专门档案馆怎么设立、怎么收档案：划界、副本与备案
专门档案馆只管两样东西——某一专门领域，或者某种特殊载体形态。它和综合档案馆同属国家档案馆，但收集范围不重叠；设不设、设哪几个，也不是馆里自己说了算。这一页把专门档案馆的设置程序、9 号令第 5 条的收集范围，以及「收原件还是收副本」这个最容易含糊的问题一次讲清。
一、两个限定词：专门领域，或者特殊载体形态
专门档案馆的名称里有「专门」两个字，但它「专」在哪，是有明确定义的——某一专门领域，或者某种特殊载体形态，二选一。既不是专门领域、也不是特殊载体的档案，就归综合馆。
《全国档案馆设置原则和布局方案》一、各级国家档案馆：各级国家档案馆，是归口中央或地方各级档案行政管理部门（或与有关部门）直接管理的文化事业或科学技术事业机构。包括综合档案馆和专门档案馆。
2. 专门档案馆：专门档案馆指收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态档案的档案馆。
| 对比项 | 专门档案馆 | 综合档案馆 |
|---|---|---|
| 设置依据 | 按专门领域或载体形态设置 | 按行政区划或历史时期设置 |
| 收集范围 | 某一专门领域或某种特殊载体形态的专门档案或档案副本 | 所辖范围内多种门类的档案 |
| 归属 | 同属国家档案馆（布局方案一） | 同属国家档案馆 |
| 与对方的关系 | 一般不重复接收综合馆已收的文书档案 | 一般不重复收专门馆已收的专门档案 |
二、依据在哪
| 文件 | 文号与时间 | 管什么 | 对本页的意义 |
|---|---|---|---|
| 《全国档案馆设置原则和布局方案》 | 经国务院批准，1992-03-27 国家档案局印发 | 全国档案馆网的结构与设置程序 | 设立依据：「一、2. 专门档案馆」列了中央四个馆、大中城市城建馆与地方设置程序 |
| 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》 | 国家档案局令第 9 号 2011-11-21 公布施行 | 按馆的类型划定收集范围 | 收集依据：第 5 条 |
| 《中华人民共和国档案法》 | 2020-06-20 修订通过 2021-01-01 施行 | 各级各类档案馆的定位与职责 | 第十条：各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构 |
| 《中华人民共和国档案法实施条例》 | 国务院令第 772 号 2024-03-01 施行 | 配套行政法规 | 第 15 条（设置与管理应当符合国家有关规定）、第 16 条（职责） |
《中华人民共和国档案法实施条例》第十五条：各级各类档案馆的设置和管理应当符合国家有关规定。
三、中央四个专门馆与大中城市城建馆
《全国档案馆设置原则和布局方案》一、2. 专门档案馆：
(1) 在中央设置四个专门档案馆。中国照片档案馆（已建立），收集管理全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案原件或复制件。中国科学技术档案馆（待建立）。收集管理国家级科学技术成果、全国重点工程项目、重点引进项目的档案或档案复制件。中国文学艺术档案馆（待建立）。收集管理中央直属艺术团体、全国著名文学家、艺术家及中央各部门所属出版单位形成的有关文学艺术档案或档案复制件。中国声像档案馆（待建立），收集管理中央、国家机关所属音、像出版，影视制作单位形成的音像档案及各电影制片厂汇交的影片、录音、录像档案或档案复制件。
(3) 大、中城市设置城市建设档案馆，收集管理有关城市规划、建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料。
| 馆 | 状态（原文用语） | 收集范围 |
|---|---|---|
| 中国照片档案馆 | 已建立 | 全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案原件或复制件 |
| 中国科学技术档案馆 | 待建立 | 国家级科学技术成果、全国重点工程项目、重点引进项目的档案或档案复制件 |
| 中国文学艺术档案馆 | 待建立 | 中央直属艺术团体、全国著名文学家、艺术家及中央各部门所属出版单位形成的有关文学艺术档案或档案复制件 |
| 中国声像档案馆 | 待建立 | 中央、国家机关所属音像出版、影视制作单位形成的音像档案及各电影制片厂汇交的影片、录音、录像档案或档案复制件 |
| 城市建设档案馆 | 大、中城市设置 | 有关城市规划、建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料 |
四、地方怎么设：统筹规划、政府批准、报国家档案局备案
《全国档案馆设置原则和布局方案》一、2. 专门档案馆：(2) 省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。
| 步 | 谁来做 | 产出 |
|---|---|---|
| 1 统筹规划 | 同级档案行政管理部门（按重点加强各级国家综合档案馆的原则） | 本地区专门档案馆设置规划 |
| 2 批准 | 同级人民政府 | 批准文件 |
| 3 备案 | 报国家档案局 | 备案回执（务必留存） |
五、收什么：9 号令第 5 条
《各级各类档案馆收集档案范围的规定》第五条：各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。
| 收什么 | 依据与说明 |
|---|---|
| 本行政区内某一专门领域的专门档案 | 第 5 条明写；如城市建设、科技成果、文学艺术等领域 |
| 某种特定载体形态的档案 | 第 5 条明写；如照片、影片、录音、录像、图纸等 |
| 档案副本 | 第 5 条把「专门档案」与「档案副本」并列，两者都是合法收集对象 |
| 有助于了解档案内容、立档单位历史的资料 | 9 号令第 9 条 |
| 电子档案与纸质档案的数字化副本 | 9 号令第 8 条 |
| 不收：综合馆已收的文书档案 | 避免重复接收；划界见下一节 |
| 不收：本馆专门领域之外的材料 | 超出范围的不按「接收」入账，只能走协商、代存、捐献等途径 |
六、收原件还是收副本：一条必须写进方案的话
这是专门档案馆最容易被含糊过去的问题。答案在条文里写得很清楚——原件与副本并列。
| 来源 | 原文表述 | 含义 |
|---|---|---|
| 9 号令第 5 条 | 收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本 | 收集副本是明确授权，不是变通做法 |
| 布局方案·中国照片档案馆 | 收集管理全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案原件或复制件 | 照片类专门馆同样可以收复制件 |
| 布局方案·城市建设档案馆 | 收集管理有关城市规划、建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料 | 城建馆的收集对象也含复制件 |
实务上的取舍原则很简单：能收原件就收原件；原件散在形成单位、不便集中的，收副本，但要在目录上注明原件出处与保管单位，并和原件建立可追溯的关联。
七、接收六步：多了「划界」和「技术预处理」
| 步 | 做什么 | 依据与要点 |
|---|---|---|
| 1 | 制定本馆收集档案范围细则和工作方案 | 9 号令第 10 条：经上级档案行政管理部门同意后施行 |
| 2 | 与综合馆书面划界 | 明确哪些门类、哪些形成单位的档案不走本馆，形成书面确认，避免重复接收 |
| 3 | 技术预处理 | 照片补说明（时间、地点、人物、事件），声像做可读性检查与格式转换，图纸按规范折叠与装具 |
| 4 | 清点交接 | 《档案馆工作通则》第 8 条：根据移交目录清点核对，双方在交接文据上签名盖章 |
| 5 | 编目与建专题检索体系 | 按专门领域或载体形态组织检索，不要照搬综合馆的文书档案目录结构 |
| 6 | 统计与报送 | 通则第 15 条：及时统计并报送基本情况统计表与全宗卡片 |
八、最容易出问题的六种情形
| # | 情形 | 后果 | 怎么防 |
|---|---|---|---|
| 1 | 与综合馆收重了 | 同一批档案两个馆都收，两套目录对不上 | 接收前先书面划界，把门类与形成单位名单敲定 |
| 2 | 只收照片实物、不收来源信息 | 没有说明的照片等于没有档案，日后无人能解读 | 说明四要素（时间、地点、人物、事件）随件登记，参照 照片档案管理 |
| 3 | 副本来源不清 | 日后无法核验，副本的可信度归零 | 副本条目注明原件出处与保管单位，与原件建立关联 |
| 4 | 载体特殊但库房不配套 | 底片、磁带加速损毁，收进来反而坏得更快 | 按载体分库或分区设置，参照 JGJ 25 与 DA/T 15 |
| 5 | 地方馆未报国家档案局备案 | 设置程序不完整，不符合实施条例第 15 条 | 补备案并留存回执，与批文一起归档 |
| 6 | 把「待建立」的中央馆当已建成 | 方案依据写错，被质疑时无法回应 | 引用布局方案原文时保留「待建立」字样 |
九、三类非综合馆一句话区分
| 馆的类型 | 一句话区分 | 收什么 |
|---|---|---|
| 部门档案馆 | 专业主管部门所属，收本部门及直属单位，不是永久归宿 | 本部门及其直属单位形成的档案（9 号令第 4 条） |
| 专门档案馆 | 按专门领域或特殊载体形态设置，与综合馆同属国家档案馆 | 本行政区域内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本（9 号令第 5 条） |
| 企事业单位档案馆 | 设在单位内部，归设立单位管，撤并转制才进综合馆 | 本单位及其所属机构形成的档案（9 号令第 6 条） |
十、提效：把重复劳动交给工具
专门档案馆的接收工作量集中在三处：与综合馆的划界清单维护、照片与声像的逐件说明登记、副本与原件关联的逐条建立。这三处同样是字段固定、逐条重复的活。
元泰数字方舟与魔方对应这几段：划界清单用数据表维护并按门类校验，照片与声像的说明字段可批量录入与导出，副本条目与原件档号建立关联后按数据批量写入目录。扫描参数与质检口径可参照 扫描参数怎么定，全过程留痕参照 全流程追溯；启典可用于专门领域的专题检索与知识组织。
十一、常见问题（FAQ）
专门档案馆和综合档案馆是什么关系？
并列关系，不是上下级。布局方案把「各级国家档案馆」定义为「包括综合档案馆和专门档案馆」，两者同属国家档案馆。区别在于收集范围：综合馆按行政区划收多种门类，专门馆只收某一专门领域或某种特殊载体形态的档案。
专门档案馆可以收副本吗？
可以，而且这是条文明确授权的。9 号令第 5 条写的是「专门档案或档案副本」，布局方案里中国照片档案馆写的是「照片档案原件或复制件」，城市建设档案馆写的是「档案或档案复制件及有关资料」。但副本要可长期保存，并注明原件出处与保管单位。
大中城市设城建档案馆，需要谁批？
布局方案把它单列在「一、2. 专门档案馆」第（3）项，属于中央层面明确要求大、中城市设置的馆；地方自主设置的其他专门馆则按第（2）项走「同级档案行政管理部门统筹规划、报同级人民政府批准、报国家档案局备案」三步。
专门档案馆能不能收文书档案？
原则上不收。专门馆的范围是「某一专门领域或特定载体形态」，综合馆已收的文书档案不重复接收。如果某批文书档案确实与本馆专门领域直接相关且综合馆未收，应先与综合馆书面确认，再决定是否接收，不能先收后说。
专门档案馆要不要向社会开放档案？
要。档案法第十条给各级各类档案馆的职责包含「提供利用」，实施条例第十六条第二款规定「按照国家有关规定设置的其他各类档案馆，参照前款规定依法履行相应职责」。国家鼓励和支持其他各类档案馆向社会开放和公布馆藏档案（实施条例第 37 条第二款）。
照片档案收进来没有说明怎么办？
补。照片档案的价值很大一部分在说明上——没有时间、地点、人物、事件，后人无法解读。接收时应把说明作为必备项，缺失的要求形成单位补齐，确实无法补齐的标注「说明缺失」并注明原因，参照 DA/T 50《数码照片归档与管理规范》。
专门档案馆能不能收社会上的专门档案？
可以按协商方式取得，但不能按「接收」入账。9 号令第 5 条给的是接收范围；范围之外的要靠协商、代存、捐献、购买等方式，权属、利用与开放规则不同，台账分开记，并签书面协议。
省级想新设一个专门档案馆，第一步做什么？
先由同级档案行政管理部门按「重点加强各级国家综合档案馆」的原则做统筹规划——也就是说第一步是论证「是否确需」，而不是直接写建馆方案。论证通过后报同级人民政府批准，再报国家档案局备案。
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参考来源
- 《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号）——第 5 条为专门档案馆收集范围的直接依据
- 《全国档案馆设置原则和布局方案》（1992-03-27 印发）——「一、2. 专门档案馆」四个中央馆、城建馆与设置程序
- 《中华人民共和国档案法》——第十条：各级各类档案馆的定位与职责
- 《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第 772 号）——第 15 条（设置与管理）、第 16 条（职责）、第 37 条
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