本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》之「会计档案整理」第 1 步：分类。上一步是门类选择，下一步是归档范围与保管期限判定；分类定完，才轮到排列与装盒和编档号。

分类 · 会计档案整理第 1 步

一、分类在会计档案整理中的定位

会计档案的分类，回答的是“这一堆会计资料，按什么口径分成几堆、每堆算一卷”。它是第 2 步划保管期限、第 3 步装订成册、第 5 步编档号、第 6 步装盒的共同前提——类分错了，后面每一步都会跟着错一遍：本该按年度装订成册的账簿被拆进凭证堆里，档号里的二级门类代码跟着写错，装盒时凭证与账簿混装一盒，到期鉴定时又得整盒拆开重来。

会计档案与文书档案最大的区别在于：会计档案的分类是“按会计核算对象的形态”分，不是按事由分。文书档案讲“一个问题一件事”，会计档案讲“凭证是凭证、账簿是账簿、报告是报告”——这是财政部、国家档案局令第 79 号《会计档案管理办法》第六条给定的四类名目，全国一个口径，单位没有自创空间，只能在四类之下按本单位“三合一”制度再排层级。

这一步还有一个常被忽略的作用：分类是归档边界的筛子。79 号令第二十八条明确规定，预算、计划、制度等文件材料执行文书档案管理规定，不适用本办法。也就是说，从会计部门手里流出来的东西，并不都归会计档案——这一步就要把不属会计档案的剔出去，否则文书档案那边少一份、会计档案这边多一份，两边都乱。

再往下一层，分类还要回答“四类之下，谁排第一层”。四种排列方法的分歧全在这里：会计文件形式在前、会计年度在前、组织机构在前、还是会计类型在前。这一步定不死，档号段序就跟着定不死，架位也就定不死。

二、标准依据

• 财政部、国家档案局令第 79 号《会计档案管理办法》第六条：下列会计资料应当进行归档——（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。这就是会计档案四类的法定出处。
• 79 号令附件 1《企业和其他组织会计档案保管期限表》：16 个项目、只有 10 年 / 30 年 / 永久三档；机关事业单位与税收会计另用附件 2。
• 79 号令第二十八条：预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
• 79 号令第三条：会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案——电子会计资料同样要按四类归位。
• 《国家档案局令第 13 号》第三十二条：科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。第四类是“以卷整理”的总口径，区别于文书档案的“按件整理”（DA/T 22—2015）。
• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》：会计档案门类代码与二级门类的实务对应、卷盒与表格格式（第 4 章会计凭证盒、第 5 章会计档案盒适用于账簿与财务报告）。
• DA/T 13—2022《档号编制规则》：会计档案门类代码 KU，档号结构与门类代码的编写规则。

三、实操：分三步把类分干净

这一步是“把东西归堆”。分三小步走：先筛边界，再归四类，最后落到本单位的类目表上。

第 1 小步：先判“是不是会计档案”，别急着归类

会计部门经手的材料里混着不少非会计档案。判定的抓手是 79 号令第三条——是否“记录和反映单位经济业务事项”。下面这些最容易混错：

材料	是不是会计档案	判断口径	该往哪儿归
年度预算、预算调整	否	79 号令第二十八条，属“预算类文件材料”	文书档案
财务管理制度、报销办法	否	同上，属“制度类文件材料”	文书档案
经济合同、协议	视情况	合同本身一般作文书档案；作为记账凭证附件的履行合同结算单据随凭证	文书档案为主，附件随凭证
银行对账单、余额调节表	是	第六条（四）明确列入“其他会计资料”	会计档案 · 其他类
纳税申报表	是	第六条（四）	会计档案 · 其他类
审计报告（外部出具）	视单位制度	79 号令第六条（四）“其他具有保存价值的会计资料”，实务多归其他类并作永久	会计档案 · 其他类
固定资产卡片	是	第六条（二）明确列入会计账簿	会计档案 · 账簿类
会计电算化系统数据备份	是（电子会计档案）	第三条 + 第八条	会计档案 · 对应门类，电子形态

第 2 小步：按第六条把会计资料归到四类

四类内部再细分，实务上形成的层级是这样的：

门类（79 号令第六条）	常见成员	实务装订单元	二级门类代码示例
一、会计凭证	原始凭证、记账凭证	按月装订成册	KU·PZ
二、会计账簿	总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿	按年装订成册（一种账簿可成一册或数册）	KU·ZB
三、财务会计报告	月度、季度、半年度、年度财务会计报告	按年装订成册，月/季/半年与年度分开	KU·BB
四、其他会计资料	银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书	按年组卷；清册与鉴定意见书单独成卷	KU·QT

注意第三类里的年度财务会计报告与月/季/半年度必须分开——前者永久、后者 10 年，混在一卷里会直接导致保管期限从长、销毁时整卷不能动。

第 3 小步：把四类落到本单位“三合一”制度的类目表里

79 号令给的是“四类”这个大框，落到档号上时要用本单位的档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度里排好的类目。多数单位采用：

• 一级门类：KU（会计档案）
• 二级门类：KU·PZ（凭证）、KU·ZB（账簿）、KU·BB（报告）、KU·QT（其他）
• 分类层级：年度—类别（或“类别—年度”），一个层级定死、不要两种并用

如果本单位三合一制度里会计档案只写到 KU 一级，那就在整理说明里把二级口径写清楚，并保持历年一致——口径一旦换，往年档案的档号就对不上了。

以下四节讲的就是“层级怎么排”。这部分内容依据国家档案局档案人员岗位培训教材《会计档案整理》第四讲《会计档案的分类与排序》整理，并按 79 号令对期限数值做了校准——讲稿录制于 2018 年，举例用的仍是 1998 年办法的旧期限，这一点必须改过来用。

四、四种排列方法，选一种用到底

通行做法就四种。它们的差别只在“谁排在第一层”，其余层级都是同一套：大类、年度、保管期限。

方法	分层顺序	适用单位	主要不足
A 会计文件形式优先	大类 → 年度 → 保管期限	每年形成会计档案数量较多的大中型企事业单位	同一年度档案分散在四个大类里，不便按年度查找
B 会计年度优先	年度 → 大类 → 保管期限	单位预算会计、企业会计	每年四类外形不一，上架后高低错落
C 组织机构优先	年度 → 组织机构 → 大类 → 保管期限	各级总预算会计单位，如财政部门	机构多则层次深，盒脊写不下
D 会计类型优先	年度 → 会计类型 → 大类 → 保管期限	专业性强的各级税务机关	只适合会计类型划分明确的专业系统

选择原则只有一句话：一个单位只选一种，写进本单位的档案分类方案，此后不再随意更改。方法本身没有优劣，反复换方法才是真正的问题——已经编好的档号全部作废，架子上的位置也要重排。四种口径的取舍逻辑，可参照档案分类方法怎么选。

教材里说得很直接：目前较为常用的是 A 类，即会计文件形式—年度—保管期限。下面以 A 类为主线讲透，B、C、D 三类只讲差异。

五、A 类怎么排：四大类固定顺序，类下按年度，年度内按期限

四个层级，一层都不能跳：

• 第 1 层｜四大类，顺序固定：财务报告编 1，会计账簿编 2，会计凭证编 3，其他会计资料编 4。这个顺序是死的，不按数量多少调整。
• 第 2 层｜年度：在每一类下按年度分开，2009 年、2010 年各成一段。
• 第 3 层｜保管期限：年度内按期限从高到低排，永久在最前，然后是 30 年、10 年。
• 第 4 层｜属类：同一大类下的具体名称，如会计账簿下的总账、明细账、日记账。

举 2009 年的例子最清楚。下表把教材列举的属类与现行 79 号令的期限并列，实际整理时按右列执行：

大类	属类	教材举例（1998 办法）	现行（79 号令附件 1）
1 财务报告	年度财务会计报告	永久	永久
	月度、季度、半年度财务会计报告	3 年	10 年
2 会计账簿	总账	15 年	30 年
	明细账	15 年	30 年
	日记账（含银行存款账、现金出纳账）	25 年	30 年
	固定资产卡片	15 年	固定资产报废清理后 5 年
	其他辅助性账簿	15 年	30 年
3 会计凭证	原始凭证	15 年	30 年
	记账凭证（收款、付款、转账）	15 年	30 年
4 其他会计资料	银行存款余额调节表	5 年	10 年
	银行对账单	5 年	10 年
	纳税申报表	未列	10 年
	会计档案移交清册	15 年	30 年
	会计档案保管清册、销毁清册、鉴定意见书	永久	永久

教材另举了年度内部控制评价报告、年度内部控制审计报告按永久保存。这两项 79 号令附件 1 未单列，实操中归入“其他具有保存价值的会计资料”。期限判定的完整口径见归档范围与保管期限判定。

A 类的长处是同类档案集中、按类查找顺手，同一类下历年可比；短处是同一年度的档案散在四个大类里，想“把 2009 年的账全调出来”就得跑四个架位。适用于每年形成会计档案数量较多的大中型企事业单位。补救办法是做一份年度索引或检索目录——不要中途改成 B 类。

六、档号怎么编：段序必须跟分类层级对上

教材给出的通用模式是：

会计档案号 ＝ 全宗号 ＋ 会计档案种类代码 ＋ 大类号 ＋ 属类号 ＋ 案卷号

但真正要抓住的不是这个公式，而是段序跟着分类层级走。分类时哪一层在前，档号里哪一段就在前。四种方法的档号段序完全不一样，这正是很多人编错了号、对不上架的原因。

方法	档号实例	逐段含义
A 形式优先	E66·KJ·2·2009·4·15	E66 全宗号 ｜ KJ 会计档案种类代码 ｜ 2 会计账簿大类 ｜ 2009 年度 ｜ 4 明细分类账属类 ｜ 15 案卷流水号
B 年度优先	E66·KJ·2009·2·3·26	E66 全宗号 ｜ KJ 种类代码 ｜ 2009 年度 ｜ 2 会计账簿大类 ｜ 3 总账属类 ｜ 26 案卷流水号
C 机构优先	E66·2009·2·3·20	E66 全宗号 ｜ 2009 年度 ｜ 2 预算处 ｜ 3 凭证类 ｜ 20 案卷流水号（本例未加种类代码）
D 类型优先	E66·2009·2·1·6	E66 全宗号 ｜ 2009 年度 ｜ 2 经费会计 ｜ 1 财务报告 ｜ 6 案卷流水号（本例未加种类代码）

对比 A 和 B 就看出门道了：A 的“2”（大类）在年度前面，B 的“2009”（年度）在大类前面。同一个单位的会计档案，用不同方法整理，编出来的号完全不同——所以方法一定要一次定死。

流水号的编法也要跟着方法走：A 类是一个类别编一个流水号；B、C、D 类是一年编一个案卷流水号。这一条最容易被忽略，一混就出现断号和重号。档号编制的完整规则见会计档案档号编制详解。

七、B、C、D 三类：差别只在“谁往前挪”

B 类（会计年度优先）：先把会计年度分开，再把一个年度内的会计档案按四大类分成四堆，然后在四类内按永久、30 年、10 年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

层级	做法
第 1 层 年度	2009 年、2010 年各自成段，像四本独立的账
第 2 层 大类	年度内按财务报告 1、会计账簿 2、会计凭证 3、其他会计资料 4 分
第 3 层 期限	大类内按永久 → 30 年 → 10 年依次排
第 4 层 属类	每类下设属类，分别从 1 号开始流水编号

教材把 B 类的长处说得很实在：分类方法简便、容易掌握，按年度查找方便，能充分利用档案库房和装具——因为一年的档案集中在一起，装箱时四类可以搭着塞满。短处是每年四类外形不一，上架后高低错落。适用于单位预算会计和企业会计。

C 类（组织机构优先）：按会计年度分开 → 按单位内的组织机构分开 → 每个机构内按类别分开 → 按保管期限分开 → 一年编一个案卷流水号。适用于各级总预算会计单位，典型是财政部门。

D 类（会计类型优先）：按会计年度分开 → 按会计类型分设属类（税务部门的税收计划、税收会计、经费会计）→ 同一属类内按会计报表、会计账簿、会计凭证、其他会计资料的顺序结合保管期限排列。适用于专业性强的各级税务机关。

这两类的编号方法同样是跟着分类顺序逐级往下的，公式不变，只是段的顺序变了——见上一节的档号对照表。一个单位有多个独立核算主体（如机关账、工会账、食堂账）时，也可在 C 类的基础上把核算主体作为区分维度，实务上常见做法是把工会账、基建账单独设类目，避免与机关账混在同一流水里。

八、保管期限：25 年、15 年、5 年、3 年已经不再适用

这是这一整块内容里最需要提醒的一处。教材举例用的是 1998 年《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32 号）的期限档位——25 年、15 年、5 年、3 年。1998 年办法已于 2016 年 1 月 1 日废止，现行财政部、国家档案局令第 79 号只有 10 年、30 年、永久三档。

所以整理时会发生一件很实际的事：分类排列的层级逻辑可以照旧用，期限数值必须换表。下列 16 项是 79 号令附件 1《企业和其他组织会计档案保管期限表》的完整内容：

序号	档案名称	保管期限
1	原始凭证	30 年
2	记账凭证	30 年
3	总账	30 年
4	明细账	30 年
5	日记账	30 年
6	固定资产卡片	固定资产报废清理后保管 5 年
7	其他辅助性账簿	30 年
8	月度、季度、半年度财务会计报告	10 年
9	年度财务会计报告	永久
10	银行存款余额调节表	10 年
11	银行对账单	10 年
12	纳税申报表	10 年
13	会计档案移交清册	30 年
14	会计档案保管清册	永久
15	会计档案销毁清册	永久
16	会计档案鉴定意见书	永久

机关、事业单位和税收会计另用附件 2，期限档位一致但项目不同。行政事业单位整理时不要套用上面的企业表。期限起算时点（从归档年度还是次年算）见档案保管期限从哪一天起算。

九、六步操作清单与分类方案条款

把前八节压成一张能对着干的表。每一步都给一个“做完怎么判断”的标准，不然容易糊着过去：

步骤	动作	做完的判断标准
1	定方法，写进分类方案	方案里能一句话说清本单位用 A 还是 B、C、D，并说明理由
2	分四大类	桌面四堆，财务报告、会计账簿、会计凭证、其他会计资料各归各位
3	类下分年度	每一堆内部按年度能分出清楚的段
4	年度内按期限排	永久在前，30 年、10 年依次往后，不再有交叉
5	编案卷流水号	A 类一个类别一个流水；B、C、D 类一年一个流水；无断号、无重号
6	组档号并上盒脊	档号段序与分类层级一一对应，能凭号直接找到架位

六步走完，才轮到装订成册、编页与编件号、排列与装盒。装订方式的选择另见归档文件装订，那一步的坑不比分类少。

方法定下来，还要落到纸面上。分类方案不是写给人看的文章，是给下一任档案员照着做的作业指导，所以每一条都要能判断对错。下面五条是会计档案部分的最小集合，按本单位实际情况改数字即可：

条款	可直接引用的表述
分类方法	本单位会计档案采用会计文件形式—年度—保管期限分类排列法。
大类与顺序	会计档案分为财务报告、会计账簿、会计凭证、其他会计资料四个大类，大类号为财务报告 1、会计账簿 2、会计凭证 3、其他会计资料 4。
层级规则	在每个大类下按会计年度分开，年度内按保管期限从永久、30 年、10 年依次排列。
档号结构	档号由全宗号、会计档案种类代码、大类号、年度、属类号、案卷号依次组成，段序与分类层级一致。
流水号规则	一个类别编一个案卷流水号，年度之间不连续编号，全宗内不重号、不断号。

如果单位选的是 B 类（年度优先），把第一条的层级顺序改成“会计年度—会计文件形式—保管期限”，第四条改成“全宗号、种类代码、年度、大类号、属类号、案卷号”，第五条改成“一年编一个案卷流水号”。其余不动。方案编完之后还要走审定和宣贯，不是自己写完就生效。程序要求见档案分类方案编制怎么走；企业单位另有 21 号令第 29 条的四步落地要求，见企业档案分类方案怎么编。

十、地方口径：KJ 与 KU 不能混着用

教材用的是 KJ 作会计档案种类代码。但各地在推行档号规范化时，出现了另一套更细的口径：门类代码用 KU，二级门类再细分——报表 KU·BB、账簿 KU·ZB、凭证 KU·PZ、其他 KU·QT；保管期限则用代码标识，永久为 Y、30 年为 D30、10 年为 D10。这套写法来自 DA/T 39《会计档案案卷格式》与各地三合一制度的结合，在部分地市的整理指引中被明确要求。

要素	教材口径	部分地方口径
门类代码	KJ	KU（二级：KU·BB / KU·ZB / KU·PZ / KU·QT）
大类标识	数字 1–4	二级门类代码
保管期限	不写入档号	写入档号，用 Y / D30 / D10
案卷号	流水号，位数不限	3 位数字，不足补 0

两种都成立，选哪一种取决于本单位三合一制度怎么写、上级档案主管部门怎么要求。唯一不能做的是混着用——半截 KJ 半截 KU，档案馆接收时第一眼就会退回来。移交环节的具体要求见移交进室和档案馆怎么接收机关的会计档案。

十一、容易踩的坑与操作注意事项

1. 中途换方法或改口径。已编档号全部作废，架上位置也要重排。这是最难补救的错误——要么全部重来，要么在整理说明里写明断点年份与原因。分类方案能不能改、怎么改，见档案分类方案能不能改。
2. 期限照旧表抄：25 年、15 年、5 年、3 年这些档位已经随 1998 年办法作废，现行只有 10 年、30 年、永久。
3. 档号段序与分类层级错位：A 类把大类放在年度前，B 类把年度放在大类前。段序错了，号编得再整齐也对不上架。
4. 流水号混着编：A 类按类别编流水，B、C、D 类按年度编流水。两种混用必然断号重号。
5. 选了 A 类又嫌按年度查不方便：A 类的代价就是同年分散。补救办法是做一份年度索引或检索目录，不要中途改成 B 类。
6. 电子会计档案不同步分类：不要只分纸质、电子另存一摊。79 号令第三条已把电子会计档案纳入会计档案。
7. 固定资产卡片混进普通明细账：它归账簿类，但有个特殊期限（报废清理后 5 年），分类时就单独留意。
8. “关于档案的档案”没挑出来：会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书这四样归其他类、且均为永久，分类时单独挑出。
9. 分类结果没落到整理说明：用了哪个分类层级、二级门类代码怎么取的、有无特殊处理，都要写清楚，便于接手人复核。

还有一条不算坑但很常见：同一盒里混装不同年度或不同保管期限。一个档案盒能不能混装不同年度、机构或保管期限这个问题，答案是能不装就不装，尤其不要把永久和定期装在一起。

十二、元泰三件套在这一步能省什么

环节	传统做法	用元泰软件后
边界判定	靠老同志的经验，谁整理谁说了算，换人就变口径	规则内置 79 号令第六条四类清单与第二十八条排除项，判定时直接对照，口径不随人走
电子资料归位	财务系统导出的电子凭证散在目录里，与纸质对应关系靠脑子记	电子与纸质按同一门类挂接，检索关系一次建立，后续按类统计
类目与档号对应	类目表在 Excel 里，档号在另一个表里，靠人工比对	门类—二级门类—档号结构一体配置，选完类即出档号，不会错配二级代码
历年一致性	翻往年案卷目录抄	规则复用，跨年度自动对齐上一年口径

十三、常见问题（FAQ）

Q1：预算、计划、制度明明是财务处出的，为什么不能归会计档案？

79 号令第二十八条写得很明确：预算、计划、制度等文件材料执行文书档案管理规定，不适用本办法。原因是这些材料记录的是“管理意图”而非“经济业务事项的实际发生”，其保管期限、整理方法都按文书档案走。硬归进会计档案，会导致会计档案保管期限表里找不到对应项，日后鉴定无所适从。

Q2：一个单位有多个独立核算主体（如机关账、工会账、食堂账），怎么分类？

四类不变，但应在分类层级上把核算主体作为区分维度之一（如“年度—核算主体—类别”），并在三合一制度里固定下来。实务上常见做法是把工会账、基建账单独设类目，避免与机关账混在同一流水里；基建项目账还要兼顾 79 号令第二十三条关于建设单位会计档案移交的规定。

Q3：电子会计档案还要不要打印成纸质件再分类？

不一定。79 号令第八条规定，同时满足六项条件（来源真实有效、核算系统能准确完整有效接收读取并输出符合国家标准归档格式的资料、电子档案管理系统符合要求、防篡改、有备份制度、不属于永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案）的，单位内部形成的电子会计资料可仅以电子形式保存；第九条规定从外部接收、附有符合《电子签名法》的电子签名的，也可仅以电子形式归档保存。符合就只走电子一套，但对年度财务会计报告这类永久保存的要特别谨慎——第八条第（六）项正是把“具有永久保存价值”排除在仅电子保存之外的。

Q4：我们单位现在用 KJ 编档号，上级要求改 KU，以前的号要不要重编？

已入库的档案不轻易重编——重编要动盒脊、目录、检索数据，代价远大于收益。通行做法是划断点：在分类方案或整理说明里写明“自 XXXX 年起会计档案门类代码由 KJ 调整为 KU，此前档案维持原号”，新旧两套在检索系统里做映射。切忌同一批次里半截 KJ 半截 KU，档案馆接收时第一眼就会退回来。

十四、参考来源与延伸阅读

标准与依据

• 国家档案局《会计档案整理》多媒体教材第 4 讲《会计档案的分类与排序》，课程页 saac.gov.cn/daj/jckc（页面「四种分类排列方法」一节据此整理）
• 《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）PDF：正文三十一条 + 附件 1、附件 2 两张保管期限表
• 国家档案局岗位培训教材《会计档案整理》第四讲：会计档案的分类与排序：本篇四至八节的整理逻辑源自这一讲

站内延伸

• 编档号 · 会计档案整理
• 排列与装盒 · 会计档案整理
• 移交进室 · 会计档案整理
• 鉴定销毁 · 会计档案整理
• 会计档案表单库：10 张常用表格的字段与填写口径
• 档案馆怎么接收机关的会计档案
• 档案室里，文书、会计、科技、专业档案是怎么排列的

9 步全流程总览见会计档案整理及技术应用；下一步是归档范围与保管期限判定；全部表单与目录格式见会计档案表单库。