本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「科技档案整理」第 5 步：编档号。 上一步：卷内文件排列与编页 下一步：编案卷封面

编档号 · 科技档案整理第 5 步

一、编档号在科技档案整理中的定位

档号是每一卷档案的”身份证号”，也是排架、检索、移交、鉴定的唯一索引。科技档案按卷整理，一卷一号，档号要写在三处并保持一致：案卷封面、卷脊（盒脊）、案卷目录。三处对不上，库房里就找不到。

这一步上承第 1 步的门类（KJ·KY／KJ·JJ／KJ·SB）和第 3 步的项目、卷，下接第 6 步案卷封面与第 8 步著录移交——档号一旦定错，后面全部跟着错，改档号等于重做一遍整理。所以档号的结构必须先在本单位”三合一”制度里定死，再一卷一卷往下编，不要边编边想。

二、标准依据

• DA/T 13—2022《档号编制规则》5.1：按卷整理的档号结构由若干代码段组成，其中类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。
• 5.1.3 结构说明：上位代码与下位代码之间用连接号”–“（短横线）相隔；同级的各代码之间用间隔号”·“相隔。连接号和间隔号各占半个字位置、上下居中。
• 5.2.1：全宗号、一级类别号（档案门类代码）、案卷号／组号／册号为必选项，不应省略。
• 5.2.2：二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码、件号／页号为可选项，可根据实际需要选择使用。
• 《国家档案局令第 13 号》第三十三条：科技档案门类代码 KJ，下设科研 KJ·KY、基建 KJ·JJ、设备 KJ·SB 三个二级门类；第三十二条：科技档案一般以卷为单位整理。
• DA/T 28—2018 第 8.2.1 条：同一卷内有不同保管期限的文件时，该卷保管期限从长；8.2.2：项目档案保管期限分为永久和定期，定期一般分为 30 年和 10 年。
• 保管期限代码沿用统一写法：Y（永久）、D30（定期 30 年）、D10（定期 10 年）。

三、实操：三段定结构，再一卷一卷编

第 1 步：把档号结构写进制度

科技档案（按卷整理）推荐结构：

全宗号 – 一级类别号（KJ）· 二级类别号 · 年度 – 保管期限代码 – 目录号／项目号 – 案卷号

示例：Z109-KJ·JJ·2023-Y-XM12-0016（某全宗 2023 年办结的第 12 号基建项目，永久保存的第 16 卷）。

代码段	写什么	写法要点	是否必选
全宗号	档案馆给定的全宗号	照抄，不改不简写	必选
一级类别号	档案门类代码	科技档案固定为 KJ	必选
二级类别号	KY／JJ／SB	与一级类别号同级，用”·“连接	可选（科技档案实际必用）
年度	项目形成（办结）年度	四位数字；跨年度项目按办结年归	可选
保管期限代码	Y／D30／D10	卷内期限不一致时从长	可选
目录号／项目号	本单位三合一制度确定的项目代号	一个项目一个号，跨卷不变	可选
案卷号	同一项目（目录）内的流水号	四位数字，如 0016；同一目录内不重号	必选

第 2 步：定项目号与案卷号流水规则

• 项目号：在项目立项时就给定，写进归档范围清单（第 2 步的产物）。基建可用”标段 + 单位工程”编码，科研可用课题编号，设备可用设备编号。一个项目一个号，中途不改。
• 案卷号：在同一个项目（或同一本目录）内按卷序连续编排，从第 1 卷编到最后一卷；不同项目的案卷号各自从 1 起，不要全宗统一流水——统一流水会让”项目整卷调阅”变得困难。
• 案卷号位数统一（建议 4 位），不足补零，便于排序与打印。

第 3 步：录入、核对与三处一致

• 编完先查重：同一全宗内不允许出现重复档号，这是最容易出的错（尤其多个项目并行、多人同时编时）。
• 核对类别号与内容：基建项目编成 KJ·SB 这类错误要靠抽查发现，编完后按卷内首份文件复核一遍。
• 三处一致：案卷封面（第 6 步）、卷脊标签、案卷目录（第 8 步）的档号必须完全相同；改一处必须同步改三处。
• 档号章应盖在卷内首页空白处（GB/T 11822—2008 的规定），不要盖在文件标题或图表上。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
生成档号	按规则手拼字符串，长档号极易抄错一位	规则一次配置，按卷自动生成，结构与符号（”-“与”·”）不会写错
查重与连号检查	用 Excel 排序后肉眼看，重号断号难发现	自动校验唯一性与连续性，重号即时报错
三处一致	封面、卷脊、目录各写一遍，改号要改三处	档号一处维护，封面、卷脊标签、目录同步更新
期限从长	人工判断卷内最高期限，容易漏	按卷内文件期限自动取最长值并给出提示

五、操作注意事项

• 不要跨类别混编：同一全宗内 KJ·KY、KJ·JJ、KJ·SB 三类分开整理、分别编档号，一卷内不出现两个二级门类。
• 不要跨项目连续编案卷号：项目内流水，项目之间各自起头。
• 连接号”-“和间隔号”·”要分清：上下位用短横线，同级用间隔号，不要用中文顿号或斜杠代替。
• 档号一经启用不再变更；确需调整的，要留变更记录，避免历史目录对不上。
• 涉密卷的档号规则与非密卷保持一致，另在密级字段标注，不要用特殊档号暗示密级。

六、常见问题（FAQ）

Q1：年度写立项年还是竣工验收年？

建议统一按项目办结（验收）年度，与”跨年度文件归办结年”的通行口径一致；制度里一旦选定就全单位统一，不要有的卷用立项年、有的卷用验收年。周期特别长的项目（如多年期基建）若必须分期，可在项目号后加分期标识，并在制度中说明。

Q2：案卷号要不要全宗统一流水？

不推荐。科技档案按项目成套，项目内流水更利于整项目调阅、移交和到期鉴定；全宗统一流水会让同一项目的卷号分散，检索时要先查对照表。DA/T 13—2022 只要求”同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号”，项目内流水完全符合。

Q3：一卷里有永久件也有 10 年件，期限代码怎么填？

按 DA/T 28—2018 8.2.1，该卷保管期限从长，填 Y（永久）。如果这种情况很多，说明第 3 步组卷时把期限差异大的文件混在了一起，应回到组卷环节按期限拆卷，否则 10 年件要陪着永久件永久保存，库房压力白白增加。

8 步全流程总览见 科技档案整理及技术应用；下一步 编案卷封面。