高校档案工作：对照 27 号令讲清十一类归档范围与学年制节奏
高校看的是教育部·国家档案局令第 27 号《高等学校档案管理办法》，2008 年 9 月 1 日施行，共 7 章 43 条。十一类归档范围里有学生、教学、科研、产品生产、出版物、外事六类是机关单位完全没有的；归档也不按自然年度，而是按学年与项目结题走三条时限线。
《高等学校档案管理办法》以教育部·国家档案局令第 27 号公布，自 2008 年 9 月 1 日起施行，共 7 章 43 条。它是高校档案工作最直接的依据——13 号令《机关档案管理规定》适用于各级党和国家机关、人民团体，事业单位只是「可参照执行」，所以高校档案工作应当先查 27 号令。截至 2025 年 6 月，全国高等学校共 3167 所（普通高校 2919 所、成人高校 248 所），每所学校都要面对同样的三件事：收什么、什么时候收、谁来管。
这一页把 43 条按高校档案员的实际工作顺序重排：先看要不要设档案馆（第 6 条），再看十一类归档范围（第 15 条）、学生类怎么整，然后是由院系和课题组自己立卷（第 16 条）、三条归档时限（第 18 条）、期限与销毁审批（第 20 条），最后是查阅利用与证明出具（第 27、32 条）。特别注意：27 号令发布较早，它引用的部分配套文件已经被新的规定取代，本页表格已按现行有效版本校正。
七张卡看懂高校档案：十一类收什么、什么时候收
一机构设置门槛：要不要设档案馆
27 号令第 6 条有三种情形之一的高等学校，应当设立档案馆：建校历史在 50 年以上；全日制在校生规模在 1 万人以上；已集中保管的档案在 3 万卷（300 延长米）以上。达不到这三条的，设综合档案室。这个门槛直接决定了机构规格、编制和管理方式，是高校档案工作的第一道分水岭。
- 建校 50 年以上应设档案馆
- 全日制在校生 1 万人以上应设档案馆
- 已集中保管 3 万卷（300 延长米）应设档案馆
- 不满足的设综合档案室
- 馆长须具高级以上专业技术职务经历（第 9 条）
二归档范围：十一类
十一类 27 号令第 15 条高校要对纸质与电子文件材料同步归档，归档范围共十一类：党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会。其中学生、教学、科研、产品生产、出版物、外事六类是机关单位完全没有的，也是高校档案工作的特色所在。学校还可据实际情况自行确定归档范围。
- 党群类：党委会、工会、团委、民主党派
- 行政类：行政会议文件与人事行政管理材料
- 学生类：入学登记表、学籍、奖惩、党团、毕业生登记表
- 教学类：教学管理、教学实践与教学研究
- 科研 · 基建 · 仪器设备 · 产品生产 · 出版物 · 外事 · 财会
三学生类档案怎么整
27 号令第 15 条（三）学生类是高校独有、也是查询量最大的一类：高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。它与毕业生补办证明、学历认证、就业政审直接相关，是每年毕业季压力最集中的部分。整理时要按人头或按年级批次成卷，避免材料散落在院系手里。
- 按入学年份与院系统一成卷顺序
- 入学登记表、体检表、学籍卡齐全
- 奖惩与处分材料不得缺件
- 党团组织关系材料随归档
- 毕业生登记表与去向登记配套
四归档时限：按学年和项目走
27 号令第 18 条高校不是按自然年度统一归档，而是三条节奏并行：学校各部门应当在次学年 6 月底前归档；各院系等应当在次学年寒假前归档；科研类档案在项目完成后 2 个月内归档，基建类档案在项目完成后 3 个月内归档。这条时限直接决定了高校档案工作的年度节奏：寒假前抓院系，6 月底前抓部门，项目结题后两个月内抓科研。
- 学校各部门：次学年 6 月底前归档
- 各院系：次学年寒假前归档
- 科研类：项目完成后 2 个月内归档
- 基建类：项目完成后 3 个月内归档
- 院系与部门两条线要分开抓
五立卷制度：课题组与形成单位立卷
27 号令第 16 条高校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各部门负责档案工作的人员要组织本部门教学、科研和管理人员及时整理立卷；立卷人按纸质与电子材料的自然形成规律系统整理组卷，编制页号或件号、制作卷内目录，经本部门档案工作人员检查合格后向高校档案机构移交。档案不是档案馆替院系做的，而是院系自己做、档案馆把关。
- 形成单位、课题组各自立卷
- 按自然形成规律系统整理组卷
- 编制页号或件号、制作卷内目录
- 部门档案员检查合格后移交
- 兼职 + 专职档案员两层工作网络
六保管期限与销毁审批
27 号令第 20 条高校各类档案的保管期限，按国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定。保管期限已满并已失去保存价值的档案，必须经有关部门鉴定、登记造册，报校长批准后方可销毁；未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。这一条是高校档案的红线：销毁权在校级，不在院系、也不在档案机构自身。
- 期限按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定
- 到期且确无保存价值的可销毁
- 须经有关部门鉴定并登记造册
- 销毁必须报校长批准
- 未经鉴定和批准，不得销毁任何档案
七利用、证明与馆库保障
27 号令第 27、32、36–38 条四类档案不对外公布：涉及国家秘密的、涉及专利或技术秘密的、涉及个人隐私的、形成单位规定限制利用的。同时第 32 条明确——高校档案机构是出具档案证明的唯一机构，其他任何部门不得出具。条件保障方面，经费列入学校预算，馆库按《档案馆建设标准》建标 103—2008 执行，并应设专项经费加快数字档案馆（室）建设。
- 四类不对外公布：涉密 / 专利与技术秘密 / 个人隐私 / 形成单位限制
- 高校档案机构是出具档案证明的唯一机构
- 经费列入学校预算（第 36 条）
- 馆库按建标 103—2008（第 37 条）
- 设专项经费建设数字档案馆（室）（第 38 条）
两张表：十一类与配套规定的现行版本
| 门类 | 包含什么 | 现行配套口径 |
|---|---|---|
| 党群类 | 党委会、工会、团委、民主党派文件；党群部门计划总结 | 按 27 号令执行 |
| 行政类 | 行政会议文件与纪要；人事、行政管理材料 | 按 27 号令执行 |
| 学生类 | 高中档案、入学登记表、体检表、学籍、奖惩、党团、毕业生登记表 | 毕业生去向与证明出具由高校档案机构负责 |
| 教学类 | 教学管理、教学实践、教学研究文件材料 | 按《高等学校教学文件材料归档范围》（(87)教办字 016 号）相关规定 |
| 科研类 | 科研项目全过程材料 | 按 15 号令《科学技术研究档案管理规定》（2020-11-01 施行） |
| 基本建设类 | 基建项目全过程材料 | 按 DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》 |
| 仪器设备类 | 国产与引进的精密贵重稀缺设备（10 万元以上）随机技术文件 | 接收、使用、维修、改进中形成 |
| 产品生产类 | 产学研过程中形成的文件、样品照片录像 | 按 27 号令执行 |
| 出版物类 | 学报、学术刊物、出版社出版物审稿单原稿样书 | 按 27 号令执行 |
| 外事类 | 出国人员、境外专家、校际交流、留学生、授予境外人士名誉学位 | 按 27 号令执行 |
| 财会类 | 会计凭证、账簿、财务报告等 | 按财政部·国家档案局令第 79 号（2016-01-01 施行） |
⚠️ 27 号令发布较早，第 15 条引用的部分配套文件已被新规定取代：科研类原引国档发〔1987〕6 号已废止，现按 15 号令；财会类原引财会字〔1998〕32 号，现按 79 号令；基建类原引国档发〔1988〕4 号，现按 DA/T 28—2018。上表已按现行版本列出。
| 归档主体 | 时限要求 | 依据 |
|---|---|---|
| 学校各部门 | 次学年 6 月底前 | 第 18 条（一） |
| 各院系等 | 次学年寒假前 | 第 18 条（二） |
| 科研类档案 | 项目完成后 2 个月内 | 第 18 条（三） |
| 基建类档案 | 项目完成后 3 个月内 | 第 18 条（三） |
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常见问题
高校档案到底依据哪部规章？
《高等学校档案管理办法》（教育部·国家档案局令第 27 号），2008 年 9 月 1 日起施行，共 7 章 43 条。高校是事业单位，13 号令《机关档案管理规定》只适用于各级党和国家机关、人民团体，事业单位仅为参照执行，高校应优先适用 27 号令。
哪些高校应当设立档案馆？
具备下列条件之一的应当设立档案馆：建校历史在 50 年以上；全日制在校生规模在 1 万人以上；已集中保管的档案在 3 万卷（300 延长米）以上。不满足的设综合档案室。
高校归档范围一共有几类？
十一类：党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会。其中学生、教学、科研、产品生产、出版物、外事六类是机关单位没有的。
毕业生想查自己的学籍档案，应该找谁？
找就读高校的档案机构。第 32 条明确高校档案机构是出具档案证明的唯一机构，学历、成绩、学籍等证明均由此出，其他部门无权出具。
高校档案什么时候归档？
学校各部门次学年 6 月底前；各院系次学年寒假前；科研类项目完成后 2 个月内；基建类项目完成后 3 个月内。
高校的档案能销毁吗？
可以，但门槛很高：保管期限已满且确无保存价值的，须经有关部门鉴定、登记造册，并报校长批准后才能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
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