归档文件怎么排列？DA/T 22-2015 排列规则详解

排列是档案整理的第 6 步——它决定件号的先后，也决定档案在库房里的实体顺序。排错了，档号、目录、盒脊起止件号全部跟着错。本文先讲 DA/T 22-2015 第 5.3 条对排列的三条规定（在哪里排、按什么排、成套文件怎么办），再给出「最低一级类目」「时间结合事由」的实务把握，把按件整理的排列实操拆成六步讲透（含事由识别示例、检查清单与常见错误清单），最后附软件减负对照。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 6 步：排列。8 步依次为分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见《归档文件怎么编档号？DA/T 22-2015 档号结构与 DA/T 13-2022 编制规则详解》，下一步见《归档文件怎么装盒？DA/T 22-2015 装盒要求与备考表填写详解》，各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、DA/T 22-2015 第 5.3 条：排列

排列是 8 步流程中条款最短的一步——只有三句话，但每一句都是一个实务上的分叉口：

条款	原文规定	实务含义
5.3.1	归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列	排列有边界：只能在一个类目内部排，不能跨年度、跨期限、跨机构混排
5.3.2	同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列	一件事的来龙去脉要排在一起：立项→请示→批复→验收，按时间先后
5.3.3	会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列	一次会议、一套报表的全部材料集中排在一处，不按散件事由拆散

1.1 「最低一级类目」是什么意思

分类方案决定排列边界。按 5.2 条，归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限或年度—保管期限—机构(问题)三级分类（规模较小的单位可采用年度—保管期限两级分类）：

采用年度—保管期限—机构(问题)三级分类的，最低一级类目是「机构(问题)」——排列只能在同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)内部进行；
采用年度—保管期限两级分类的，最低一级类目是「保管期限」——排列在同一年度、同一保管期限内部进行；
件号正是最低一级类目内的排列顺序号（5.4.3 e)），所以「排到哪里、号编到哪里」——排列一旦跨类目，件号就会重号或乱序，档号也随之作废。

注意：件号不跨年度、不跨保管期限流水。每个「年度+期限（+机构）」组合内部都从 0001 重新起号——这也是核对排列是否正确最硬的一把尺子。

1.2 「时间结合事由」怎么把握

5.3.1 的「时间结合事由」是排列的总原则，实务中拆成两层用：

层次	排列方法	示例
事由之间（不同事的文件）	按事由的起始时间先后排列；也可结合重要程度、责任者、问题作局部调整	3 月的安全生产检查排在 5 月的普法活动之前
事由之内（同一件事的文件）	按文件形成先后顺序排列（5.3.2），保持来龙去脉完整	请示 → 批复 → 实施方案 → 总结，按形成时间依次排
成套性文件	会议文件、统计报表等可集中排列（5.3.3），不与其他事由穿插	某次全体会议的全部材料（通知、议程、报告、纪要）集中排在一处

「事由」是一个原则性概念：可以是一件具体的事、一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。界限拿不准时，以「利用者能不能顺着这件事找全材料」为判断标准。

1.3 排列与档号、装盒的咬合关系

排列不是孤立一步，它向上决定档号、向下决定装盒：

向上：5.4.1 规定「归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号」——排列定了，件号才能编，档号才能落章；
向下：6.4 装盒要求「按顺序装入档案盒」，盒脊起止件号取的就是盒内首末件的件号——排列一变，整盒倒出重装；
顺序不能换：8 步中排列与装盒的先后不能颠倒，「先装盒后排列」是最常见的返工原因。

二、排列的实操：一步一步做下来

排列的动作很朴素——先分类目，再认事由，然后排时间。难点全在「事由」怎么认，下面六步把这件事拆开做。

2.1 第一步：锁定类目，一堆一个类目

先在桌面上分区：一个「年度＋保管期限（＋机构/问题）」放一堆，堆上压一张分堆卡写清类目名。排列只在堆内进行——跨堆的件一律不算「排好」。这一步就是 5.3.1 说的「在分类方案的最低一级类目内」排列。

分类方案	分堆顺序
年度—保管期限—机构（问题）	先按年度分，再按保管期限分，最后按机构（问题）分；每个机构堆内各自排列
年度—机构（问题）—保管期限	先按年度分，再按机构（问题）分，最后按保管期限分
年度—保管期限（两级）	先按年度分，再按保管期限分；每个期限堆内排列，不再分机构

2.2 第二步：在一个堆里认出「事由」

「事由」是排列的核心概念，判断标准只有一句话：利用者能不能顺着这件事把材料找全。逐个类目做，不要全桌一起认。常见的事由长这样：

一个事由	一般包含哪些件
一次专项检查	检查通知、实施方案、检查记录、整改通知、总结报告
一次人事任免	请示、批复、任免通知
一项制度出台	起草说明、征求意见材料、审定记录、发布通知
一次会议（成套性文件）	会议通知、议程、领导讲话、会议纪要
一套报表（成套性文件）	各期统计报表

提高效率的做法：先把桌面上「名字里带同一件事」的件挑成一堆，再逐堆检查有没有漏。全部一次认完再动手，桌上会很乱，人也容易疲。

2.3 第三步：事由之内，按形成先后排

5.3.2 规定：同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，保持来龙去脉完整——立项 → 请示 → 批复 → 实施方案 → 总结，按形成时间依次排。有文件处理单的，处理单排在该份文件之前。

排完一组，用铅笔在整组第一件的背面右下角标一个组名（如「专项检查①」），整组搬动时不会散。

2.4 第四步：事由之间，按起始时间排

各组按事由的起始时间先后排：3 月的安全生产检查排在 5 月的普法活动之前。同一时间有两组时，可结合重要程度、责任者作局部调整。

不要按收发文号排：收发文号的先后是「登记顺序」，不是「事情发生的顺序」——来件与自发文件会交错，同一件事的件会被拆散。收发文号只在核对完整性时用。

2.5 第五步：成套性文件集中安置

5.3.3 给了弹性：「会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列」——是允许而非强制。做法是：把一次会议的全部材料、一套报表的各期材料整批拿在一起，作为一组成员整体插到时间序列的相应位置，不与其他事由的散件穿插。

若本单位分类方案已经按问题把会议材料、报表单独设类，类目内自然集中，无需另行调整。

2.6 第六步：顺着走一遍，做目视复核

不看清单，先从堆头走到堆尾，只看三件事：有没有跨类目混排（本堆里混进了别的年度或期限的件吗）、有没有日期倒置（后签发的排在前面了吗）、有没有同一事由被拆散（请示在这头、批复在那头吗）。三件事都过，再按下面的清单逐项核对。

检查项	合格标准
类目边界	无跨年度、跨保管期限、跨机构（问题）的混排
件号流水	每一最低一级类目内件号从 0001 起连续流水，不重号、不断号
事由完整	同一事由的文件相邻排列，来文与复文、请示与批复未拆散
时间顺序	事由内文件按形成先后排列，无日期倒置
成套集中	会议文件、统计报表等成套文件集中排列、未穿插散件
与目录一致	排列顺序 = 件号顺序 = 归档文件目录顺序，三者一致

排列定稿，接着做第 7 步《归档文件怎么装盒？DA/T 22-2015 装盒要求与备考表填写详解》——按这个顺序把件装入档案盒。

2.7 常见错误清单

错误	后果与纠正
跨年度、跨期限混排	件号重号、档号作废；严格在最低一级类目内排列，每类目内从 0001 起号
先装盒后排列	顺序一变整盒倒出重装；排列定稿后再装盒
同一事由的文件拆散	利用时找不全、编目事由混乱；请示与批复、立项与验收等按事由相邻排列
直接按收发文号排列	收发文号顺序≠事由顺序，来件与自发文件交错；按事由结合时间重排
成套文件被穿插	一次会议的材料散落多处；会议文件、统计报表按 5.3.3 集中排列
排列后未复核就编号	件号、归档章、目录全部返工；编号前按检查清单过一遍

三、元泰三件套如何给排列减负

手工做法	用元泰软件后
类目内人工分堆、反复倒序	数字档案整理软件（魔方）按分类方案自动归类，类目边界自动卡住，杜绝跨类目混排
事由靠人脑记、靠便签标	按事由自动聚合关联文件，请示与批复自动配对相邻
排列顺序靠手工核对	件号顺序、目录顺序、盒内顺序同源生成，自动校验一致性
成套文件手工圈点	会议、报表等成套文件按规则集中排列，一键成组

档案知识库（启典）内置 DA/T 22-2015 排列条款，事由划分、成套文件拿不准时可直接提问自查；局域网正式版数据不出内网。

常见问题

Q1：排列和分类有什么区别？

分类回答「文件归入哪个类目」（年度、机构/问题、保管期限），排列回答「类目内谁前谁后」。分类靠分类方案，排列靠 5.3 条的时间结合事由；排列只能在分类结果的边界内进行。

Q2：可以先排列再组件、编页吗？

不行。排列排在第 6 步，前 5 步（分类→收集→组件→编页→编档号）必须先完成——组件决定「一件」的范围，编档号给每件赋号，排列是在「件」的基础上定先后。顺序颠倒会导致返工。

Q3：事由划不清怎么办？

以「利用者能否顺着一件事找全材料」为标准：密切相关、参照性强的文件视为同一事由。拿不准单个文件归属时，先按形成时间插入相邻位置并在目录中如实著录，比强行拆组更稳妥；拿不准条款时可用启典知识库自查。

Q4：成套性文件一定要集中排列吗？

5.3.3 的表述是「可集中排列」——是允许而非强制。集中排列便于成套利用，也便于按会议、报表批次编目；若单位分类方案已按问题把会议材料单独设类，类目内自然集中，无需另行调整。

Q5：排列定稿后还能调整吗？

编档号之前可以随时调整；编档号、盖归档章之后调整，件号、目录、盒脊起止件号都要联动改，成本高。因此排列环节务必按检查清单复核后再进入编号，这步省下的几分钟可能就是返工的几天。

Q6：电子归档文件也要排列吗？

要。电子归档文件按 DA/T 22-2015 第 7 章执行同样的组件、分类、排列、编号、编目，只是「排列」体现为系统内的顺序号而非实体位置；其档号、顺序号与纸质档案保持一致，便于两套对应。