归档文件怎么分类？年度—机构（问题）—保管期限三级分类方案详解

分类是档案整理的第一步。这一步定错，后面排列、编档号、装盒全都跟着错，而且返工量极大——因为件号、盒号、目录都是按分类方案往下编的。本文先给 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》对分类的原文规定，再分别讲「按件整理」和「按卷整理」两套落地做法，最后对照操作手册说明哪些重复劳动可以交给元泰三件套。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 1 步：分类。8 步依次为分类 → 收集（按 8 号令归档范围）→ 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交，各门类的整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、DA/T 22-2015 对「分类」是怎么规定的

1.1 先说清楚：什么是分类

分类，是指全宗内归档文件的分类——把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。它包含三项具体内容：选择分类方法、制定分类方案、文件归类。

值得注意：DA/T 22-2015 对归档文件整理的许多环节都做了简化，但分类作为必不可少的基本步骤被保留了下来。原因是分类决定了后续的排列、编目、排架，跳过它档案就会变成一堆流水号。

1.2 标准条款原文（5.2 分类）

条款	规定要点
5.2.1	立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性
5.2.2	归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类
5.2.2 a	按年度分类：将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明
5.2.2 b	按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门；采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类
5.2.2 c	按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类
5.2.3	规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类

1.3 三种基本分类方法怎么选

① 年度分类法——运用最广泛的分类方法。能反映一个单位每年工作的特点和逐年发展变化，也与现行机关以年度为单位整理归档的制度吻合，类目设置标准清楚明确。

② 机构（问题）分类法——二选一，不能混用。

机构分类法：按文书处理阶段形成和处理文件的承办机构分类。能有效保持文件在来源方面的固有联系，客观反映立档单位历史面貌。一般来说有一个机构就设一个类，机构名称就是类名；排列次序通常按本机关机构序列表，领导机构、综合性机构排前面（如先办公室，再业务处室、后勤部门）。涉及多个部门形成的归档文件，归入主办部门。
问题分类法：按文件内容所涉及的问题分类。可避免同类问题文件分散，便于按专题查找利用。实际中大多参照内部机构职能性质设类（党群类、业务类、行政类等）。问题分类法主观性较强，应慎重采用，且要注意连续性——某个内容的文件去年归入哪类，今年也应归入同一类，不要随意更改。

③ 保管期限分类法——按划定的保管期限分开。能把不同价值的文件从实体上区分开，有利于整理保护、库房排架、移交进馆和到期鉴定。需要注意的是，按保管期限分类排列可能使同一事由的不同文件因价值不同而分盒分架，这就要求发挥计算机辅助管理的作用。

注意：DA/T 22-2015 没有推荐除年度、机构（问题）、保管期限之外的分类方法。实践中有的单位用「级别」「文号」分类，但这两种方法都不足以反映归档文件形成的客观规律，反而会割裂文件之间的历史联系、造成同一事由文件分散，违背「事由原则」，实际中都遇到过提供利用的困难。

1.4 年度判定：最容易出错的 5 种情况

情形	怎么处理	举例
文件有多个时间特征	一般以文件签发日期（落款日期）为准；计划、总结、预算、统计报表、表彰先进、法规性文件等，统一按签发日期判定所属年度	2010 年形成的《2011 年工作计划》归入 2010 年；2011 年形成的《2010 年机关工作总结》归入 2011 年；2012 年发布、2013 年生效的法规归入 2012 年
跨年度形成的文件	会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年；来文与复文作为一件时，以复文为准	跨 2010、2011 两年的会议，文件统一归入 2011 年；下级 2012 年 12 月请示、上级 2013 年 1 月批复，一并归入 2013 年
几份文件组为一件	以装订时排在最前面的文件的签发日期为准	正本与定稿为一件→以正本为准；正文与附件→以正文为准；转发文与被转发文→以转发文为准；来文与复文→以复文为准
文件没有标注日期	通过分析内容、制成材料、格式、字体、标识等考证推断；确实无法考证的，以归档时的年度作为归档年度，并在备注项注明	常见于内部文件（白头文件）
专门年度	按专门年度分类，其他文件仍按一般年度分类	学校的教学年度；可依次划分年度类别，如 2010 年与 2010—2011 学年归入同一类

1.5 三级还是两级？复式分类方案怎么定

单位情形	推荐分类方案	说明
规模较大、内部机构设置比较稳定	年度—机构（问题）—保管期限或年度—保管期限—机构（问题）	标准 5.2.2 推荐的三级分类，适合推行部门整理归档的单位
规模较小、或公文办理程序不适于按机构（问题）分类	年度—保管期限	标准 5.2.3 明确允许的两级分类
内部机构复杂多变、分工不明确，或没有内部机构	年度—问题—保管期限或年度—保管期限—问题	实践中常用；但要注意保持类目和归类的连续性
撤销机关、历史档案整理	保管期限—年度或问题—年度—保管期限	实践中常用

一个「年度—机构—保管期限」分类方案的样子：

2010 年
  办公室   → 永久 / 30 年 / 10 年
  业务处   → 永久 / 30 年 / 10 年
  后勤科   → 永久 / 30 年 / 10 年
2011 年
  办公室   → 永久 / 30 年 / 10 年
  ……

定好之后要写进本单位的「三合一」制度（档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表），见《怎样编制对内档案管理制度「三合一」编制》；分类方案一旦确定，就必须按 5.2.1 保持一致性和稳定性，不能年年换样子。

二、按件整理时，分类怎么落到整理操作上

DA/T 22-2015 规定的按件整理，分类不是一个孤立动作，而是「分类 → 排列 → 编号」这条链的第一环。三步环环相扣：

2.1 第一步：定分类方案并归类

按 1.5 选定三级或两级方案后，把每一件（注意是「件」不是「份」）归入最低一级类目。这一层的判定规则就是 1.4 那五种年度情形 + 机构（问题）归属 + 保管期限。

2.2 第二步：排列（5.3）

5.3.1　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列
5.3.2　同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列
5.3.3　会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

也就是说：排列永远发生在最低一级类目「里面」，不会跨大类乱排。所以第一类定错了，排列再规范也没用。

2.3 第三步：编号与档号（5.4）

5.4.1　归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则
5.4.2　档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用「-」连接，同一级代码之间用「·」隔开

档号必须与分类方案一一对应：未按机构（问题）分类的，应省略机构（问题）项。完整的编制示例与 3 个常见错误见《按件整理档号怎么编？DA/T 22-2015 完整示例+3 个常见错误》。

2.4 按件整理分类最容易犯的 3 个错

机构分类法和问题分类法混用——5.2.2 b 明确要求「应选择其一适用，不能同时采用」，混用会导致同一份文件归属摇摆
跨年度文件归错年度——尤其是「2011 年形成的 2010 年工作总结」这类，必须按签发日期归入 2011 年
层级今年一个样、明年换一个样——直接违反 5.2.1 的一致性和稳定性要求，会让往年的档案难以查找

三、按卷整理的分类要求与整理方法

按卷整理依据 GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》，其整理单元是「案卷」。由于一卷要容纳多份文件，它对分类的要求与按件整理有明显差异。

3.1 按卷整理的分类要求

必须编制统一的分类方案，做到类别设置合理、各类之间界限清楚、类与属类层次分明、归类准确，并保持一致性和稳定性（各地档案接收进馆质量验收的通行要求，案卷级标准通常援引 GB/T 9705-2008）
常用分类方法是年度分类法和问题分类法，常用的复式分类法是「年度—问题」。这与按件整理「年度—机构—保管期限」三级方案的侧重点不同
不同年度的文件原则上分别立卷；不同保管期限的文件必须分别立卷——这是硬要求
谁发文谁立卷：以党委（党组）名义制发的文件由党委（党组）单独立卷；以单位名义制发的文件，按职能部门的业务范围分别立卷；几个部门合办的文件由主办部门立卷

3.2 该要求下的整理方法

① 用「立卷六特征」组卷。传统立卷方法是按照文件的问题、作者（责任者）、名称（文种）、时间、通讯者、地区六个特征进行组卷。实际工作中一般运用两个以上特征组成一个案卷——例如「某某市委党委会 2008 年会议记录」这一卷，就同时用了作者、时间、名称三个特征。

② 卷内文件排列。一般按时间顺序或重要程度排列，并保持文件之间的联系：

正件在前，附件在后
正本在前，定稿及重要文件的历次修改稿在后
复文在前，去文在后；批复在前，请示在后
结论性文件在前，依据性材料在后
同一问题、同一会议、同一事件的文件应当归在一起

③ 年度归属的特殊规则（案卷级）。与按件整理「按签发日期」不同，案卷级整理对几类文件另有针对规则：

文件类型	归入哪一年
计划、总结、报表	针对的年度
长远规划	针对的第一个年度
多年度总结	最后一个年度
跨年度的请示与批复	批复年度
跨年度的会议文件	会议闭幕年度
法规性文件	公布或批准年度

④ 案卷题名三要素。题名应充分揭示卷内文件内容，包括责任者、事由、文种三部分，做到准确无误、结构严谨、文字简明。

⑤ 档号组成。案卷级档号由全宗号—目录号—案卷号组成（按卷整理的档号思路与按件不同，详见《按卷整理怎么做？GB/T 9705-2008 案卷格式+档号编制要点》）。它同时要求四个层级都不重复：一个全宗内目录号不重复，一个目录内案卷号不重复，一卷内件号不重复，一件内页号不重复。

3.3 按件 vs 按卷：分类要求对照

对照项	按件整理（DA/T 22-2015）	按卷整理（GB/T 9705-2008）
整理单元	件	案卷（卷）
常用分类项	年度、机构（问题）、保管期限	年度、问题
复式方案	年度—机构（问题）—保管期限，或两级「年度—保管期限」	年度—问题
年度判定口径	以签发日期（落款日期）为准	按文件类型分别针对：针对年度／首个年度／最后年度／批复年／闭幕年／公布批准年
组合多份文件的依据	件的构成规则（正文附件、正本定稿、来文复文等）	立卷六特征（问题、作者、名称、时间、通讯者、地区），一般用两个以上特征
档号结构	全宗号-门类代码·年度-保管期限-机构（问题）-件号	全宗号—目录号—案卷号
标题	逐件著录题名	拟写案卷题名（责任者+事由+文种）

四、用元泰三件套，分类这步能省掉哪些人工

分类环节的人工成本，主要集中在「方案落地」「逐件判定」「归类一致性」三件事上。对照《元泰数字档案室软件（数字方舟）快速开始》中的功能，以下几项可以直接交给系统：

人工痛点	三件套怎么减	依据
分类方案年年口头交代，换人就变样	数字方舟：由配置员在系统中统一设置全宗名/号、分类法、档号格式，一次配置长期复用，不再依赖口头传承	操作手册 2.1 / 2.6「设置全宗名/号、改档号格式、分类法」
全宗号、年度、保管期限逐件手抄	数字方舟：全宗号、目录号预置后自动带出；保管期限自动取上一条（同批文件不必重复敲）；案卷号自动为上一条 +1、卷内页数与件数由系统计算、密级取卷内最高、起止日期取卷内最早最晚	操作手册 2.2.1 / 2.2.4
保管期限逐份翻 8 号令期限表判定	启典：批量判定保管期限与年度，把判定类型交给机器，人做复核	启典·批量判定保管期限与年度
单位自己的期限表维护困难	启典：提供保管期限表管理，作为统一判定底本	启典·保管期限表管理
元数据（题名、责任者、文号、日期）逐件敲键盘	启典／魔方：扫描件元数据自动提取，OCR 后自动生成元数据，免去手工著录	启典·扫描件元数据提取／魔方快速开始
日期格式错乱导致归错年度	数字方舟：日期必须为 8 位纯数字（如 20230730），录入即时红框校验并提示，从源头拦住「20230732」「2023730」这类错误	操作手册 2.1.2「日期须 8 位，错则提示」
机构（问题）层级要不要取	数字方舟：档号格式可自定义增加机构（问题）层，按本单位分类方案决定要不要这一段	操作手册 2.6「加机构（问题）层」
打印目录时容易混年混期限	数字方舟：导出目录／打印时可按年度、保管期限、全宗号筛选打印，避免混年混期限；列表排序与项目可按 DA/T 18-2022 必著自定义	操作手册 2.5 / 2.6

需要强调的是：软件给的是建议和自动化录入，审定仍由档案员把控。分类方案该怎么定、复式层级选几级，依然要依据本单位实际情况和 DA/T 22-2015 的要求来判断；系统解决的是「定好规则后不再重复劳动、不再抄错」这件事。

FAQ：档案分类常见问题

机构分类法和问题分类法能不能同时用？

不能。DA/T 22-2015 第 5.2.2 b 条明确规定「机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用」。

2011 年形成的 2010 年工作总结归入哪一年？

归入 2011 年。因为总结类文件统一按文件签发日期（落款日期）判定所属年度，与文件内容针对的年度无关。

单位规模很小，也必须做三级分类吗？

不需要。5.2.3 条规定：规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限两级分类。

分类方案定了以后能不能改？

原则上应保持不变。5.2.1 要求同一全宗保持分类方案的一致性和稳定性。确需调整的，应连同「三合一」制度一并修订，并对已整理部分做衔接处理。