文书档案是机关、团体、企事业单位在公务活动中形成的、具有保存价值的文件材料。文件办理完毕后，要按一定规则整理、装订、编目、排架，这一过程统称归档文件管理。

在这条主线上，对”文件如何组织”存在两套并行方法：按卷整理（传统做法，依据 GB/T 9705-2008）与按件整理（现行推荐做法，依据 DA/T 22-2015）。二者不是对立关系，而是同一归档目标下两种不同的整理粒度——前者以”一卷”为整理单元，后者以”一件”为整理单元。

一、两者的相同点

无论按卷还是按件，底层逻辑一致，都要解决”归什么、怎么分、怎么固定、怎么查”：

• 归档范围与保管期限同源：都依据 8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》判定”哪些要归档””保管多久（永久 / 30年 / 10年）”。
• 都从”分类”起步：先按”年度—机构(问题)—保管期限”等分类方案把文件归入相应类别。
• 都要修整与装订：拆除金属物、折叠平整、对齐，把整理单元固定成不可拆散的整体（一卷或一件）。
• 都要编页（编页号）：逐页编写页号，固定文件顺序、防止抽换与遗失。
• 都要编制档号：按分类方案和排列顺序赋予唯一档号，作为检索主键。
• 都要编目并形成目录：分别形成《案卷目录》或《归档文件目录》，作为查找入口。
• 都要装盒、排架与移交：最终装入档案盒、上架排列，编制检索工具并办理移交进馆 / 进室。

二、两者的不同点

对比维度	按卷管理（GB/T 9705-2008）	按件管理（DA/T 22-2015）
整理单元	以案卷为单元——一组有密切联系的文件组成一卷	以件为单元——单份文件即为一件
组卷 / 组件	须”组卷(立卷)”，把多份文件按联系组合成卷；并拟写概括全卷的案卷题名	以”件”为基本单元，不组卷；正文与附件、正本与定稿、来文与复文按规则合并为一件
装订对象	把整卷装订（三孔一线或装订成册）	把单件装订（不锈钢订 / 线装），件与件之间不固定
编目单位	两级：先编《卷内文件目录》（软卷皮封二 7 项：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注），再编《案卷目录》	一级扁平：以件为单位编《归档文件目录》，每件一条（档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等）
题名处理	须人工拟写案卷题名，概括卷内全部文件内容	以件内文件原有题名为准，一般不另拟案卷题名
排列层级	先排卷、卷内再排文件（两级排列）	直接按件级排列（一级排列）
备考表	每卷有《卷内备考表》，说明卷内文件状况	以盒为单位设备考表（盒级）
标准与定位	GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》；传统做法，多见于历史档案、已按卷整理的单位	DA/T 22-2015《归档文件整理规则》；现行推荐，简化流程、利于信息化
工作量	需组卷 + 拟写案卷题名 + 两级目录，人工量相对较大	省去组卷与拟写案卷题名，工作量更小、更易上手

三、如何选用

• 同一单位可在不同门类、不同年代采用不同方法。新产生的文书档案一般推荐按件管理：环节更短、上手更快，也便于条目级检索与批量数字化挂接。
• 历史形成的按卷档案仍按原卷保管，不必拆卷重整；新接收的按件档案按件管理，两者可在同一库房并存。
• 电子档案 / 数字档案馆环境下，按件更利于”一份文件一条数据”的精细管理与全文检索；按卷则更利于保持文件间的有机联系、还原业务背景。

小结：不论按卷还是按件，归档文件管理的核心始终是四件事——分类准确、档号唯一、编目完整、实体与目录一致。方法只是整理粒度的选择，目标都是让档案”收得全、找得到、管得住”。

四、元泰三件套如何减轻归档整理劳动

无论采用哪种整理方法，归档中的重复性劳动都可以借助软件大幅压缩：

• 魔方（数字档案整理软件）：自动编页并标注页号、按规则自动 / 辅助编制档号、批量输出卷内文件目录与案卷目录，把人工抄写目录的工作量降到最低。
• 启典（元泰档案知识库）：从扫描件 / PDF 自动提取题名、责任者、日期、文号等元数据，减少键盘录入；并可批量判定保管期限与归属年度，让”归什么、存多久”的判断标准化。
• 数字方舟（数字档案室）：提供标准模板打印封面 / 目录 / 备考表，档号与统计自动计算，支持批量挂接与检索，让实体整理与电子目录同步完成。