本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「会计档案整理」第 8 步：移交进室。 上一步：编目 下一步：鉴定销毁

移交进室 · 会计档案整理第 8 步

一、这一步在会计档案整理中的定位

会计档案整理由会计管理机构完成、由档案管理机构接收——这是会计档案区别于其他门类的一个显著特点：整理人不是档案员，而是财务人员。移交这一步，就是把责任从会计部门正式交到档案部门，交接凭据就是会计档案移交清册。

这一步有两个硬性时间点常被忽视：当年形成的会计档案，会计年度终了后可临时保管一年，期满应当移交；因工作需要确需推迟的，须经档案管理机构同意，且临时保管最长不超过三年（79 号令第十一条）。实务中不少单位把会计档案放在财务科十几年不交，这既违反规定，也让档案部门在统计、编目、到期鉴定上完全失控。

还有一条红线：临时保管期间，出纳人员不得兼管会计档案（79 号令第十一条第二款）。出纳兼管档案，等于自己经手的凭证自己保管，是内控上的重大缺陷，检查必查。

二、标准依据

• 79 号令第十一条：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管；因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意；临时保管会计档案最长不超过三年；临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
• 79 号令第十二条：办理移交时应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续；纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装；电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，文件格式应符合有关规定，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
• 79 号令第二十四条：单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理交接手续；移交清册应列明会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限；交接时按清册逐项交接，由交接双方单位有关负责人监督，交接完毕后经办人和监督人在清册上签名或盖章。
• 79 号令第二十三条：建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交。
• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》第 10 章（会计档案移交清单）：项目包括年度、种类及数量、移交部门及移交人、接收部门及接收人、监交人、移交时间、备注；移交部门与接收部门由双方管理人员填写并盖章签字，监交人由监督办理接交手续的人员签名。
• 79 号令第十六条、第十八条、第十九条：接收之后的鉴定、销毁与不得销毁情形（第 9 步详述）。

两份依据的项目并不重复，而是两个层次：DA/T 39—2008 第 10 章的 7 项（年度、种类及数量、移交部门及移交人、接收部门及接收人、监交人、移交时间、备注）管的是「谁向谁交、什么时候交、交了什么」；79 号令第二十四条的 8 项（名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限）管的是「每一卷具体是什么」。实务中把两者合成一张清册：表头用 DA/T 39 的 7 项固定格式，明细栏按第二十四条逐卷展开，一张表同时满足归档检查和交接核对。

三、实操：四个环节把责任交清

第 1 小步：卡准移交时间

时点	要求	依据
会计年度终了后	可由会计管理机构临时保管一年	79 号令第十一条
临时保管期满	应当移交档案管理机构	同上
确需推迟	须经档案管理机构同意，且最长不超过三年	同上
项目建设期间形成的会计档案	办理竣工财务决算后及时移交给项目接受单位	79 号令第二十三条

第 2 小步：编制会计档案移交清册

移交清册是移交的核心凭据，两项内容必须齐全——一是逐卷逐册的明细，二是双方的签署。明细项目按 79 号令第二十四条与 DA/T 39—2008 第 10 章合并掌握：

项目	填写要点
年度	需要移交的会计档案所属年度，4 位阿拉伯数字
种类及数量	凭证/账簿/报告/其他，各自册数、盒数
名称（题名）	与案卷题名一致，含形成单位、时间、内容、类别
卷号（案卷号）、册数	与盒脊、案卷目录一致
起止年度	该卷（册）覆盖的起止年月
档案编号（档号）	第 5 步编的档号
应保管期限 / 已保管期限	第 2 步判定的期限与截至移交时的已保管年限
移交部门及移交人	会计管理机构及其人员，盖章签字
接收部门及接收人	档案管理机构及其人员，盖章签字
监交人	监督办理接交手续的人员签名
移交时间	办理移交手续的年月日
备注	需标明的情况（缺页、补件、附件另订等）

移交清册不是一份「交出去就不管」的单据：交接双方各存 1 份，移交方留底用于说明本年度交了哪些、交了多少，接收方留底作为入库凭据和日后查考的第一道索引。只做一份由接收方收走的，将来会计部门要证明「已经交过」，就只能去档案室翻。

第 3 小步：当面交接、逐项核对

清点是移交最实的一段。教材给出的动作是：档案人员根据会计档案移交清单详细清点案卷，认真核对无误后，交接双方在移交清单上履行签字手续。注意顺序——先清点、后签字，签在清点之后才是负责任；反过来先签后点，出了问题就是双方都有责任的糊涂账。

• 逐项交接：按清册所列内容一项一项对，包括册数、盒数、编号、题名。
• 双方负责人监督：79 号令第二十四条要求由交接双方的单位有关负责人负责监督。
• 签署：交接完毕后，双方经办人和监督人在移交清册上签名或盖章。
• 移交后不改动：纸质会计档案移交时保持原卷封装，接收方不再拆卷重理。

第 4 小步：电子会计档案的移交与检测

• 电子会计档案及其元数据一并移交（79 号令第十二条）——只交文件不交元数据，接收方无法确认来源与真实性。
• 文件格式符合有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交，否则将来打不开。
• 接收方在接收时对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收——这就是常说的”四性检测”，缺一项都可能被退回。
• 单位之间交接时（第二十四条），接受单位还应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验。

第 5 小步：接收前的质量把关

档案管理机构接收时应当检查案卷质量：封面项目没填全的，由会计部门经办人补填；破损、缺页、装订不牢的案卷，由财会部门有关人员负责修补和重新装订；不符合要求的会计档案不予接收。把关放在移交环节，比接手后再返工省事得多。

第 6 小步：接收之后的排列编号与入库

移交手续办完不等于这件事结束。档案人员要按照本单位的会计档案分类整理方法，对接收的会计档案进行排列编号，再送入档案室妥善保管——这一步是把会计部门编好的目录，真正落到档案室的排架位置上。

• 排列：按分类方案排——同一门类、同一年度、同一保管期限的案卷相对集中，顺序与案卷目录的行序一致；档案室已排架的，新接收批次接续原位置，不另起一排。
• 编号：按第 5 步编档号的规则给出案卷在档案室排架中的位置号。会计部门给的档号是册内定位，档案室这一步是排架定位，两级不能互相替代；两者一旦不一致，检索时就会取错卷。
• 入库：办理入库登记，把本批次与移交清册、案卷目录挂上关系，注明库位与接收日期；同时更新全宗卷与保管清册的实有数量。

这三件事是会计档案「谁整理、谁保管」分界的落点：整理责任在会计机构，保管责任在档案机构，而排列编号是档案机构接手后的第一个动作。很多单位的会计档案进库后长期没有库位号，实际上等于只完成了移交、没完成入库。

四、元泰三件套在这一步能省什么

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
编制移交清册	从案卷目录再手工誊一遍，卷号、册数、档号极易抄错	从案卷目录直接生成移交清册，逐卷数据同源
数量核对	点数盒数册数，对不上就翻箱倒柜	按移交批次自动汇总盒数、册数、卷数
电子档案四性检测	靠人工抽检，元数据是否齐全说不清	移交前自动做完整性、可用性校验，缺元数据即提示
交付留痕	纸质清册签完就进柜，查阅不便	移交记录可检索，逐卷可追溯到移交批次与经办人

五、操作注意事项

• 不要超期不移交。临时保管最长三年是上限，不是常态；超期移交在检查中属于明显问题。
• 出纳不得兼管会计档案，这是内控红线，也是 79 号令明文规定。
• 推迟移交必须留下”档案管理机构同意”的书面记录，口头同意不算。
• 移交清册要双方留底，经办人、监督人签名或盖章齐全；只有一方签字的清册，日后追责说不清。
• 移交前后不要拆封重装；确需拆封重新整理的，档案机构会同会计机构和经办人员共同拆封，以分清责任。
• 电子会计档案的读取平台一并移交，尤其是自定义格式的系统输出；只交数据文件是常见错误。
• 移交完成即进入档案部门管理，后续的鉴定、销毁由档案部门牵头（第 9 步）；随卷交接的检索目录由会计机构在第 7 步编目时编好。

六、常见问题（FAQ）

Q1：单位没有设档案机构，会计档案交给谁？

没有设立档案机构的单位，应当在会计机构内部指定专人保管，且出纳人员不得兼管（79 号令第十一条）。不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位、依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁参照本办法执行（第二十九条）。委托具备条件的机构代管也是允许的（第五条）。

Q2：移交时发现某册装订不牢或封面少签字，能不能先收下后补？

不建议。接收检查是档案部门的一道关卡，不符合要求的会计档案应当不予接收：封面项目没填全由会计部门经办人补填，破损、缺页、装订不牢的由财会部门修补和重新装订，之后重新办理移交。先收后补会模糊责任、也让整改失去压力。

Q3：电子会计档案移交时必须同时交纸质件吗？

看是否符合 79 号令第八条（单位内部形成）或第九条（外部接收且附符合《电子签名法》的电子签名）的条件：符合条件的可以仅以电子形式归档保存，移交的就是电子会计档案及其元数据。但要注意第八条第（六）项把”具有永久保存价值或者其他重要保存价值”的会计档案排除在外——年度财务会计报告这类永久档案，通常仍需纸质或按电子档案长期保存要求处理。

9 步全流程总览见 会计档案整理及技术应用；下一步 鉴定销毁；全部表单与目录格式见 会计档案表单库。

七、参考来源

• 国家档案局《会计档案整理》多媒体教材（档案专业人员培训多媒体教材）第 3 讲《会计档案的移交》，课程页 saac.gov.cn/daj/jckc。
• 《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）第十一条、第十二条、第二十三条、第二十四条。
• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》第 10 章（会计档案移交清单）。