号留位，目录按实收著录
会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件先确认本单位会议记录是一次会议一本还是一年一本——
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件按本单位细则统一处理，不逐件临时决定——
有文件处理单或发文稿纸的，与相关文件为一件把处理单、稿纸找回来，与正文组为一件确无处理单的，按实收组件
注意：「来文与复文独立成件」还是「组为一件」，标准给了两个选项。这不能每个档案员按个人习惯定——同一个全宗内做法必须一致，否则目录里同一事项一会儿一条、一会儿两条，检索和统计都会乱。通行做法是写入本单位《归档文件整理细则》，与「三合一」制度一起经审定后执行。

2.4 第四步：按 5.1.2 排定件内顺序

组为一件之后，件内材料还要排次序。排完用铅笔在每份材料背面做轻标记（如 1/3、2/3、3/3），装订前再复核一遍。件内排序速查：

情形谁在前、谁在后
正文与附件正文在前，附件在后
正本与定稿正本在前，定稿在后
转发文与被转发文转发文在前，被转发文在后
原件与复制件原件在前，复制件在后
汉文文本与少数民族文字文本汉文文本在前，少数民族文字文本在后
中文本与外文本中文本在前，外文本在后
来文与复文作为一件复文在前，来文在后
收文有文件处理单文件处理单在前，收文在后
发文有发文稿纸正本在前，发文稿纸和定稿在后
易错点：请示与批复组为一件时，批复（复文）排在前面，请示（来文）排在后面。很多新人按「先有请示后有批复」的时间直觉排成请示在前，恰好排反了——标准要的是「结果在前、来由在后」，利用时先看到结论更方便。

2.5 第五步：组件完成后的自检

检查项合格标准
组合完整正文与附件、正本与定稿、转发文与被转发文、原件与复制件均按 5.1.1 组为一件，无拆散
事项对应请示与批复、报告与批示、函与复函对应得上；本全宗内「独立成件／合为一件」做法统一
过程材料随件文件处理单、发文稿纸已随相关文件组为一件
件内顺序按 5.1.2 排定：正文/附件、正本/定稿、复文/来文、处理单在前等顺序无误
无重份混入重份文件已按 8 号令第四条剔除
与登记簿对得上收发文登记簿中有号可查，无「有登记无文件」的缺件

2.6 组件时最容易犯的 3 个错

  1. 请示与批复拆成两件且两头分放。拆开后不仅目录变成两条，还会因分类或排列差异被分到两处，利用时「一件事找不齐」。应按本单位统一做法组为一件或紧邻排列，且复文在前。
  2. 附件与正文分开。附件常由业务科室直接归入别的类别，组件时要把附件找回来与正文合为一件；实在找不到的，在备考表和目录备注中注明附件缺失情况。
  3. 正本与定稿分开、丢弃定稿。有人认为定稿是「草稿」顺手销毁——对于法规政策性文件和重要文件，定稿与历次修改稿是归档范围内的材料，必须随正本组为一件。

件组好、顺序排定，接着做《归档文件装订怎么做？DA/T 22-2015 修整与装订方式详解》——按保管期限选定装订方式并完成装订；再进入第 4 步《归档文件怎么编页？DA/T 22-2015 页码编制规则详解》——以件为单位逐页编制页码。

三、用元泰三件套，组件这步能省掉哪些工作量

组件环节的工作量集中在「逐份判断组合关系」「找配套材料」「核对件内顺序」三件事上。对照 《元泰数字档案室软件（数字方舟）快速开始》、《魔方档案整理软件 快速开始》 与启典文档：

人工痛点三件套怎么减依据
请示与批复、附件与正文全靠人工翻找配对魔方／数字方舟：按组件规则自动匹配组合关系，提示疑似错件（如有正文无附件、有来文无复文），档案员只处理系统标出的异常件操作手册 · 组件规则
件的构成规则记不全，新人靠老档案员带魔方：组件规则内置到系统里，数据导入后按模板映射题名、文号、责任者等字段并自动校验必填项、标红异常行，组合关系有据可查魔方快速开始 · 步骤 3
来文与复文「独立成件还是合为一件」口径不统一魔方：按「年度+机构」新建项目，一个项目一套规则口径，多名操作员并行著录、修改留痕，管理员可在操作日志中追溯魔方快速开始 · 步骤 2 / FAQ
扫描件与目录两套数据各编各的启典／魔方：扫描件元数据自动提取，OCR 后自动生成题名、责任者、文号、日期，扫描件与著录条目一一挂接启典·扫描件元数据提取
逐件判断保管期限后再分堆启典：批量判定保管期限与年度，组件后按期限自动归入对应类目，人做复核启典·批量判定保管期限与年度

同样要强调：软件提示的只是疑似错件，最终组件结果由档案员审定。5.1.1 的组合规则、来文与复文的全宗统一口径，都要先在本单位制度里写清楚，系统才能按规则执行。另外，魔方与启典支持本地化部署、档案数据不出内网，扫描件与目录数据都在本单位环境内处理，符合档案行业的保密前提。

FAQ：归档文件组件常见问题

请示与批复到底是一件还是两件？

两种做法都符合 DA/T 22-2015 5.1.1——「来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件」。关键不在选哪种，而在一个全宗内必须统一，并在本单位整理细则中写明。合为一件时注意按 5.1.2 复文在前、来文在后。

会议记录怎么组件？

按 5.1.1：会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件。先确认本单位会议记录的装订与形成习惯，再决定组件粒度，不要把一年一本的记录按次会议拆散。

一般性文件的历次修改稿也要组进件里吗？

不需要，因为它们本就不在归档范围。8 号令第四条第（二）项把「一般性文件的历次修改稿、各次校对稿」列为不归档材料；只有法规政策性文件和重要文件的定稿与历次修改稿才归档，并按 5.1.1 与正本组为一件、按 5.1.2 正本在前定稿在后。

报表、图册作为附件时算一件还是随正文？

按 5.1.1，「报表、名册、图册等一册（本）为一件」有一个例外条款——作为文件附件时除外。也就是说，独立的图册整册为一件；作为某份文件附件的图册，随正文组为一件，不单独立件。

组件做错了还能改吗？

未编档号、未编目前，拆开重组只涉及本件材料，代价小；一旦完成编档号与目录著录，改组件意味着页数、件号、档号、目录全链条返工，还会牵连盒脊与备考表。所以组件要坚持「先核对配套、再进入下一步」，宁可慢一步，不要错一串。

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