档案应急预案怎么编、怎么演练：第37条 + 第40条清点台账（附模板）

档案工作里，最容易在迎检时被追问、又最容易流于形式的两件事：档案应急预案和定期清点。前者常常是“网上抄一份放进抽屉”，后者常常是“想起来才去数一遍”。

《机关档案管理规定》对这两项都有明确要求，而且都要求留痕——预案要纳入机关总体应急预案并定期演练，清点要建立检查和处理情况台账。本文给出可直接照做的档案应急预案编制要点、演练记录表与清点台账模板。

一、第37条：应急预案

第三十七条 机关应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。 机关应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。

档案应急预案的三个关键词：纳入总体预案（不是另起炉灶）、定期演练（不是写在纸上）、实体与信息安全并重（纸质要救，电子也要保）。

预案编制依据为《档案工作突发事件应急处置管理办法》（档函〔2008〕207号）。

二、预案应包含的八项内容

#	内容	填写要点
1	编制和实施预案的有关危机情况和背景	本单位可能面临的突发事件类型：火灾、水浸、地震、断电、虫害霉变、系统故障等
2	应急处置工作的目标、要求和具体措施	明确“先救人、后救档案”“优先抢救重要档案”等原则
3	应急指挥机构的建立及其人员组成，应急处置工作队伍的数量、分工、联络方式、职能及调用方案	负责人、联络员、24小时联系方式，A/B角
4	有关协调机构、咨询机构及能够提供援助的机构、人员及其联系方式	消防、供水供电、档案行政管理部门、专业抢救机构
5	抢救档案的顺序及其具体位置，库房常用及备用钥匙、重要检索工具的位置和管理人员	这是最核心的一张表：先抢救哪柜、钥匙在哪、谁保管
6	档案库房所在建筑供水、供电开关及档案库区、重点部位的位置等	附平面图，标注开关与重点部位
7	向当地党委和政府、有关主管机关和上级档案行政管理部门报告的联系方式	报告时限与报告路径
8	其他预防突发事件、救灾应注意事项	如禁止用水扑救某些载体、转移路线、临时存放点

抢救顺序建议按以下优先级确定，并写进预案：

1. 涉及国家安全、重大利益的档案
2. 永久保管的档案、珍贵历史档案
3. 孤本、易损载体（如胶片、磁带）
4. 尚未数字化的档案（无副本）
5. 已有数字复制件或副本的档案

三、演练怎么做

档案应急预案不能只写在纸上——第37条要求“定期组织演练”。条文中未规定具体频次，实践中建议每年至少一次，可与机关总体应急演练同步实施，遇库房改造、大规模搬迁后可追加一次。

两种形式结合：

形式	做法	适用
桌面推演	相关人员按预案口头演练指挥、联络、报告流程	检验流程是否顺畅、联系方式是否有效
实战演练	实际演练断电处置、消防器材使用、档案转移、水浸抢救	检验物资、路线、人员操作是否到位

演练记录表（模板）：

项目	内容
演练日期 / 地点	2026-__-__ ／ 机关档案库房
演练形式	□桌面推演　□实战演练
模拟场景	□火灾　□水浸　□地震　□断电　□虫害霉变　□系统故障　□其他____
参加人员	指挥：__　联络：__　抢救组：__（共 __ 人）
演练用时	__ 分钟
过程记录	发现险情→报告→启动预案→切断水电→按序抢救→转移至临时存放点→清点核对
发现问题	例：备用钥匙保管人联系方式已变更未更新
整改措施	例：__ 前更新联系人清单并重新备案
整改期限 / 复核人	__ ／ __

演练的价值在于暴露问题。常见被查出的问题有：备用钥匙找不到、联络方式过期、抢救顺序没写清、临时存放点未确定、消防器材过期。

四、第38—39条：九防与日常巡检

第三十八条 机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）规定。档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

第三十九条 档案工作人员应当监测和记录库房温湿度，根据需要采取措施调节；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防止鼠虫霉等。

日常巡检记录（建议每工作日一次温湿度、每月一次全面巡检）：

日期	温度	相对湿度	设施设备状态	卫生/虫霉情况	异常及处理	记录人
2026-__-__	__℃	__%	正常／异常说明	正常／发现霉点	除湿机运行2小时	__

五、第40条：清点

第四十条 机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。

拆开看是三类检查 + 一本台账：

检查对象	查什么
档案数量	实有卷/件数与目录、台账是否一致
保管状况	有无受潮、霉变、虫蛀、鼠咬、破损、字迹褪变、载体变形；库房设施是否正常
电子档案	保管情况（存储介质、备份是否完好）与读取状况（能否正常打开、格式是否过时、有无比特损坏）

电子档案的“读取状况”最容易被忽略。光盘、移动硬盘会老化，格式会过时，不定期检查，等到要用时才发现读不出来，损失不可逆。

六、清点台账模板

表一：数量与保管状况清点台账

清点日期	清点人	清点范围（门类/年度/位置）	台账数量	实有数量	差异	差异原因	保管状况（完好/受潮/霉变/虫蛀/破损/字迹褪变）	处理措施	完成时间	复核人
2026-__-__	__	WS·2011–2020·1号库A区3架	4,180件	4,176件	-4	借阅未归还2件、移交遗漏2件	完好	催还并补录	__	__

表二：电子档案读取状况检查台账

检查日期	检查人	范围（门类/年度/批次）	存储位置	介质类型	条目数	抽检比例	可读取数	不可读取/异常	异常原因	处理措施（转存/迁移/重新生成）	完成时间
2026-__-__	__	ZP·2018–2024	档案服务器/光盘柜	光盘	1,260	10%	124	2	光盘划伤	从备份转存并重新刻录	__

表三：检查与处理情况汇总（年度）

年度	清点次数	发现问题数	已整改	整改中	未整改及原因	备注

七、发现问题后的处理

问题	处理依据与做法
档案受潮、发霉	第41条：及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理；修复前做好登记和检查，必要时复制备份，作出修复说明
虫蛀鼠咬	隔离受影响档案，采取防治措施并记入巡检记录
数量不符	查借阅登记与出入库记录，逐笔核对，说明原因
电子档案读不出	从备份恢复；无备份的及时转存迁移，格式过时的做格式转换并保留原格式一份
存储介质老化	按离线备份要求定期转存（一次性刻录光盘、磁带、硬磁盘），保留迁移记录

修复工作要保持档案内容完整、尽量维持原貌。纸质档案修复可参照《纸质档案抢救与修复规范 第4部分：修复操作指南》（DA/Z 64.4—2018）；严重破损的建议借助专业力量。

八、怎么落地

清点的效率取决于目录数据是否规范。如果目录与实体对应关系清楚、档号唯一，清点可以按架位逐柜核对；如果目录混乱，清点就变成一场灾难。存量档案整理阶段，可用整理工具（如魔方）导入著录表批量生成档号并规范文件夹结构，让“账、物、位”三者对齐，清点才有基础。

电子档案的保管与读取检查适合由系统承担。数字档案室类系统（如数字方舟）可记录电子档案的存储位置、介质与格式，支持定期抽检与读取状况检查，并对四性（真实性、可靠性、完整性、可用性）进行检测留痕，检查结果可直接形成台账，对应第40条“建立检查和处理情况台账”的要求。

抢救与修复专业性较强，一般破损可由本单位处理，严重破损或其他载体类型的修复建议借助专业力量（元泰提供档案整理、数字化与抢救性数字化服务，参见档案整理与数字化服务）。

九、相关问题

问：清点多久一次？ 第40条表述为“定期”，未明确频次。实践中建议：每年至少全面清点一次；发生搬迁、人员变动、库房改造后及时清点；电子档案读取状况可每半年抽检一次。

问：应急预案必须单独编一本吗？ 不必。第37条明确要求“纳入机关总体应急预案”，可作为机关总体预案的专项分册或附件，关键是内容齐全、可操作。

问：演练没有专业救援力量参与也算吗？ 算。演练的目的是检验流程与准备情况，桌面推演同样有效；实战演练可邀请消防等专业力量指导，但不是必要条件。

问：电子档案做了备份，还需要检查读取状况吗？ 需要。备份同样会失效（介质老化、格式过时、备份不完整），第40条把“保管情况”和“读取状况”并列提出，正是要求验证“能不能打开”，而不只是“文件在不在”。

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参考来源

• 《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第37—42条
• 《档案工作突发事件应急处置管理办法》（档函〔2008〕207号）
• 《纸质档案抢救与修复规范 第4部分：修复操作指南》（DA/Z 64.4—2018）
• 国家档案局：《机关档案管理规定》全文
• 国家档案局：《机关档案管理规定》解读之九——机关档案的保管与保护