本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「科技档案整理」第 3 步：组卷。 上一步：划定归档范围 下一步：卷内文件排列与编页

组卷 · 科技档案整理第 3 步

一、组卷在科技档案整理中的定位

组卷就是把第 2 步收上来的散文件，按一定规律装进一个个”卷”（案卷）里。科技档案一般以卷为单位整理（《国家档案局令第 13 号》第三十二条），一个卷就是一个保管单位和检索单位——后面的排列、编页、编档号、编封面、著录、移交，全部是围绕”卷”在做。

组卷组得好不好，直接决定三件事：一是查得到（一卷一个主题，检索时一卷命中，不用翻五卷）；二是搬得动（卷的厚度、装具统一，排架和移交都方便）；三是说得清（卷与卷之间界限清楚，到期鉴定时能整卷处置，不用拆卷）。组卷组乱了，后面每一步都在补窟窿。

科技档案组卷和文书档案最大的区别：文书档案按”年度—机构（问题）—保管期限”分类后按事由组卷，文件之间是办事关系；科技档案按项目、结构、阶段、台（套）组卷，文件之间是成套关系——一套图纸、一个课题、一台设备，本身就是一个整体，不能拆。

二、标准依据

• GB/T 11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》第 4 章是组卷的主依据：组卷原则为”遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用”；组卷要求为”案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备””载体和书写印制材料应符合档案保护要求”。
• GB/T 11822—2008 4.3.2：科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。
• 4.3.3：成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。
• 4.3.4：通用图、标准图可放入相应项目中或单独组卷；其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注图号和档号。
• 4.3.5：底图以张或套为保管单位进行整理。
• 4.3.6：产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修维护中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷，亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷备考表中说明标注。
• 4.3.7：产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
• DA/T 28—2018 第 7.4.3 条：施工文件组卷完毕经施工单位自查后，依次由监理单位、建设单位工程管理部门、建设单位档案管理机构审查，每个审查环节应形成记录和整改闭环。
• DA/T 28—2018 8.2.1：同一卷内有不同保管期限的文件时，该卷保管期限从长——这条决定了”不同期限的文件不要混在一卷”。

三、组卷的实操：四步把散文件装成卷

第 1 步：先定组卷单元

类别	组卷单元	分卷依据	常见错
科研 KJ·KY	一个课题为一至若干卷	按研究阶段分卷：立项论证卷、研究实验卷、结题验收卷、成果与知识产权卷	把课题的财务报销、日常事务文件塞进技术卷
基建 KJ·JJ	单位工程／分部工程	按建设程序分卷：前期立项卷、勘察设计卷、施工管理卷、监理卷、竣工图卷、竣工验收卷	整套图纸不拆卷硬塞一卷，卷厚到装不进盒
设备 KJ·SB	一台（套）设备为一卷；同类小型设备可合并	按设备生命周期分卷：购置审批卷、开箱验收与随机文件卷、安装调试卷、运行维护卷	多台型号相同的设备共用一个”卷”，日后无法单台定位

判断一个组卷单元是否合理，用一个简单标准：这一卷能不能用一个案卷题名说清楚。说不清楚（比如”XX 工程文件（一）”），说明分卷依据不对，要再拆。

第 2 步：按阶段或结构拆分厚度

• 卷的厚度以装盒后松紧适度、不挤压文件为限。装不进标准卷盒就应拆卷，不要靠绳子硬捆。
• 拆卷要沿着阶段或结构边界拆，不能从中间一刀切。例如施工文件按分部工程拆，图纸按专业或图册拆。
• 一个阶段的文件确实很多时，按期或册分成”之一、之二”，并在案卷题名后标注序号。

第 3 步：处理特殊形态的文件

情形	怎么处理	依据
成册、成套文件	保持原有形态，整册成卷，不要拆散重组	GB/T 11822—2008 4.3.3
通用图、标准图	放入相应项目文件，或单独组卷；相关项目在卷内备考表注明并标注图号、档号	4.3.4
底图	以张或套为保管单位单独整理，不与晒蓝图混装	4.3.5
超出卷盒幅面的图纸	按标准折叠（标题栏露在外面便于查阅），再入卷	GB/T 11822—2008 第 7 章装订与卷盒要求
维修、改扩建形成的文件	宜插卷放入原案卷；或单独组卷排在原案卷之后，并在原案卷备考表说明	4.3.6
升级换代、后评估、重建	单独组卷，不插卷	4.3.7

第 4 步：自检与送审

• 自检四项：卷内文件齐全完整、签章完备、无重份、保管期限一致（不一致的该卷从长，或直接拆卷）。
• 基建项目按 DA/T 28—2018 7.4.3 走审查链：施工单位自查 → 监理单位审查 → 建设单位工程管理部门审查 → 档案管理机构审查，每个环节留记录。
• 审查通过后即进入第 4 步卷内排列与编页，此时卷的边界就不要再动了。

四、元泰三件套如何减轻这一步的劳动

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
定组卷单元	靠经验口头定，不同人做出来卷的粒度不一样	按”项目—阶段—卷”三层结构固化模板，新建项目自动铺出卷骨架，粒度全单位统一
控厚度与拆卷	装盒时才发现装不下，临时拆，编号跟着乱	页面数实时统计，接近装具上限自动预警，提前按阶段拆分
特殊形态处理	插卷、通用图引用靠纸条备注，容易丢	插卷与原卷双向关联，通用图一次标注、相关卷自动带出备考表说明
审查留痕	纸质审查单签字，散在各处难汇总	组卷—送审—整改闭环线上留痕，审查记录随卷归档

五、操作注意事项

• 不要跨类别组卷：科研、基建、设备三类分开整理、分别编档号，一卷内不混两个二级门类。
• 不要跨项目组卷：两个课题、两台设备的文件不能因为”都是 2023 年”就装在一起。
• 保管期限不同的文件尽量不混卷；实在要混，该卷按最长的期限定，并在备考表说明。
• 案卷题名在第 6 步正式编制，但组卷时就应先在心里（或草稿里）拟好——拟不出来就说明这一卷不该这么装。
• 卷内文件顺序在第 4 步排，但组卷时就要把成套的文件放在一起，不要等排列时再满桌翻找。

六、常见问题（FAQ）

Q1：一个课题只有十几页，能不能几个课题合并成一卷？

不建议。课题是科技档案的天然成套单位，合并后案卷题名写不清、档号无法单独定位、日后单课题鉴定到期也要拆卷。文件确实很少时，可以”一个课题一卷、多卷装一盒”，但卷还是分开编。

Q2：设备档案的随机文件很杂（说明书、光盘、合格证），怎么放？

随机文件是设备档案的核心价值所在，应单独成卷或作为该设备卷的首卷，不要拆散混进运行维护记录。光盘、U 盘等载体要单独装袋编号，并在备考表注明载体类型与数量，避免与纸质件一起装订被压坏。

Q3：改扩建工程的文件，是插卷还是另立卷？

标准给了两种口径：维修维护形成的宜插卷放入原案卷，或单独组卷排在原案卷之后并在原案卷备考表说明标注（4.3.6）；改扩建、重建、后评估、升级换代形成的应单独组卷（4.3.7）。判断尺度是”是否改变了原对象的实体或技术状态”——只是修，插卷；改了，另立卷。

8 步全流程总览见 科技档案整理及技术应用；下一步 卷内文件排列与编页。