归档文件怎么装盒？DA/T 22-2015 装盒要求与备考表填写详解

装盒是档案整理的第 7 步，也是「看得见的最终成品」——盒脊写错一个起止件号，整盒档案在库房里就找不着。本文先讲 DA/T 22-2015 第 6.4 条对装盒的规定（档案盒、盒脊必备项、备考表项目）与 6.5 条排架要求，再把按件整理的装盒实操拆成六步讲透（含盒脊与备考表填写示例、检查清单与常见错误清单），最后附软件减负对照。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 7 步：装盒。8 步依次为分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见《归档文件怎么编档号？DA/T 22-2015 档号结构与 DA/T 13-2022 编制规则详解》，下一步是编目移交（可先读《档案编目》），各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、DA/T 22-2015 第 6.4 条：装盒

装盒不在第 5 章「一般要求」里，而在第 6 章「纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架」——因为它只针对纸质文件。核心是 6.4 条：

条款	规定要点
6.4 装盒	将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒
6.4.1.1 档案盒封面	封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为 310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置为 20mm、30mm、40mm、50mm 等
6.4.1.2 盒脊项目	根据摆放方式不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格、止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在盒脊或底边编制
6.4.1.3 材质	档案盒应采用无酸纸制作
6.4.2 备考表	备考表置于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期

1.1 盒脊 5 项必备项怎么填

项目	填写内容	易错点
全宗号	与档号首段一致	与档号脱节，两套号码各写各的
年度	盒内文件的形成年度	跨年度文件混装后年度无法填写
保管期限	永久/30 年/10 年（或 Y/D30/D10）	不同期限装一盒
起止件号	盒内第一件与最后一件的件号，起件号在上格、止件号在下格	上下格写反；与盒内实际首末件不符
盒号	档案盒的排列顺序号，按进馆要求编制	自行编号与进馆要求冲突，移交时重编

1.2 备考表 5 个项目

项目	填写要求
盒内文件情况说明	填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况
整理人	负责整理归档文件的人员签名或签章
整理日期	归档文件整理完成日期
检查人	负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章
检查日期	归档文件检查完毕的日期

注意：备考表置于盒内文件之后（不是之前）。盒内目录在前、文件居中、备考表殿后，这个顺序不要颠倒；备考表必须由整理人和检查人分别签字，漏签是验收时的高频扣分项。

1.3 装盒之前：修整与装订（6.1、6.2 条）

装盒前还有两道纸质文件专属工序，跳过去会直接影响装盒质量和长期保存：

6.1 修整：破损的按 DA/T 25-2000 修复；字迹模糊或易退变的应予复制；去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；幅面过大的在不影响使用的前提下折叠；
6.2 装订：一般以件为单位装订，做到不损页、不倒页、不压字；不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封；永久保管的宜线装——页数少的用直角装订或缝纫机轧边，文件较厚的用「三孔一线」；永久保管的不使用不锈钢夹或封套装订。

1.4 6.5 排架：装完怎么上架

分类方案	上架方式
6.5.1 通则	上架排列方法应与本单位分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架
年度—机构(问题)—保管期限	每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架，便于实体管理
年度—保管期限—机构(问题)	每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆

二、装盒的实操：一步一步做下来

装盒是「看得见的成品」：装错了，在库房里就是找不到。下面六步做完，一盒档案才算立住。

2.1 第一步：先做装盒前的两道工序（修整与装订）

去金属物：订书钉、回形针、大头针、燕尾夹、装订夹条一律去除——铁质锈蚀会顺着纸纤维蔓延，是档案长期保存的头号隐患；
修整：破损的按 DA/T 25-2000 修复；字迹模糊或易退变的应予复制，复制件与原件一并归档；幅面过大的在不影响使用的前提下折叠；
装订：一般以件为单位装订，做到不损页、不倒页、不压字；永久保管的宜线装——页数少的用直角装订或缝纫机轧边，文件较厚的用「三孔一线」；
禁用装具：不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封；永久保管的不使用不锈钢夹或封套。

与编页呼应：装订线不能压住正文、页码与归档章。第 4 步编页时约定好的页码落点，装订时要再确认一遍——「编完好看、订完被压住」是最常见的返工。

2.2 第二步：按类分盒，三样都不能混

判断项	可以同盒	不能同盒
年度	同一形成年度	不同年度的归档文件
机构（问题）	同一机构（问题）	不同机构（问题）的归档文件
保管期限	同一保管期限	永久与 30 年、10 年混装
类目边界	同一最低一级类目	跨最低一级类目

这条是 6.4 条的硬性规定：不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。实际分盒时按件号顺序往下走——因为件号本身就是按类目流水编的，一个类目的件号编到 0001、0002……换了类目又从 0001 起，件号在哪一段「归零」，就是分盒的界线。

2.3 第三步：按顺序入盒，控制松紧

做法简单：先在桌面上把同一盒的件按件号码成一摞，再整体入盒——不要边翻边塞，那样最容易把顺序弄乱。松紧度按「不必太满，也不要太空」掌握，以取放不损页为准；盒脊厚度常用 20mm、30mm、40mm、50mm，按文件量选。

2.4 第四步：填盒脊五项必备项

项目	填写内容	易错点
全宗号	与档号首段一致	与档号脱节，两套号码各写各的
年度	盒内文件的形成年度	跨年度文件混装后年度无法填写
保管期限	永久／30 年／10 年（或 Y／D30／D10）	不同期限装一盒
起止件号	盒内第一件与最后一件的件号，起件号在上格、止件号在下格	上下格写反；与盒内实际首末件不符
盒号	档案盒的排列顺序号，按进馆要求编制	自行编号与进馆要求冲突，移交时整批重编

举例：盒内首件 0026、末件 0050，则起止件号上格写 0026、下格写 0050。分机构（问题）装盒的，起止件号在该机构内流水。盒脊可另设机构（问题）等选择项。

2.5 第五步：写备考表，双签字

备考表置于盒内文件之后，5 个项目逐项填写：

项目	填写要求
盒内文件情况说明	填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。例如：「本盒第 0012 件缺附件 1 份；第 0031 件为传真件复制归档」
整理人	负责整理归档文件的人员签名或签章
整理日期	归档文件整理完成日期
检查人	负责检查整理质量的人员签名或签章
检查日期	归档文件检查完毕的日期

没有情况也要签字：情况说明栏确实无事可写的，可注明「无」；但整理人、检查人姓名与日期必须填全。漏签是验收时的高频扣分项，且事后补签说不清。

2.6 第六步：编盒号、上架

盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在盒脊或底边编制。准备移交进馆的，先与接收馆确认编号规则再编，避免移交时整套重编。
上架方式与分类方案一致（6.5.1）：采用年度—机构（问题）—保管期限的，每年形成的档案按机构（问题）序列上架，便于实体管理；采用年度—保管期限—机构（问题）的，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。
留余量：排架时在年度、类目之间预留空间，避免频繁倒架。

2.7 装盒质量检查清单

检查项	合格标准
同盒一致性	盒内文件年度、机构（问题）、保管期限三者统一
顺序一致	盒内实体顺序 = 件号顺序 = 归档文件目录顺序
起止件号	与盒内首件、末件实际件号一致，上格起、下格止
备考表	位于文件之后，整理人、检查人双签字，日期齐全
装具	无酸纸档案盒，盒脊厚度与文件量匹配，无金属物残留
装订	永久保管的线装，未使用回形针、燕尾夹、热熔胶、塑料封等禁用材料

装盒上架完成，接着做第 8 步《归档文件怎么编目与移交？DA/T 22-2015 编目规则与移交手续详解》——把前面七步的成果固定成目录，并办理交接。

2.8 常见错误清单

错误	后果与纠正
不同年度/期限混装一盒	违反 6.4 条硬性规定，验收必返工；按年度、机构(问题)、保管期限分别装盒
盒脊起止件号写错或写反	库房按号找盒直接找不到；起件号上格、止件号下格，装完核对首末件
盒内顺序与目录不一致	检索定位落空；装盒前逐件核对目录顺序
备考表漏签字或放在文件前	验收扣分；备考表置于文件之后，整理人、检查人分别签字
用普通纸盒或残留金属物	酸化、锈蚀损坏档案；用无酸纸盒，装订前去除订书钉、回形针等
先装盒后排列	顺序一变整盒倒出重装；严格先排后装

三、元泰三件套如何给装盒减负

手工做法	用元泰软件后
人工分盒、手算起止件号	数字档案整理软件（魔方）按件号顺序自动分盒，起止件号一次生成
盒脊、备考表逐盒手写	盒脊标签与备考表批量打印，整理人/检查人签字栏留白
不同期限混装靠人眼把关	装盒前自动校验年度、机构、保管期限一致性，异常即提示
排架顺序与盒号另行编制	盒号按进馆规则编制，目录、盒脊、排架清册同源导出

档案知识库（启典）内置 DA/T 22-2015 装盒、排架条款，盒脊项目拿不准时可直接提问自查；局域网正式版数据不出内网。

常见问题

Q1：一盒装多少件合适？

标准不规定件数，只要求「不必太满，也不要太空」，以取放不损页为准；同时受盒脊厚度限制（常用 20/30/40/50mm）。实务中按文件厚度装到八分满、能顺畅抽拿即可，同一批保持大致一致的松紧度。

Q2：起止件号怎么写？

填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填在上格、止件号填在下格。例如盒内首件 0026、末件 0050，则上格写 0026、下格写 0050。分机构(问题)装盒的，起止件号在该机构内流水。

Q3：不同保管期限的文件能放一盒吗？

不能。DA/T 22-2015 6.4 条明确规定：不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。这是验收与进馆的硬性要求。

Q4：盒号现在就要编吗？

盒号即档案盒的排列顺序号，标准规定「按进馆要求」在盒脊或底边编制。准备移交进馆的档案，建议提前与接收馆确认编号规则再编，避免移交时整套重编。

Q5：档案盒必须用无酸纸吗？

标准 6.4.1.3 规定档案盒应采用无酸纸制作。无酸纸能避免长期存放中盒体酸化殃及文件，是长期/永久保管档案的必要条件，采购装具时应作为硬性指标写进要求。

Q6：电子档案也要装盒吗？

不存在实体装盒。电子归档文件按 7.1–7.3 条执行组件、分类、排列、编号、编目，再按 GB/T 18894 等标准做格式转换、元数据收集、归档数据包组织与存储；但档号、顺序号与纸质保持一致，便于两套档案对应管理。