归档文件怎么编页？DA/T 22-2015 页码编制规则详解

编页是档案整理的第 4 步，也是 DA/T 22-2015 相对 2000 版的新增要求。它看着只是「写页码」，实际上连着两头的质量：往后是件号与档号的编排，往前是页数著录与目录的准确性。本文先讲标准对编页的三条规定，再分别给出按件整理和按卷整理两套编页做法，最后说明哪些工作量可以交给元泰三件套自动完成。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 4 步：编页。8 步依次为分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见《归档文件怎么组件？DA/T 22-2015 件的构成与件内排序详解》，各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、归档文件整理规则对「编页」是怎么规定的

1.1 编页在标准中的位置：第 6 章纸质文件的实体整理

DA/T 22-2015 3.2 把整理动作分成两组：组件、分类、排列、编号、编目是全部归档文件（含电子文件）都要做的；修整、装订、编页、装盒、排架是纸质归档文件特有的实体整理。编页排在第 6 章「纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架」中的第三位——先修整、再装订、然后编页。这也是 2015 版修订的重要变化之一：2000 版没有统一编页要求，2015 版把「以件为单位编页」明确写进了标准。

1.2 三条编页规定（6.3）逐条拆解

条款	规定	操作含义
6.3.1	纸质归档文件一般以件为单位编制页码	页码的起算单元是「件」，不是「卷」也不是「盒」——每件从第 1 页起编，件与件之间页码各自独立
6.3.2	页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置	正面写右上角、翻过来背面写左上角，展开后两个页码位置相邻，方便翻阅核对；「宜」表示推荐做法，本单位也可另行规定但应统一
6.3.3	文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变	整本的会议记录、图册、简报合订本，如果自带页码且连续正确，不必重编，避免二次损伤

1.3 页数怎么算：与目录著录的关系

编页不只是写页码，编出来的结果直接喂给后面的编目环节。DA/T 22-2015 5.5.2 规定归档文件目录设置页数项，其口径是「每一件归档文件的页面总数，文件中有图文的页面为一页」——空白页不计入。同时 5.4.5 规定归档章应将档号组成部分（全宗号、年度、保管期限、件号）以及页数作为必备项。也就是说：编页完成 → 每件总页数确定 → 归档章「页数」栏和目录「页数」列才有数可填。编页出错，归档章与目录跟着错；验收时「目录页数与实体不符」是高频扣分项。

1.4 编页与装订的先后

标准把编页排在修整（6.1）、装订（6.2）之后。实际批量整理中，多数单位习惯先编页、后装订——装订后再往内页角落写页码容易压字、扎手。两种顺序都可以，前提是：页码位置不被装订线遮挡、覆盖。采用「三孔一线」等占位较大的装订方式时，尤其要确认 6.3.2 的标注位置仍然完整可见。

书写工具：DA/T 22-2015 对编页用什么笔没有规定，各单位通行做法分为铅笔（便于擦改、对纸张损伤小）与黑色耐久书写材料两类，部分档案馆进馆验收有明确要求。执行本单位制度与接收馆验收要求即可，同一全宗内必须统一；无论用什么笔，都应避免纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等易褪色、易洇染的书写材料——这是档案保护的一般要求，与文件本身的字迹保护原则一致。

二、按件整理时，编页的实践做法

按件整理以「件」为单位编页，操作可以固化成四步。

2.1 第一步：确认件的组合已经定型

编页在组件之后——件内还可能增减材料，页码就白编了。动手编页前先确认：正文与附件、正本与定稿、复文与来文、处理单都已按 DA/T 22-2015 5.1 组合完毕，件内顺序（5.1.2）已排定。编页动作同时是对组件结果的最后一遍人工复核：逐页翻写页码时，缺页、重份、顺序颠倒最容易在这一步被手发现。

2.2 第二步：按件起编，位置统一

每件从第 1 页起，逐页连编到本件最后一页：正面写在右上角空白处，背面写在左上角空白处；有图文的页面为一页，空白页跳过不编也不计入页数。遇到超大表格、图纸折叠页，编在展开后能看到的固定角；便签、介绍信等小幅材料编页时注意不要写在校验章、签字、文号上。

2.3 第三步：已成册材料「保」还是「编」

整本成册的材料按 6.3.3 判断：原有页码连续、完整、与拟编页码一致的，保持原页码不变；原页码缺页、跳号、重复，或者与本单位编页口径不一致的，重新编制。这里最常见的纠纷是「册内页码从 0 或从封面起编」——只要起算方式与本件其他材料一致、页数统计口径不错，保持原样即可；拿不准时按本单位制度办，并在备考表中说明。

2.4 第四步：编页完成后的检查清单

检查项	合格标准
逐页无遗漏	正面、背面都编到位，无「只编单面」；双面印制的文件背面已编
位置统一	正面右上角、背面左上角（或本单位统一规定的位置），全宗内一致
起算正确	每件从 1 起编，件间页码独立；有图文页面为一页，空白页不计
页数可著录	每件总页数已清点，与归档章「页数」栏、目录「页数」列填写的数字一致
成册件处理正确	符合 6.3.3 的保持原页码，不符合的已重编
不遮不损	页码未覆盖签字、印章、文号、正文图文；未被装订线遮挡

2.5 编页时最容易犯的 3 个错

漏编背面。只给正面编页，翻面跳号，页数少一半。双面印制是常态，编页必须逐页走，正面右上角、背面左上角交替进行。
一件的页数与归档章、目录不一致。编完页没有清点总数，或者编页后临时增减了件内材料，导致目录「页数」列与实体对不上。编页、清点、著录三件事要一次做完、做完即核。
从整盒或整卷连编页码。按 6.3.1，页码以「件」为单位起算；把一盒文件从头连编到尾，是按卷思维串了台，验收时整盒返工。

三、按卷整理的页号做法与两套口径对照

按卷整理依据 GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》及配套的卷内整理通行做法，页码以案卷为单位编制，与按件整理的多处口径不同，不能混用。

3.1 按卷整理的页号规则

逐页编号，每卷从 1 起：卷内文件中有书写内容的页面均应编写页号，每卷单独编号，页号从「1」开始——与按件整理「每件从 1 起」不同。
编写位置（通行做法）：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。注意这与 DA/T 22-2015 的「正面右上角、背面左上角」是两套位置口径，一个机关选定了整理标准后不要串用。
封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
印刷成册材料：成套图纸或印刷成册的文件材料自成一卷（或自成一部分）的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号，保持原有页码。
页号进目录：卷内文件目录中每份文件要填写页号（起止页号），即该文件在卷内的起页和止页；卷内备考表要标明卷内总页数。页号编错，卷内目录、备考表连锁出错。

3.2 按件 vs 按卷：编页口径对照

对照项	按件整理（DA/T 22-2015 6.3）	按卷整理（GB/T 9705-2008 及通行做法）
编页单元	件（每件从 1 起）	案卷（每卷从 1 起，卷内连续）
标注位置	正面右上角、背面左上角	通行做法：单面右下角，双面正面右下角、背面左下角
不编页的部分	——	案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号
成册材料	原页码与拟编一致的可保持不变（6.3.3）	印刷成册自成一卷的，不必重编，原目录可代替卷内目录
进入目录的方式	目录著录「页数」（每件页面总数）	卷内目录著录每份文件「页号」（起止页号），备考表填总页数
常见返工	漏背面、页数与目录不符	卷内连号错位后，全卷页号与卷内目录连锁返工

两套标准是并列关系，一个机关的同一门类档案只能选一套执行，在本单位「三合一」制度里定下来；具体对照见《归档文件怎么收集》3.3 与《按卷整理怎么做？GB/T 9705-2008 案卷格式+档号编制要点》。

四、用元泰三件套，编页这步能省掉哪些工作量

编页是 8 步里机械重复度最高的一步：一年几千件、每件几十页，全靠手写。对照《元泰数字档案室软件（数字方舟）快速开始》、《魔方档案整理软件快速开始》与启典文档：

人工痛点	三件套怎么减	依据
逐页手写页码，一年几千件写到手酸	魔方／数字方舟：档案扫描进系统后自动编页，按扫描图像页序生成页码，页面版式上同步呈现，无需人工逐页书写	操作手册 · 编页
每件页数手工清点、易错难核	魔方／数字方舟：编页完成后页数自动统计，直接回填归档章「页数」栏与目录「页数」列，实体、归档章、目录三处同源	操作手册 · 编目
补扫漏页、插页后全部重编	魔方：扫描件补扫、插入后页序自动重排，页码与页数随之更新，不用整件重来	魔方快速开始
目录「页数」列逐条敲键盘	数字方舟：文件预归档录入后，「初始化并生成件号」时目录随档号顺序生成，页数等字段由系统带入，减少手工著录	文件管理 3.3 归档
已成册材料要不要重编拿不准	启典：知识库内置 DA/T 22-2015 编页规则问答，随查随用，新人也能按 6.3.3 判断「保」还是「编」	启典知识库
纸质页码与电子图像页码两套账	魔方／数字方舟：扫描件与目录条目一一挂接，纸质件编页口径与系统内图像页序一致，避免两套账对不上	魔方快速开始 / 文件管理

老规矩补一句：自动编页生成的是页码与页数，编页质量的责任仍在档案员——漏扫的页面系统不会凭空补上，成册材料「保持原页码」的判断也要人来把关。魔方与启典支持本地化部署、档案数据不出内网，扫描、编页、著录全部在本单位环境内完成。

FAQ：归档文件编页常见问题

已成册并印有页码的文件，还要重新编页吗？

按 6.3.3：拟编制页码与文件原有页码相同的，保持原有页码不变；原页码缺失、跳号、重复或与编页口径不一致的，重新编制。判断标准是「页码连续正确、口径一致」，不是「有页码就不用编」。

页码编在什么位置？

按件整理（DA/T 22-2015 6.3.2）：逐页编制，标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。按卷整理的通行做法是单面在右下角、双面正面右下角背面左下角。两套位置口径不要在同一批档案里混用，以本单位制度为准。

空白页、封面要编页码吗？

按件整理的页数口径是「文件中有图文的页面为一页」，空白页不计页、不编页码；编页与页数统计同口径。按卷整理时案卷封面、卷内目录、卷内备考表一律不编页号。

编页和装订，先做哪个？

标准第 6 章的顺序是修整、装订、编页；实践中先编页后装订也很常见，因为装订后再写角落页码不便。无论哪种顺序，都要保证页码完整可见、不被装订线遮挡——这是唯一硬标准。

编页时发现缺页怎么办？

停下编页，先回溯组件环节：是附件没收齐，还是扫描漏页。能补的补齐后重编该件；确实无法补的，在备考表与目录备注中如实注明缺页情况，不要用「补空白页编满页码」的方式掩盖——那会制造页数虚假，验收与利用都是隐患。

页码写错了能改吗？

未装订前直接改；已装订的，用规范方式更正（如单线划改后在其旁重写，保持可辨识），并在备考表中说明。禁止涂改液、刮擦等损伤档案载体的改法。