归档文件怎么分类？年度—机构（问题）—保管期限三级分类方案详解

分类是档案整理的第一步。这一步定错，后面排列、编档号、装盒全都跟着错，而且返工量极大——因为件号、盒号、目录都是按分类方案往下编的。本文先给 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》对分类的原文规定，再把按件整理的分类实操拆成六步讲透（含年度判定速查、归类标注示例与自检清单），最后对照操作手册说明哪些重复劳动可以交给元泰三件套。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 1 步：分类。8 步依次为分类 → 收集（按 8 号令归档范围）→ 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交，各门类的整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、DA/T 22-2015 对「分类」是怎么规定的

1.1 先说清楚：什么是分类

分类，是指全宗内归档文件的分类——把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。它包含三项具体内容：选择分类方法、制定分类方案、文件归类。

值得注意：DA/T 22-2015 对归档文件整理的许多环节都做了简化，但分类作为必不可少的基本步骤被保留了下来。原因是分类决定了后续的排列、编目、排架，跳过它档案就会变成一堆流水号。

1.2 标准条款原文（5.2 分类）

条款	规定要点
5.2.1	立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性
5.2.2	归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类
5.2.2 a	按年度分类：将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明
5.2.2 b	按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门；采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类
5.2.2 c	按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类
5.2.3	规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类

1.3 三种基本分类方法怎么选

① 年度分类法——运用最广泛的分类方法。能反映一个单位每年工作的特点和逐年发展变化，也与现行机关以年度为单位整理归档的制度吻合，类目设置标准清楚明确。

② 机构（问题）分类法——二选一，不能混用。

机构分类法：按文书处理阶段形成和处理文件的承办机构分类。能有效保持文件在来源方面的固有联系，客观反映立档单位历史面貌。一般来说有一个机构就设一个类，机构名称就是类名；排列次序通常按本机关机构序列表，领导机构、综合性机构排前面（如先办公室，再业务处室、后勤部门）。涉及多个部门形成的归档文件，归入主办部门。
问题分类法：按文件内容所涉及的问题分类。可避免同类问题文件分散，便于按专题查找利用。实际中大多参照内部机构职能性质设类（党群类、业务类、行政类等）。问题分类法主观性较强，应慎重采用，且要注意连续性——某个内容的文件去年归入哪类，今年也应归入同一类，不要随意更改。

③ 保管期限分类法——按划定的保管期限分开。能把不同价值的文件从实体上区分开，有利于整理保护、库房排架、移交进馆和到期鉴定。需要注意的是，按保管期限分类排列可能使同一事由的不同文件因价值不同而分盒分架，这就要求发挥计算机辅助管理的作用。

注意：DA/T 22-2015 没有推荐除年度、机构（问题）、保管期限之外的分类方法。实践中有的单位用「级别」「文号」分类，但这两种方法都不足以反映归档文件形成的客观规律，反而会割裂文件之间的历史联系、造成同一事由文件分散，违背「事由原则」，实际中都遇到过提供利用的困难。

1.4 年度判定：最容易出错的 5 种情况

情形	怎么处理	举例
文件有多个时间特征	一般以文件签发日期（落款日期）为准；计划、总结、预算、统计报表、表彰先进、法规性文件等，统一按签发日期判定所属年度	2010 年形成的《2011 年工作计划》归入 2010 年；2011 年形成的《2010 年机关工作总结》归入 2011 年；2012 年发布、2013 年生效的法规归入 2012 年
跨年度形成的文件	会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年；来文与复文作为一件时，以复文为准	跨 2010、2011 两年的会议，文件统一归入 2011 年；下级 2012 年 12 月请示、上级 2013 年 1 月批复，一并归入 2013 年
几份文件组为一件	以装订时排在最前面的文件的签发日期为准	正本与定稿为一件→以正本为准；正文与附件→以正文为准；转发文与被转发文→以转发文为准；来文与复文→以复文为准
文件没有标注日期	通过分析内容、制成材料、格式、字体、标识等考证推断；确实无法考证的，以归档时的年度作为归档年度，并在备注项注明	常见于内部文件（白头文件）
专门年度	按专门年度分类，其他文件仍按一般年度分类	学校的教学年度；可依次划分年度类别，如 2010 年与 2010—2011 学年归入同一类

1.5 三级还是两级？复式分类方案怎么定

单位情形	推荐分类方案	说明
规模较大、内部机构设置比较稳定	年度—机构（问题）—保管期限或年度—保管期限—机构（问题）	标准 5.2.2 推荐的三级分类，适合推行部门整理归档的单位
规模较小、或公文办理程序不适于按机构（问题）分类	年度—保管期限	标准 5.2.3 明确允许的两级分类
内部机构复杂多变、分工不明确，或没有内部机构	年度—问题—保管期限或年度—保管期限—问题	实践中常用；但要注意保持类目和归类的连续性
撤销机关、历史档案整理	保管期限—年度或问题—年度—保管期限	实践中常用

一个「年度—机构—保管期限」分类方案的样子：

2010 年
  办公室   → 永久 / 30 年 / 10 年
  业务处   → 永久 / 30 年 / 10 年
  后勤科   → 永久 / 30 年 / 10 年
2011 年
  办公室   → 永久 / 30 年 / 10 年
  ……

定好之后要写进本单位的「三合一」制度（档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表），见《怎样编制对内档案管理制度「三合一」编制》；分类方案一旦确定，就必须按 5.2.1 保持一致性和稳定性，不能年年换样子。

二、档案分类的实操：一步一步做下来

按件整理的分类，动作顺序是「定方案 → 分年度 → 分机构（问题）→ 分期限 → 逐件标注 → 复核」。下面六步走完，分类这一步就算落地；后面的排列、编档号、装盒，都是在这套类目上往下走。

2.1 第一步：把分类方案摊在桌上，先确认「几级」

动手分文件之前，先把本单位「三合一」制度里的分类方案翻出来，确认三件事：用几级分类、最低一级类目是哪一层、件号在哪一层的范围内从 0001 起。这三件事直接决定第 5 步档号里机构段写不写、件号在多大范围内流水，所以必须看书面制度，不能凭印象。

单位情形	分类方案	最低一级类目 / 件号起号范围
规模较大、内部机构设置比较稳定	年度—机构（问题）—保管期限	最低一级是保管期限；件号在每个「年度＋机构」内从 0001 起
同上，但习惯先按期限分堆	年度—保管期限—机构（问题）	最低一级是机构（问题）；件号在每个「年度＋期限」内从 0001 起
规模较小，或公文办理程序不适于按机构分类	年度—保管期限（两级）	最低一级是保管期限；件号在每个年度内从 0001 起，机构段整段省略
内部机构多变、分工不明确，或没有内设机构	年度—问题—保管期限	最低一级是保管期限；件号在每个「年度＋问题」内从 0001 起

提示：分类方案一写进「三合一」制度，就是全宗的硬约束。同一全宗要保持一致性和稳定性（5.2.1）——不能今年三级、明年两级，也不能今年用机构名设类、明年改成问题名设类。

2.2 第二步：按年度分堆，一律看签发日期

按件整理的年度判定口径只有一句话：以文件的形成年度（签发日期、落款日期）为准。注意它和「文件内容针对哪一年」是两回事，动手时先看落款，不看内容标题上的年份。落款日期缺失的，先通过内容、载体、字号等特征考证；确实考证不出的，以归档年度作为归档年度，并在备注中说明。

手上的文件	归入哪一年
2011 年形成的《2010 年机关工作总结》	2011 年（按落款，不看「2010」）
2010 年形成的《2011 年工作计划》	2010 年
跨 2010、2011 两年召开的会议文件	2011 年（闭幕年）
2012 年 12 月请示、2013 年 1 月批复，合为一件	2013 年（以复文为准）
2012 年发布、2013 年生效的法规性文件	2012 年（按签发日期）

分堆时的动作很简单：一堆一个年度，年度写在分堆卡上压在最上面，不要跨堆混放。堆不清、卡片不明的，后面很容易出现「今年堆里混进去年件」的错误，而这种错误要到编档号时才会暴露。

2.3 第三步：年度内分机构（问题）——二选一，不能混用

这一层只在三级分类时才做。两种方法只能选一种（5.2.2 b）：

机构分类法：一个机构设一个类，类名就是机构名称；排列次序按本机关的机构序列表，办公室等综合性机构排在前面。多个部门共同形成的文件，归入主办部门。
问题分类法：按文件内容所反映的问题设类（常见的如党群、业务、行政三大类）。同一内容去年归入哪一类，今年也必须归入同一类，连续性比类名好看更重要。

两级分类的单位跳过这一步，直接进 2.4。要注意：机构（问题）这一层的取舍，会在第 5 步的档号上体现出来——不设这一层的，档号里对应的代码段整段不写。

2.4 第四步：分开保管期限，三堆不混

永久、定期 30 年、定期 10 年必须分成三堆，这一步混了，后面的装盒、排架都要返工。逐件判定的依据是本单位经审定公布的保管期限表（8 号令第十二条要求编制并报审查同意），不是个人经验。

拿不准的件单独放一个「待定堆」，不要硬判：找业务科室或分管领导确认后再归，并在整理记录里留痕（谁判的、依据哪一条）。这一堆最好当天清掉，隔几天就成了「忘了归」的漏件。

2.5 第五步：逐件作标记，把类目固化到实体上

类目一定，就要落到实体上，否则一挪桌就乱。推荐做法是用铅笔在小纸条上写「年度—机构（问题）—保管期限」三段（如 2025-BGS-永久），夹在每件的前面；也可以直接轻写在文件背面右下角。

提示：不建议把分类标记写在文件首页上端——那是第 5 步加盖归档章的位置，两边会打架。夹纸条的方式在正式编档号时一并撤掉，不留痕。

手上的一件文件	归类标记
2025 年办公室制发的年度工作总结	`2025-BGS-永久`
2025 年业务处报来的季度统计报表	`2025-YWC-D10`
2025 年收到的上级主管机关业务规范性文件	`2025-BGS-D30`
2025 年财务科报送的部门决算报表	`2025-CWK-D30`

2.6 第六步：复核三件事

分类定稿前，按下面三句话过一遍，能挡掉大半返工：

每一件都有类目——桌上不留「没想好放哪」的散件；
同一事由的件没有被打散——请示与批复虽独立成件，但应归入同一类目、相邻排列；
类目与分类方案一一对应——不出现「其他」「待定」这类自造类目，更不能出现制度里没有的类名。

检查项	合格标准
类目齐备	每一件都归入了方案内的类目，无散件、无「待定」长期挂账
年度判定	逐件看落款日期判定，无按内容年度误判的情况
机构（问题）归属	多部门形成的件归主办部门；机构法与问题法未混用，全宗内统一
期限分堆	永久、30 年、10 年三堆分开，依据的是本单位保管期限表
标注与方案一致	每件标记的「年度—机构—期限」与分类方案、与实体堆放位置一致
与制度一致	分类方案与「三合一」制度文本对得上，无临时加类

分类定稿后，接着做第 2 步《归档文件怎么收集？8 号令归档范围与不归档范围详解》——把该归的材料按件的构成收齐。

三、用元泰三件套，分类这步能省掉哪些人工

分类环节的人工成本，主要集中在「方案落地」「逐件判定」「归类一致性」三件事上。对照《元泰数字档案室软件（数字方舟）快速开始》中的功能，以下几项可以直接交给系统：

人工痛点	三件套怎么减	依据
分类方案年年口头交代，换人就变样	数字方舟：由配置员在系统中统一设置全宗名/号、分类法、档号格式，一次配置长期复用，不再依赖口头传承	操作手册 2.1 / 2.6「设置全宗名/号、改档号格式、分类法」
全宗号、年度、保管期限逐件手抄	数字方舟：全宗号、目录号预置后自动带出；保管期限自动取上一条（同批文件不必重复敲）；件号按排列顺序自动生成，不必手工拼号补齐位数	操作手册 2.2.1 / 2.2.4
保管期限逐份翻 8 号令期限表判定	启典：批量判定保管期限与年度，把判定类型交给机器，人做复核	启典·批量判定保管期限与年度
单位自己的期限表维护困难	启典：提供保管期限表管理，作为统一判定底本	启典·保管期限表管理
元数据（题名、责任者、文号、日期）逐件敲键盘	启典／魔方：扫描件元数据自动提取，OCR 后自动生成元数据，免去手工著录	启典·扫描件元数据提取／魔方快速开始
日期格式错乱导致归错年度	数字方舟：日期必须为 8 位纯数字（如 20230730），录入即时红框校验并提示，从源头拦住「20230732」「2023730」这类错误	操作手册 2.1.2「日期须 8 位，错则提示」
机构（问题）层级要不要取	数字方舟：档号格式可自定义增加机构（问题）层，按本单位分类方案决定要不要这一段	操作手册 2.6「加机构（问题）层」
打印目录时容易混年混期限	数字方舟：导出目录／打印时可按年度、保管期限、全宗号筛选打印，避免混年混期限；列表排序与项目可按 DA/T 18-2022 必著自定义	操作手册 2.5 / 2.6

需要强调的是：软件给的是建议和自动化录入，审定仍由档案员把控。分类方案该怎么定、复式层级选几级，依然要依据本单位实际情况和 DA/T 22-2015 的要求来判断；系统解决的是「定好规则后不再重复劳动、不再抄错」这件事。

FAQ：档案分类常见问题

机构分类法和问题分类法能不能同时用？

不能。DA/T 22-2015 第 5.2.2 b 条明确规定「机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用」。

2011 年形成的 2010 年工作总结归入哪一年？

归入 2011 年。因为总结类文件统一按文件签发日期（落款日期）判定所属年度，与文件内容针对的年度无关。

单位规模很小，也必须做三级分类吗？

不需要。5.2.3 条规定：规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限两级分类。

分类方案定了以后能不能改？

原则上应保持不变。5.2.1 要求同一全宗保持分类方案的一致性和稳定性。确需调整的，应连同「三合一」制度一并修订，并对已整理部分做衔接处理。