本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 9 步：填写案卷封面与备考表。 上一步：装订 下一步：案卷排列与装盒入柜

填写案卷封面与备考表 · 文书档案按卷整理第 9 步

封面和备考表是案卷的「身份信息卡」和「健康档案」。封面让人一眼看清这卷是什么，备考表记录这卷的来龙去脉与责任。两者填错，移交验收时首当其冲。

一、填写案卷封面与备考表在按卷整理中的定位

案卷封面项目通常包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、形成时间（起止年月）、保管期限、件数、页数、归档号、档号、缩微号、立卷单位等，印在软卷皮（或硬卷皮）的封面。备考表位于卷尾，填写：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

二、GB/T 9705-2008 等标准的相关要求

GB/T 9705-2008 第 5、6 章详细规定了案卷封面、卷内文件目录、备考表、脊背的格式与项目。封面题名、档号、保管期限、件数页数等必须与卷内目录、脊背一致。备考表用于说明卷内文件状况及整理责任，是质量追溯依据。

三、封面与备考表的实操：逐栏怎么填

封面是案卷的「门面」，备考表是这卷档案的「体检说明」。两者格式由 GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》规范，项目固定，按顺序填完即可。

第 1 步：案卷封面逐栏怎么填

项目	填什么	注意事项
全宗名称	立档单位的全称	应与公章、正式文头一致；单位改名的最好同时注明原称
类目名称	分类方案中这个类叫什么	照抄分类方案，不要自造简称
案卷题名	责任者＋事由＋文种	详见第 6 步拟写案卷题名；写不下可在卷内另附
起止日期	卷内文件最早和最晚的日期	填 8 位数字形式，如 20100106—20101220
保管期限	永久 / 30 年 / 10 年	与分类、组卷时判定的结果一致
件数、页数	卷内文件的份数与总页数	页数取自编页结果，必须与卷内目录末行截止页号一致
档号	全宗号—目录号—案卷号	与案卷目录、卷脊完全对应

第 2 步：卷脊（脊背）怎么写

• 卷脊是案卷上架后唯一可见的部分，建议至少包含：年度、目录号、案卷号、保管期限、案卷题名简称
• 字号要大、字迹清楚，用耐久性书写材料；不用铅笔、圆珠笔、普通红笔
• 同一批档案的脊背格式（段落顺序、字号）要统一，上架后整排看起来才便于扫读

第 3 步：备考表怎么填

备考表放在卷内文件之后、卷末，记录本卷文件的实际状况与整理情况：

项目	填写内容
卷内文件情况说明	说明缺少、残破、复制件、字迹褪色、页码补编（如第 15 页分为甲乙）等特殊情形；无特殊情况的可写「无」
立卷人	负责整理这一卷的人员签名
检查人	负责复核的人员签名
日期	整理完成并复核通过的日期

第 4 步：写完核对四处一致性

1. 封面页数 = 编页的最大页码
2. 封面件数 = 卷内文件目录的行数
3. 封面档号 = 卷脊档号 = 案卷目录中的档号
4. 封面保管期限 = 分类时的判定结果

核对无误，进入第 10 步 案卷排列与装盒入柜。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

传统手工做法（重复劳动）	元泰三件套如何减负
逐项手抄封面/备考表、易错且难统一	数字方舟提供标准模板，一键打印封面、卷内目录、备考表、脊背
件数页数需手工统计	系统按目录自动统计件数与页数

五、操作注意事项

封面各项目要与目录、脊背三处一致；保管期限依 8 号令判定；备考表「本卷情况说明」写清缺失、修补等情况；立卷人/检查人亲笔或规范签署。

六、常见问题（FAQ）

问：案卷封面一般要填哪些项目？

主要有全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号、立卷单位等（GB/T 9705-2008 第5/6章）。

问：备考表是填什么的？

备考表在卷尾，填「本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间」，记录卷内文件状况与整理责任，便于追溯。