本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 7 步：编档号。 上一步：拟写案卷题名 下一步：装订

编档号 · 文书档案按卷整理第 7 步

档号是档案的「身份证号」，是检索、排架、统计的底层坐标。按卷整理的档号结构和按件不同，编错一处，整卷就可能「找不到家」。

一、编档号在按卷整理中的定位

文书档案按卷整理的档号一般由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号三部分组成，用短横连接：全宗号—目录号—案卷号。卷内文件另有「件号」（卷内序号）。档号应力求固定、唯一、不重复；同一全宗内档号规则要前后一致。

二、GB/T 9705-2008 等标准的相关要求

GB/T 9705-2008 将「档号」列为案卷封面项目，要求清晰标注。档号的编制还应与《档号编制规则》（DA/T 13）协调，确保全宗、目录、案卷三层编码不冲突。

三、编档号的实操：全宗号—目录号—案卷号怎么落到卷上

档号是档案的「身份证号」，写在案卷封面、卷脊、备考表和案卷目录上。它的编制要遵循 DA/T 13-2022《档号编制规则》提出的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性五原则。按卷整理常见结构是「全宗号—目录号—案卷号」三段。

第 1 步：先把结构拆清楚

段	含义与来源	要求
全宗号	立档单位的代号，由档案馆给定或本单位统一编制	一个全宗一个号，全宗内部不允许出现第二个全宗号
目录号	案卷目录的编号	同一全宗内不重复；一般按门类、年度或保管期限分设目录
案卷号	卷在一本目录内的顺序号	同一目录内从 1 起连续，不重号、不漏号、不跳号

第 2 步：编号奉行「四个不重复」

1. 一个全宗内，目录号不重复
2. 一本目录内，案卷号不重复
3. 一个案卷内，卷内文件的顺序号不重复
4. 一份文件内，页号不重复

这四条是档号唯一性的落地检查口径。档案室接收多个门类（文书、会计、科技、照片）时，通常各门类单独设目录、单独编号，避免跨门类串号。

第 3 步：落到案卷实体上

• 案卷封面：在对应栏目填写完整档号（全宗号、目录号、案卷号）
• 卷脊（脊背）：写档号 + 案卷题名简称，上架后这是唯一可见的信息，务必写全
• 备考表：填写时把本卷档号再核对一遍
• 案卷目录：档号必须与封面完全一致

第 4 步：错档号最常见的四种情况

错误	表现	避免办法
跳号	目录里有 15 卷，案卷号却是 1—17，中间缺号	去掉废旧卷后要重编连续号，不留空号
重号	两卷同为「12」号	编完数一遍卷数与最大编号是否相等
两段混在一处	先在纸上写清结构，按段逐一填
与按件整理混用	按卷的档案套用「全宗号-门类代码·年度-保管期限-机构代码-件号」	两套体系不要交叉；按卷就用三段式

编完后进入第 8 步 装订。档号一旦确定通常不再更改，因为它是整套检索工具（目录、系统、上架位置）的关联键。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

传统手工做法（重复劳动）	元泰三件套如何减负
逐卷手工编号、易重号漏号	数字方舟按规则自动生成档号并校验唯一性；魔方可批量编档号
件号/页号需手工对应	系统自动计算，目录与档号联动

五、操作注意事项

档号编制前先确认本全宗的分类方案与档号规则；案卷号在目录内连续；改号要同步改封面、脊背、目录；数字化系统中档号一经确定尽量不变。

六、常见问题（FAQ）

问：按卷整理的档号由哪几部分组成？

通常由全宗号—目录号（分类号）—案卷号组成，三者用短横连接；卷内文件另有件号。

问：档号和件号有什么区别？

档号标识「一卷」在档案体系中的位置；件号标识该卷内某一份文件的序号，两者层级不同。