本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「会计档案整理」第 8 步：编目与销毁鉴定。 上一步：移交进室 下一步：—（会计档案整理的最后一步）

编目与销毁鉴定 · 会计档案整理第 8 步

一、这一步在会计档案整理中的定位

前七步把会计档案”整明白、装进去、交进来”，第 8 步做两件事：把库里的东西变成能查的目录，把到期的档案按规矩处理掉。前者是编目，后者是鉴定与销毁。两件事放在同一步，是因为它们的依据同一份——保管期限。

销毁是会计档案全生命周期里唯一不可逆的动作。79 号令用四条（第十六至十九条）来约束它，程序之严超过其他门类：要鉴定、要形成鉴定意见书、要编制销毁清册、要五方签署、要共同派员监销、清点核对后还要签名盖章。这些程序不是形式主义——会计档案是经济业务的法律凭证，一旦错销，事后无处补救。

特别要记住第十九条这条”保险栓”：保管期满但未结清的债权债务会计凭证，和涉及其他未了事项的会计凭证，一律不得销毁，纸质应当单独抽出立卷、电子单独转存，保管到未了事项完结时为止。实务中最常见的事故，就是把尚未结清的应收应付款凭证随着到期批次一起销掉了。

二、标准依据

• DA/T 18—2022《档案著录规则》：会计档案案卷级与文件级著录的项目、格式与标识符号。
• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》第 7 章（会计档案案卷目录）：项目为案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注。
• DA/T 39—2008 第 8 章（会计档案卷内目录）：顺序号（件号）、责任者、文号、题名、日期、页号、备注；第 9 章（卷内备考表）：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间。
• 79 号令第十条：会计管理机构整理立卷时编制会计档案保管清册——清册是后续一切鉴定销毁的基础账。
• 79 号令第十六条：单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书；经鉴定仍需继续保存的，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的，可以销毁。
• 79 号令第十七条：鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
• 79 号令第十八条：销毁程序——编制销毁清册（列明名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间）；单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人五方在清册上签署意见；档案管理机构负责组织销毁并与会计管理机构共同派员监销，监销人销毁前清点核对、销毁后签名或盖章；电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
• 79 号令第十九条：保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁；纸质单独抽出立卷、电子单独转存，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在鉴定意见书、销毁清册和保管清册中列明。

三、实操：编目在前，鉴定销毁在后

第 1 小步：编制案卷目录（会计档案目录）

按 DA/T 39—2008 第 7 章，案卷目录设 7 个项目，逐项填法是：

项目	填写要求
案卷号	按凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写
类别	会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类
题名	即案卷题名，与盒面一致（形成单位、时间、内容、类别）
起止时间	该卷档案启用和终止的时间，年月日用 8 位阿拉伯数字分两行填写，不足 2 位补 0
保管期限	与盒面、档号一致（永久 / 30 年 / 10 年）
卷内张数	会计凭证总数、账页总数或财务报告总张数
备注	记账凭证起止号或其他需说明事项

财务报告类和其他类还要按第 8 章做卷内目录（顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注），并在卷末加备考表（本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间）。备考表是案卷质量的”自白书”——缺页、补件、移出、销毁等情况都写在这里，案卷立好后发生或发现的问题由管理人员填写并签名、标注时间。

第 2 小步：著录

按 DA/T 18—2022 著录案卷级与文件级信息，与案卷目录、卷内目录保持一致。著录时注意两点：一是题名照实抄录，没有标题或标题不规范的可以自拟并加方括号；二是日期、页号等字段格式统一，不要在同一个目录里混用”2026 年 3 月 18 日”和”20260318″两种写法。

第 3 小步：到期鉴定

• 谁牵头：档案管理机构牵头，组织会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行（第十七条）。会计档案由会计部门整理、档案部门保管，鉴定必须是多方共同参与，不能档案部门一家说了算。
• 做什么：对已到保管期限的会计档案逐卷鉴定，形成会计档案鉴定意见书（第十六条）。
• 两种结论：仍需继续保存的，重新划定保管期限；确无保存价值的，列入销毁范围。
• 单独处理：未结清的债权债务凭证、涉及其他未了事项的凭证，即使到期也不得销毁，抽出立卷或单独转存，并在鉴定意见书、销毁清册、保管清册中逐项列明（第十九条）。

第 4 小步：销毁——三个动作一个都不能少

程序	具体要求	依据
① 编制销毁清册	列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间（共 8 项）	第十八条（一）
② 五方签署意见	单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人	第十八条（二）
③ 组织销毁并监销	档案管理机构组织，与会计管理机构共同派员监销；监销人销毁前按清册清点核对，销毁后在清册上签名或盖章	第十八条（三）
④ 电子会计档案的附加要求	还应符合国家有关电子档案的规定，并由档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销	第十八条第二款

销毁方式应当确保信息无法恢复（纸质宜采用碎纸或化浆等不可复原方式），不得当作废纸出售。销毁清册为永久保管——它是”这批档案确实按程序处理了”的唯一证据。

第 5 小步：维护三本清册

会计档案有三本清册贯穿全程，期限各不相同，务必分清：会计档案移交清册（30 年，第 7 步产生）、会计档案保管清册（永久，第十条整理立卷时编制，反映库内全部会计档案）、会计档案销毁清册（永久，第十八条销毁时编制）。加上会计档案鉴定意见书（永久），这四样构成会计档案的管理账，销毁后也要能凭它们复原历史。

四、元泰三件套在这一步能省什么

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
编案卷目录	装完盒回头补录，条目与盒面易不一致	从盒内案卷数据直接生成案卷目录，7 项自动填
到期筛查	翻账本按年度估算，容易漏批或错批	按到期日自动生成待鉴定清单，按批次成批处理
不得销毁项识别	靠会计人员记忆判断哪笔款项未结清，风险高	可标记”未了事项”锁定，任何销毁批次都自动排除
销毁留痕	清册纸质签完存档，日后查证翻箱倒柜	销毁批次、清册、监销记录全程留痕、可检索

五、操作注意事项

• 先鉴定、后销毁，顺序不能反；未经鉴定直接销毁，无论期限是否到期都是违规。
• 销毁清册的 8 个项目一个不能少，尤其”已保管期限”要根据起算点（会计年度终了后第一天）算准。
• 五方签署不可代签，电子会计档案销毁还要增加信息系统管理机构派员监销。
• 销毁前必须按清册清点核对；发现实物与清册不符，暂停销毁、查明原因。
• 销毁清册、鉴定意见书永久保存，且与保管清册一起反映档案的去向。
• 单独抽出立卷的档案要在三处列明（鉴定意见书、销毁清册、保管清册），否则这批档案会”消失”在账外。
• 单位撤销、合并、分立情形按 79 号令第二十至二十二条执行，销毁鉴定前先明确承接主体。

六、常见问题（FAQ）

Q1：到了 30 年，凭证能不能直接销毁？

不能”直接”销毁，必须先走鉴定：由档案管理机构牵头，组织会计、审计、纪检监察等人员共同鉴定并形成会计档案鉴定意见书；结论仍是需保存的就重新划定期限；确无保存价值的才能列入销毁清册，再经五方签署、共同监销。另外，未结清的债权债务凭证和涉及未了事项的凭证一律不得销毁，要单独抽出立卷、保管到未了事项完结为止。

Q2：销毁清册要不要永久保存？谁来保存？

要。按 79 号令附表，会计档案销毁清册、会计档案保管清册、会计档案鉴定意见书均为永久保管。由单位档案管理机构保存（第十条、第十八条）。它们是证明”某批会计档案确实经过法定程序处理”的唯一凭据，不能因为档案本身销毁了就一并处理掉。

Q3：电子会计档案销毁有什么额外要求？

两处额外要求：一是程序上，电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销（第十八条第二款）；二是技术上，删除后应确保不可恢复，同时处理好备份数据与元数据，避免”主库删了、备份还在”或”文件删了、元数据还留着”的残留问题。

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