本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 5 步：填写卷内文件目录（软卷皮封二 7 项）。 上一步：编页 下一步：拟写案卷题名

填写卷内文件目录（软卷皮封二 7 项） · 文书档案按卷整理第 5 步

卷内文件目录印在软卷皮的封二，是检索一卷档案的「总索引」。它必须包含 7 个规定项目，是 GB/T 9705-2008 最常被引用、也最容易被填错的地方。

一、填写卷内文件目录（软卷皮封二 7 项）在按卷整理中的定位

卷内文件目录（软卷皮封二）逐件（逐份文件）填写，7 个规定项目为：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。其中顺序号即件号/序号；责任者填文件制发机关或署名单位；题名填文件标题（无标题的由整理者拟写）；日期填文件形成时间（8 位 YYYYMMDD）；页号填该份文件在卷内的起止页号（如 1-5 或单页 3）；备注填需补充说明的事项。

二、GB/T 9705-2008 等标准的相关要求

依据 GB/T 9705-2008 表 1 / 3.2，卷内文件目录的 7 项内容必须完整、准确。目录顺序应与卷内文件排列次序一致；一件一行。

三、卷内文件目录的实操：7 项逐项怎么填

卷内文件目录是「一卷的详细清单」，排在卷首（软卷皮封二的位置），一份文件一行。下面按 GB/T 9705-2008 的 7 个项目逐项说明填法。

第 1 步：抄好基础信息

项目	填什么	要点与示例
顺序号	文件在卷内的排列序号	就是排列时在右上角标的 1、2、3…，与排序一致，从 1 起连续
文号	文件的发文字号	照录完整，含机关代字、年度六角括号、顺序号，如「××〔2010〕15 号」；没有文号的空着，不要画「—」充数
责任者	文件的制发机关	用机关全称或规范化简称，不要用「我委」「本局」这类自称；联合发文按排列顺序把几个责任者都填上
题名	文件标题	照录原标题，不随意改写；原文没有标题的，自拟一句话概括，外加方括号〔 〕标识
日期	文件的形成日期	填写8 位阿拉伯数字，月日不足两位的前面补 0，如 20100506；考证出的日期同样加方括号
页号	该文件在卷内的起止页码	只有一页的填首页号（如 12）；超过一页的填起止号（如 12—15）
备注	需要说明的特殊情况	如「复印件」「原件残缺」「与第 3 份为同一文的两次签发」；没有就不填

第 2 步：照抄一份填好的样子

顺序号	文号	责任者	题名	日期	页号	备注
1	××〔2010〕15 号	××市档案局	关于开展 2010 年档案工作检查的通知	20100408	1—3
2		××市人力资源和社会保障局	关于报送检查材料的函	20100420	4
3	××〔2010〕22 号	××市档案局	关于 2010 年档案工作检查情况的通报	20100615	5—11

第 3 步：填写形式与自检

• 用蓝黑墨水笔、碳素笔逐项书写，或打印后贴在封二；不用铅笔、圆珠笔、红笔
• 一份卷编一本目录，可以手写也可以启用软件输出，但顺序号必须与卷内实物的排列编号一一对应
• 自检三件事：① 卷内文件份数与顺序号最大值是否一致；② 最后一份文件的截止页号是否等于全卷页数；③ 责任者有没有写成「我委」「本局」

填好后进入第 6 步 拟写案卷题名。卷内目录填得细，日后不用拆卷就能判断这卷里有没有想要的东西。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

传统手工做法（重复劳动）	元泰三件套如何减负
逐份手抄 7 项、易错易漏	数字方舟/魔方可按标准模板自动生成卷内文件目录，7 项一次填齐
题名、责任者、日期需手工提取录入	启典知识库可自动从扫描件提取题名、责任者、日期、文号，回填目录

五、操作注意事项

无标题文件必须拟写题名；日期用 8 位阿拉伯数字；页号用起止页；备注栏仅填必要说明；目录填错要规范更正，不得涂改。

六、常见问题（FAQ）

问：卷内文件目录的 7 项到底是哪 7 项？

顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注（GB/T 9705-2008 表1/3.2），一件一行，顺序与卷内排列一致。

问：没有标题的文件怎么填「题名」？

由整理者根据文件内容拟写简明题名，可外加方头括号〔〕并在备注说明，保证检索可识别。