本文位置：档案整理五大门类 · 《档案整理技术》 之「会计档案整理」第 4 步：编页与编件号。 上一步：装订成册 下一步：编档号

编页与编件号 · 会计档案整理第 4 步

一、这一步在会计档案整理中的定位

装订成册解决了”一卷有多厚”，编页与编件号解决的是”这一卷里有什么、在第几页”。它是会计档案从”一摞纸”变成”可检索案卷”的关键一步——没有页号和件号，案卷目录里”卷内张数”填不出来，查证时也说不清某笔业务在哪一页。

会计档案的编页与文书档案有一处根本区别：会计档案的页号是”册内流水”，不是”案卷内跨册流水”。一册凭证就是一卷，页号从第 1 页编到最后一页；下一册重新从 1 开始。而件号（卷内目录里的”顺序号”）同样不跨月、不跨年流水——这一点与文书档案按年度流水编号的习惯不同，照搬文书档案做法会把号码编乱。

另一个需要先明确的边界：不是所有会计档案都要做卷内目录。DA/T 39—2008 第 8.4 条写明，会计档案卷内目录适用于财务报告和其他类会计档案的整理。凭证册靠记账凭证本身的顺序号、账簿册靠科目目录定位，一般不另做卷内目录。这一步要分清对象，别给凭证册硬套一层目录。

二、标准依据

• 《会计基础工作规范》第五十九条：启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号；使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册，装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。
• 《会计基础工作规范》第七十条：对外报送的财务报告，应当依次编定页码，加具封面，装订成册，加盖公章。
• DA/T 39—2008《会计档案案卷格式》第 6.2.1.2.3 条：账簿页数——填写该账簿中有内容记载的账簿页数（空白账页除外）；第 6.2.2.2.2 条：页次——在编写该账簿页码总流水顺序号的基础上，分别填写各个科目在该账簿中的页码位置。
• DA/T 39—2008 第 7 章（会计档案案卷目录）：目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内页数（卷内张数）、备注；其中”卷内张数指会计凭证总数、账页总数或财务报告的总张数”。
• DA/T 39—2008 第 8 章（会计档案卷内目录）：项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注；顺序号以卷内文件材料排列先后顺序填写，亦即件号；页号填写卷内文件材料所在起页的编号；第 8.4 条：卷内目录适用于财务报告和其他类会计档案的整理。
• DA/T 13—2022《档号编制规则》：案卷号的编制（第 5 步使用，此处先确定卷内顺序）。

三、实操：三类册子分别怎么编

第 1 小步：凭证册——按册编页，件号即记账凭证顺序号

• 页号单元：以一册为单位，从正文第 1 页编到该册最后 1 页；封面、封底不编页号。
• 页号位置：统一编在右下角（或右上角），全册统一，不使用铅笔、不使用可擦笔。
• 编号范围：有内容的每一面都要编，包括原始凭证粘贴页、附件页；附件折叠后的可见面同样计入总张数。
• 件号：凭证册的”件”就是记账凭证，件号沿用记账凭证本身编号（一般不另行重编）；分册时用封面的”册数/册次”区分，册内不跨月。
• 总数核对：封面”会计凭证总数”应等于”记账凭证数 + 附件数”，且与册内实际编页总数一致——这是移交时档案机构必查的三个数字之一。

第 2 小步：账簿册——订本账保原号，活页账装订后编

账簿类型	编页做法	依据
订本式账簿	保留原印页码，不得跳页、缺号；空白账页保留不抽掉	会计基础工作规范第五十九条
活页式账簿	装订成册后，按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录记明各账户名称与页次	同上
卡片式（固定资产卡片）	按顺序编号排列，装入卡片箱或装订；卡片编号与排列顺序一致	DA/T 39—2008 第 5.4 条（会计档案盒适用于账簿等）
电算化打印账簿	打印后连续编号，不得断号；由记账人员与会计机构负责人签字盖章	会计基础工作规范第五十八条

填写账簿启用及接交表时注意两处口径：“账簿页数”只填有内容记载的页数，空白账页不计入（DA/T 39—2008 6.2.1.2.3）；“页次”是在账簿总流水页号的基础上，分别标出每个科目的起页位置（6.2.2.2.2）。一个是”总共多少页”，一个是”某科目在哪一页”，不要混填。

第 3 小步：财务报告与其他类——编页 + 做卷内目录

• 按第七十条依次编定页码；报告所附财务情况说明书、上级审核批复意见一并组卷、一并编页。
• 按 DA/T 39—2008 第 8 章编制卷内目录，7 个项目依次填：顺序号（即件号）、责任者、文号、题名、日期、页号、备注。
• 日期用 8 位阿拉伯数字标注年月日（如 20260318）；页号填该件所在起页，不是件内页数。
• 需要在备考表中说明的情况，在卷内目录”备注”栏打”*”号再转到备考表；备考表 5 个项目：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间。

第 4 小步：空白页怎么处理

三种材料的处理口径不同：订本式账簿的空白账页保留、不抽掉（原印页码不能断号），但在”账簿页数”中不计入；活页式账簿整理时去掉空白页；凭证与报告不存在空白页问题，但装订时若出现空白页（如补页），应保留并编页，在备注中说明。原则是：宁保留、勿抽页——抽页会造成页码断号，而断号在检查时是无法解释的。

四、元泰三件套在这一步能省什么

这一步的活	传统手工做法	用元泰软件后
逐页编页号	人工翻页盖号或手写，漏编背面是最常见错误	扫描后自动逐页打号，页数自动统计，与封面张数自动核对
卷内目录 7 项	逐件抄题名、责任者、日期，耗时最长	从条目数据自动生成卷内目录，日期统一为 8 位格式
页号回填	先编页、后做目录，页号靠翻找	按条目自动回填起页号，避免错行
册内张数核对	人工点数，与封面数字对不上就重来	三处数字（封面、目录、清册）同源，天然一致

五、操作注意事项

• 不用铅笔、不用可擦笔编页号；编错了不要涂改，划掉后另编新号，并在备考表或备注说明。
• 附件与正文一并编页，不要只编记账凭证而把折叠的原始凭证排除在外。
• 件号不跨月、不跨年流水；发现跳号要立即查明是漏装还是编号错误，不要随手补号。
• 卷内目录的”页号”填起页，不是页数；”顺序号”就是件号，不要另起一套编号。
• 凭证册与账簿册一般不编卷内目录（DA/T 39—2008 第 8.4 条），别多做也别说”没做就是漏了”。
• 编页完成后再装盒，避免编到一半中途插页导致整册重编。

六、常见问题（FAQ）

Q1：原始凭证粘贴在记账凭证背面，算一页还是两页？

按”面”编页更稳妥。实务中多数单位采用逐页（逐面）编号：记账凭证正面一页，背面粘贴的原始凭证若构成独立一页，再编一个页号，册内总页数与封面”会计凭证总数”能对应上。关键是全册口径一致，不要一部分按面编、一部分按张编，否则总数永远对不平。

Q2：账簿的空白页到底要不要参与编号？

订本式账簿的空白账页已经印有页码，保留原状、不得跳页缺号，但不能把空白页计入”账簿页数”（DA/T 39—2008 6.2.1.2.3 明确空白账页除外）。也就是说：页码照原样保留，统计时不计。活页式账簿则相反——整理时去掉空白页，装订后按实际使用页重新编定页码。

Q3：一个月的凭证分成了三册，件号怎么编？

记账凭证编号一般仍按月份连续（如 1 日至月末统一编号），经分册后：封面标注”册数/册次”（共 3 册、第 1～3 册），并写明本册记账凭证起止号；册内页号各自从 1 起编。案卷号在第 5 步编档号时按册逐个给号——一册一个案卷号，不要三册共用一个案卷号。

8 步全流程总览见 会计档案整理及技术应用；下一步 编档号。