机关档案13个门类代码对照表：WS·KJ·RS·KU…怎么填（附档号示例）

机关档案室建档的第一步，不是买柜子，也不是学装订，而是先把档案门类代码分对、填对。门类代码一旦定错，档号就跟着错，后面著录、检索、统计、移交进馆会一路错到底——等到移交被档案馆退回重编，代价最大。

本文把《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）与《档号编制规则》（DA/T 13—2022）里的门类代码一次讲清：13个一级门类分别是什么、二级门类怎么设、在档号里怎么填、常见错误有哪些。

一、门类代码在哪规定的

两处依据要一起看：

1）《机关档案管理规定》第23条——规定机关档案由哪些门类构成：

（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；（二）机关履行行业特有职责形成的专业档案；（三）照片、录音、录像等音像档案；（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；（六）其他档案。前款（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。

2）《档号编制规则》（DA/T 13—2022）8.2.1——规定代码怎么写：

采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。示例：机关档案门类代码标识为：文书“WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”。 8.2.2 在同一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的档案门类代码。

简单说：第23条定“有哪些门类”，DA/T 13—2022定“代码怎么写”。一个单位用哪些门类，按自己实际形成的档案类型从13个里面选，不要求13个全设；但选了就必须用标准代码，不能自造。

二、13个一级门类代码对照表

代码	门类	主要包括什么	常见整理依据	备注
WS	文书档案	党群、行政、业务管理中形成的公文、会议、计划总结、统计报表等	DA/T 22《归档文件整理规则》、8号令	绝大多数机关的门类主体
KJ	科技档案	科研、基建、设备三大类	GB/T 11822、DA/T 28《建设项目档案管理规范》	必须设二级：KY/JJ/SB
RS	人事档案	干部职工人事材料	《干部人事档案工作条例》、流动人员人事档案管理规定	通常单独管理、单独库房
KU	会计档案	会计报表、账簿、凭证、其他会计资料	《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）	常用二级：报表·1/账簿·2/凭证·3/其他·4
ZY	专业档案	履行行业特有职责形成的专门档案	《国家基本专业档案目录》及各行业规定	如婚姻登记、城建、病例、学籍等
ZP	照片档案	照片及底片、数码照片	GB/T 11821、DA/T 50《数码照片归档与管理规范》	含传统照片与数码照片
LY	录音档案	各类录音材料	DA/T 78《录音录像档案管理规范》	常与LX同属音像类
LX	录像档案	各类录像、视频材料	DA/T 78	同上
SJ	业务数据档案	业务系统产生的结构化数据	各行业业务规范	数据库、数据集及其元数据
YJ	公务电子邮件档案	公务活动中形成、具有保存价值的电子邮件	GB/T 18894相关要求	须保留完整元数据
WY	网页信息档案	机关网站发布的重要信息	—	抓取归档，保留链接关系
MT	社交媒体档案	政务新媒体发布的信息	—	微博、微信公众号等
SW	实物档案	印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等	—	实体保管，需拍照建目录

科技档案二级门类（务必写全）：科研 KJ·KY、基建 KJ·JJ、设备 KJ·SB。 专业档案二级门类按《国家基本专业档案目录》设置，不同行业不同，不能自己拍脑袋编。

三、门类代码在档号里怎么填

DA/T 13—2022 给出的档号结构为：

全宗号 — 档案门类代码·年度 — 保管期限 — 机构（问题）代码 — 件号

一个完整示例（文书档案，按件整理）：

Z109 - WS·2011 - Y - BGS - 0001
│      │    │     │    │     └─ 件号（4位流水）
│      │    │     │    └─────── 机构代码（BGS=办公室）
│      │    │     └──────────── 保管期限（Y=永久，D30=定期30年，D10=定期10年）
│      │    └────────────────── 年度
│      └─────────────────────── 门类代码（WS=文书）
└────────────────────────────── 全宗号

科技档案带二级门类时，门类代码段写作：

Z109 - KJ·JJ·2011 - D30 - BGS - 0001
        └─ 科技·基建

会计档案带二级时同理：KU·3·2024 - D30。

要点：门类代码是档号的第二段，紧跟全宗号之后；二级门类用“·”连接，写成 一级·二级。这一段写错，整条档号就失效。

关于档号编制的完整规则与常见错误，可继续阅读：档号编制规则详解与档号怎么编。

四、六种常见填法错误

错误做法	问题	正确做法
自造代码，如文书用“W”、会计用“KJ”	不符合 DA/T 13—2022，移交时对方系统不认	一律用标准2位代码；会计是 KU，科技才是 KJ
科技档案只写“KJ”，不写二级	科研、基建、设备混在一起，无法区分保管与检索	写成 KJ·KY / KJ·JJ / KJ·SB
同一全宗内出现两个“ZY”	违反 8.2.2“不应有重复的门类代码”	专业档案按《国家基本专业档案目录》设不同二级代码
照片、录音、录像笼统归为“YX”（音像）	新标准已按载体拆分为 ZP/LY/LX 三个门类	分别用 ZP、LY、LX
实物档案塞进文书档案，不给代码	实物与文书载体不同、保管方式不同，混装无法清点	单设 SW 门类，拍照建目录，实体另柜存放
门类代码随人员更换而变更	前后不一致，历史档案无法检索	门类代码一经确定写入分类方案，不得随意更改

五、怎么落地：从“表里选”到“系统里配”

手工时代，门类代码靠人记、靠Excel维护，容易出现上面六种错误。用软件做，关键在两处：

1）在系统里一次性把门类与代码规则固化

数字档案室类系统（如数字方舟）可以在后台配置本单位的门类与二级门类、档号结构（全宗号—门类代码·年度—保管期限—机构—件号）、期限代码（Y/D30/D10）。配置好之后，录目录入时门类代码由系统按规则生成，人只需要选门类、填年度和机构，不会填错，也不会前后不一致。

2）存量档案批量生成档号

对已经完成著录但还没编档号的存量档案，可以用整理类工具（如魔方）导入著录表，按命名规则批量生成档号与文件名，并自动建文件夹排序归位。原本一个人对着表一条条敲几千条，变成导入—配置—生成三步，档号口径还能全单位统一。

3）判定保管期限再交给AI辅助

档号里的“保管期限”这一段，过去要靠人对照8号令一百多条规则逐条判断，是新手最容易卡住的环节。启典（元泰档案知识库）可以读取文件与目录信息，辅助判定保管期限与年度，人工复核确认后写入档号——把最费脑力的判断环节从“人背规则”变成“人做确认”。

提示：AI判定结果属于辅助意见，保管期限的最终确定仍须由机关按鉴定程序确认，这是《机关档案管理规定》对鉴定工作的要求。

六、相关问题

问：我们单位只形成文书和会计档案，也要把13个门类全设上吗？ 不需要。从13个门类中按本单位实际形成的档案类型选取即可，不必全设。但要注意“应归尽归”——已经形成照片、实物、业务数据的，就应当设对应门类，不能因为麻烦而不设。

问：门类代码能加三级吗？ 专业档案可按《国家基本专业档案目录》设二级；科技档案设二级（KY/JJ/SB）。一般不建议再往下拆，层级过细会造成大量小类下档案极少、装盒空置。

问：电子档案和纸质档案用同一个门类代码吗？ 用同一个门类代码（如都是WS），因为门类反映的是档案的内容属性而非载体。载体差异在另外的管理环节体现。

参考来源

《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号，2019年1月1日施行）第23条
《档号编制规则》（DA/T 13—2022）8.2 档案门类代码的编制方法
《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）
国家档案局：《机关档案管理规定》全文
国家档案局：《机关档案管理规定》解读之六——机关档案门类划分、全宗要求与管理流程

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