归档文件怎么装盒？DA/T 22-2015 装盒要求与备考表填写详解

装盒是档案整理的第 7 步，也是「看得见的最终成品」——盒脊写错一个起止件号，整盒档案在库房里就找不着。本文先讲 DA/T 22-2015 第 6.4 条对装盒的规定（档案盒、盒脊必备项、备考表项目）与 6.5 条排架要求，再给出按件整理的装盒操作步骤与检查清单，以及按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）的装盒对照，最后附常见错误清单与软件减负对照。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 7 步：装盒。8 步依次为分类 → 收集 → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见《归档文件怎么编档号？DA/T 22-2015 档号结构与 DA/T 13-2022 编制规则详解》，下一步是编目移交（可先读《档案编目》），各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、DA/T 22-2015 第 6.4 条：装盒

装盒不在第 5 章「一般要求」里，而在第 6 章「纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架」——因为它只针对纸质文件。核心是 6.4 条：

条款	规定要点
6.4 装盒	将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒
6.4.1.1 档案盒封面	封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为 310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置为 20mm、30mm、40mm、50mm 等
6.4.1.2 盒脊项目	根据摆放方式不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格、止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在盒脊或底边编制
6.4.1.3 材质	档案盒应采用无酸纸制作
6.4.2 备考表	备考表置于盒内文件之后，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期

1.1 盒脊 5 项必备项怎么填

项目	填写内容	易错点
全宗号	与档号首段一致	与档号脱节，两套号码各写各的
年度	盒内文件的形成年度	跨年度文件混装后年度无法填写
保管期限	永久/30 年/10 年（或 Y/D30/D10）	不同期限装一盒
起止件号	盒内第一件与最后一件的件号，起件号在上格、止件号在下格	上下格写反；与盒内实际首末件不符
盒号	档案盒的排列顺序号，按进馆要求编制	自行编号与进馆要求冲突，移交时重编

1.2 备考表 5 个项目

项目	填写要求
盒内文件情况说明	填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况
整理人	负责整理归档文件的人员签名或签章
整理日期	归档文件整理完成日期
检查人	负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章
检查日期	归档文件检查完毕的日期

注意：备考表置于盒内文件之后（不是之前）。盒内目录在前、文件居中、备考表殿后，这个顺序不要颠倒；备考表必须由整理人和检查人分别签字，漏签是验收时的高频扣分项。

1.3 装盒之前：修整与装订（6.1、6.2 条）

装盒前还有两道纸质文件专属工序，跳过去会直接影响装盒质量和长期保存：

6.1 修整：破损的按 DA/T 25-2000 修复；字迹模糊或易退变的应予复制；去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；幅面过大的在不影响使用的前提下折叠；
6.2 装订：一般以件为单位装订，做到不损页、不倒页、不压字；不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封；永久保管的宜线装——页数少的用直角装订或缝纫机轧边，文件较厚的用「三孔一线」；永久保管的不使用不锈钢夹或封套装订。

1.4 6.5 排架：装完怎么上架

分类方案	上架方式
6.5.1 通则	上架排列方法应与本单位分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架
年度—机构(问题)—保管期限	每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架，便于实体管理
年度—保管期限—机构(问题)	每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆

二、按件整理：装盒操作步骤与检查清单

先排后装：确认件已按排列顺序排好、件号已编、目录已生成——先装盒后排列是典型返工原因；
按类装盒：同一年度、同一保管期限（分机构时还要同一机构）的文件装一盒；不同年度、机构(问题)、保管期限的文件不得同盒；
控制松紧：盒内文件不必太满，也不要太空，以取放不损页为准；
填盒脊：全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号 5 项必备项，机构(问题)按需填写，起件号上格、止件号下格；
放备考表：置于盒内文件之后，填写情况说明并由整理人、检查人签字署日期；
编号上架：按进馆要求编盒号，按分类方案排架，留出余量避免频繁倒架。

装盒质量检查清单

检查项	合格标准
同盒一致性	盒内文件年度、机构(问题)、保管期限三者统一
顺序一致	盒内实体顺序 = 件号顺序 = 归档文件目录顺序
起止件号	与盒内首件、末件实际件号一致，上格起、下格止
备考表	位于文件之后，整理人、检查人双签字，日期齐全
装具	无酸纸档案盒，盒脊厚度与文件量匹配，无金属物残留
装订	永久卷线装，未使用回形针/燕尾夹/热熔胶/塑料封等禁用材料

三、按卷整理的装盒对照

按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）同样要装盒，但装的是「卷」而不是「件」，载体与填写项目也不同：

对比项	按件整理（DA/T 22-2015 6.4）	按卷整理（GB/T 9705-2008 体系）
装盒对象	件（按件号顺序装入档案盒）	案卷（装订成卷后装入卷盒保存）
载体与封面	档案盒封面标明全宗名称；盒脊（或底边）5 项必备项	案卷封面（全宗名称、类目名称、案卷题名、起止日期、保管期限、件/页数、档号等）；软卷皮装订的案卷应装入卷盒内保存
随卷/随盒材料	盒内备考表置于文件之后（盒内目录在前）	卷内文件目录置于卷首（软卷皮可作封二，7 项：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注），卷内备考表作封三
盒/卷标识	起止件号 + 盒号	案卷号（全宗号-目录号-案卷号体系内不重号）
上架	按分类方案排架，避免频繁倒架	相同保管期限的案卷按年度先后、年度内按案卷号顺序上架
两套关系	DA/T 22-2015 与 GB/T 9705-2008 是并列对立的两套标准，同一年度同一门类内不能混用，装盒方式也随之二选一

常见错误清单

错误	后果与纠正
不同年度/期限混装一盒	违反 6.4 条硬性规定，验收必返工；按年度、机构(问题)、保管期限分别装盒
盒脊起止件号写错或写反	库房按号找盒直接找不到；起件号上格、止件号下格，装完核对首末件
盒内顺序与目录不一致	检索定位落空；装盒前逐件核对目录顺序
备考表漏签字或放在文件前	验收扣分；备考表置于文件之后，整理人、检查人分别签字
用普通纸盒或残留金属物	酸化、锈蚀损坏档案；用无酸纸盒，装订前去除订书钉、回形针等
先装盒后排列	顺序一变整盒倒出重装；严格先排后装

四、元泰三件套如何给装盒减负

手工做法	用元泰软件后
人工分盒、手算起止件号	数字档案整理软件（魔方）按件号顺序自动分盒，起止件号一次生成
盒脊、备考表逐盒手写	盒脊标签与备考表批量打印，整理人/检查人签字栏留白
不同期限混装靠人眼把关	装盒前自动校验年度、机构、保管期限一致性，异常即提示
排架顺序与盒号另行编制	盒号按进馆规则编制，目录、盒脊、排架清册同源导出

档案知识库（启典）内置 DA/T 22-2015 装盒、排架条款与按卷对照，盒脊项目拿不准时可直接提问自查；局域网正式版数据不出内网。

常见问题

Q1：一盒装多少件合适？

标准不规定件数，只要求「不必太满，也不要太空」，以取放不损页为准；同时受盒脊厚度限制（常用 20/30/40/50mm）。实务中按文件厚度装到八分满、能顺畅抽拿即可，同一批保持大致一致的松紧度。

Q2：起止件号怎么写？

填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填在上格、止件号填在下格。例如盒内首件 0026、末件 0050，则上格写 0026、下格写 0050。分机构(问题)装盒的，起止件号在该机构内流水。

Q3：不同保管期限的文件能放一盒吗？

不能。DA/T 22-2015 6.4 条明确规定：不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。这是验收与进馆的硬性要求。

Q4：盒号现在就要编吗？

盒号即档案盒的排列顺序号，标准规定「按进馆要求」在盒脊或底边编制。准备移交进馆的档案，建议提前与接收馆确认编号规则再编，避免移交时整套重编。

Q5：档案盒必须用无酸纸吗？

标准 6.4.1.3 规定档案盒应采用无酸纸制作。无酸纸能避免长期存放中盒体酸化殃及文件，是长期/永久保管档案的必要条件，采购装具时应作为硬性指标写进要求。

Q6：电子档案也要装盒吗？

不存在实体装盒。电子归档文件按 7.1–7.3 条执行组件、分类、排列、编号、编目，再按 GB/T 18894 等标准做格式转换、元数据收集、归档数据包组织与存储；但档号、顺序号与纸质保持一致，便于两套档案对应管理。