归档文件怎么编目与移交？DA/T 22-2015 编目规则与移交手续详解

编目与移交是档案整理的第 8 步，也是唯一一步「对内对外都交账」的环节：编目把前面七步的成果固定成可检索的目录，移交则把档案从业务部门交到档案部门、最终交进国家综合档案馆。本文先讲 DA/T 22-2015 第 5.5 条的编目规定与归档文件目录 9 个项目，再讲 DA/T 18-2022《档案著录规则》与它的关系，然后按《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）和《档案法实施条例》讲清两层移交（内部归档交接与进馆移交）的时间、手续与文件，最后附按卷整理对照、常见错误清单与软件减负对照。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 8 步：编目与移交。8 步依次为分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目与移交；上一步见《归档文件怎么装盒？DA/T 22-2015 装盒要求与备考表填写详解》，各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。需要委托整理的，可看档案整理编目服务与档案移交服务。

一、DA/T 22-2015 第 5.5 条：编目

编目就是「按规则著录，并把条目组织成目录」。对按件整理的归档文件，DA/T 22-2015 第 5.5 条给了四句话：

条款	原文规定	实务含义
5.5.1	归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索	目录顺序=档号顺序=盒内实体顺序，三者必须一致
5.5.2	归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目	一件一条，不能一卷一条；请示与批复组为一件的，题名要能反映来文事由
5.5.3	目录推荐由系统生成或使用电子表格编制。表格采用 A4 幅面，页面宜横向设置	优先系统生成，避免二次录入造成的目录与实体不符
5.5.4	目录除保存电子版本外，还应打印装订成册并编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)；全宗名称应使用全称或规范化简称	电子、纸质双套保存；可按年成册，也可每年区分保管期限成册

1.1 归档文件目录 9 个项目怎么填

项目	填写规则	常见错
序号	填写归档文件顺序号	与件号混为一谈，两者位数、起号规则不同
档号	按 5.4.2–5.4.3 编制，五段结构全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号	与归档章不一致，两套号码各写各的
文号	文件的发文字号；没有文号的不用标识	把内部便函、白头文件的自拟编号当发文号
责任者	制发文件的组织或个人，即发文机关或署名者	写简称、写内设机构、写经办人
题名	文件标题。没有标题、标题不规范或不能反映主要内容的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号「[]」	照抄文号（如「××〔2025〕1 号」）当题名，检索时等于没写
日期	文件形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如 19990909	格式不统一（2025.9.9 / 2025-9-9 / 二〇二五年九月九日混用）
密级	按文件实际标注情况填写；没有密级的不用标识	随意标注或漏标，移交时密级变更工作被动
页数	每一件归档文件的页面总数；文件中有图文的页面为一页	与编页环节结果不符，空白页计数口径不一
备注	注释文件需说明的情况	把密级、份数等信息塞进备注，字段串位

注意：来文与复文组为一件时，标准明确要求「对复文的编目应体现来文内容」。例如一件中既有请示又有批复，题名不能只写《关于××的批复》，应写成能反映来文事由的形式，否则检索「请示」时永远搜不到这一件。

1.2 与 DA/T 18-2022《档案著录规则》的关系

很多档案员会问：目录 9 项和著录规则是什么关系？简单说——归档文件目录是「成品报表」，DA/T 18-2022 是「字段字典」：

对比项	DA/T 22-2015 5.5 归档文件目录	DA/T 18-2022 档案著录规则
定位	整理环节要打印成册的目录表格（9 项）	著录的通用方法：多级著录模型与项目清单
版本	2015 年发布，2016-06-01 实施	2022-04-07 发布、2022-07-01 实施，代替 DA/T 18-1999
项目	序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注	7 大项 35 小项：标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制
层次	按件整理下的文件级目录	多级著录：文件级、案卷级、类别级、全宗级，按层级只录本级信息（相称性原则）
怎么用	9 项目录是「必打报表」；系统里元数据字段可按 DA/T 18-2022 扩展（如开放标识、公开属性、存储位置、著录者等），打印时只输出 9 项即可

《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第三十四条也明确：机关档案应当按照《档案著录规则》（DA/T 18）进行著录，著录应当与目录编制、元数据收集等工作协调对应。

二、移交：两层手续，别混为一谈

实务中「移交」其实是两件事，适用条款与时间点都不同：

层次	谁交给谁	时间要求	依据与手续
① 归档交接（内部）	文书或业务部门 → 本机关档案部门	整理完毕后第二年 6 月底前；采用办公自动化或其他业务系统的随办随归	《机关档案管理规定》第三十五条：交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续
② 进馆移交（外部）	机关 → 同级国家综合档案馆	中央级、省级、设区的市级接收范围的，自形成之日起满 20 年；县级接收范围的，满 10 年；电子档案一般自形成之日起 5 年内移交，也可与纸质件同步移交	《档案法实施条例》第二十条；《机关档案管理规定》第五十二条、第五十三条

注意：满 10 年 / 满 20 年是法定最长时限——专业性较强或需要保密的档案，经同级档案主管部门检查和同意可以延长；已撤销单位的档案可以提前移交；保管条件不符合要求、可能导致不安全或严重损毁的，经协商也可提前交档案馆保管。具体进馆年度与批次，以同级档案馆的接收计划为准。

2.1 移交前要做的四件事

密级变更或解除：向国家综合档案馆移交前，应按相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作（13 号令第五十二条）；
提出划控与开放意见：移交时应提出划控与开放意见；《档案法实施条例》第三十条进一步明确，尚未移交进馆档案的开放审核由形成单位或保管单位负责，移交进馆时应附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况；
数字复制件一并移交：传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交；实务中多数档案馆要求先完成数字化扫描、挂接后再移交实体；
检索工具与编研成果随行：移交档案时应当同时移交检索工具、编研成果；纸质档案目录（含按年或按期限装订成册的归档文件目录）通常按要求准备多套。

2.2 移交手续怎么走

立档单位向档案馆提出移交申请并提供移交清册；
档案馆对拟移交档案的整理质量进行检查验收，不符合进馆要求的提出整改意见，移交单位整改；
验收合格后当面清点核对，做到移交清册所列数量与实际数量一致；
填写《档案交接文据》（实务中一般一式三份），由双方负责人签字并加盖单位印章，各执留存；
实体移交进馆后除尘杀菌、整理上架；电子档案部分按接收系统要求完成在线或离线移交。

电子档案移交方式上，《机关档案管理规定》第五十三条明确：可以采用在线移交或离线移交；在线移交应当通过档案行政管理部门指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交。电子档案移交接收的操作要求可参照 DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》。

三、按卷整理的编目与移交对照

对比项	按件整理（DA/T 22-2015）	按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）
目录形态	归档文件目录（逐件编目，9 项）	卷内文件目录（软卷皮封二，7 项：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注）+ 案卷目录（逐卷编目，含案卷号、题名、年度、页数、期限、备注等）
编目单元	件	卷；卷内逐份文件编目
题名要求	文件标题，不规范时自拟并加「[]」	案卷题名需概括卷内全部文件内容，是组卷质量的核心指标
成册与检索工具	归档文件目录打印装订成册并编制封面	案卷目录装订成册；有条件的编制全引目录（案卷目录+卷内目录合一）
移交口径	两套标准并列对立，同一年度同一门类内不能混用；进馆移交的目录形式、套数与数字化要求均按接收馆要求执行

常见错误清单

错误	后果与纠正
题名照抄文号	检索不到内容，目录形同虚设；按内容拟写标题，自拟部分加「[]」
责任者写简称或写内设机构	责任主体不清、跨单位检索落空；写发文机关全称或规范化简称
日期格式不统一	排序与检索出错；统一为 8 位阿拉伯数字，如 20250909
目录与实体、盒脊不一致	库房按号找不到件；目录顺序=件号顺序=盒内顺序，出目录后逐盒核对
来文与复文只按复文编目	检索来文事由时漏检；复文编目应体现来文内容
移交前未做密级变更、未附开放意见	进馆验收被打回；移交前完成密级变更或解除，并提出划控与开放意见
只交实体不交数字复制件、检索工具	违反 13 号令第五十二条；数字化副本、目录与编研成果一并准备

四、元泰三件套如何给编目与移交减负

手工做法	用元泰软件后
目录逐条录入、题名逐条敲	数字档案整理软件（魔方）从 OA 与扫描件提取元数据，自动生成归档文件目录
题名不规范靠人判断	提示无题名、题名为文号、题名过短等疑点，按规则生成自拟题名并加「[]」
日期、责任者格式各异	日期统一 8 位、责任者按规范化简称校验，导出即合规
目录、备考表、盒脊、移交清册分头做	同一套元数据一次导出目录、盒脊、备考表与移交清册，避免多处录入不一致
移交前密级与开放意见临时突击	开放标识、公开属性、密级字段随著录结构化留存，移交时直接导出划控与开放意见

档案知识库（启典）内置 DA/T 22-2015 编目条款、DA/T 18-2022 著录项目与移交相关规定，题名怎么拟、密级怎么填、进馆年限怎么算，可直接提问自查；局域网正式版数据不出内网。

常见问题

Q1：目录里的「序号」和件号是一回事吗？

不是。序号是目录表格内的行号，件号是档号的最后一段、也是分类方案最低一级类目内的排列顺序号（4 位，不足补零）。两者数值常常相同，但含义与编制规则不同，不能互相替代填写。

Q2：定期 10 年的档案要移交进馆吗？

一般不列入进馆范围。多数档案馆的接收范围是永久和定期 30 年的档案，定期 10 年的档案由机关保管至期满后按规定鉴定处置；具体以同级档案馆公布的进馆范围和接收计划为准，移交前务必先与接收馆确认。

Q3：进馆前的数字化必须做吗？

《机关档案管理规定》第五十二条要求传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交；各地档案馆普遍要求先完成数字化扫描并挂接，再移交实体。计划进馆的年度批次，建议提前一年启动数字化，避免临期赶工。

Q4：电子档案一定要单独提前移交吗？

13 号令第五十三条：电子档案一般自形成之日起 5 年内向国家综合档案馆移交，也可以与相应的纸质文件或缩微胶片同步移交。两种方式都可以，关键是不能通过未设安全措施的互联网移交——在线移交要走档案行政管理部门指定的接收系统和专用网络。

Q5：归档文件目录需要几套？

标准只要求除电子版本外打印装订成册并编制封面；具体套数由本单位制度与进馆要求决定。实务中常见的做法是机关留存一套、随档案移交档案馆一至两套，进馆前与接收馆确认即可。

Q6：目录打完发现装盒顺序变了怎么办？

目录、件号、盒内实体顺序必须三者一致。若必须调整顺序，应同步修改件号、归档章、盒脊起止件号并重新出目录，不能只改其中一处——这也是排列环节要先定稿再编号的原因。