机关档案业务：对照《机关档案管理规定》讲清 11 类业务
《机关档案管理规定》以国家档案局令第 13 号公布，2019 年 1 月 1 日起施行，共 7 章 70 条。这一页把 70 条按业务生命周期归拢成 11 类，每类写明依据条文、要做什么、站内哪里细讲、能用什么工具——它既是机关档案室的工作清单，也是本站档案业务内容的总索引。
一个机关档案室到底要干哪些事？答案写在《机关档案管理规定》里。这部 7 章 70 条的国家档案局令，从「搭班子、定规矩」一直讲到「信息化建设」与「移交进馆」。但条文是按管理逻辑编排的，实际干活时更想知道的是：现在该做哪一步、依据是第几条、站内哪里能查到具体做法。
下面按业务生命周期把《机关档案管理规定》的要求归成 11 类：搭班子定规矩 → 库房与硬件 → 门类与全宗 → 形成与收集 → 整理与归档 → 保管与保护 → 鉴定与销毁 → 利用开放编研 → 统计与移交 → 信息化建设 → 落地工具与服务。每类一张卡片，写明条文依据与二级要点，并给出站内可以直接点开的细化入口。
十一类业务一览：每类一张卡，直达站内细化入口
一搭班子、定规矩
第 5–13、67–68 条机关档案工作的第一步不是买柜子、装软件，而是把「谁管、管到什么程度、钱从哪来、制度怎么定」落实到位。第 6 条要求把档案工作纳入单位发展规划与年度经费预算，第 8 条要求设立档案工作机构或明确负责部门，第 9、12 条要求配够人员并定期培训，第 10 条要求建立档案工作制度。班子与制度不落地，后面整理得再规范也过不了检查。
- 纳入发展规划与年度经费预算（第 6 条）
- 档案工作协调机制与机构设置（第 7、8 条）
- 人员配备、资质与定期培训（第 9、12 条）
- 八项制度怎么编（第 10 条）；人员离岗交接（第 13 条）
- 表彰奖励与责任追究（第 67–68 条）
二库房与硬件
第 14–22 条库房是档案能否长期安全保存的物理底线。第 15 条给了明确的面积公式——使用面积＝（档案存量＋年增长量×存放年限）×60㎡/万卷（或 10 万件），少于 2500 卷（25000 件）的按 15㎡ 计；第 16 条禁止库房设在地下或顶层，也不得毗邻水房、卫生间、食堂与变配电室；第 18 条禁止使用木质柜与玻璃门柜，密集架楼面均布活荷载不低于 8kN/㎡。
- 四类必设用房：办公 / 整理 / 阅览 / 库房；三类按需：展览 / 数字化 / 服务器机房（第 14 条）
- 库房面积测算与 15㎡ 兜底口径（第 15 条）
- 选址禁则；库房内禁止设置其他用房（第 16、17 条）
- 装具与荷载要求（第 18 条）
- 温湿度、消防与安防（第 19–21 条）；信息化基础设施（第 22 条）
三档案门类与全宗
第 23–25、33 条档案进门第一件事是分对门类、给对代码。第 23 条把机关档案分成文书、科技、人事、会计、专业、音像、数据等门类；DA/T 13—2022 给出 13 个一级门类代码——WS 文书、KJ 科技、KU 会计、ZY 专业、ZP 照片、LY 录音、LX 录像、SJ 业务数据、YJ 公务电子邮件、WY 网页信息、MT 社交媒体、SW 实物。代码填错，档号、目录、统计、移交会一路错下去。
- 机关档案的构成与门类划分（第 23 条）
- 13 个一级门类代码（DA/T 13—2022）
- 科技档案二级代码：KJ·KY 科研 / KJ·JJ 基建 / KJ·SB 设备
- 全宗与全宗卷（第 24 条、DA/T 12）
- 二十四字要求：收集齐全完整、整理规范有序……（第 25 条）
四形成与收集
第 26–30 条收集决定档案的底子，漏收比整理不规范更难补救。第 26 条要求归档材料的载体耐久、记录方式可靠；第 27 条列出必须收集的特殊场景——临时机构、突发事件、重要活动、重大建设项目与科研课题、所属机构撤销，还包括向社会征集。归档范围与保管期限表是三合一制度的核心，也是收集的判定依据；电子文件还要按 GB/T 18894 一并收集元数据。
- 载体与记录方式要求（第 26 条）
- 必收五场景：临时机构 / 突发事件 / 重要活动 / 重大项目与课题 / 机构撤销（第 27 条）
- 归档范围与保管期限表（三合一制度，8 号令）
- 各门类收集依据：会计档案管理办法、DA/T 2、DA/T 28 等
- 电子文件元数据收集（GB/T 18894、DA/T 46 / 54 / 63，第 30 条）
五整理与归档
第 31–36 条 · 站内最强整理是档案室的基本功，也是本站内容最厚的一块。按 DA/T 22—2015，文书档案按件整理走「分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目」八步；第 32 条允许卷、件融合适用，第 33 条要求编档号，第 35 条规定归档时限（一般于次年 6 月底前，也可随办随归）。整理这一步错了，鉴定、统计、移交都要返工。
- 分类方案：年度—机构（问题）—保管期限复式分类（第 31 条）
- 按件还是按卷：卷件融合（第 32 条）
- 档号编制（DA/T 13—2022、DA/T 22—2015）；著录与检索工具（DA/T 18—2022）
- 排列、装盒与归档章；归档时限与交接清点（第 35 条）
- 五大门类各自怎么整；常见十错自查
六保管与保护
第 37–42 条保管的核心是「平时不出事，出了事能救」。第 38 条要求做到九防——防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染；第 37 条要求编制应急预案并定期演练，且必须纳入机关总体应急预案；第 40 条要求定期清点、检查保管状况（包括电子档案的读取状况）并建立台账。预案与台账平时看不出价值，检查时却是硬指标。
- 九防（第 38 条）；温湿度监测记录与设施维护（第 39 条）
- 应急预案编制并定期演练（第 37 条，按档函〔2008〕207 号八项编制）
- 定期清点、保管状况检查与台账（第 40 条）
- 受损、易损档案修复（第 41 条）
- 劳动保护用品配备（第 42 条）
七鉴定与销毁
第 43–45 条鉴定解决「到期了能不能销毁」，销毁则是最不可逆的一步。第 43 条要求成立鉴定小组、定期开展鉴定，仍需保存的要重新划定保管期限并标注；第 44 条要求销毁前编制销毁清册（含档号、文号、责任者、题名、形成时间、期限等要素），在指定场所销毁并由两人以上监销，清册永久保存。判错期限、少签一个字，都可能造成无法挽回的损失。
- 鉴定小组组成与定期鉴定（第 43 条）
- 仍需保存的重新划定保管期限并标注
- 销毁清册要素与签署（第 44 条）
- 指定场所销毁、双人监销、清册永久保存
- 电子档案彻底删除，留存元数据与审计日志（第 45 条）
八利用 · 开放 · 编研
第 46–49 条 · 站内第二强项档案的最终价值在利用。第 46 条要求建立利用制度、规范权限审批与查阅登记，对外提供利用须经本单位负责人批准；第 47 条规定政府信息公开文件的提供；第 48 条要求对期满档案开展开放审核，逐件判定开放、延期开放或控制。近年「AI 初审 + 人工复核」已成主流做法，把人从逐件翻看里解放出来，只做复核与把关。
- 利用制度、权限审批与查阅登记（第 46 条）
- 政府信息公开文件的提供（第 47 条）
- 开放审核：逐件判定开放 / 延期开放 / 控制（第 48 条）
- 初筛辅助方法：Excel 函数法、AI 初审（均须人工复核）
- 编研：全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题汇集、展览（第 49 条）
九统计与移交
第 50–54 条统计和移交是机关档案室每年要交的「作业」。第 50 条要求建立九类统计台账——所保管档案、年度出入库、设施设备、利用、移交进馆、鉴定销毁、信息化、工作人员、业务社会化服务，数据要真实准确完整；第 51 条要求编报统计年报；第 52–54 条规定移交进馆的时限、随同移交的材料，以及机关撤销、合并时档案的归属。台账建不全，年报就凑不出来。
- 九类统计台账（第 50 条）；统计年报（第 51 条）
- 移交进馆：时限与随同移交的检索工具、编研成果（第 52 条）
- 移交前密级变更、解除与划控开放意见（第 52 条）
- 电子档案 5 年内移交；在线移交须走专用网络（第 53 条）
- 机关撤销、合并的档案归属四种情形（第 54 条）
十信息化建设
第 55–66 条信息化不是买台服务器就完事。第 55 条要求纳入机关电子政务与信息化总体规划；第 56 条提出数字档案室建设要求；第 60 条要求电子文件归档与电子档案管理符合 GB/T 18894；第 61 条明确电子档案应存于独立服务器与专用存储，不得使用公有云存储；第 63 条提出真实性、可靠性、完整性、可用性「四性」要求。系统选型与部署方式一旦错了，后期迁移代价极大。
- 纳入信息化总体规划（第 55 条）；数字档案室建设（第 56 条）
- 数字化常态机制（DA/T 31 纸质、DA/T 62 录音录像）与全文识别（第 58 条）
- 目录数据库建设与元数据融合（第 59 条、DA/T 18）
- 电子文件归档与电子档案管理（第 60 条、GB/T 18894）
- 独立服务器与专用存储，不得使用公有云（第 61 条）
- 业务系统嵌入预归档、等保不低于二级（第 62 条）
- 四性检测（第 63 条）；离线备份与容灾（第 64 条）
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参考来源
常见问题
机关档案室到底要干哪些事？
按《机关档案管理规定》梳理，主要有 11 类：搭班子定规矩、库房与硬件、档案门类与全宗、形成与收集、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用开放编研、统计与移交、信息化建设，以及落地工具与服务。本页每一类都给出条文依据与二级要点，可直接对表自查。
《机关档案管理规定》是哪一年施行的？
该规定以国家档案局令第 13 号公布，2018 年 10 月 11 日发布，2019 年 1 月 1 日起施行，共 7 章 70 条，是机关档案工作最直接的程序依据。
库房面积要建成多大？
第 15 条给出的口径是：使用面积＝（档案存量＋年增长量×存放年限）×60㎡/万卷（或 10 万件）；档案数量少于 2500 卷（25000 件）的，面积可以按 15㎡ 计算。按卷折算每卷约 0.006㎡，按件折算每件约 0.0006㎡。可用站内 库房面积测算工具 直接算。
档案业务哪些可以外包、哪些不能？
第 11 条把可社会化服务的范围限定为四项辅助性工作：档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持。未列入的事项不得外包；涉密档案不得外包寄存与数字化。边界细节见 档案服务外包边界与 DA/T 68。
统计台账要建几类？
第 50 条要求建立九类台账：所保管档案、年度出入库、设施设备、利用、移交进馆、鉴定销毁、信息化、工作人员、业务社会化服务，并要求数据真实准确完整。怎么建见 机关档案九类统计台账。
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