本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 1 步：分类。 下一步：组卷（立卷）

分类 · 文书档案按卷整理第 1 步

分类是文书档案按卷整理的第一步，也是决定后续组卷质量的基础。按卷整理的分类思路与按件整理一脉相承，但落脚点落在「卷」上。本文说明按卷整理如何分类，以及元泰三件套怎样把逐份判断的重复劳动降到最低。

一、分类在按卷整理中的定位

在按卷整理中，分类先于组卷。文书档案一般先按年度分类，同一年度内再按组织机构（或问题）分类，之后在类内将联系密切的文件组成案卷；也可采用「年度—问题—保管期限」等分类方案。分类的准确性，直接决定一卷文件是否「有机联系」。

二、GB/T 9705-2008 等标准的相关要求

GB/T 9705-2008 本身规范的是案卷格式（封面、卷内文件目录、备考表、脊背），分类的底层要求来自《机关档案工作条例》与 8 号令等：文书档案应区分不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限，分类方案应保持稳定。

三、档案分类的实操：一步一步做下来

下面以某机关一年的文书材料为例，把分类从「桌上摊着一堆文件」做到「可以开始组卷」的全过程拆开。工具只要三样：本单位的「三合一」制度、一张自己画的分类方案表、一支铅笔。

第 1 步：先只做一件事——按年度分堆

把待整理文件全部倒出来，先不看内容、不看机构，只按年度分成几摞。年度判定的口径如下：

文件类型	归入哪一年	举例
一般文件	文件签发（落款）年度	2010 年 5 月印发的通知归入 2010 年
计划、总结、统计报表	内容针对的年度	2011 年形成的《2010 年工作总结》归入 2010 年
长远规划、纲要	针对的第一个年度	《2011—2015 年五年规划》归入 2011 年
跨多个年度的总结	最后一个年度	《2010—2012 年三年工作总结》归入 2012 年
跨年度的请示与批复	批复年度	2012 年 12 月请示、2013 年 1 月批复，一并归入 2013 年
跨年度的会议文件	会议闭幕年度	跨 2010、2011 两年的会议，文件统一归入 2011 年
法规性文件	公布或批准年度	2012 年发布、2013 年生效的办法归入 2012 年
几份文件密不可分	按排在最前面那份的规则定	请示与批复为一组→以批复为准；正文与附件→以正文为准

第 2 步：年度内，再按机构（问题）分

年度摞分好后，每一摞内部再摊一次，按文件形成或承办的机构（或按内容反映的问题）分小堆。机构分类法与问题分类法只能选一种，不要这一年按处室、下一年按专题。

• 按机构分：有一个机构就设一类，机构名称就是类名；排列顺序照本机关机构序列表，一般办公室在前，业务处室、后勤部门在后
• 多个部门合办的文件：归入主办部门那一堆
• 按问题分：多参照内部机构职能设类（党群类、业务类、行政类），主观性较强，一旦定下来要保持连续性，去年归哪一类、今年还归哪一类

第 3 步：把不同保管期限的分开

在小堆内部再挑出保管期限。永久、30 年、10 年三堆必须分开——因为一个案卷内通常是同一保管期限，现在不分开，组卷时还得返工。期限依据本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（8 号令体系）判定，拿不准的先放在一边集中处理，不要随手估。

第 4 步：画一张分类方案表并固化下来

三趟挑拣做完，把结果画成表，这就是本单位的分类方案，随后写进「三合一」制度。样子如下：

年度	机构（问题）	保管期限	往下做什么
2010 年	办公室	永久 / 30 年 / 10 年	类内按事由组卷
	业务处	永久 / 30 年 / 10 年	类内按事由组卷
	后勤科	永久 / 30 年 / 10 年	类内按事由组卷
2011 年	同上	同上	同上

确定之后就年年照此执行。分类方案频繁变动，是日后「找不着档案」最常见的原因——前一年的文件按老口径排，后一年按新口径排，两套目录对不上。

第 5 步：逐份归类，并在文件上做标记

正式归类时，用铅笔在每份文件首页右上角轻轻标注归类结果，格式建议统一为「年度—机构—期限」，例如「2010—办公室—永久」。这一步看着琐碎，但它有两个实打实的好处：

• 组卷、编页时不用重新翻文件判断，看标记即可
• 万一被中途打断或换人接力，标记就是交接凭证，不靠记忆

待整理文件	归类结果（标记）	判定依据
《××局 2010 年工作总结》（2011 年 1 月成文）	2010—办公室—永久	总结类归针对年度2010；由办公室承办；本单位年度总结价值较高
《关于追加经费的请示》+ 上级批复（2012.12 请示 / 2013.1 批复）	2013—办公室—30 年	请示与批复为一组，归批复年度
某专项工作简报（2010 年，业务处编发）	2010—业务处—10 年	一般按签发年度；由业务处承办
跨年度工作会议的全套材料（闭幕于 2011 年）	2011—办公室—30 年	跨年度会议文件统归闭幕年度，且成套文件不拆

第 6 步：归类完，复核这三件事

1. 有没有归属不清的——每份文件都应落到分类方案的最低一级类目里，放到「待定」堆的必须当天消化掉
2. 有没有本年度的重要文件漏进来——重点是本单位制发的文件、上级针对本单位的批复、重大活动成套材料
3. 同一事由的文件有没有被拆散——请示与批复、正件与附件、会议全套材料，先检查它们是否落进了同一个类

三件事过完，分类就算落地了，接下来可以进入第 2 步 组卷（立卷）。前面这三趟挑拣看着费事，但它把后面每一步的判断都提前做完了，真正决定整理速度的其实是这一步。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

传统手工做法（重复劳动）	元泰三件套如何减负
逐份判断归属门类/年度/机构，规则多、易错、依赖经验	魔方可按规则预分类并批量建目录；启典知识库可检索分类规则与示例，辅助新手判断
多全宗、多门类容易混淆	数字方舟按「全宗—门类—年度—机构」框架组织，默认值自动继承，减少错归

五、操作注意事项

分类方案确定后不宜频繁变动；同一全宗内分类口径要前后一致；疑难文件先归入联系最密切的类，必要时参考启典知识库的判定建议或咨询业务指导机关。

六、常见问题（FAQ）

问：按卷整理和按件整理的分类有什么不同？

两者都先分年度，但按件整理（DA/T 22-2015）以「件」为最小单位直接分类编号；按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）先分类、再在类内组卷，分类是组卷的前提。

问：跨年度文件归到哪一年？

一般按文件签发或形成的主要年度归类；跨年度规划、会议、案件等文件，归入其内容针对的主要年度或办结年度，具体依本机关分类方案。