本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「会计档案整理」第 3 步：装订成册。
上一步：归档范围与保管期限判定
下一步：编页与编件号

装订成册 · 会计档案整理第 3 步

一、这一步在会计档案整理中的定位

装订成册是会计档案”以卷整理”的落地动作——79 号令和 13 号令说的是”以卷为单位整理”，落到实务上，会计档案的”卷”就是一册凭证、一册账簿、一册财务报告。这一步做得好不好，直接决定后续能不能编页、能不能装盒、移交时能不能”保持原卷封装”。

它还有一个区别于其他门类的重要特征：会计档案装订后原则上不再拆封。79 号令第十二条明确纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。也就是说，会计部门在装订时把册内顺序、附件、封面项目一次性做对，档案机构接手后基本不会（也不应该）再拆开重理。所以这一步的容错率很低——前面分类、判期限还能改，装订之后再改就得拆卷，而拆卷会留下无法解释的痕迹。

二、标准依据

• 79 号令第十条：单位会计管理机构按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
• 79 号令第十二条第二款：纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。
• 《会计基础工作规范》（财会字〔1996〕19 号）第五十五条（三）：记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章；对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明”附件另订”和原始凭证名称及编号。
• 《会计基础工作规范》第五十九条：启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号；使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册，装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。
• 《会计基础工作规范》第七十条：对外报送的财务报告，应当依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章；封面上应当注明单位名称、单位地址、财务报告所属年度、季度、月度、送出日期，并由单位领导人、总会计师、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。
• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》第 3 章：会计凭证封面外形尺寸 245mm×130mm 或 245mm×150mm，封底尺寸同封面；封面项目共 13 项（单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记账凭证起止号、记账凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注）；封面和封底宜采用 126 克以上牛皮纸制作。第 6 章：账簿启用及接交表（含”贴印花税”项目）。
• 《国家档案局令第 13 号》第三十二条：会计档案一般以卷为单位进行整理。

三、实操：三类材料分别怎么装

第 1 小步：会计凭证——按月装订成册

装订不是把纸订在一起，而是一套固定工艺。国家档案局《会计档案整理》多媒体教材给出的量化口径是：装订厚度以 1.5～2.0 厘米为宜，一般 30 张记账凭证装订一本；当月凭证多则分册、少则合册。太薄则册数虚增、页码与封面反复重填，太厚则册内翻查困难、脊背容易开裂，1.5～2.0 厘米是长期实践形成的平衡点。凭证在记账后先按记账凭证固有顺序号顺序排列保存，月底再集中整理装订——顺序号每月从 1 号起编至月末止，编号位置在凭证右上角。

• 装订单元：一个月的记账凭证及其所附原始凭证为一册；业务量大的单位一个月可分为数册，用”册数/册次”标注。
• 顺序：按记账凭证编号顺序，连同所附原始凭证折叠整齐（第五十五条）；附件过大时折叠成 A4 幅面，注意不要遮挡凭证号、金额、印章。
• 附件另订：数量过多的原始凭证可单独装订保管，但必须两处注明——单独册封面上注明记账凭证的日期、编号、种类；原记账凭证上注明”附件另订”及原始凭证名称、编号。
• 封面与封底：按 DA/T 39—2008 第 3 章填写 13 个项目，其中”会计凭证总数=记账凭证数+附件数”要核对一致。
• 封签：装订线处贴封签，由装订人在封签外签名或盖章（第五十五条）；单位名称必须用全称或通用简称。

具体到手上的动作，教材把凭证装订拆成七步，顺序不能颠倒：

步	动作	做法与易错点
1	检查凭证	核对凭证编号是否连续，会计主管、审核、出纳等签字盖章是否齐全。签章不全的先退回补签，不能先装订后补签。
2	确定册数	按当月凭证数量、依编号顺序分成一册或数册。册数、册次一次定下来，中途拆并会让封面已填数据全部作废。
3	剔除金属物	拆净大头针、曲别针、订书钉。金属锈蚀会渗透纸张形成锈斑，是档案保护的硬性要求。
4	折叠并加空白纸	各种大小的原始凭证按记账凭证尺寸折叠整齐，在凭证最后加一张与记账凭证同尺寸的空白纸，作为涂胶粘贴的载体。
5	垫纸条找厚度	装订线一侧偏薄时，把薄纸板裁成 2 厘米左右的纸条，均匀垫在装订线的位置，使装订边与册身中段厚度一致。省掉这一步，打孔后册体是斜的。
6	封皮封底·三孔一线	凭证封皮平放在待装凭证上面，封底按记账凭证大小从左向右折叠，在装订线位置打孔，用三孔一线的线绳装订牢固，线结藏在封底内侧。
7	涂胶包脊·填封面	封底内侧涂固体胶，从右向左折回包住凭证左侧脊背，按压粘牢在空白纸上；最后填写封面 13 项并逐项核对。

三种特殊情况教材单独作了交代，实务中也最容易出错：① 单位形成的凭证数量过多时，可按收款凭证、付款凭证、转账凭证等类型分别装订，各类单独成册、单独编号；② 不便随记账凭证一同装订、或保管期限明显不同的原始凭证（涉外凭证、工资名册等），应抽出单独装订，但必须在原记账凭证上注明抽出凭证的名目、数量和去向，并由立卷人签名；③ 送款单、付款委托书、缴款书、医疗报销单等其他会计凭证，按会计制度要求依时间顺序编写页号后装订成册。

第 2 小步：会计账簿——按年装订成册

账簿类型	装订处理	要点
订本式账簿（现金日记账、银行存款日记账等）	保持原貌，不拆空白页	填好账簿启用及接交表，账皮上贴账簿封面卡片；空白页保留，页号从第 1 页顺序编定（第五十九条）
活页式账簿（明细账等）	年度结账后去掉空白页、加封面和备考表、编页、装订成册	装订后按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录记明每个账户名称和页次
固定资产卡片	按卡片顺序排列，装箱或装订	注意其期限为报废清理后 5 年，与其他账簿不同
电算化打印账簿	打印后连续编号、装订成册	由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章（第五十八条）

账簿启用及接交表（DA/T 39—2008 第 6 章）正面项目包括单位名称、账簿名称及编号、账簿页数、账簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税——印花税票要贴在指定空格内，这是账簿整理独有的项目，漏贴或贴错位置是检查高频扣分项。

活页账的编页有两个细节常被漏掉：页号写在账页右上角，背面有字的写在左上角，编完左侧装订成册；账页较少的，可以把科目内容相近的账页按类别排列编号、合并装订，不必一科一册。卡片账（固定资产卡片等）的立卷方法与活页账一致，区别只在载体形态——卡片存放在专设卡片箱中、可按需要随时增添，归档时按类别和编号顺序排列后装箱或装订。

账簿启用及接交表除了正面项目，背面还有两栏：科目名称按该账簿设置的科目依次填写；页次在编定账页总流水号的基础上，分别填写各科目在该账簿中的页码位置。这两栏是日后查账的入口，空着等于把账簿变成只能从头翻的厚本子。

DA/T 39—2008 对账簿封面格式没有提出具体要求，对财务报告封面同样只作原则规定。因此不少单位在账簿封皮上加贴不干胶标签，标签内容为单位名称、案卷题名、保管期限、全宗号、目录号、案卷号，一眼能看清这一册是什么、存多久。这是可选做法，各单位按自身情况决定是否采用；一旦采用就要在全宗内统一格式，不能一部分贴、一部分不贴。

第 3 小步：财务会计报告——按年装订成册

• 年度财务会计报告单独成册（永久），月报、季报、半年度报告另成一册或数册（10 年），两者不得混装。
• 财务报告常附有财务情况说明书、上级审核批复意见等文字材料，这些是报告的组成部分，应一并组卷，保持内容联系。
• 按第七十条：依次编定页码、加具封面、装订成册、加盖公章；封面注明单位名称、单位地址、所属年度/季度/月度、送出日期，并由单位领导人、总会计师、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。

财务报告的立卷还要守住三条边界。一是按种类分别立卷：同一会计年度、同一保管期限下，月报、季报、年报按种类分别立卷；决算审核意见书、审计报告等分别附在该期财务报告之后一起立卷，不单独成卷。二是编页编到每一个有信息的页面：按报告排列先后顺序依次给每页编顺序号，凡载有信息的正反面都要一页编一个号，只编正面等于给后面留隐患。三是文字材料不与报告分离：财务情况说明书、上级主管部门审核批复意见与报告关系密切，是报告的组成部分，分开立卷就断了内容之间的联系与完整。

组好的案卷按 案卷封面 → 卷内文件目录 → 财务报告（含附注及说明） → 备考表 的顺序排列装订。这个顺序与装盒时的盒内顺序一致，装订时排错，装盒时就只能拆。

财务报告案卷封面应写明 6 项：案卷题名、全宗名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计主管人签名或盖章；设置总会计师的单位，还需总会计师签名并盖章。题名要准确概括本卷档案的形成单位、时间、内容、类别，例如「某省某局 2009 年度部门决算报表」，只写「决算报表」不合要求。

第 4 小步：装订完成后核对三件事

• 册数与册次是否与实际册数一致，有无缺册。
• 封面项目是否填全——凭证封面 13 项、账簿启用表 9 项、报告封面 5 项签字，缺项会直接影响第 8 步移交接收（档案机构有权对不符合要求的案卷不予接收）。
• 装订牢固度：破损、缺页、装订不牢的案卷，应由财会部门有关人员修补和重新装订后再移交。

四、元泰三件套在这一步能省什么

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
封面 13 项填写	逐册手写或打字，册次、起止号、张数反复核对	按册自动生成封面数据（单位名称、年度月份、起止号、张数），打印即可贴
附件另订的勾连	两处手工注明，容易漏注一处	附件另订时自动在原凭证记录上生成标记，双向可查
册数/张数统计	移交前人工点数	装订登记即计入统计，与移交清册、案卷目录三处数字自动一致
账簿启用表与印花税	纸质表逐本填，印花税票漏贴无人提醒	整理清单中列明待办项，逐项销项

五、操作注意事项

• 禁止跨月、跨年混装。凭证按月成册是最基本的要求，跨月混装会让册内件号、起止日期无法填写。
• 装订物不能用易锈蚀的金属。回形针、大头针、燕尾夹、订书钉（长期锈蚀）、塑料封套等都不符合档案保护要求；凭证册宜采用线装或专用凭证装订条。
• 装订不要压字。装订线位置要留出装订边，凭证号、金额、印章、审批签字不能被压住或遮挡。
• 热熔胶、办公胶水、装订夹条不宜用于会计档案，长期会脆化、脱落、污染纸张。
• 破损、缺页案卷先修补后移交，不要在档案机构接手后再回头找会计部门补。
• 电算化账簿要打印、编号、签字后再装订（第五十八条），只交电子文件而无纸质输出，且不满足第八条六项条件的，不符合仅电子形式保存的要求。

六、常见问题（FAQ）

Q1：原始凭证太多，一册装不下怎么办？

两种合规做法：一是同一个月分成数册，用封面的”册数/册次”标注清楚（如共 3 册第 2 册）；二是数量过多的原始凭证单独装订保管——这是《会计基础工作规范》第五十五条明确允许的，但必须两处注明：单独册封面注明记账凭证日期、编号、种类，原记账凭证上注明”附件另订”及原始凭证名称、编号。只做一处注明的，日后查证时会断链。

Q2：装订之后发现附件漏装了，能拆开补吗？

移交之前可以，但要留痕：拆卷、补件、重新装订，并在备考表或整理说明中记录补件情况、补件人与时间。移交之后档案机构一般不再拆封（79 号令第十二条要求保持原卷封装）；个别确需拆封重新整理的，应由档案机构会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

Q3：账簿一定要贴印花税票吗？

DA/T 39—2008 第 6 章把”贴印花税”列为账簿启用及接交表的正面项目之一，实务与税务检查中均按此掌握。是否贴、贴多少，以现行印花税法规与本地区税务口径为准；档案整理这一侧要做的，是确认该贴的已贴在指定位置，不要贴错位置或漏贴，也不要用胶水大面积覆盖影响查验。

9 步全流程总览见 会计档案整理及技术应用；下一步 编页与编件号；全部表单与目录格式见 会计档案表单库。

七、参考来源

• 国家档案局《会计档案整理》多媒体教材（档案专业人员培训多媒体教材）第 1 讲《会计文件的立卷》，课程页 saac.gov.cn/daj/jckc。
• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》第 3 章（会计凭证封面、封底尺寸与项目）、第 6 章（账簿启用及接交表）。
• 《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）第十条、第十二条。
• 《会计基础工作规范》（财会字〔1996〕19 号）第五十五条、第五十九条、第七十条。