本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「科技档案整理」第 7 步：归档时间。 上一步：编案卷封面 下一步：著录与移交

归档时间 · 科技档案整理第 7 步

一、归档时间在科技档案整理中的定位

前面六步解决”怎么整理”，这一步解决”什么时候交进来“。科技档案的归档时间不是统一的一个日子，而是跟着项目节点走——科研看结题、基建看竣工验收、设备看开箱与安装调试。节点一过人就散、资料就丢，所以归档时间是科技档案全流程里最容易失控的一环。

现实中这一环的常见状态是：项目干完了、钱付了、档案还在施工单位和课题组手里，档案部门催不动。根子在于归档时点没有提前写进节点计划，也没有跟合同付款挂钩。这一步要做的，就是把”什么时候交”变成一条条可考核的硬节点。

二、标准依据

• 《国家档案局令第 13 号》第三十五条：机关档案应在第二年 6 月底前归档（这是机关档案的一般时限）。
• DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》7.4.1（项目文件应及时归档）：
  • 前期文件在相关工作结束时归档；
  • 管理性文件宜按年度归档，同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档；
  • 施工文件在项目完工验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档；
  • 信息系统开发文件在系统验收后归档；
  • 监理（监造）文件在所监理项目完工验收后归档；
  • 科研项目文件在结题验收后归档；
  • 生产准备、试运行文件在试运行结束时归档；
  • 竣工验收文件在验收通过后归档。
• 基建项目：工程档案应在竣工验收后 3 个月内归档（DA/T 28—2018 与《城市建设档案管理规定》口径）。
• 科研类：《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局令第 15 号）要求科研项目在结题验收后及时归档。
• 设备类：随机文件在开箱验收时即应收集（错过开箱就补不到说明书、合格证、软件授权），安装调试与运行维护文件按年度或按阶段归档。
• 《城市建设档案管理规定》（住房和城乡建设部、国家档案局令第 61 号，2026 年 9 月 1 日施行）：城建档案验收是竣工备案的前置条件，未通过档案验收不能办竣工备案——这一条是催基建档案最有力的抓手。

三、实操：把归档时点做成一张节点表

第 1 步：按类别确定归档时点

类别	归档时点	依据	常见错
科研 KJ·KY	结题验收后及时归档；周期长的按年度或阶段分期归档	15 号令；DA/T 28—2018 7.4.1	等论文发表、评奖结束才想起归档，人已离职
基建 KJ·JJ	竣工验收后 3 个月内；长周期项目可分阶段、按单位工程或分部工程归档	DA/T 28—2018 7.4.1；61 号令	把归档拖到竣工备案之后，被备案卡住才返工
设备 KJ·SB	开箱验收时收随机文件；安装调试后收调试记录；运行维护文件按年度归档	GB/T 11822—2008 5.6；本单位制度	开箱时没人在场，说明书与授权随包装一起丢掉
机关常规	第二年 6 月底前	13 号令第三十五条	年底集中突击，质量无法保证

第 2 步：把时点落到项目节点台账

项目节点	节点触发的归档动作	责任方
立项批复下达	启动归档范围清单（第 2 步），明确项目号	项目承担部门 + 档案部门
开箱／到货验收	当场收集随机文件、合格证、软件与授权	设备采购部门
分部／单位工程完工	分阶段归档该部分施工与监理文件	施工、监理单位
结题／完工验收	归档实验记录、施工文件、监理文件，组卷送审	课题组、施工单位
竣工验收通过	竣工验收文件、竣工图、决算审计文件归档；3 个月内完成	建设单位 + 各参建单位
试运行结束	生产准备与试运行文件归档	运行部门

台账至少四列：节点、应交文件、责任部门（人）、完成期限。有台账才能催办，没有台账只能靠打电话。

第 3 步：用合同与付款把时点钉死

• 招标文件与合同中写明归档范围、套数、时限与质量责任，档案未交接不付尾款、不退还质保金。
• 基建项目把档案验收作为竣工备案前置（61 号令）写进项目管理流程，倒逼参建单位按时交。
• 科研项目在结题流程中设档案交接环节，未完成交接不予结题。

第 4 步：交接与逾期处置

• 到点即办交接手续：按 DA/T 28—2018 7.4.5，编制交接清册（交接手续、档案数量、案卷目录），双方清点无误后交接归档。
• 逾期未交的，台账标红、发催办通知并留痕；长期未交的报项目主管领导。
• 人员离职、项目组解散前必须完成档案交接，这是最后一道防线。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
节点台账	Excel 一张表，更新慢，谁交了谁没交要挨个问	项目节点与应交清单绑定，到期自动提醒，未交清单按部门一键导出
催办留痕	电话催、微信催，说不清催过几次	催办线上发起并留痕，逾期记录随项目归档可追溯
分阶段归档	分部工程完工后先堆在工地，最后一起整理	分阶段在线接收，边形成边整理，竣工时只差汇总
交接清册	手工抄案卷目录做成清册，数量对不上要重数	清册由案卷数据自动生成，数量与目录一致，清点即签字

五、操作注意事项

• 归档时点写进项目计划，不要只在档案部门的制度里写——项目组看不到就没用。
• 长周期项目务必分期归档，等全部完工再收，丢失风险成倍上升。
• 设备的随机文件在开箱环节就要有人收，这是唯一一次机会。
• 跨年度形成的文件按办结年度归档，不要按形成年拆开。
• 项目停缓建也要归档：DA/T 28—2018 对停缓建项目的移交有专门要求，不能因为项目停了就把已形成的文件扔在一边。

六、常见问题（FAQ）

Q1：项目还没最终验收，能不能先交一部分？

不但能，而且应该。DA/T 28—2018 7.4.1 明确”建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档”。分期归档能大幅降低材料丢失风险，也避免竣工时集中突击导致整理质量下滑。分期文件在项目内仍按统一分类与档号规则编排。

Q2：3 个月从哪天起算？

从竣工验收通过之日起算（不是从交付使用、也不是从决算审计完成起算）。实操中建议在竣工验收会议纪要确定的日期起 3 个月内完成全部归档与交接，并在制度里写明起算口径，避免推诿。

Q3：有人调离或退休，档案还没交怎么办？

把档案交接列入离职（离岗）手续，人事流程设卡：档案部门未签字确认交接完成的，不予办理离岗。同时在项目层面设”档案责任人”，避免因个人离开导致该项目档案无人负责。

8 步全流程总览见 科技档案整理及技术应用；下一步 著录与移交。