数码照片著录 13 项怎么填？DA/T 50-2014 附录 A 逐项详解与 DA/T 54 元数据衔接
著录是数码照片档案整理的第 7 步，是把前面六步的成果固化为可检索的目录数据的一步。DA/T 50-2014 第 5.3 条要求著录项目见附录 A（共 13 项），建立目录数据库时可参见附录 B；若本单位建设数字档案室或数字档案馆，还要衔接 DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》中更完整的元数据体系。著录的两个现实难点：一是逐张做——13 项要落到每一张照片上，几千张就是几万格；二是组级字段与张级字段容易混——组题名与文字说明、组号与张号，混淆后目录与实体对不上。本文把 13 项逐项拆开讲填写要求与示例，标明哪些是组级共享、哪些必须逐张填，并说明 DA/T 54 的衔接关系。
本文位置：数码照片档案整理 8 步流程 · 第 7 步：著录。8 步依次为 归档范围判定 → 收集与保留原始性 → 筛选与去重 → 保管期限判定 → 文字说明 → 命名 → 著录 → 存储与保管，各门类的整体流程与配套技术见 《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》；上一步见 第 6 步：命名（DA/T 50 5.2）。
一、DA/T 50-2014 对「著录」是怎么规定的
1.1 条款原文与标准依据
| 依据 | 要点 |
|---|---|
| 5.3（正文） | 数码照片档案的著录项目见附录 A，建立数码照片档案目录数据库时可参见附录 B |
| 附录 A（规范性） | 数码照片档案应至少包括以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态 |
| 附录 B（资料性） | 数码照片档案目录数据库结构及字段表，供建库参考 |
| DA/T 54-2014 | 《照片类电子档案元数据方案》，规定照片类电子档案在数字档案馆登记时更完整的元数据体系（M1～M79），含责任者、主题、全球定位信息、来源、权限、存储等 |
| DA/T 18-1999 | 《档案著录规则》，规范性引用文件，著录的一般原则依此执行 |
1.2 13 项逐项详解
下表按标准附录 A 的 a)～m) 顺序排列，「层级」列标明该项是组级（同一照片组共享一个值）还是张级（逐张填写）——这是著录时最容易出错的地方。
| 著录项 | 层级 | 标准定义／填写要求 | 示例 |
|---|---|---|---|
| 全宗号 | 组级 | 档案馆给立档单位编制的代号 | Z109 |
| 保管期限 | 组级 | 照片所划定的保管期限，包括永久、30 年、10 年 | 永久 |
| 年度 | 组级 | 形成年度，4 位阿拉伯数字 | 2024 |
| 部门 | 组级 | 归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定 | 办公室 |
| 照片组号 | 组级 | 4 位阿拉伯数字，同一年度内的组从 0001 起顺序编号 | 0001 |
| 张号 | 张级 | 4 位阿拉伯数字，同一组内从 0001 起顺序编号 | 0001 |
| 参见号 | 张级 | 与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号 | Z109-WS·2024-Y-BGS-0037 |
| 摄影者 | 张级 | 照片的拍摄单位或拍摄人 | 办公室 张×× |
| 时间 | 张级 | 拍摄时间，8 位阿拉伯数字：年代 4 位，月、日各 2 位，不足在前补「0」 | 20240516 |
| 组题名 | 组级 | 本组照片所共同反映的主要内容 | 2024 年全市档案工作会议 |
| 文字说明 | 张级 | 本张照片的说明，包括人物、地点、事由等要素 | 2024 年 5 月 16 日，全市档案工作会议开幕环节全景，参会约 120 人 |
| 文件格式 | 张级 | 本张照片的计算机文件类型，包括 JPEG、TIFF 或 RAW | JPEG |
| 开放状态 | 张级 | 本张照片是否开放的标记，开放为「Y」，不开放为「N」 | N |
1.3 一条完整著录记录长什么样
把 13 项组合起来，一条照片级著录记录大致如下（对应文件 YJ-2024-0001-0001.jpg）：
| 著录项 | 取值 |
|---|---|
| 全宗号 | Z109 |
| 保管期限 | 永久 |
| 年度 | 2024 |
| 部门 | 办公室 |
| 照片组号 | 0001 |
| 张号 | 0001 |
| 参见号 | Z109-WS·2024-Y-BGS-0037（本次会议的通知与讲话材料） |
| 摄影者 | 办公室 张×× |
| 时间 | 20240516 |
| 组题名 | 2024 年全市档案工作会议 |
| 文字说明 | 2024 年 5 月 16 日，全市档案工作会议在××会议中心三楼第一会议室召开，市档案局局长×××（前排左三）出席并讲话，本片为开幕环节全景，参会人员约 120 人。本届会议为首次以「数字档案室建设」为主题的全市性会议。摄影：办公室 张×× |
| 文件格式 | JPEG |
| 开放状态 | N |
二、著录的实操：五步做下来
2.1 第一步：先建「组级记录」，再展开到张
组级的 6 项（全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、组题名）在同一组内取值相同。做法是先建组记录，再在组内生成张记录，组级字段自动带入——这样既能避免逐张重复录入，也能保证组内一致。若用 Excel 手工做，同样建议先填组表，再用填充或公式带入张表。
2.2 第二步：逐张补全 7 个张级字段
张级 7 项（张号、参见号、摄影者、时间、文字说明、文件格式、开放状态）必须逐张填。其中三项可自动或半自动获得，能显著减少手工量：
- 时间——从 EXIF 拍摄时间直接提取并格式化为 8 位，不必手填；
- 文件格式——从文件属性读取（JPEG／TIFF／RAW），不必判断；
- 张号——按第 6 步命名结果直接带入，与文件名第四段一致。
剩余四项（参见号、摄影者、文字说明、开放状态）需要人工判断与录入，其中文字说明工作量最大——它来自第 5 步，若在收集阶段已随拍随填，此处只需核对，不必重写。
2.3 第三步：参见号——最容易被漏掉的一项
参见号指的是与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。它的价值在于建立跨门类的关联：一次会议同时形成了文书档案与照片档案，照片目录里写上文书档号，利用者从照片就能找到对应的会议文件，反之亦然。实务中常见的参见对象：
| 照片内容 | 可参见的档案 | 说明 |
|---|---|---|
| 重要会议 | 同题文书档案（通知、报告、决议） | 最常见的一类参见 |
| 重点项目节点 | 基建／科技档案的项目文件 | 避免「项目档案齐、影像空白」的反向脱节 |
| 表彰、劳模先进 | 人事或荣誉类档案 | 与任免、奖励材料互为佐证 |
| 事故灾害处置 | 应急处置文书、专题材料 | 凭证链完整 |
| 纸质照片同期留存 | 传统照片档案（底片、照片册） | 数码与纸质互为参见 |
没有可参见对象的，可留空，但不要因为麻烦而一律留空——参见号是照片档案融入全宗档案体系的关键字段，也是数字档案室测评中「档案关联」能力的体现。
2.4 第四步：开放状态——逐张判断，不能批量填
开放状态只有两个取值：Y（开放）、N（不开放）。它是 13 项中唯一涉及利用控制的字段，需要逐张判断，常见需要判为 N 的情形包括：涉及个人隐私、涉及工作秘密或敏感信息、涉及未公开的內部场景、以及本单位规定应控制使用的其他情形。
2.5 第五步：质检——著录完成后的六项检查
| 检查项 | 合格标准 |
|---|---|
| 必填项无空缺 | 13 项均已填写（确无可参见对象的参见号除外，但应注明） |
| 位数正确 | 年度 4 位、组号 4 位、张号 4 位、时间 8 位 |
| 与文件名一致 | 保管期限、年度、组号、张号四项与文件名四段完全对应 |
| 组级字段组内一致 | 同一组内全宗号、期限、年度、部门、组号、组题名取值相同 |
| 组题名 ≠ 文字说明 | 组题名是组级共同内容，文字说明是张级具体信息，两者不重复 |
| 部门简称稳定 | 同一部门在全宗内使用同一写法（呼应附录 A 对部门的要求） |
2.6 与 DA/T 54-2014 的衔接
若本单位建设数字档案室或数字档案馆，除 13 项外还应补充 DA/T 54-2014 规定的元数据。该标准按档案实体（件／卷）组织元数据，主要实体类别包括：
| 元数据类别 | 内容 |
|---|---|
| 标识类 | 档案馆代码、档案门类代码、聚合层次、唯一标识符、档号 |
| 内容描述类 | 题名、主题（地点、人物、背景）、附注 |
| 责任与时间 | 摄影者、著录者、数字化责任信息；摄影时间、数字化时间、修改时间 |
| 来源与权限 | 获取方式、来源名称、源文件标识符；密级、控制标识、版权信息 |
| 技术类 | 色彩空间、分辨率、压缩方式、全球定位信息（GPS）等 |
| 保管与存储 | 保管期限、在线存址、离线存址 |
可以看出，DA/T 54 中的摄影者、摄影时间、地点、人物、背景、保管期限等，与 DA/T 50 附录 A 的 13 项一一对应；DA/T 54 额外补充的是系统级管理与长期保存所需的标识、权限、技术与存储信息。实务上的做法是：先按附录 A 建好 13 项的基础目录，再按 DA/T 54 补全系统需要的元数据，两者不冲突、不重复劳动。
三、用元泰三件套，这一步能省掉哪些人工
著录环节的人工成本集中在「逐张录入」「重复录入组级字段」「与命名结果对不上」三件事上。对照 《元泰数字档案室软件（数字方舟）快速开始》 与启典相关文档中的功能，以下几项可直接交给系统：
| 人工痛点 | 三件套怎么减 | 依据 |
|---|---|---|
| 13 项逐张手录，几千张就是几万格 | 表单化著录，字段与附录 A 一一对应，组级字段自动带入张级记录 | 魔方快速开始 |
| 时间、格式、张号靠人工抄 | EXIF 自动提取拍摄时间（转 8 位）、分辨率与格式，张号按命名结果带入 | 操作手册「元数据自动提取」／启典·扫描件元数据提取 |
| 第 5 步写好的说明还要再录一遍 | 文字说明与第 5 步成果贯通，一次录入贯穿全流程 | 启典·批量判定保管期限与年度 |
| 开放状态逐张判断，经验不足拿不准 | 启典·开放审核按规则给出控制使用建议，人工复核确认 | 启典·开放审核（辅助建议，最终由档案员审定） |
| 部门、期限等取值前后不一致 | 取值规范化管理，部门简称与期限值全宗内统一（呼应附录 A 要求） | 启典·保管期限表管理 |
| 目录数据与实体文件脱节 | 数字方舟中目录与文件挂接，检索即定位到文件，衔接第 8 步存储 | 数字方舟快速开始 |
需要强调的是：系统能减少录入量，但替代不了内容判断。组题名是否概括得当、文字说明是否「看图知意」、参见号是否找准了关联档案，这些都要靠档案员对本次活动和全宗档案体系的了解。软件解决的是「不漏项、不重复录、不错位」。
FAQ：数码照片著录常见问题
13 项是不是填完就够了？
附录 A 用的是「至少」，所以 13 项是最低要求。只做纸质目录或简单目录的单位，满足 13 项即可；建设数字档案室、需要系统挂接与长期保存的，还应按 DA/T 54-2014 补充档号、唯一标识符、聚合层次、权限、存储位置等元数据。此外，建立目录数据库时可参考附录 B 的字段表设计库结构。
组题名和文字说明总是写混，怎么区分？
记住层级：组题名是「一组一个」，文字说明是「一张一条」。组题名回答「这组照片整体是什么」，如「2024 年全市档案工作会议」；文字说明回答「这一张画面里有什么」，如「开幕环节全景，参会约 120 人」。判断方法是：如果这句话对组内每一张都成立，它是组题名；如果只对某一张成立，它是文字说明。
参见号没有可填的，能空着吗？
可以空着，但应先确认是否真的没有。一次会议、一个项目、一次表彰，通常都能找到同题的文书档案。参见号的作用是把照片挂回全宗档案体系中，让利用者从影像找到文字、从文字找到影像。建议在著录前先检索一次同题文书档案，能关联的一律填上。
时间写 2024-05-16 还是 20240516？
著录项的「时间」字段按附录 A 的 i) 要求填 8 位阿拉伯数字：20240516。第 5 步文字说明中写给人读的「2024 年 5 月 16 日」是另一回事，两者并存不冲突。若系统从 EXIF 自动提取，通常直接生成 8 位值，注意核对是否与画面内容（如会议日期）吻合。
开放状态能不能先全部填 N，以后再说？
不建议。开放状态是控制利用的字段，一律填 N 会让本可开放的照片也被锁住，利用效率下降；一律填 Y 则可能造成敏感内容失控。正确做法是结合本单位的开放审核口径逐张判断，系统可给出辅助建议，但最终由档案员审定。
摄影者写单位还是写个人？
标准允许两者：附录 A 的 h) 定义是「照片的拍摄单位或拍摄人」。建议在本单位内统一口径——要么一律写部门（如「办公室」），要么一律写姓名（如「张××」），不要混用。口径一旦定下，全宗内保持稳定。
EXIF 里没有拍摄时间，著录的「时间」怎么填？
先回第 2 步重新取原图——EXIF 缺失说明照片可能已被处理过。确实无法取得的，可依据同组其他照片的时间、同题文书档案的日期或活动记录推定，并在文字说明或附注中注明「时间系推定」。不要凭印象填一个日期，也不要留空。
延伸阅读
- 数码照片档案整理及技术应用——门类定义与 8 步流程总览
- 第 6 步：命名（DA/T 50 5.2）——著录与文件名的对应关系
- 第 8 步：存储与保管（DA/T 50 6.2-6.3）——目录数据如何落到载体
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