归档文件怎么排列？DA/T 22-2015 排列规则详解

排列是档案整理的第 6 步——它决定件号的先后，也决定档案在库房里的实体顺序。排错了，档号、目录、盒脊起止件号全部跟着错。本文先讲 DA/T 22-2015 第 5.3 条对排列的三条规定（在哪里排、按什么排、成套文件怎么办），再给出「最低一级类目」「时间结合事由」的实务把握与按件整理的操作步骤、检查清单，以及按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）的排列对照，最后附常见错误清单与软件减负对照。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 6 步：排列。8 步依次为分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见《归档文件怎么编档号？DA/T 22-2015 档号结构与 DA/T 13-2022 编制规则详解》，下一步见《归档文件怎么装盒？DA/T 22-2015 装盒要求与备考表填写详解》，各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、DA/T 22-2015 第 5.3 条：排列

排列是 8 步流程中条款最短的一步——只有三句话，但每一句都是一个实务上的分叉口：

条款	原文规定	实务含义
5.3.1	归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列	排列有边界：只能在一个类目内部排，不能跨年度、跨期限、跨机构混排
5.3.2	同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列	一件事的来龙去脉要排在一起：立项→请示→批复→验收，按时间先后
5.3.3	会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列	一次会议、一套报表的全部材料集中排在一处，不按散件事由拆散

1.1 「最低一级类目」是什么意思

分类方案决定排列边界。按 5.2 条，归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限或年度—保管期限—机构(问题)三级分类（规模较小的单位可采用年度—保管期限两级分类）：

采用年度—保管期限—机构(问题)三级分类的，最低一级类目是「机构(问题)」——排列只能在同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)内部进行；
采用年度—保管期限两级分类的，最低一级类目是「保管期限」——排列在同一年度、同一保管期限内部进行；
件号正是最低一级类目内的排列顺序号（5.4.3 e)），所以「排到哪里、号编到哪里」——排列一旦跨类目，件号就会重号或乱序，档号也随之作废。

注意：件号不跨年度、不跨保管期限流水。每个「年度+期限（+机构）」组合内部都从 0001 重新起号——这也是核对排列是否正确最硬的一把尺子。

1.2 「时间结合事由」怎么把握

5.3.1 的「时间结合事由」是排列的总原则，实务中拆成两层用：

层次	排列方法	示例
事由之间（不同事的文件）	按事由的起始时间先后排列；也可结合重要程度、责任者、问题作局部调整	3 月的安全生产检查排在 5 月的普法活动之前
事由之内（同一件事的文件）	按文件形成先后顺序排列（5.3.2），保持来龙去脉完整	请示 → 批复 → 实施方案 → 总结，按形成时间依次排
成套性文件	会议文件、统计报表等可集中排列（5.3.3），不与其他事由穿插	某次全体会议的全部材料（通知、议程、报告、纪要）集中排在一处

「事由」是一个原则性概念：可以是一件具体的事、一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。界限拿不准时，以「利用者能不能顺着这件事找全材料」为判断标准。

1.3 排列与档号、装盒的咬合关系

排列不是孤立一步，它向上决定档号、向下决定装盒：

向上：5.4.1 规定「归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号」——排列定了，件号才能编，档号才能落章；
向下：6.4 装盒要求「按顺序装入档案盒」，盒脊起止件号取的就是盒内首末件的件号——排列一变，整盒倒出重装；
顺序不能换：8 步中排列与装盒的先后不能颠倒，「先装盒后排列」是最常见的返工原因。

二、按件整理：排列操作步骤与检查清单

锁定类目：按本单位分类方案，把文件归入「年度+保管期限（+机构/问题）」的最低一级类目，不同类目的文件分开堆放；
识别事由：类目内按文件内容归组——同一件事的请示、批复、方案、总结放一组，成套的会议文件、统计报表单独成组；
组内排序：每组内部按文件形成先后顺序排（5.3.2）；有文件处理单的，处理单在文件之前；
组间排序：各组按事由起始时间先后排（5.3.1），成套性文件按会议召开时间、报表所属时间插入相应位置；
顺序复核：从头到尾过一遍，确认无跨类目混排、无日期倒置，再进入编档号环节（件号按此顺序编写）。

排列质量检查清单

检查项	合格标准
类目边界	无跨年度、跨保管期限、跨机构(问题)的混排
件号流水	每一最低一级类目内件号从 0001 起连续流水，不重号、不断号
事由完整	同一事由的文件相邻排列，来文与复文、请示与批复未拆散
时间顺序	事由内文件按形成先后排列，无日期倒置
成套集中	会议文件、统计报表等成套文件集中排列、未穿插散件
与目录一致	排列顺序 = 件号顺序 = 归档文件目录顺序，三者一致

三、按卷整理的排列对照

按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）的排列分「卷内」和「案卷之间」两层，逻辑与按件整理相通：

对比项	按件整理（DA/T 22-2015 5.3）	按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）
排列对象	件	卷内文件、案卷
类目边界	分类方案最低一级类目内	同一个案卷（卷内）；同一目录、同一保管期限（卷间）
排列原则	时间结合事由；同一事由按形成先后；成套性文件可集中	卷内文件按形成时间顺序，结合重要程度排列；批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后
顺序标识	件号（最低一级类目内 4 位流水）	卷内文件按页号；案卷按案卷号
下游影响	决定归档文件目录与盒脊起止件号	决定卷内目录（软卷皮封二）与案卷目录顺序
两套关系	DA/T 22-2015 与 GB/T 9705-2008 是并列对立的两套标准，同一年度同一门类内不能混用，排列口径也随之二选一

注意：按卷整理中「批复在前、请示在后」是组卷环节的通行处理（结论性文件在前，依据性文件在后），与按件整理中「来文与复文作为一件时复文在前、来文在后」（5.1.2）一脉相承；但按件整理独立成件时，请示与批复是两件，按形成先后排列即可。两套口径不要互相套用。

常见错误清单

错误	后果与纠正
跨年度、跨期限混排	件号重号、档号作废；严格在最低一级类目内排列，每类目内从 0001 起号
先装盒后排列	顺序一变整盒倒出重装；排列定稿后再装盒
同一事由的文件拆散	利用时找不全、编目事由混乱；请示与批复、立项与验收等按事由相邻排列
直接按收发文号排列	收发文号顺序≠事由顺序，来件与自发文件交错；按事由结合时间重排
成套文件被穿插	一次会议的材料散落多处；会议文件、统计报表按 5.3.3 集中排列
排列后未复核就编号	件号、归档章、目录全部返工；编号前按检查清单过一遍

四、元泰三件套如何给排列减负

手工做法	用元泰软件后
类目内人工分堆、反复倒序	数字档案整理软件（魔方）按分类方案自动归类，类目边界自动卡住，杜绝跨类目混排
事由靠人脑记、靠便签标	按事由自动聚合关联文件，请示与批复自动配对相邻
排列顺序靠手工核对	件号顺序、目录顺序、盒内顺序同源生成，自动校验一致性
成套文件手工圈点	会议、报表等成套文件按规则集中排列，一键成组

档案知识库（启典）内置 DA/T 22-2015 排列条款与按卷对照，事由划分、成套文件拿不准时可直接提问自查；局域网正式版数据不出内网。

常见问题

Q1：排列和分类有什么区别？

分类回答「文件归入哪个类目」（年度、机构/问题、保管期限），排列回答「类目内谁前谁后」。分类靠分类方案，排列靠 5.3 条的时间结合事由；排列只能在分类结果的边界内进行。

Q2：可以先排列再组件、编页吗？

不行。排列排在第 6 步，前 5 步（分类→收集→组件→编页→编档号）必须先完成——组件决定「一件」的范围，编档号给每件赋号，排列是在「件」的基础上定先后。顺序颠倒会导致返工。

Q3：事由划不清怎么办？

以「利用者能否顺着一件事找全材料」为标准：密切相关、参照性强的文件视为同一事由。拿不准单个文件归属时，先按形成时间插入相邻位置并在目录中如实著录，比强行拆组更稳妥；拿不准条款时可用启典知识库自查。

Q4：成套性文件一定要集中排列吗？

5.3.3 的表述是「可集中排列」——是允许而非强制。集中排列便于成套利用，也便于按会议、报表批次编目；若单位分类方案已按问题把会议材料单独设类，类目内自然集中，无需另行调整。

Q5：排列定稿后还能调整吗？

编档号之前可以随时调整；编档号、盖归档章之后调整，件号、目录、盒脊起止件号都要联动改，成本高。因此排列环节务必按检查清单复核后再进入编号，这步省下的几分钟可能就是返工的几天。

Q6：电子归档文件也要排列吗？

要。电子归档文件按 DA/T 22-2015 第 7 章执行同样的组件、分类、排列、编号、编目，只是「排列」体现为系统内的顺序号而非实体位置；其档号、顺序号与纸质档案保持一致，便于两套对应。