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政府信息公开文件怎么提供给档案馆：第47条与信息公开条例的衔接

政府信息公开文件怎么提供给档案馆：第47条与信息公开条例的衔接

政府信息公开文件怎么提供给档案馆：第47条与信息公开条例的衔接

机关档案室经常收到这样一句要求：政府信息公开的主动公开文件要送档案馆。听起来简单，做起来却容易和另外两件事混在一起——档案开放审核、档案移交进馆。三者主体不同、依据不同、时点不同、结果也不同，混在一起做，要么多送，要么漏送，要么把不属于档案部门职责的答复工作揽过来。

《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第 47 条只写了一句话，但把它放在第四章第六节「利用与开发」里有明确用意：政府信息公开是行政机关的法定职责，档案部门在其中承担的是「提供文件资料」这一环。真正决定公不公开、怎么答复的，是本单位的政府信息公开工作机构与保密审查机制。

本文按「条文拆四要素 → 三件事对照 → 条例侧口径 → 六步流程 → 职责边界 → 常见误区」展开，并给出一张主动公开文件提供台账的字段清单。档案借阅利用的做法另见档案借阅与利用管理，开放审核的做法另见开放审核技术。

一、第 47 条｜一句话拆成四个要素

第四十七条 机关应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》等有关规定，及时向同级国家综合档案馆提供主动公开的政府信息文件资料。

要素 条文表述 实务含义
依据 按照《政府信息公开条例》等有关规定 不只是 711 号令，还包括保密法、档案法及相关配套规定
提供对象 向同级国家综合档案馆 本机关对应的同级综合档案馆，不是任意档案馆
提供标的 主动公开的政府信息文件资料 限于主动公开范围，不含依申请公开件与未公开件
时限 及时 与条例第 26 条「形成或变更之日起 20 个工作日内公开」衔接

两个容易读错的地方：

一是「同级」。 县直机关对应县（区）综合档案馆，市直机关对应市综合档案馆，不是「就近送一个馆」，也不是送上级馆。

二是「主动公开」。 条文限定的标的是主动公开的那部分文件资料。依申请公开的办理是另一条流程——由本单位政府信息公开工作机构受理、审查、答复，不通过这一条提供。

政府信息公开：主动公开提供与开放审核、移交进馆的分工

二、三件事别混：主动公开提供 / 开放审核 / 移交进馆

事项 依据 主体 时点 结果
主动公开文件提供（本文） 13 号令第 47 条 + 信息公开条例 机关提供，档案馆接收 及时（与形成、变更时间衔接） 文件资料进入档案馆的政府信息查阅场所
档案开放审核 13 号令第 48 条、档案法第 30 条 机关会同档案馆，或机关自管档案由机关负责 到期前逐件判定 判定为开放 / 延期开放 / 控制使用
移交进馆 13 号令第 52–53 条 机关向档案馆移交实体与数据 按规定期限（电子档案一般 5 年内） 档案实体与检索工具进馆

一句话区分：政府信息公开解决的是「公众现在能不能看到这份现行文件」；开放审核解决的是「这批到期档案能不能向社会开放」；移交进馆解决的是「档案实体什么时候交给档案馆保管」。

三件事会交叉，但不能互相替代：已经主动公开的文件，不等于档案已开放；档案已移交进馆，也不等于本机关不用再处理信息公开事项——档案法第 15 条第二款明确，经档案馆同意提前移交的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。

三、条例侧的口径：提供什么、多久提供、什么不能给

《政府信息公开条例》（国务院令第 711 号）给出的是上位口径，第 47 条的「等有关规定」主要指它。

1. 主动公开的范围（第 19、20 条）

第 19 条给的是判断原则：涉及公众利益调整、需要公众广泛知晓或者需要公众参与决策的政府信息应当主动公开。第 20 条列出十五类具体情形，与机关档案最常相关的包括：行政法规、规章和规范性文件；机关职能、机构设置、办公与联系方式；规划与统计信息；行政许可与其他对外管理服务事项的依据、条件、程序与结果；财政预算、决算信息；行政事业性收费项目；政府集中采购项目；重大建设项目批准和实施情况；应急预案与预警信息。

2. 提供的时限（第 26 条）

属于主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成或者变更之日起 20 个工作日内及时公开。这是「及时」最直接的量化参照：本机关对外公开的时间点，就是向档案馆提供的时间参照。

3. 向档案馆、图书馆提供（第 25 条）

条例第 25 条与第 47 条方向一致，且范围更宽：各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆、政务服务场所设置政府信息查阅场所；行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。也就是说，第 47 条规定的提供义务，在条例侧有对应条款支撑。

4. 不能给的四类（第 14–16 条）

不予公开情形 条文 提示
依法确定为国家秘密的；法律、行政法规禁止公开的；公开后可能危及国家安全、公共安全、经济安全、社会稳定的 第 14 条 须经保密审查
涉及商业秘密、个人隐私等公开会损害第三方合法权益的 第 15 条 第三方同意或公共利益重大影响的除外
内部事务信息（人事管理、后勤管理、内部工作流程等） 第 16 条 可以不予公开
过程性信息（讨论记录、过程稿、磋商信函、请示报告等）与行政执法案卷信息 第 16 条 可以不予公开

第 17 条还要求建立政府信息公开审查机制，不能确定是否可以公开的，应当报有关主管部门或者保密行政管理部门确定。这一条是档案部门在实操中最该记住的：审查责任不在档案部门，档案部门不替本单位决定某份文件能不能公开。

政府信息公开：不予公开四类情形与公开审查机制

四、提供流程六步

第一步，确定主动公开清单。 与本单位政府信息公开工作机构对接，按条例第 19、20 条确定主动公开范围，形成清单；不要由档案部门自行判断。

第二步，建立提供台账。 建议字段：序号、文件题名、文号、形成日期、公开日期、载体形式（纸质 / 电子）、提供日期、接收单位、接收人、备注。台账可与机关档案九类统计台账中的「利用」类台账并行维护。

第三步，按规定期限提供。 与本单位对外公开的节奏同步，形成或变更之日起 20 个工作日内公开的文件，及时提供；可按月度或季度批量提供，但要写清本批覆盖的时间区间。

第四步，纸质与电子一并考虑。 有电子文本的提供电子文本，无电子文本的提供纸质件；电子版式宜采用便于长期保存的格式（相关口径见电子文件元数据怎么收集）。

第五步，留存交接记录。 提供清单、交接单、接收回执都要留档，作为「已及时提供」的凭据。

第六步，定期核对。 年末与本单位信息公开工作机构核对一次：本年主动公开文件是否全部提供、有无应提供未提供、有无不应提供而误提供。

政府信息公开：主动公开文件向同级国家综合档案馆提供流程六步

五、职责边界：档案部门该做什么、不该做什么

该做的：按清单提供文件资料；提供必要的检索便利；留存交接记录；把提供情况纳入本单位档案利用与统计台账。

不该做的：不替本单位决定某份文件是否公开（审查责任在信息公开工作机构与保密审查机制）；不把依申请公开的答复工作揽到档案部门；不因为文件已移交进馆就不处理信息公开事项（移交期满前仍由原单位办理）；不把档案开放审核的结果直接当作信息公开的依据。

实践中有一个高频场景：公众到档案馆查阅一份已主动公开的现行文件。此时档案馆提供的是政府信息查阅服务，依据的是条例与本馆的查阅规则；而本单位档案室提供的是档案利用服务，依据的是 13 号令第 46 条的利用制度与审批。两条路径并行，登记口径不同，别混在一本台账里——利用登记的做法可参考档案借阅与利用管理。

六、五个常见误区

  1. 把移交进馆当成信息公开提供。 移交是实体与数据的交接（第 52–53 条），提供主动公开文件是第 47 条独立的义务，两者时点与标的都不同。
  2. 只给目录不给全文。 条文写的是「文件资料」，不是目录；只给目录无法满足公众查阅需求。
  3. 未经审查直接提供。 第 17 条要求建立审查机制；凡涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私、内部事务与过程性信息的，必须先审查。
  4. 认为档案开放审核等于政府信息公开。 前者针对到期档案（档案法第 30 条、13 号令第 48 条），后者针对现行政府信息（条例），主体、依据、结果均不同，详见开放审核技术。
  5. 文件移交进馆后就不再处理依申请公开。 提前移交的，在国家规定的移交期限届满前，所涉信息公开事项仍由原单位办理。

七、怎么落地

第一步，先分清三件事。 把主动公开提供、开放审核、移交进馆各建一条流程线，避免用一套动作应付三项义务。

第二步，做一张清单、一本台账。 清单解决「送什么」，台账解决「送没送」，两者都能在年末核对时直接拿出证据。

第三步，与本单位信息公开工作机构建立固定对接。 主动公开清单由他们定，档案部门负责按清单提供与留痕，职责不越位。

第四步，把提供情况纳入统计。 与机关档案九类统计台账的「利用」类台账衔接，年报里能说清本年提供了多少件、覆盖哪些时间段。

在工具层面，档案知识库·启典可用于本单位文件的检索与查询；开放审核的判定方法见开放审核技术与开放审核 24 例解析；需要把公开文件整理成专题成果的，可参考编研成果怎么编与编研与展览。具体流程怎么与本单位制度衔接，也可以通过业务咨询交流。

相关问题

问：第 47 条要求向谁提供？ 向同级国家综合档案馆提供。县直机关对县（区）馆，市直机关对市馆，不是就近送，也不是送上级馆。《政府信息公开条例》第 25 条还要求同时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。

问：提供的范围是什么？ 限于主动公开的政府信息文件资料。依申请公开的办理属于另一条流程，由本单位政府信息公开工作机构受理、审查、答复，不走第 47 条。

问：「及时」怎么把握？ 与《政府信息公开条例》第 26 条衔接：属于主动公开范围的政府信息，应当自形成或者变更之日起 20 个工作日内公开。本机关对外公开的时间点，就是向档案馆提供的时间参照；可批量提供，但要写清覆盖的时间区间。

问：已经移交进馆的档案，还要不要处理信息公开？ 档案法第 15 条第二款规定：经档案馆同意提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。移交期限届满的，按档案利用规定办理。

问：档案部门能不能决定某份文件公开不公开？ 不能。条例第 17 条要求建立政府信息公开审查机制，不能确定是否可以公开的，应报有关主管部门或者保密行政管理部门确定。档案部门的职责是按已审定的清单提供文件资料并留痕。

问：开放审核做完了，是不是就不用再提供主动公开文件了？ 不是。开放审核针对到期档案（档案法第 30 条、13 号令第 48 条），判定开放 / 延期开放 / 控制使用；第 47 条针对现行主动公开文件的提供。两者并行，不能相互替代。

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