归档文件怎么收集？8 号令归档范围与不归档范围详解

收集是档案整理的第 2 步，也是最容易「悄悄出错」的一步。分类错了还能改档号，收集漏了就永远补不回来——文件一旦散失或销毁，再规范的分类和档号都无从依附。本文先讲归档文件整理规则与 8 号令对收集的规定，再分别给出「按件整理」和「按卷整理」两套收集做法，最后对照操作手册说明哪些工作量可以交给元泰三件套。

本文位置：档案整理 8 步流程 · 第 2 步：收集。8 步依次为分类 → 收集（按 8 号令归档范围） → 组件 → 编页 → 编档号 → 排列 → 装盒 → 编目移交；上一步见《归档文件怎么分类？年度—机构（问题）—保管期限三级分类方案详解》，各门类整体流程见《档案整理技术：五大门类档案的整理方法与配套技术》。

一、归档文件整理规则对「收集」是怎么规定的

1.1 先说清楚：收集环节依据哪几份文件

很多人翻开 DA/T 22-2015《归档文件整理规则》想找「收集」这一章，结果找不到——因为该标准并没有为收集单独设章。它的逻辑是：先由 8 号令界定「哪些材料该归、哪些不该归」，再由 DA/T 22-2015 规定「归进来的材料怎么整理」。

所以收集这一步，实际要同时看三处依据：

依据	解决什么问题	与本步的关系
8 号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8 号，2006 年 12 月 18 日发布）	界定归档范围与不归档范围，并规定保管期限划分为永久、30 年、10 年	收集的准入闸门——决定收什么、剔什么
DA/T 22-2015 3.1 归档文件定义、第 4 章整理原则	「立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料」；整理应遵循形成规律、保持有机联系，区分不同价值，便于计算机或计算机辅助管理，保证纸质文件与电子文件整理协调统一	收集的判断口径——三要素缺一不可
DA/T 22-2015 5.1 组件规则	哪些材料必须作为「一件」收齐（正文与附件、正本与定稿等）	收集的配套清单——防止只收到一半

注意：8 号令是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，不要与《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）混淆。两者都涉及归档，但 8 号令解决的是归档范围与保管期限，是收集环节的直接依据。第十二条还要求各机关结合本机关职能编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行——也就是说，最终照着收的，是本单位那张表。

1.2 8 号令第三条：归档范围（4 项）

条款	规定要点	典型例子
（一）	反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料	本单位制发的规范性文件、年度工作总结、机构沿革、大事记
（二）	机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料	合同协议、资产登记、房屋买卖与土地征用材料、审批凭证
（三）	本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料	上级主管业务文件、下级报送的年度及以上计划总结统计与重要专题报告
（四）	其他对本机关工作具有查考价值的文件材料	重要信访件、专项工作材料、有查考价值的调研材料

1.3 8 号令第四条：不归档范围（4 项）

条款	不归档的文件材料
（一）上级机关	普发性不需本机关办理的文件材料；任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；供工作参考的抄件等
（二）本机关	重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信、电话记录；机关内部互相抄送的文件材料；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；有关工作参考的文件材料
（三）同级机关	不需贯彻执行的文件材料；不需办理的抄送文件材料
（四）下级机关	供参阅的简报、情况反映；抄报或越级抄报的文件材料

注意：第四条里最容易被误伤的是「一般性文件的历次修改稿、各次校对稿」。8 号令豁免的是一般性文件；法规政策性文件、重要文件的历次修改稿属于归档范围（DA/T 22-2015 组件规则也明确「文件正本与定稿，包括法律法规等重要文件的历次修改稿，为一件」）。两者不冲突，判断标准是该文件的重要程度。

1.4 三条容易被忽略的「硬规矩」

第五条——必须移交，不得据为己有。凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。这一条是收集环节的组织保障，也是为什么收集不能只靠年末催收。
第十条——电子文件与纸质材料一视同仁。机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档；机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。实践中被漏收最多的就是这两样——没有发文稿纸，这份文件的形成过程就说不清了。
第十一条——联合行文原件归主办机关。机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。协办单位不必为拿不到原件发难，但也不能因为不是主办就不归。

1.5 收集的质量要求

DA/T 22-2015 第 4 章整理原则与对纸质归档文件的修整要求，落到收集环节就是三句话：归档文件应齐全完整；已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的应予复制（复制件与原件一并归档）。同时，整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求——这也是为什么收集阶段就要去掉回形针、大头针、燕尾夹等金属物，而不是等到装订时才处理。

二、按件整理时，收集的实践做法

按件整理以「件」为单元，收集的重点不是「一堆文件」，而是每一件的配套是否收齐。以下四步是实践中行之有效的做法。

2.1 第一步：把收集做在平时（平时归卷）

靠年末突击催收，几乎必然漏件。通行做法是建立平时归卷制度：各科室按本单位「案卷类目」或归档范围表设置预立卷文件夹，文件办理完毕即「对号入座」放入，并在文件处理登记簿上登记。年末集中整理时，要做的是核对与补缺，而不是从零收集。

2.2 第二步：按「件」的构成规则收配套材料

DA/T 22-2015 5.1 组件规则同时也是收集配套清单——收一件文件时，必须按规则把该件的全部组成件一并收齐：

件的构成（5.1）	收集时要注意
正文、附件为一件	附件常被单独流转，最易漏收
文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件	重要文件的历次修改稿要一并收，一般性文件的修改稿按 8 号令剔除
转发文与被转发文为一件	只收转发文、丢了被转发文，原件内容就没了
原件与复制件为一件	传真件、热敏纸件应复制后与原件一并归档
报表、名册、图册等一册（本）为一件	整册收取，不要拆散
简报、周报等材料一期为一件	按「期」收，不要按页收
会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件	分清是一次会议一本，还是一年一本
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可以为一件	两种做法都可以，但一个全宗内要统一，并在制度中写明
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件	对应 8 号令第十条，最常被漏收

2.3 第三步：年度集中收集与剔除同步进行

收集与剔除是同一件事的两面。按 8 号令第三条纳入、按第四条剔除，处理动作建议一次做完，并在剔除件上做标记（如在右上角注明「重」或「不归」），便于复核与追溯。剔除后的材料并非立刻销毁：按 8 号令精神与各单位通行做法，没有归档价值但尚不到销毁年限的，可先以文件汇编形式暂存若干年，到期再履行销毁审批。

2.4 第四步：收集完成后的质量检查清单

检查项	合格标准
齐全完整	种类、份数、每份文件的页数均齐全完整；正件与附件、正本与定稿、请示与批复配套不缺
办理完毕	文件已办理完毕，符合 DA/T 22-2015 3.1「办理完毕」的要求
修整与复制	已破损的已修整；字迹模糊、易退变的已复制，复制件与原件一并归档；传真件以复印件归档
去除金属物	回形针、大头针、燕尾夹、装订夹条等已去除，避免锈蚀污染
载体与格式	纸质件与对应电子件（含元数据、背景信息）均已接收，二者整理要求协调统一
移交手续	已办理移交手续，实现集中统一管理，无个人留存

2.5 按件整理收集时最容易犯的 3 个错

「有文必档」或「宁缺毋滥」走极端。前者把重份、抄件、事务性临时性文件全收进来，白白占用保管和数字化成本；后者把重要文件的修改稿、附件一并剔除，破坏了文件的有机联系。判断依据只能是 8 号令第三条与第四条，以及本单位经批准的归档范围表。
只收正文，不收发文稿纸与文件处理单。违反 8 号令第十条。缺失后，这份文件的拟稿、审核、签发过程无法还原，利用和凭证价值都打折扣。
靠年末一次催收。没有平时归卷，年末仅凭记忆和收发文登记簿回收，漏件率很高，且补收时原件往往已经散失。

三、按卷整理的收集要求与整理方法

按卷整理依据 GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》，整理单元是「案卷」。一卷要容纳多份文件，因此它对收集的要求比按件更严——按件漏一件只是一件事，按卷漏一件会破坏整个案卷的完整性。

3.1 按卷整理的收集要求

齐全完整三个维度：归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数，均应齐全完整。
配套材料不得分开：应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应当合一立卷。
不同价值分别立卷：对保存、使用价值不同、机密程度不同的文件材料，在保持其内在联系的前提下，应分别立卷（对应永久、30 年、10 年）。
上下级来文一般不混卷：上级和下级机关的来文，除与本单位业务联系密切、不可分割外，一般不和本单位的文件材料一起组卷，应区别保存价值分别立卷。
不同年度一般不混卷：跨年度文件另有针对规则，见 3.2。
实体状态先处理：卷内文件应去除金属物；破损的应当裱糊；字迹扩散的应当复制，与原件一并立卷；传真文件以复印件立卷归档。

3.2 该要求下的整理方法

① 组卷：以问题为主，兼顾其他特征。组卷一般以问题为主，一问题一卷，从问题的提出、请示、批复、计划、安排、实施、承办到结束，反映问题的全过程；不能按问题组卷的，可按同一制发机关等特征组卷。传统立卷方法是按文件的问题、作者（责任者）、名称（文种）、时间、通讯者、地区六个特征组卷，实际工作中一般运用两个以上特征组成一个案卷。

② 跨年度文件的归卷规则（案卷级）。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度文件按下列规则处理：

文件类型	归入哪一年
跨年度的请示与批复	复文年；没有复文的，放在请示年
跨年度的规划（长远规划）	针对的第一年
跨年度的总结	针对的最后一年；计划与总结在同一文件中，按内容主次确定归卷年度
跨年度的会议文件	DA/T 22-2015 统一为闭幕年；部分地方通行做法作「开幕年」，以本单位制度和进馆要求为准
合同性文件	签字年度
非诉讼案件材料	结案年度

③ 卷内文件排列。按时间顺序或问题的重要程度排列，密不可分的材料依序排在一起：批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；法规性文件和其他重要文件的定稿在前、历次修改稿在后；案件材料结论性在前、依据性在后。

④ 卷内目录与备考表。文件没有标题或标题不明确的应另拟标题；责任者、时间不清楚的应查清后填入并备注说明；备考表置于卷尾，逐项填写卷内文件情况说明，即便无情况可说明，也应填立卷人、检查人姓名和日期。

3.3 按件 vs 按卷：收集要求对照

对照项	按件整理（DA/T 22-2015）	按卷整理（GB/T 9705-2008）
收集单元	件	案卷（卷）
齐全完整的含义	每一件的组成材料配套收齐	种类、份数、每份文件的页数均齐全完整
配套要求	按 5.1 组件规则（正文附件、正本定稿、来文复文等）	正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件不得分开；文电合一
价值不同怎么处理	按保管期限分类即可区分	分别立卷，且不同保管期限不得装入同一卷
年度处理	按签发日期判定（5.2.2 a）	跨年度另有针对规则（复文年／请示年／第一年／最后一年／闭幕年等）
上下级来文	按来源归入相应类别	一般不和本单位文件混卷，区别价值分别立卷
漏收后果	该件不完整	整卷的有机联系被破坏，可能需重新组卷

四、用元泰三件套，收集这步能省掉哪些工作量

收集环节的工作量，主要压在「催收与登记」「逐份判断归与不归」「补年度、期限、件号」「核对是否收齐」四件事上。对照《元泰数字档案室软件（数字方舟）快速开始》、《文件管理》、《魔方档案整理软件快速开始》与启典文档，以下几项可以直接交给系统：

人工痛点	三件套怎么减	依据
年末靠催收，漏件后补不回来	数字方舟：与 OA 对接，档案员在 OA 中点击【归档】，文件目录与附件经前置机自动进入收文管理／发文管理，收集起点不再依赖人工催收	文件管理 · 3.5 与 OA 对接
没有 OA 的单位，收文发文靠本子记	数字方舟：收文管理／发文管理直接登记（手动录入），可打印阅办单、发文单、收文登记簿、发文登记簿；需向全机关公开的文件可开放浏览权限	文件管理 3.1 / 3.2
逐份判断「归 / 不归 / 暂存」，全凭经验	数字方舟：用文件去向功能集中分流——选择归档、按文件汇编保存或销毁，再点【确认公文去向】，文件即按去向流转到对应列表；销毁后可在【销毁管理】打印销毁文件目录	文件管理 3.2.5 / 3.4
年度、保管期限、件号逐件补录	数字方舟：文件预归档时录入全宗号、年度、保管期限，点「初始化并生成件号」，件号自动生成、档号随之自动生成，确认后文件进入归档文件管理列表	文件管理 3.3 归档
保管期限逐份翻期限表判定	启典：批量判定保管期限与年度，把批量判定交给机器，人做复核	启典·批量判定保管期限与年度
本单位期限表难维护、口径不统一	启典：提供保管期限表管理，作为统一判定底本	启典·保管期限表管理
已有 Excel 目录要重新敲一遍	魔方：数据导入上传 Excel，按模板映射题名、文号、责任者、日期、页数等字段，系统自动校验必填项并标红异常行，避免后续返工	魔方快速开始 · 步骤 3
一批档案分不清谁整理到哪	魔方：按「年度 + 机构」新建项目，一个项目对应一批待整理档案，便于统计与移交；支持多名操作员并行著录，修改留痕，管理员可在操作日志中追溯变更人与时间	魔方快速开始 · 步骤 2 / FAQ
扫描件元数据（题名、责任者、文号、日期）逐件敲键盘	启典／魔方：扫描件元数据自动提取，OCR 后自动生成元数据	启典·扫描件元数据提取／魔方快速开始
日期格式错乱导致归错年度	数字方舟：日期须为 8 位纯数字（如 20230730），录入即时红框校验并提示，从源头拦住「20230732」「2023730」这类错误	操作手册 2.1.2
同批文件年度、期限重复录入	数字方舟：全宗号、目录号预置后自动带出；保管期限自动取上一条，同批文件不必重复敲	操作手册 2.2.1 / 2.2.4

还有一条对档案部门很关键：档案数据不出内网。魔方与启典支持本地化部署与离线处理，扫描件、目录数据都在本单位可控环境内完成，不需要把待整理档案上传到外部服务。这也是档案行业引入自动化工具时的硬前提。

需要强调的是：软件给的是建议和自动化录入，审定仍由档案员把控。归与不归要依据 8 号令第三条、第四条以及本单位经批准的归档范围和保管期限表来判断；系统解决的是「定好规则后不再重复劳动、不再抄错、漏件可追溯」这件事。

FAQ：档案收集常见问题

文件的历次修改稿到底收不收？

分情况。8 号令第四条第（二）项把「一般性文件的历次修改稿、各次校对稿」列入不归档范围；但同时，DA/T 22-2015 组件规则明确「文件正本与定稿，包括法律法规等重要文件的历次修改稿，为一件」。判断标准是文件的重要程度：法规政策性文件、重要文件的历次修改稿要收，一般性文件的修改稿不收。

联合行文的文件，我们不是主办单位，还要归吗？

要归。8 号令第十一条规定，联合召开会议、联合行文形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。协办单位归副本即可，但不能不归。

发文稿纸、文件处理单要不要一起收？

必须收。8 号令第十条明确：机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。DA/T 22-2015 组件规则也规定，有文件处理单或发文稿纸的，与相关文件为一件。

剔出来的不归档文件，能直接销毁吗？

不建议直接销毁。不归档不等于无保存必要：其中没有归档价值但尚不到销毁年限的，可先以文件汇编形式暂存，到期后履行审批手续再销毁，并编制销毁清册留档。数字方舟的文件去向功能正是按「归档 / 文件汇编 / 销毁」三条去向分流，便于事后追溯。

跨年度的会议文件，按卷整理时归开幕年还是闭幕年？

DA/T 22-2015 5.2.2 a 明确「跨年度形成的会议文件归入闭幕年」，这是现行行业标准的统一口径。部分地方和单位的老制度中仍有「放在会议开幕年立卷」的表述，属于历史口径。实际执行以本单位经批准的制度与进馆接收要求为准，但同一全宗内必须保持一致。