按卷整理怎么做？GB/T 9705-2008 案卷格式+档号编制要点
机关文书档案整理分两条路：按”件”走 DA/T 22-2015，按”卷”走 GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》。上一篇讲了按件编档号，这一篇按标准原文讲清按卷整理：封面怎么填、档号怎么编、软卷皮封二 7 项写什么，一次说透。
本文是 DA/T 22 详解三连 的第 2 篇，提前发布。还没看第 1 篇（按件整理档号）的同事，建议先看 《按件整理档号怎么编？DA/T 22-2015 完整示例+3 个常见错误》，再回来看按卷这条线。
一、先分清：按”件”还是按”卷”，两套标准并列对立
很多新人以为 DA/T 22 和 GB/T 9705 是”新标准替代旧标准”，这是第一误区。两套标准的关系是并列对立、二选一：
- 按”件”整理：以自然件为单位，用 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》，不装订成卷，档号 5 段式；
- 按”卷”整理（立卷）：把互有联系的若干文件组合成案卷，用 GB/T 9705-2008 规定案卷格式，档号 3 段式。
本单位选哪条路，按归档制度和分类方案确定；选定之后保持稳定，不要今年按件、明年按卷。GB/T 9705-2008 第 1 章明确其适用范围：按立卷方法整理档案的各级各类档案馆（室）和文书处理部门。
📖 两套标准是互补关系而非替代关系：DA/T 22 管”件”的整理排序，GB/T 9705 管”卷”的格式，DA/T 18-2022《档案著录规则》则是两者共同的著录补充。
二、案卷封面 8 个项目怎么填（GB/T 9705 第 3.1 条）
GB/T 9705-2008 第 3.1.2 条规定，硬卷皮封面项目包括 8 项，逐个说填写要点：
- 全宗名称：相同于立档单位名称，必须用全称或通用简称（如”外交部”），标准明确不得简称为”本部””本委”这类自造简称。
- 类目名称：全宗内分类方案的第一级类目名称。一个全宗内按统一方案分类，保持分类体系稳定。
- 案卷题名：由立卷人拟写，要准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种，文字简练明确。这是封面最见功力的一项，后面坑 2 细说。
- 时间：卷内文件所属的起止年月，不是立卷日期。
- 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，由立卷人填写。
- 件、页数：装订的案卷填总页数，不装订的案卷填总件数——这两个数别填反。
- 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
- 档号：3 段式，下一节单独拆。
三、档号 3 段式：全宗号-目录号-案卷号（第 3.1.3.8 条）
GB/T 9705-2008 第 3.1.3.8 条原文：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。三段的含义：
- 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号，和 DA/T 22 体系里的全宗号是同一个概念，确定后不变。
- 目录号：全宗内案卷所属目录的编号。同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
- 案卷号：目录内案卷的顺序编号。同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
注意和 DA/T 22 的 5 段式对比：按卷档号没有年度段、保管期限段，层级靠目录号→案卷号体现。两套档号结构不能混拼——不要在案卷档号里塞”WS·2011″这类按件体系的段位。
四、软卷皮：封二 7 项 + 封三 4 项，必须装卷盒（第 3.2 条）
现在多数单位用软卷皮组卷，GB/T 9705-2008 第 3.2 条对软卷皮有 3 个硬要求：
- 外形尺寸：297mm×210mm（A4 竖版），设封皮和封底。
- 封二 7 项（第 3.2.3 条）：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。填写方法同卷内文件目录——相当于把卷内目录在封二再呈现一遍。
- 封三 4 项（第 3.2.4 条）：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
最容易漏的一条：第 3.2 条明确”使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存“。卷盒外形 310mm×220mm，厚度按需要选 30mm、40mm 或 50mm；卷盒卷脊填全宗名称、目录号、年度、起止卷号。软卷皮裸奔上架，验收必被退回。
五、案卷内外怎么排（第 6 条）
GB/T 9705-2008 第 6 条规定了案卷各部分的排列格式：
- 硬卷皮组卷（装订与否均适用）：案卷封面 → 卷内文件目录 → 文件 → 备考表 → 封底；
- 软卷皮组卷：软卷封面（含卷内文件目录）→ 文件 → 封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒保存。
卷内文件目录的项目与软卷皮封二一致：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。上架时按案卷号顺序入盒，卷盒按年度、起止卷号排架，检索路径就是”全宗 → 目录 → 卷 → 页”。
六、最容易踩的 3 个坑
- 坑 1：目录号全宗内重复——不同年度、不同门类的案卷目录编了同一个目录号，违反第 3.1.3.8 条。建一张《目录号登记表》，一个全宗内一号一目录，先登记再启用。
- 坑 2：案卷题名概括不清——写成”会议材料””文件一堆”，十年后查档等于没写。按标准要求补齐三要素：主要制发机关 + 内容 + 文种，如”××局 2025 年度计划总结”。
- 坑 3：软卷皮不装盒、封二漏项——软卷皮案卷必须装卷盒保存；封二 7 项一项不落，尤其是”页号”，它是卷内定位的最后一环。
💡 按卷和按件的界限还有一类高频问题：会计档案、科技档案能不能按 GB/T 9705 立？答案是文书档案按卷才用 GB/T 9705；会计、科技、照片等门类各有专门标准（如科技档案按 DA/T 28、照片档案按 DA/T 13），不要一表多用。
结语：封面 8 项、档号 3 段、封二 7 项，贴在立卷台上照着填
按卷整理的要点其实就三张清单：封面 8 项、档号 3 段、封二 7 项。打印出来贴在立卷台上，填一项勾一项，比事后返工省十倍力气。
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📚 DA/T 22 详解三连系列
本系列共 3 篇，帮档案员把两套整理标准真正用起来：
- 第 1 篇（已发布）按件整理档号怎么编？DA/T 22-2015 完整示例+3 个常见错误——5 段档号代码逐段拆解
- 第 2 篇（本篇，9/6 提前发布）按卷整理怎么做——GB/T 9705-2008 案卷格式、档号编制与软卷皮填写
- 第 3 篇（9/21 计划）归档文件排序、装订与档号编制完整示例——从全宗号到最后一位，真实填一遍
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常见问题（FAQ）
Q1：按卷整理和按件整理怎么选？
A：两套标准并列对立、二选一。按”件”整理文书档案用 DA/T 22-2015，档号 5 段式；按”卷”立卷用 GB/T 9705-2008，档号 3 段式。按本单位的归档制度和分类方案确定后保持稳定，不要混用、也不要中途切换体系。
Q2：GB/T 9705-2008 的档号由几段组成？
A：3 段——全宗号-目录号-案卷号（第 3.1.3.8 条）。全宗号是档案馆指定给立档单位的编号；目录号是全宗内案卷所属目录的编号，同一全宗内不允许重复；案卷号是目录内案卷的顺序编号，同一目录内不允许重复。注意与 DA/T 22 的 5 段式档号是两套结构，不能混拼。
Q3：软卷皮封二要填哪 7 项？
A：按第 3.2.3 条，软卷皮封二项目为顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注共 7 项，填写方法同卷内文件目录。封三还要填本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间 4 项。
Q4：软卷皮装订的案卷可以直接上架吗？
A：不可以。第 3.2 条明确”使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存”。卷盒外形 310mm×220mm、厚度 30/40/50mm，卷脊填全宗名称、目录号、年度、起止卷号，案卷按案卷号顺序入盒。