本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「文书档案按卷整理」第 6 步：拟写案卷题名。 上一步：填写卷内文件目录（软卷皮封二 7 项） 下一步：编档号

拟写案卷题名 · 文书档案按卷整理第 6 步

案卷题名（俗称卷标题）是一卷档案的「门面」，写在软卷皮封面和脊背上，是检索、排架、移交时最先看到的信息。拟得好，一卷内容一目了然。

一、拟写案卷题名在按卷整理中的定位

案卷题名应准确概括卷内文件的内容和成分，文字简练。常见构成方式为「责任者—问题（内容）—文种（名称）—时间」。例如「XX局 2023 年度关于人事管理的请示、批复与通知」。避免笼统（如「XX局文件」）或过于冗长。

二、GB/T 9705-2008 等标准的相关要求

GB/T 9705-2008 将「案卷题名」列为案卷封面的核心项目之一，要求能揭示卷内文件内容。拟写时应以卷内主要文件的责任者、问题、文种、时间为依据，必要时概括共性、省略个性。

三、拟写案卷题名的实操：三步拼出「责任者＋事由＋文种」

案卷题名是这一卷的「封面头一行」，写在案卷封面和卷脊上，也是案卷目录里的主要检索项。题名写得好不好，直接影响检索效率。标准结构是：责任者 + 事由 + 文种。

第 1 步：先把三个要素各定下来

要素	写什么	写法要点
责任者	卷内文件的主要制发机关或承办部门	用全称或规范化简称；多部门合办取主办部门；卷内既有本单位又有下级单位的，取本单位
事由	这一卷文件共同讲的那件事	提炼共同主题，不要罗列每份文件的标题；时间、地点、对象要素必要的才写
文种	卷内文件的种类	一种就写一个（如「的通知」）；两三种全列出（「的通知、通报」）；超过三种可概括为「…等」或写「文件材料」

第 2 步：拼接并压缩

• 先写全称版本，再逐字压缩：去掉不需要的修饰词、去掉重复的时间。通常控制在 50 字以内，能短则短
• 末尾一般不加句号；引用文件标题时可用书名号，但整句不宜堆砌多个书名号
• 不要出现「××局文件」「材料」这种笼统表达，它没有揭示任何内容

第 3 步：对照改一改

这样写偏笼统 / 不推荐	推荐写法
××市档案局 2010 年文件	××市档案局关于 2010 年度全市档案执法检查的通知、通报
关于事业单位招聘工作的通知	××市人力资源和社会保障局关于 2010 年事业单位公开招聘工作的通知、方案、公告
2010 年度会议材料	××局 2010 年党组会议纪要、记录
财务年度材料	××局 2010 年度部门决算报表、编制说明

第 4 步：题名写完后检查

1. 能不能看出是谁的档案、什么事、什么文种——三要素缺一就重写
2. 换个人来检索，用这个词能不能想到这卷——拒绝「内部用语」「单位口头简称」
3. 与相邻卷有没有雷同题名——卷 A 和卷 B 内容相近，最好在事由上区分清楚

定稿后把它抄写到案卷封面与卷脊（后者需要精简），然后进入第 7 步 编档号。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

传统手工做法（重复劳动）	元泰三件套如何减负
逐卷人工归纳、新手难下手	启典知识库可基于卷内目录智能辅助拟写题名草稿，供人工润色
题名格式不统一	数字方舟提供题名模板，统一「责任者—问题—文种—时间」结构

五、操作注意事项

题名要「见名知卷」；多文种可概括为「……的请示、批复、通知」；同一类案卷题名结构尽量一致；生成后核对封面、脊背、目录三处一致。

六、常见问题（FAQ）

问：案卷题名一般怎么写？

通常由「责任者—问题（内容）—文种—时间」构成，如「XX局 2023 年度人事管理的请示与批复」，要求准确、简练。

问：题名写得太笼统会有什么后果？

笼统题名（如「XX局文件」）检索时无法判断内容，影响查准率，也可能在移交、验收时被要求重拟。