一、数码照片档案整理 8 步流程

数码照片档案门类代码 ZP，按《国家档案局令第13号》第三十二条一般以件（张）为单位整理，核心依据是 DA/T 50-2014《数码照片归档与管理规范》，辅以 DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》、GB/T 18894《电子文件归档与电子档案管理规范》。

第 1 步：归档范围判定（DA/T 50 4.1）

做什么：判定照片是否属于归档范围。DA/T 50 把应归档的数码照片分为四类：①记录本单位主要职能活动和重要工作成果（重点工作、重大活动、重要会议、重点建设项目、重点科研项目、领导人活动、劳模先进、本单位历届领导班子成员的数码证件照）；②记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况；③记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、民间风俗和著名人物；④其他具有保存价值的数码照片。判断原则：能反映本单位职能活动、历史面貌、重要事件的才归。

依据：DA/T 50-2014 第 4.1 条。

常见错：把私人旅游、纯社交照片一起归档；只收工作照，漏掉重要活动/事件/灾害照片。

第 2 步：收集与保留原始性（DA/T 50 4.4.1）

做什么：收集要早期介入——重要活动建议派专人现场拍摄，避免事后借手机导图；要保留数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能修改内容和 EXIF 信息。多渠道来源（手机、相机、U 盘、光盘、微信、邮件、工作电脑）的照片建议用在线收集表统一归口，减少原图丢失和压缩损毁。

依据：DA/T 50-2014 第 4.4.1 条、4.3 条。

常见错：修图后覆盖原图；EXIF 被编辑软件清掉；微信反复转存被压缩。

第 3 步：筛选与去重（DA/T 50 4.4.2）

做什么：同一内容选代表性、典型性的归档；反映同一场景的，一般只归档一张。删除模糊、表情遮挡、构图严重失误的照片。

依据：DA/T 50-2014 第 4.4.2 条。

常见错：「宁滥勿缺」，同一场景存十几张，淹没有价值的画面。

第 4 步：保管期限判定（DA/T 50 4.2）

做什么：数码照片保管期限分为永久与定期（30 年、10 年）。实务中反映主要职能活动、历史面貌、领导班子、劳模先进的应优先划为永久；一般性活动、阶段性工作的可按 30 年或 10 年处理。

依据：DA/T 50-2014 第 4.2 条。

常见错：把领导视察统统划 30 年，把所有工作照划 10 年——重要职能活动应优先永久。

第 5 步：文字说明（DA/T 50 4.4.4）

做什么：每张照片必须附文字说明，综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。说明要简明、准确、能看图知意。

依据：DA/T 50-2014 第 4.4.4 条。

常见错：只填文件名、不写说明；说明只写「会议照片」三个字，没有六要素。

第 6 步：命名（DA/T 50 5.2）

做什么：按 DA/T 50 5.2 重命名，格式为「保管期限代码 – 年度 – 照片组号 – 张号.扩展名」。保管期限代码：YJ（永久）、30（30 年）、10（10 年）；年度 4 位；照片组号 4 位（同一年度内从 0001 起）；张号 4 位（同一组内从 0001 起）。示例：YJ-2024-0001-0001.JPG（永久-2024 年-第 0001 组-组内第 0001 张）。

依据：DA/T 50-2014 第 5.2 条。

常见错：继续用 IMG_xxxx 文件名；组号跨年度流水；与文书档案五段式混用。

第 7 步：著录（DA/T 50 附录 A，13 项）

做什么：按 DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》对每张照片著录 13 项：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间（8 位年+月+日）、组题名、文字说明、文件格式、开放状态。

依据：DA/T 50-2014 附录 A、DA/T 54-2014。

常见错：著录不全（缺摄影者/参见号/开放状态）；组题名与单张文字说明混淆。

第 8 步：存储与保管（DA/T 50 6.2-6.3）

做什么：①归档时间：拍摄完成后应及时整理归档，最迟在第二年 6 月底前完成（DA/T 50 4.3）；②一式 3 套：一套封存保管、一套查阅利用、一套异地保存（6.3）；③定期检验：磁性载体每满 2 年、光盘每满 4 年抽样机读检验，抽样率不低于 10%；磁性载体上的照片档案每 4 年转存一次，原载体同时保留时间不少于 4 年（6.3）。

依据：DA/T 50-2014 第 4.3 条、6.2 条、6.3 条，GB/T 18894。

常见错：只存一份硬盘；不抽检不转存；照片归档拖到年底，EXIF 已丢。

二、3 个数码照片档案最常出现的错误

• 原始性被破坏：修图覆盖原图、随手丢 EXIF，DA/T 50 4.4.1 直接不达标；建议收图后立即只读备份。
• 只有文件名没有说明：IMG_xxxx 谁看得懂？六要素缺一等于没归档。
• 没存三套 / 不能移交：单份存储没异地备份，进室进馆验收时反复返工；按 DA/T 50 6.3 一式 3 套 + 异地保存。

三、传统做法 vs 用元泰软件后

环节	传统做法	用元泰软件后
归档范围判定（4.1）	翻 DA/T 50 四类划分	启典按照片主题建议归档范围，人工复核
收集与保留 EXIF	人工收集、转存易丢 EXIF	在线收集表直接上传原图，EXIF 自动保留
去重筛选（4.4.2）	肉眼比对	系统按拍摄时间/相似度提示去重
保管期限（4.2）	人工判定	按活动/事件类型给出永久/30/10 建议
文字说明（4.4.4）	Excel 手填六要素	表单化录入，六要素必填校验
命名（5.2）	手动改文件名	系统按 YJ/30/10+年度+组号+张号 自动命名
著录 13 项	Excel 录入	表单字段一一对应 DA/T 50 附录 A
存储与一式三套（6.3）	人工复制三份	数字方舟自动一式三套、定期抽检转存

四、整理技术 · 知识文章（按上面的流程顺序读）

每篇先讲清标准做法（这是大家来搜的），文末用几句话点出这些活用元泰软件能更快、更省、更不出错：

• 数码照片怎么归档才规范？对照 DA/T 50-2014《数码照片归档与管理规范》一次说清——核心规范
• 机关档案分哪几类？新入职档案员必知 4 大门类——门类代码与分类基础
• 数码照片整理案例：某政府单位照片档案规范化全流程——规范化案例
• 档案整理全流程 8 步：元泰三件套实战——全流程总览
• 纸质档案数字化怎么做？DA/T 31 从扫描到挂接一次做对——照片数字化挂接
• 档案室验收需要什么材料？规范化/数字档案室测评准备清单——验收·测评

常见问题

Q1：私人和公务照片混在一起怎么办？

按 DA/T 50 4.1 的四类范围判断：能反映本单位职能活动、历史面貌、重要事件的归；纯私人、无保存价值的不归。现场收集时建议用单独相机或工作手机拍摄公务照片，从源头避免混杂。

Q2：手机拍的数码照片怎么归档？

①拍摄时关闭「精修/滤镜」，避免原图被覆盖；②及时用在线收集表或数据线导出原始 JPEG，保留 EXIF；③按 DA/T 50 4.3 最迟在第二年 6 月底前完成归档；④按 5.2 重命名后一式三套备份。

Q3：最晚什么时候必须归档？

按 DA/T 50 4.3 条，数码照片在拍摄完成后应及时整理和归档，最迟在第二年 6 月底前完成归档。建议重要活动当日或当周整理归档，越早归，EXIF、文字说明、原始性越保得住。