本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 11 步：编制案卷目录（编目移交）。 上一步：案卷排列与装盒入柜
编制案卷目录（编目移交） · 文书档案按卷整理第 11 步
编制案卷目录与移交，是文书档案按卷整理的收官环节：把零散的案卷变成一本可检索、可移交的「台账」，完成归档闭环。
一、编制案卷目录（编目移交）在按卷整理中的定位
以全宗为单位，按年度、保管期限编制案卷目录（案卷级条目），条目含档号、案卷题名、年度、保管期限、件数、页数、备注等；可在案卷目录基础上汇总编制移交清册。移交时打印纸质目录、著录电子条目，与档案实体一并办理归档移交手续。
二、GB/T 9705-2008 等标准的相关要求
GB/T 9705-2008 的卷内文件目录是「卷级」检索工具；案卷目录是「全宗/年度」级的汇总检索工具，二者共同构成按卷整理的编目体系。移交进馆/进室依《档案移交与接收规范》等办理，目录与实体、电子条目三者一致。
三、编目与移交的实操：目录怎么编、手续怎么办
这是「按卷整理」的收尾环节：编一本案卷目录 + 办一套移交手续。目录是把前面所有工作汇总成检索工具，移交是把实体责任正式交到档案室（或档案馆）。
第 1 步：先分清两种目录
| 案卷目录 | 卷内文件目录 | |
|---|---|---|
| 记录单位 | 一卷一条 | 一份文件一条 |
| 放在哪 | 独立成册，是检索工具 | 排在每卷卷首（软卷皮封二） |
| 主要项目 | 案卷号、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注 | 顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注 |
| 谁能用 | 利用者先翻案卷目录，定位到具体案卷 | 拿到卷以后按图找具体文件 |
第 2 步：编案卷目录
- 顺序：与案卷的排列顺序完全一致，一列到底
- 分册：一般按保管期限（永久 / 30 年 / 10 年）分别编制，便于日后期满鉴定和移交；也可按年度、门类分册
- 项目：案卷号、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注，逐项照抄封面内容，不要二次改写
| 案卷号 | 案卷题名 | 年度 | 页数 | 保管期限 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ××市档案局关于 2010 年度全市档案执法检查的通知、通报 | 2010 | 148 | 永久 | |
| 2 | ××市档案局关于市直单位档案员培训的通知、课程安排 | 2010 | 96 | 30 年 | |
| 3 | ××市档案局 2010 年工作简报 | 2010 | 65 | 10 年 | 第 12 页分甲、乙 |
第 3 步：准备移交
| 准备项 | 要求 |
|---|---|
| 实体清点 | 按案卷目录逐卷核对：卷数、盒数、每卷页数是否与目录一致 |
| 案卷目录 | 纸质目录若干份（常见为一式三份，档案室、备查、随档备用各一），装订成册 |
| 电子目录 | 同内容的电子表格或按接收方要求的格式导出，与纸质版一致 |
| 交接文据 | 填写《档案交接文据》，写明移交门类、年度、卷数、页数、保管期限构成，一式两份，交接双方签字并加盖公章 |
| 质量自查 | 封面、卷脊、备考表是否填写完整；装订是否牢固；有无金属物残留 |
第 4 步：交接与入库
- 接收方按目录抽查清点（卷数、页数、档号连续性）
- 双方在交接文据上签字盖章，各执一份留存
- 档案按既定排架规则入库上架，同步更新存放位置索引
- 电子目录导入档案管理系统，与实体位置建立对应
向档案馆移交的，还要额外注意接收机关的质量要求（如整理规范、装具规格、数字化副本要求），具体以当地档案馆公布的接收办法为准，建议提前沟通确认后再集中封装。
到这一步，「分类 → 组卷 → 排列 → 编页 → 卷内目录 → 拟写题名 → 编档号 → 装订 → 封面备考表 → 装盒上架 → 编目移交」这条按卷整理的完整流程就走完了。各步骤之间是串联关系，前一步的检查项做扎实，后面基本不会出现返工。
四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动
| 传统手工做法（重复劳动） | 元泰三件套如何减负 |
|---|---|
| 手工汇总成目录、逐卷抄写易错 | 数字方舟按全宗/年度/保管期限自动编制案卷目录并导出；批量挂接电子条目 |
| 移交清册与实体核对繁琐 | 系统生成移交清册，目录—实体—电子条目三方自动核对 |
五、操作注意事项
目录条目与实体、电子条目三一致；移交前复核档号、题名、件数页数；按 8 号令与移交规范办理手续；移交后留存目录副本备查。
六、常见问题（FAQ）
问：案卷目录和卷内文件目录是一回事吗？
不是。卷内文件目录是「一卷之内」的文件清单（封二7项）；案卷目录是「全宗/年度」层面的案卷级汇总台账，用于检索与移交。
问：移交时要准备什么？
一般需打印纸质案卷目录、著录电子条目，并编制移交清册，与档案实体一并办理移交手续，确保目录—实体—电子条目一致。
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