机关档案九类统计台账怎么做：13号令第50条逐项拆解（附台账模板）

很多机关档案室的档案统计台账工作，停在“年底填一张年报”上。但《机关档案管理规定》第50条要求的远不止一张表——它要求九个方面定期统计并建立完备台账，而且统计结果要“真实、准确、完整，支持以可视化方式显示，便于统计分析”。

本文按第50条原文，把档案统计台账的九类逐项拆开：每类统计什么、多久统计一次、核心字段有哪些、数据从哪来、容易错在哪，并给出可直接照抄的台账模板。

一、第50条原文

第五十条 机关应当建立完善统计工作，对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。 统计结果应当真实、准确、完整，支持以可视化方式显示，便于统计分析。

第五十一条 机关应当编制档案工作情况统计年报，汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，报送同级档案行政管理部门、上级档案部门。机关应当加强对档案工作变化情况的分析，为决策提供参考。

九类清单：①所保管档案 ②年度出入库 ③设施设备 ④利用 ⑤移交进馆 ⑥鉴定销毁 ⑦信息化 ⑧工作人员 ⑨业务社会化服务。

二、九类台账逐项拆解

#	台账	统计什么	建议周期	核心字段
1	所保管档案情况	现存档案总量、分门类、分载体、分保管期限、分年度的存量	半年/年度	门类代码、载体类型、卷/件数、册数、保管期限、起止年度、库房位置
2	年度出入库情况	当年新接收（进库）与调出、移交（出库）的档案	月度登记、年度汇总	日期、档号、题名、数量、经手人、事由、审批人、去向
3	档案设施设备情况	库房与设备台账：密集架/柜、温湿度调控、消防、安防、监控、除湿、扫描设备	季度检查、年度汇总	设备名称、型号、数量、购置日期、存放位置、状态、维护记录、责任人
4	档案利用情况	查阅人次、卷件次、复制页数、利用目的、利用效果	月度/年度	利用日期、利用人、单位、利用目的、档号、卷件次、复制页数、审批人、效果反馈
5	档案移交进馆情况	已移交、待移交的数量与批次	年度/按批次	批次号、移交日期、接收馆、门类、卷件数、数字复制件数量、检索工具、交接文据编号
6	档案鉴定销毁情况	鉴定批次、到期档案、销毁清册与监销记录	按鉴定批次	鉴定日期、鉴定小组、档号、题名、责任者、形成时间、应保管期限、已保管时间、销毁时间、监销人
7	档案信息化情况	目录数据库条目数、数字化页数/画幅数、电子档案数量、存储容量、系统情况	半年/年度	目录条目数、全文页数、电子档案件数、格式、存储容量、备份情况、系统名称与版本
8	档案工作人员情况	专兼职人员数、学历专业、培训情况、变动情况	年度	姓名、岗位、专/兼职、在编情况、专业背景、培训记录、上岗时间、离岗交接
9	档案业务社会化服务情况	外包项目、服务内容、承包方、合同期限、验收情况	按项目/年度	项目名称、服务内容、承包方名称与资质、合同编号与期限、人员备案、验收结论、监督记录

三、台账怎么建：通用模板

九类档案统计台账的字段各不相同，但表头结构可以统一。建议每张台账至少包含这几组要素：

A. 标识信息：台账名称、编号、统计周期、制表部门、制表人、审核人、制表日期 B. 业务数据：按上表各类核心字段填写 C. 变动说明：与上一周期相比的增减量、变化原因 D. 审批与归档：审核意见、分管负责人签字、归档位置、保存期限

以第①类“所保管档案情况”台账为例：

门类代码	门类名称	载体	保管期限	起止年度	卷数	件数	数字复制件页数	存放位置（库房-区-架-层）
WS	文书	纸质	永久	2001–2010	320	4,180	25,600	1号库-A区-3架-2层
WS	文书	纸质	定期30年	2011–2020	510	6,720	41,300	1号库-A区-4架-1层
KJ·JJ	科技·基建	纸质+电子	永久	2015–2019	86	—	9,200	1号库-B区-1架-3层
KU·3	会计·凭证	纸质	定期30年	2019–2023	240	—	—	1号库-C区-2架-1层
ZP	照片	数码	永久	2018–2024	—	1,260	1,260	1号库-D区-光盘柜

以第④类“档案利用情况”台账为例：

日期	利用人	单位/部门	利用目的	档号	卷/件次	复制页数	审批人	效果反馈
2026-03-12	张某	财务科	审计取证	Z109-KU·3·2019-D30-CWK-0032	6	48	李某	解决经费核对问题

四、统计年报怎么编（第51条）

年报不是九类台账的简单拼接，而是在台账基础上的汇总与分析。建议结构：

1. 基本情况：机构与人员、库房与设施、经费投入
2. 档案存量与增量：分门类、分载体的存量，当年新增量
3. 整理与归档：当年整理归档的卷件数、数字化完成量
4. 保管与保护：温湿度记录、清点结果、设施维护、隐患整改
5. 鉴定与销毁：鉴定批次、销毁数量与监销情况
6. 利用与开发：利用人次、卷件次、编研成果、开放审核情况
7. 信息化建设：目录数据、电子档案、系统运行、备份情况
8. 社会化服务：外包项目、承包方、验收与监督情况
9. 存在问题与下一年度计划

年报报送同级档案行政管理部门与上级档案部门，同时留存本单位归档。

五、常见五个坑

坑	表现	怎么避免
只统计“数”不建“台账”	年底报一个总数，没有明细支撑	台账是明细账，年报是汇总表，两者都要有
出入库不登记	档案借出、调阅无记录，年底对不上数	出入库逐次登记，月度汇总，年度盘点核对
利用统计漏“效果反馈”	只记人次，说不清档案发挥了什么作用	利用台账加“效果反馈”字段，实例可用于年报与汇报
信息化统计口径混乱	目录条目、全文页数、电子档案件数混着报	三类指标分开统计，明确“页”与“件”的定义
数据前后矛盾	年报数字与清点台账、移交清册对不上	各类台账共用同一套档号与门类口径，年底交叉核对

六、怎么落地：九类台账里大部分可以自动出

档案统计台账之所以被列为“与软件契合度最高”的一项，是因为其中六类的数据本来就在系统里：

台账	系统可自动提供的部分
①所保管档案情况	目录数据库按门类、期限、年度、载体自动汇总存量
②年度出入库	出入库登记模块，逐次记录，自动生成月度/年度汇总
④利用情况	查阅登记与审批流程，自动统计人次、卷件次、复制页数
⑤移交进馆	移交包生成与交接文据，批次数据可追溯
⑥鉴定销毁	到期提醒、鉴定清册、销毁清册与监销记录留痕
⑦信息化情况	目录条目数、全文页数、电子档案件数、存储容量实时统计

以数字方舟（数字档案室软件）为例，上述统计由数据库直接汇总，可以按门类、年度、保管期限、机构多维交叉查询，并支持图表展示，对应第50条“支持以可视化方式显示”的要求。存量档案整理阶段产生的卷件数与页数，可由魔方在整理环节一次性采集，避免事后重新点数。

需要提醒的是：系统出数不等于免于核对。每年清点（第40条要求定期清点数量、检查保管状况）后，仍应将实物清点结果与系统数据核对，出现差异在台账中说明原因——这也是迎检时最容易被追问的地方。

七、相关问题

问：九类台账必须全部建纸质台账吗？ 第50条要求“建立完备的台账”，未限定载体。用电子台账（数据库或电子表格）均可，但须保证真实、准确、完整并可追溯；涉及销毁、移交等需要签署的环节仍应保留签署件。

问：统计周期法规有规定吗？ 第50条表述为“定期统计”，未明确具体周期。建议：出入库、利用按月登记；设施设备按季度检查；存量、信息化按半年统计；九类全部纳入年度汇总。

问：小单位档案量少，也要建九类吗？ 九类是按业务面列出的，确实未发生的类别（如当年无鉴定销毁、无社会化服务）可注明“本年度无”，不必硬凑，但台账框架应保留，体现统计工作的完整性。

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参考来源

• 《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第50条、第51条
• 国家档案局：《机关档案管理规定》全文
• 国家档案局：《机关档案管理规定》解读之十二——机关档案的统计与移交