本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「科技档案整理」第 2 步：划定归档范围。 上一步：确定类别（二级门类） 下一步：组卷

划定归档范围 · 科技档案整理第 2 步

一、划定归档范围在科技档案整理中的定位

归档范围回答的是”这一堆材料里，哪些必须留下”。它在第 1 步确定类别之后、第 3 步组卷之前，是科技档案整理里唯一不可逆的一步：材料散在项目组、施工队、设备供应商手里，项目一结束人就散了，当时没收全，事后基本补不回来。

范围划错有两种典型后果。一是漏收：只交了批复和图纸，把实验记录、变更洽商、开箱验收单这些”过程件”丢了，几年后查证时无据可依。二是泛收：整箱整箱往库房搬，重份文件、临时通知、空白表格混在里面，库房很快撑满，到期鉴定时又要一份份重新筛一遍，前面省的事后面加倍还回去。

科技档案与文书档案最大的不同在于：文书档案按年度、按机构收文，范围相对稳定；科技档案跟着项目走，一个项目一套范围，项目类型不同，收的东西完全不一样。所以划定范围必须按 KJ·KY（科研）、KJ·JJ（基建）、KJ·SB（设备）三类分开做。

二、标准依据

• 《国家档案局令第 13 号》第三十三条：科技档案门类代码 KJ，下设科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）三个二级门类；第三十二条：科技档案一般以卷为单位进行整理。
• GB/T 11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》：组卷要求中明确”案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备”，载体和书写印制材料应符合档案保护要求。这是”收什么、不收什么”的总闸门。
• DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》附录 B：建设项目文件归档范围和保管期限表，把项目文件分成立项文件、招标投标与合同协议文件、勘察设计文件、征地拆迁移民文件、项目管理文件、施工文件、信息系统开发文件、设备文件、监理文件、科研项目文件、生产技术准备与试生产文件、竣工验收文件共 12 个类别，保管期限由”永久、长期、短期”调整为永久、30 年、10 年。
• DA/T 28—2018 第 7.4.1 条：项目文件应及时归档，并规定了各类文件的归档时点（前期文件在工作结束时、施工文件在项目完工验收后、科研项目文件在结题验收后等）。
• 《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局令第 15 号）：科研档案按项目（课题）管理，覆盖立项论证、研究实施、结题验收、成果管理等全过程。
• DA/T 28—2018 第 8.2.1 条：同一卷内有不同保管期限的文件时，该卷保管期限从长。这条直接影响第 5 步编档号。

三、划定归档范围的实操：四步收齐又不收滥

实操的核心动作是先按阶段拉清单，再逐项画勾。不要凭记忆收，也不要”看到什么收什么”。

第 1 步：按项目阶段拉出应收清单

三类科技档案的”应收款”各不同，下表按阶段列出主干内容（本单位”三合一”制度里还应写得更细）：

阶段	科研类 KJ·KY	基建类 KJ·JJ	设备类 KJ·SB
立项／前期	项目任务书、申报书、可行性论证、立项批复、任务合同书	项目建议书、可行性研究报告、初步设计与投资概算审批、选址与各类专项评价批复、核准备案文件	购置申请与审批、采购论证、招标与合同文件
设计／方案	研究方案、技术路线、开题报告、伦理与合规审查文件	勘察文件、初步设计、施工图、设计交底与变更通知、竣工图	技术规格书、设计联络文件、制造图纸（自制设备）
实施／过程	实验记录、原始数据、中期检查、阶段报告、重要往来技术文件	施工文件、监理文件、质量与安全检查记录、进度与投资控制文件、重大设计变更	开箱验收单、安装调试记录、随机文件（说明书、合格证、图册、软件与授权）
验收／结题	结题验收、成果评价、论文与专著、专利与知识产权申报、推广应用材料	竣工验收文件、竣工决算与审计、试运行与生产技术准备文件、后评估	运行与维护记录、检修与改造记录、检定校准证书
终止／报废	项目中止或调整的审批与说明	停缓建项目的已形成文件与说明	报废鉴定与处置审批

基建类这张表与 DA/T 28—2018 附录 B 的 12 个类别是对应的：立项、招标投标与合同协议、勘察设计、征地拆迁移民、项目管理、施工、信息系统开发、设备、监理、科研项目、生产技术准备与试生产、竣工验收。附录 B 是”表”，本单位要把它转化成”本项目的清单”——哪些类别本项目根本没有，就划掉；哪些类别本项目特别重要（比如信息系统开发），就单独细化。

第 2 步：剔除不该收的

边界情形	收不收	判断口径
同一文件的重份（多套重复）	收 1 份	留原件或签字最全的一份，其余可作资料另存，不进档案
未生效的草稿、征求意见稿	不收	定稿（印件）必收；草稿一般不收，但能反映重要决策过程的修改稿可留
空白表格、空白凭证、包装物	不收	没有信息内容的载体一律不进卷
纯事务性、临时性通知	一般不收	与项目技术内容无关的日常事务文件不进科技档案卷，按文书档案处理
外部单位发来的普发性资料	一般不收	与本项目的审批、设计、施工、验收无直接关系的宣传与参考资料不收
照片、音视频、电子数据	收	记录工程部位与关键节点的音像材料要收，按 DA/T 28—2018 要求先与单位工程纸质档案统一编号

第 3 步：确认”原件”与签章

• 归档项目文件应为原件；确无原件的，复制件要注明原件去向。
• 检查签章手续是否完备：审批签字、验收签字、竣工图章与竣工图审核章、检测报告盖章。缺章的文件要退回补办，不能”先收进来再说”。
• 按 GB/T 11822—2008，图纸变更面积超过图面 20% 的应重新绘制竣工图，新图须逐张加盖竣工图审核章；能在原施工图上修改补充的，在修改处注明修改依据文件的名称、编号和条款号。

第 4 步：形成范围清单并让形成部门签字确认

把清单落到纸面（或系统里），注明类别、阶段、责任部门、应交时间，由文件形成部门负责人签字确认。这一步是后面催办和交接的依据——没有签字确认的清单，第 7 步催归档时间时说不清楚是谁的件没交。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
拉清单	照着标准一条条抄到 Excel，一个项目抄一次，模板容易丢失或版本混乱	归档范围模板内置（按科研／基建／设备三类固化），新建项目直接套用，可增补但不改坏底表
剔重与查缺	靠人眼比对文件名，重份和缺件发现不了	按”阶段 + 文件类型”自动比对，缺项列出待补清单，重份标记提示
签字确认与台账	纸质清单签字后归档，催办时翻纸质台账	清单在线流转签字，催办台账按部门自动统计未交数
与后续步骤衔接	范围清单与组卷、档号各做一套，容易对不上	范围清单确定的类别与项目号直接带入组卷与档号，全链条一套数据

五、操作注意事项

• 范围清单要在项目开工（立项）时就定，不要等到验收前才补——那时材料已经散了。
• 三类分开划范围、分开做清单，不要混在一张表上；同一全宗内三类分开整理、分别编档号。
• 涉及分包、监理、设备供应商的，把归档要求写进合同，并在合同款支付环节设关卡（档案未交接不付尾款），这是最有效的抓手。
• 电子文件与纸质文件同步确定范围，不要只收纸质；原生电子文件按 DA/T 28—2018 第 9 章要求一并归档。
• 涉密项目文件按保密规定单独划定范围与保管方式，不与非密文件混编。

六、常见问题（FAQ）

Q1：标准附录里有但我们项目没有的类别，要不要在清单里保留？

可以保留条目、标注”本项目无”，但不要直接删掉。保留条目有两个用处：一是验收检查时能说明”确实没有”而不是”漏了”；二是同类型项目复用清单时不必重做。

Q2：收到的文件里有复印件，能不能替代原件归档？

优先收原件。确无原件（如上级只发复印件、原件存于外单位）时，可收复印件，但要在备考表或交接记录中注明原件去向，避免日后无法溯源。关键审批、验收、决算类文件原则上必须是原件。

Q3：保管期限在这一步就要定吗？

建议在这一步先初判：DA/T 28—2018 附录 B 已给出各类文件的保管期限（永久、30 年、10 年），照表初判即可；正式确定放到第 5 步编档号时。注意同一卷内不同期限的，该卷从长。

8 步全流程总览见 科技档案整理及技术应用；下一步 组卷。