数字档案（电子档案）工作：单套制、四性检测与移交接收一次讲清
电子文件怎么收齐、能不能只存电子版、检测多久做一次、移交要走什么程序，都写在 GB/T 18894—2016、DA/T 92—2022、DA/T 70—2018、DA/T 93—2022 与 22 号令《电子档案管理办法》里。这一页按实际工作顺序重写成八张卡，并附标准号速查表。
档案数字化做了很多年，真正的难点从来不是扫描，而是电子档案能不能合法地替代纸质。这条线的规矩由两部规章和一组标准共同构成：22 号令《电子档案管理办法》自 2024 年 11 月 1 日起施行，是电子档案最新的专门规章；总纲 GB/T 18894—2016 规定电子文件要连同元数据一并归档、物理归档一式三套；DA/T 92—2022 给出单套制的 5 项前置条件与 26 项评估指标，并要求三年复评；DA/T 70—2018 把检测固化成「归档检、移交检、每年再检」。
这一页是本站数字档案内容的汇总索引：八张卡分别讲总纲、单套制、四性检测、元数据、纸质档案数字化、移交接收、存储与云的禁区、数字档案室建设。想按标准号查的，可以直接用标准号速查表或站内的标准规范索引页。
八张卡看懂数字档案：电子文件怎么收、单套制怎么过
一总纲：电子文件归档与电子档案管理
GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）是这一板块的总纲：规定电子文件应当连同元数据一并收集、归档电子文件的格式与载体要求、物理归档的套数与标签、以及保管到期后的处置。物理归档一般一式三套（封存、查阅、异地），载体依次为只读光盘 → 磁带 → 硬磁盘，标签六项要素不得缺。
- 电子文件应与元数据一并归档
- 物理归档一式 3 套，异地保存
- 载体：只读光盘、磁带、硬磁盘
- 载体标签 6 项要素，形成部门保存 1 年
- 到期处置与检测须留记录
二单套制：5 项前置条件 + 26 项指标
DA/T 92—2022电子文件想只以电子形式归档保存（单套制）不是自己说了算。DA/T 92—2022 要求先满足 5 项前置条件，再按制度、系统、资源、安全四方面 26 项指标通过可行性评估，且三年复评。归档必须通过系统接口在线完成，禁止以移动介质离线交付代替在线归档。这是近几年数字化验收最常卡住的一关。
- 5 项前置条件须先满足
- 26 项指标须全部通过可行性评估
- 每三年复评一次
- 归档须通过接口在线完成，禁介质离线交付
- 未通过评估的应继续实行双套归档
三四性检测：真实·可靠·完整·可用
DA/T 70—2018归档环节与移交环节必须做四性检测，电子档案归档后每年至少检测 1 次。真实性、可靠性靠数字签名与固化信息验证，完整性看组件与元数据是否齐全、是否缺页少件，可用性看格式是否还能打开、能不能读懂。目录下 10000 个文件，只要有一个打不开，整批的可信度都会打折。
- 归档环节必检、移交环节必检
- 归档后每年至少检测 1 次
- 真实性、可靠性：签名与固化信息
- 完整性：组件、元数据、件数核对
- 可用性：格式可读、可再现
四元数据：三类档案三套方案
DA/T 46 / 54 / 63文书类用 DA/T 46—2009、照片类用 DA/T 54—2014、录音录像类用 DA/T 63—2017。元数据不是可选项：归档时必须连同元数据一并收集，缺了元数据，等于丢失了文件的形成背景与责任者信息，将来无法自证来源。
- 文书类：DA/T 46—2009
- 照片类：DA/T 54—2014
- 录音录像类：DA/T 63—2017
- 元数据随电子文件一并收集
- 元数据不全将影响真实性自证
五纸质档案数字化
DA/T 31—2017传统载体数字化按《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017，代替 DA/T 31—2005）执行：从档案出库、拆卷整理、扫描、图像处理、目录建库、数据挂接到成果验收与数据备份，每个环节都要留记录和交接单据。数字化并不改变原件地位，扫描件与原件不一致时以原件为准。
- 出库、拆卷、整理、还原须有交接记录
- 扫描参数与图像处理要求
- 目录建库与数据挂接
- 成果验收与数据备份
- 数字化全流程的可追溯管理
六移交接收：电子档案怎么进馆
DA/T 93—2022 · 22 号令电子档案向档案馆移交接收按 DA/T 93—2022《电子档案移交接收操作规程》执行；22 号令《电子档案管理办法》自 2024 年 11 月 1 日起施行，对电子档案的形成、收集、整理、保管、利用、移交接收与销毁做了系统规定，是目前最新的电子档案专门规章。移交前要完成四性检测、载体与数据包的一致性核对。
- 移交接收操作规程 DA/T 93—2022
- 22 号令《电子档案管理办法》2024-11-01 施行
- 移交前完成四性检测
- 核对数据包、载体与清册一致
- 移交后接收方出具接收凭证
七存储与系统：哪些云不能用
13 号令第 61、62 条这条是数字化建设最容易被忽略的红线：电子档案不得使用电子政务云之外的其他公有云；应当使用独立的专业服务器和专用存储设备，容量要有冗余、可扩容。信息系统防护要达到安全等级保护二级以上，并落实在线容错与定期离线备份。
- 禁：电子政务云以外的公有云
- 须独立专业服务器 + 专用存储
- 等保不低于二级
- 在线存储须容错、可扩展
- 离线备份须定期执行
八数字档案室建设
《数字档案室建设指南》数字档案室建设把「业务系统→归档接口→档案管理系统→长期保存与利用」串成一条线：办公自动化和业务系统要能直接输出符合标准格式的电子文件，档案管理系统要能接收、管理、长期保存并提供利用。实务上最难的不是买系统，而是让业务系统愿意配合改造归档接口。
- 业务系统须支持输出标准归档格式
- 归档接口在线联通是前提
- 档案管理系统承担长期保存
- 利用服务要在线可达
- 22 号令与 DA/T 92 是验收口径
常用标准号速查：写方案时直接对照
| 标准号 | 管什么 | 现行版本 |
|---|---|---|
| GB/T 18894 | 电子文件归档与电子档案管理总纲 | —2016 |
| DA/T 92 | 单套制（5 前置条件 + 26 指标 + 三年复评） | —2022 |
| DA/T 70 | 四性检测（归档/移交检测，归档后每年≥1 次） | —2018 |
| DA/T 46 | 文书类电子文件元数据方案 | —2009 |
| DA/T 54 | 照片类电子档案元数据方案 | —2014 |
| DA/T 63 | 录音录像类电子档案元数据方案 | —2017 |
| DA/T 31 | 纸质档案数字化规范 | —2017（代 2005） |
| DA/T 93 | 电子档案移交接收操作规程 | —2022 |
| DA/T 50 | 数码照片归档与管理 | —2014 |
完整标准列表见站内的 档案标准规范索引；版本以现行有效版本为准。
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常见问题
电子文件可以只归档电子版吗？
可以，但要先通过单套制可行性评估。按 DA/T 92—2022，须满足 5 项前置条件并通过 26 项指标，且每三年复评一次；归档必须通过系统接口在线完成。
什么是四性检测，多久做一次？
真实性、可靠性、完整性、可用性四项。按 DA/T 70—2018，归档环节和移交环节必须检测，归档后每年至少检测一次。
电子档案能用公有云存储吗？
不能使用电子政务云之外的其他公有云，须使用独立的专业服务器与专用存储；信息系统保护等级不低于二级。
纸质档案数字化按什么规范？
DA/T 31—2017《纸质档案数字化规范》（代替 DA/T 31—2005），覆盖出库、拆卷、扫描、图像处理、目录建库、挂接、验收与备份全流程。
电子档案移交有什么专门规定？
22 号令《电子档案管理办法》自 2024 年 11 月 1 日起施行；操作规程按 DA/T 93—2022《电子档案移交接收操作规程》。
元数据到底要不要一起归档？
必须。电子文件应当连同元数据一并收集，分别按 DA/T 46—2009（文书）、DA/T 54—2014（照片）、DA/T 63—2017（录音录像）执行。
参考来源
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