本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 7 步：编档号。
上一步：拟写案卷题名
下一步：装订

编档号 · 文书档案按卷整理第 7 步

档号是档案的「身份证号」，是检索、排架、统计的底层坐标。按卷整理的档号结构和按件不同，编错一处，整卷就可能「找不到家」。

一、编档号在按卷整理中的定位

文书档案按卷整理的档号一般由全宗号、目录号（或分类号）、案卷号三部分组成，用短横连接：全宗号—目录号—案卷号。卷内文件另有「件号」（卷内序号）。档号应力求固定、唯一、不重复；同一全宗内档号规则要前后一致。

二、档号编制规则的六条原则

档号的编制要遵循 DA/T 18-2022《档号编制规则》（代替 DA/T 13-1994）提出的六条原则，它们解释了为什么档号不能想怎么编就怎么编。

原则	标准要求	落到操作上
唯一性	档案馆（室）内档号应指代单一，不同编号对象赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象	一个档号只能对上一卷档案，不能两个卷共用一个号
一致性	档号结构应与馆（室）藏档案的整理分类体系保持一致	分类方案定几级，档号就写几级，不能分类到三级、档号只写二级
稳定性	档号一经确定，不应随意改变	编完即锁定，改号要同步封面、脊背、目录、系统四处
扩充性	档号应预留递增容量，以适应馆（室）藏档案扩充的需要	案卷号位数一次定够，宁可留位也不要编到一半不够用
简单性	档号力求简短明了，减少代码差错，以提高处理效率	可选项不是越多越好，够用就行，段落越长人工错的机会越大
适用性	档号的编制宜适应不同的技术环境	位数与分隔符写法要能被数字化系统正常识别入库

三、按卷整理的档号结构：四段式，不是三段式

很多人以为按卷整理的档号就是「全宗号—目录号—案卷号」三段。这只是最简单的一种写法，完整的标准结构是四段。DA/T 18-2022 第 6 部分规定，按卷整理的档号结构应为：

全宗号 – 类别号 – 案卷号/组号/册号 – 件号/页号

即 ×××全宗号 – ×××类别号 – ×××案卷号/组号/册号 – ×××件号/页号。结构中的「×××」不代表各代码所占的位数，位数由档案馆（室）按实际数量自行确定。

3.1 两种分隔符：连接号和间隔号不能混用

这是结构里最容易搞错的一个细节。标准对两种符号的规定很明确：

• 连接号「-」（短横线）：用于结构中左边为上位代码、右边为下位代码的场合，也就是全宗号与类别号之间、类别号与案卷号之间
• 间隔号「·」（中圆点）：用于类别号内部的各级元素之间，它们是同级代码，不分上下位

两者各占半个字位置，上下居中。落到纸面上就是：J019-WS·JC·CC·2024·D30-001，短横线只有三处（分隔全宗号、类别号、案卷号、件号四个层级），中间的点全部属于类别号内部。

3.2 哪些必选、哪些可选

标准 6.2 条把元素分成两类。必选项不应省略：全宗号、一级类别号（档案门类代码）、案卷号/组号/册号。可选项根据实际需要选择使用：二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码、件号/页号。

换句话说，「全宗号-门类代码-案卷号」这个最简结构本身就合规，年度、保管期限、项目号都是加分项。加不加，取决于你希望通过档号直接回答什么问题：想按年度倒查，就把年度写进去；想按保管期限筛选，就把期限写进去。

四、类别号怎么写：两种标准写法

按卷整理的类别号，其构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码，具体结构按相关规定或根据实际需要确定。标准给了两种标准写法。

写法	结构式	适用场景
写法一（最常用）	档案门类代码 · 二级类别号 · 年度 · 保管期限代码	按「门类·业务类·年度·期限」编，年度与期限必留，检索时能直接按年度和期限倒查
写法二（层级型）	档案门类代码 · 二级类别号 · 三级类别号 · 年度	分类细到三级的门类用，层级要写全；年度放在最后一段，便于按年度成批倒查

4.1 档案门类代码：2 位大写汉语拼音字母

一级类别号即档案门类代码，采用 2 位大写汉语拼音字母标识。在同一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的档案门类代码。

门类	代码	门类	代码	门类
文书档案	WS	会计档案	KU	录音档案　LY

标准还列了业务数据 SJ、公务电子邮件 YJ、网页信息 WY、社交媒体 MT 四类新增门类代码，实际工作中按本馆（室）分类方案选用。

4.2 二级及三级类别号、项目号、年度、保管期限代码

这几段的编制方法各不相同，混用是最常见的错误来源：

元素	编制方法	示例
二级及三级类别号	设置应科学、简洁，根据实际情况可扩展至四级；采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者组合，不应有重号	登记注册类档案标识为 XK·ZC·01（示例取自标准附录）
项目号	采用项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识	科研项目 01、基建项目 02
年度	采用 4 位阿拉伯数字标识文件（档案）的形成年度	2019、2024
保管期限代码	以代码 Y 标识永久；以代码 D 加年限标识定期	永久 Y、定期 30 年 D30
目录号	全宗内案卷所属目录的代码，采用阿拉伯数字	C038-001-002-003 中的 001

五、一个不点名门类的标准示例：目录号怎么认

DA/T 18—2022 附录 A.1 列出了若干个按卷整理的档号示例，其中不少是特定门类的实例。这里只取其中不点名任何门类、最能说明结构问题的一个来逐段拆解，其余门类示例请到各自门类的档号专页查看。

示例	完整档号	逐段解释
示例 7	C038-001-002-003	C038 为全宗号，001 为目录号，002 为案卷号，003 为件号

这个示例最容易看错的地方是第二个 001。它不是案卷号，而是目录号——案卷号是第三段的 002。很多人拿到一串类似 X-001-002-003 的档号，会下意识把 002 当成案卷号第一号，结果整册编错一位、全目录跟着错。

由此可以归纳出三条通用规律，与门类无关：全宗号永远在最前；案卷号/组号/册号紧跟在类别号之后（也就是紧跟在目录号或项目号之后）；末段是件号或页号。中间类别号写几段、用连接号还是间隔号，按本馆（室）分类方案定，不要把标准示例当成唯一式样照抄。

六、编档号的实操：怎么落到卷上

第 1 步：先把结构定下来并写进方案

动手编号之前，先把本全宗的档号结构写成一句话并固定下来，例如「全宗号-门类代码·二级类别号·年度·保管期限代码-案卷号-件号」。写进整理方案或分类方案，之后所有卷都照这一句编，不能这一卷一种写法、下一卷换一种。

第 2 步：编号奉行「四个不重复」

1. 一个全宗内，目录号不重复
2. 一本目录内，案卷号不重复
3. 一个案卷内，卷内文件的件号不重复
4. 一份文件内，页号不重复

标准 8.8.2 与 8.9.2 对流水号的要求是：案卷号/组号/册号应在案卷号前最低一级档号构成元素下按排列次序流水编制，不应有重号；件号应在件号前最低一级档号构成元素下按排列次序流水编制，不应有重号。8.10.2 规定页号应从卷内首页档案开始按排列次序流水编制，空白页不编制页号。

第 3 步：落到案卷实体上

• 案卷封面：在对应栏目填写完整档号（全宗号、类别号、案卷号）
• 卷脊（脊背）：写档号 + 案卷题名简称，上架后这是唯一可见的信息，务必写全
• 备考表：填写时把本卷档号再核对一遍
• 案卷目录：档号必须与封面完全一致
• 卷内每件文件：单份装订的案卷逐件加盖档号章，盖在每件文件首页上端空白处（第 4.4.7 条），章上四格对应全宗号、目录号（或年度）、案卷号、件号，怎么盖怎么填见档号章怎么盖

第 4 步：错档号最常见的五种情况

错误	表现	避免办法
跳号	目录里有 15 卷，案卷号却是 1—17，中间缺号	去掉废旧卷后要重编连续号，不留空号
重号	两卷同为「12」号	编完数一遍卷数与最大编号是否相等
分隔符混用	类别号内部误用短横线，或层级之间误用中圆点	记住规则：层级之间用「-」，类别号内部同级之间用「·」
两段混在一处	把「目录号」当「案卷号」或反之	先在纸上写清结构，按段逐一填
与按件整理混用	按卷的档案套用按件整理的结构（后者必选项含年度、保管期限、件号，但不含案卷号）	两套体系不要交叉；按卷必有案卷号，这是最快的自查方式

编完后进入下一步 装订。档号一旦确定通常不再更改，因为它是整套检索工具（目录、系统、上架位置）的关联键。

七、卷内文件盖档号章：八格、逐件、盖上端

单份装订的案卷，档号还要落到卷内每一件文件上：GB/T 9705-2008 第 4.4.7 条规定，单份装订的案卷应逐件加盖档号章，位置在每件文件首页上端空白处。档号章为 4 列 × 2 行共 8 格（长 60mm × 宽 16mm，每格 15mm × 8mm），上排四格印格位标签「全宗｜目录号/年度｜案卷号｜件号」，下排四格逐件填写——全宗号、目录号（或年度）、案卷号、件号，正是本章第三节的四段式结构（全宗号-类别号-案卷号-件号/页号）中最常见的一种写法。它与按件整理线上的归档章（DA/T 22-2015，六格 45mm×16mm）是两枚章：按卷整理盖档号章、按件整理盖归档章，不要互相套用。逐格怎么填、盖在哪、用笔与印泥要求，详见专页档号章怎么盖。

八、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

传统手工做法（重复劳动）	元泰三件套如何减负
逐卷手工编号、易重号漏号	数字方舟按规则自动生成档号并校验唯一性；魔方可批量编档号
件号/页号需手工对应	系统自动计算，目录与档号联动

九、操作注意事项

档号编制前先确认本全宗的分类方案与档号规则；案卷号在目录内连续；改号要同步改封面、脊背、目录；数字化系统中档号一经确定尽量不变。

十、常见问题（FAQ）

问：按卷整理的档号由哪几部分组成？

按 DA/T 18-2022 第 6 部分，按卷整理的档号结构为全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号四段。其中全宗号、一级类别号（档案门类代码）、案卷号/组号/册号为必选项，不应省略；类别号内部的二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码，以及末段的件号或页号为可选项，按实际需要选用。最简的合规写法是「全宗号-门类代码-案卷号-件号」，例如 J019-WS·2019·D30-001-001。

问：档号和件号有什么区别？

档号标识「一卷」在档案体系中的位置；件号标识该卷内某一份文件的序号，两者层级不同。

问：档号里的「-」和「·」有什么区别？

连接号「-」（短横线）用于上下位代码之间，也就是全宗号与类别号、类别号与案卷号之间；间隔号「·」（中圆点）用于类别号内部的同级代码之间。两者各占半个字位置、上下居中，不可混用。判断方法很简单：短横线分隔的是四个层级，点分隔的是类别号这一层级里的几段。

问：按卷整理时案卷号、组号、册号、件号、页号怎么区分？

它们都是按卷整理档号末段的可选代码，区别在于所指对象不同：案卷号标识案卷排列的顺序；按组整理的可用组号、按册整理的可用册号；件号标识归档文件的排列顺序；页号标识案卷内文件每页的排列顺序，且空白页不编制页号。标准附录 A 的示例 6 末两段是组号与件号，示例 5 末两段是案卷号与页号，可据此对照。

问：按卷整理的档号一定要写保管期限和年度吗？

不一定要写。按卷整理的必选项是全宗号、一级类别号（档案门类代码）、案卷号/组号/册号三项，年度、保管期限代码、二级及三级类别号、目录号、项目号、件号/页号都属可选项。写不写取决于检索需求：希望按年度倒查或按期限筛选就写进去，否则可以省略，这正是标准 6.2 条把元素分为必选与可选的意义。