归档文件怎么编档号？DA/T 22-2015 档号结构与 DA/T 13-2022 编制规则详解

编档号是档案整理的第 5 步，也是出错后「牵一发动全身」的一步：档号一旦进了目录、盖了归档章、印了盒脊，再改就要三处返工。本文先讲 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》和 DA/T 13-2022《档号编制规则》对编号的规定（包括两个标准在分隔符、件号位数上的口径差异），再给出按件整理的逐段编制示例，以及按卷整理的档号对照，最后附常见错误清单与软件减负对照。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 5 步：编档号。8 步依次为分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见《归档文件怎么编页？DA/T 22-2015 页码编制规则详解》，下一步见《归档文件怎么装盒？DA/T 22-2015 装盒要求与备考表填写详解》，各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、标准对「编档号」是怎么规定的

1.1 DA/T 22-2015 第 5.4 条：编号

DA/T 22-2015 把「编号」安排在 5.4 条（5.3 是排列），核心是 5 条：

条款	规定要点
5.4.1	归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则
5.4.2	档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用「-」连接，同一级代码之间用「·」隔开。标准原文示例：`Z109-WS·2011-Y-BGS-0001`
5.4.3	各段编制要求：a) 全宗号——档案馆给立档单位编制的代号，用 4 位数字或字母与数字结合标识；b) 档案门类代码·年度——文书档案用「文书」2 位汉语拼音首字母「WS」，年度为文件形成年度，4 位阿拉伯数字标注公元纪年如「2013」；c) 保管期限——永久「Y」、定期 30 年「D30」、定期 10 年「D10」；d) 机构(问题)代码——3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识如办公室「BGS」；未按机构(问题)分类的，应省略机构(问题)代码；e) 件号——单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的前面用「0」补足，如「0026」
5.4.4	归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式标识
5.4.5	归档章应将档号的组成部分即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构(问题)可作为选择项。为便于识记，保管期限也可用「永久」「30 年」「10 年」简称标识

注意：件号的定义是「分类方案最低一级类目内的排列顺序号」——采用「年度-保管期限-机构」三级分类的，件号在每个机构内分别从 0001 起；采用「年度-保管期限」两级分类的，件号在每个保管期限内从 0001 起。件号不跨年度、不跨保管期限、不跨机构流水，这是最常见的错误来源。

1.2 DA/T 13-2022《档号编制规则》：档号的专门标准

档号另有一份专门标准——DA/T 13-2022《档号编制规则》（2022 年 4 月 7 日发布、7 月 1 日实施，代替 DA/T 13-1994）。它与 DA/T 22-2015 的关系是：DA/T 22-2015 给出文书档案归档文件的推荐结构，DA/T 13-2022 给出所有门类、按卷与按件通用的档号编制方法。与整理直接相关的要点：

条款	规定要点
4.1–4.6 编制原则	唯一性、一致性（档号结构应与馆(室)藏档案整理分类体系保持一致）、稳定性（档号一经确定不应随意改变）、扩充性（预留递增容量）、简单性、适用性（宜适应不同技术环境）
7.1.1 按件结构	按件整理的档号结构应为：全宗号-类别号-件号。类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码
7.2 元素选用	必选项：全宗号、一级类别号（档案门类代码）、年度、保管期限代码、件号；可选项：二级及三级类别号、机构/问题代码
8.1 全宗号	一般采用 4 位代码：第 1 位用大写汉语拼音字母标识全宗属性，后 3 位用阿拉伯数字标识顺序号。示例：某省档案馆藏第 123 号全宗标识为「R123」
8.2 门类代码	采用 2 位大写汉语拼音字母。机关档案门类代码：文书「WS」、科技「KJ」、人事「RS」、会计「KU」、专业「ZY」、照片「ZP」、录音「LY」、录像「LX」、业务数据「SJ」、公务电子邮件「YJ」、网页信息「WY」、社交媒体「MT」、实物档案「SW」
8.9 件号	在件号前最低一级档号构成元素下按排列次序流水编制，不应有重号；位数按实际数量确定

1.3 两个标准的口径差异（务必先搞清再动手）

DA/T 22-2015 与 DA/T 13-2022 对档号的规定不完全一致，两处差异最容易踩坑：

差异点	DA/T 22-2015（5.4）	DA/T 13-2022（7.1、8.9）
分隔符	示例 `Z109-WS·2011-Y-BGS-0001`：年度与保管期限之间用「-」连接（「档案门类代码·年度」视为一个整体段）	类别号内各元素均为同级代码、一律用「·」相隔，按件结构写作全宗号-类别号-件号，即 `J018-WS·2025·Y·BGS-0001` 样式
件号位数	用 4 位阿拉伯数字，不足 4 位前面补「0」，如「0026」	取消了固定位数，按实际数量确定位数

注意：两份都是推荐性行业标准，没有绝对的对错之分。实际执行时以本单位「三合一」制度和档案主管部门（或进馆档案馆）的统一要求为准——尤其是准备移交进馆的档案，分隔符和位数务必先与接收馆核对，避免移交前整套返工。

二、按件整理：5 段逐段编制示例

以 DA/T 22-2015 推荐结构为骨架，某立档单位（全宗号 J018）2025 年办公室（BGS）的一份永久保管文件，按「年度-保管期限-机构」三级分类编制：

段	取值	编制要求
全宗号	`J018`	档案馆给立档单位编制的代号，4 位；未进馆的机关档案室没有全宗号的，可留空或按主管部门要求补编
档案门类代码·年度	`WS·2025`	文书档案固定用「WS」；年度取文件形成年度（不是归档年度），4 位公元纪年
保管期限	`Y`	永久 Y / 定期 30 年 D30 / 定期 10 年 D10；归档章上可写简称「永久」
机构(问题)代码	`BGS`	3 位；两级分类的单位整段省略，不能硬塞
件号	`0001`	最低一级类目内流水编制，4 位补零；每年每个类目从 0001 重新起号

操作步骤（纸质与电子一致）：

定分类方案：从本单位「三合一」制度中确认分类级次（两级还是三级）——它决定机构段写不写、件号在哪个范围内流水；
定排列顺序：件号是排列顺序号，编号前先把最低一级类目内的件理出先后（即第 6 步排列）；
逐件编档号：按 5 段结构拼号，检查分隔符与补零；
盖归档章：首页上端空白处，填写全宗号、年度、保管期限、件号、页数五项必备项（机构可选项按需）；
核对：档号与归档章、归档文件目录、盒脊标注三处一致；电子文件由系统生成归档章样式或条形码。

常见错误清单

错误	后果与纠正
机构段硬塞	两级分类（年度-保管期限）硬加机构段，与分类方案不一致；未按机构(问题)分类的应省略该段
件号跨年度流水	2025 年接着 2024 年的件号往下排；件号必须每年每个类目从 0001 重新起号
位数不足没补零	写成「26」而非「0026」（按 DA/T 22-2015 口径）；全宗号不足 4 位同理
分隔符混用	同级代码误用「-」、上下位代码误用「·」；先确认本单位执行 DA/T 22-2015 还是 DA/T 13-2022 口径
三处不一致	档号、归档章、目录（盒脊）任一处对不上，检索和移交都会被退回；装盒前逐件核对

三、按卷整理的档号对照

按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）的档号结构与按件不同。DA/T 13-2022 第 6.1.1 条规定，按卷整理的档号结构应为：全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号（必选项：全宗号、档案门类代码、案卷号/组号/册号）。传统机关文书档案常见的写法是「全宗号-目录号-案卷号-件号」，即标准附录中的示例 C038-001-002-003（C038 为全宗号、001 为目录号、002 为案卷号、003 为件号）；其约束是：一个全宗内目录号不重复、一个目录内案卷号不重复、一卷内件号不重复、一件内页号不重复。

对比项	按件整理（DA/T 22-2015）	按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）
编号对象	每「件」一个档号，件号在最低一级类目内流水	每「卷」一个档号（全宗号-目录号-案卷号），卷内再编件号、页号
典型结构	全宗号-WS·年度-保管期限-机构(问题)-件号	全宗号-目录号-案卷号-件号（如 C038-001-002-003）
载体标识	首页加盖归档章（全宗号/年度/保管期限/件号/页数）	卷皮、卷内目录、卷内备考表；每卷卷内文件目录首页右上角标明档号
两套关系	DA/T 22-2015（按件）与 GB/T 9705-2008（按卷）是并列对立的两套标准，同一年度同一门类内不能混用，只能按本单位「三合一」制度选一套执行

四、元泰三件套如何给编档号减负

手工做法	用元泰软件后
手工拼 5 段档号，分隔符、补零易错	数字档案整理软件（魔方）按分类方案自动生成档号，分隔符与补零规则内置
两级/三级分类切换时机构段写错	机构段随分类方案自适应，两级分类自动省略
归档章手写、格式不一	自动打印归档章（五项必备项），电子文件生成归档章样式或条形码
档号、目录、盒脊三处核对	档号与归档文件目录、盒脊标注同源生成，天然一致

档案知识库（启典）内置 DA/T 22-2015 与 DA/T 13-2022 条款对照，编号规则拿不准时可直接提问自查；局域网正式版数据不出内网。

常见问题

Q1：没有全宗号怎么办？

全宗号由档案馆给立档单位编制，未进馆的机关档案室可能没有。可留待进馆时由接收馆赋予；日常整理中也可按主管部门要求先行自编并保持稳定，档号结构中该段位置不变。

Q2：档号编错了能改吗？

档号讲究稳定性原则，「一经确定，不应随意改变」。发现错误应尽早改——改得越晚，需要同步返工的归档章、目录、盒脊、数字化挂接越多；已移交进馆的档案档号变更须与接收馆协商。

Q3：件号从 0001 还是 1 开始？写几位？

DA/T 22-2015 口径：4 位阿拉伯数字、不足补零，如「0026」，每个最低一级类目内从 0001 起流水；DA/T 13-2022 则按实际数量确定位数。两个口径都合规，以本单位制度和进馆要求为准，全单位统一即可。

Q4：归档章上必须写哪些内容？

按 DA/T 22-2015 5.4.5：全宗号、年度、保管期限、件号、页数为必备项，机构(问题)为选择项。保管期限可写简称「永久」「30 年」「10 年」，机构可写规范化简称如「办公室」。加盖位置是首页上端空白处。

Q5：电子文件也要盖归档章吗？

不必实体盖章。标准允许由系统生成归档章样式，或以条形码等其他形式在归档文件上标识——这也是元泰软件对电子文件的处理方式：档号写入元数据，归档章样式自动生成。