本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 2 步：组卷（立卷）。 上一步：分类 下一步：卷内文件排列

组卷（立卷） · 文书档案按卷整理第 2 步

组卷（俗称立卷）是把分类后的文件按有机联系组合成案卷的过程，是「按卷整理」区别于「按件整理」的核心动作。组卷质量好坏，直接决定一卷档案日后能不能被快速检索和利用。

一、组卷（立卷）在按卷整理中的定位

组卷应遵循「遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用」的原则。同一问题、同一作者、同一会议、同一案件、同一项目的文件应组合在一起；正文与附件、正本与定稿、来文与复文应组合在同一卷内。不能只按时间顺序或只按文种机械组合。

二、GB/T 9705-2008 等标准的相关要求

传统立卷方法依据《机关档案工作条例》及文书档案案卷质量标准：卷内文件应是一组有密切联系的文件组合，每卷厚度适中，密不可分的文件不得分卷。GB/T 9705-2008 规范了组卷后的案卷外观与目录格式。注意：一个卷内的文件通常属于同一保管期限、同一机构（问题）。

三、组卷的实操：把一堆文件配成若干卷

分类做完后，你手上是一摞摞已经标好「年度—机构—期限」的文件。组卷要做的，是在同一摞内部把联系密切的文件配成一卷一卷。下面按操作顺序拆成五步。

第 1 步：先立三条硬杠杠，不能越线

1. 不同年度的文件原则上分别立卷——这一点在分类环节已经分开，组卷时照搬即可
2. 不同保管期限的文件必须分别立卷——同一份文件只在一个卷里，期限就高、就长的原则另行判断，不能把永久和 10 年混在一卷
3. 密不可分的文件不得分卷——请示与批复、来文与复文、正文与附件、正本与定稿，无论页数多少都要放进同一卷

第 2 步：用「六个特征」找联系

传统立卷靠六个特征发现文件之间的联系，实际操作中一般用两个以上特征组合，只用单一特征往往组得太散：

特征	怎么用它去「串」文件	典型的卷
问题	同一件事、同一项工作的全套材料	某专项治理工作形成的文件
作者（责任者）	同一机关、同一部门制发的文件	办公室全年的发文汇集
名称（文种）	同一种文种集中起来	全年会议纪要、全年简报
时间	同一年度、同一次活动的文件	一次会议、一次检查的材料
通讯者	本单位与某一往来单位之间的往复文件	与上级主管部门的请示批复往来
地区	涉及同一地区、同一下属单位的文件	各旗县区上报材料的批复汇集

举例：「××市委党委会 2008 年会议记录」这一卷，就同时用了作者（市委）、时间（2008 年）、名称（会议记录）三个特征。

第 3 步：按事由配卷，给出「卷」的雏形

在这摞文件里来回看看，凡是「一件事的首尾」都放在一起：一份请示配它的批复，一份方案配它的总结，一次会议配它的全套议程材料。配完后每卷拿一张小纸条写上暂定题名，不必反复斟酌字句——它只是临时标识，正式题名在第 6 步另行拟写。

第 4 步：控厚度——太厚分卷，太薄合卷

案卷要便于翻阅和复印，一般控制在几十页到一两百页。超过的拆卷，不够的考虑并入联系紧密的邻卷：

情形	怎么处理	注意
同一事由文件过厚	按时间自然断开拆成两卷或多卷，如上半年、下半年	拆出的每卷题名要体现顺序（如「…（一）（二）」），避免日后找不到续卷
零散文件太单薄	并入同一机构、同一期限、事由相近的卷，或按文种集中（如「零散简报」）	不能为了凑厚度把不同事由的文件硬塞一卷
只有一份、又很重要	单独成一卷	本机关制发的重要文件、重大活动成套材料通常单独成卷

第 5 步：配完自检，再交第 3 步

1. 这一摞里有没有剩下的散件——不该有「配不进去」却又不得不留的零星文件
2. 同一份文件有没有被放进两卷——尤其是复印件多的情况
3. 每卷是否只有一个期限、一个年度——这是最容易漏的检查项
4. 卷与卷之间有没有明显交叉——两卷内容说同一件事，就该合并

四件事过完，可以给每卷起个暂定名条，进入第 3 步 卷内文件排列。组卷这一步的取舍，基本决定了这卷档案日后能不能「一翻就有」，值得多花十分钟。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

传统手工做法（重复劳动）	元泰三件套如何减负
手工判断哪些文件「有联系」、逐卷组配，凭经验、易漏	魔方提供组件/组卷辅助，可按规则批量提名组卷建议；数字方舟按全宗卷管理，便于归并
卷内文件遗漏或重复难发现	启典知识库可检索同类案卷的组卷惯例，对照检查

五、操作注意事项

来文与复文、请示与批复应放在一起；跨年度文件按规则归入相应年度；卷内不同保管期限的文件应分卷；会议文件按一次会议组一卷。

六、常见问题（FAQ）

问：来文和复文必须放在一个卷里吗？

原则上应组合在一起，保持请示与批复、来文与复文的有机联系，便于日后查证；若两者保管期限不同，则按「就高」或分卷处理。

问：一卷文件多少合适？

以方便保管和利用为准，通常几十页到一两百页，不宜过厚也不宜过薄；密不可分的文件不得拆卷。