档案安全事故分四级：3 万卷、1 万卷、1000 卷怎么定级，档案室今年要补哪 6 件事

2026 年 9 月，国家档案局印发《档案安全事故应急预案》。这是国家档案主管部门第一次制定国家层面的部门预案，也是档案安全事故分级第一次有了可操作的量化刻度：永久保管档案损毁、灭失 30000 卷以上是特别重大，10000 至 30000 卷是重大，1000 至 10000 卷是较大，不到 1000 卷是一般；按件管理的，10 件折合 1 卷。更要紧的是，预案把「机关、团体、企业事业单位和其他组织」也写进了责任链——档案部门要推动把档案安全应急纳入本单位应急协调机制。本文按预案原文逐条拆开：四级怎么定、数怎么算、出事后前 30 分钟做什么、报给谁、谁来调查，最后落到档案室今年要补的 6 件事。

阅读路径：只想知道自己单位算几级的，直接看第二节四级速查表和第三节算账例子；要动手改预案、排演练的，看第七节 6 件事；要贴到库房墙上的，用第八节 A4 速查表；具体小疑问看第九节问答。

一、先搞清楚：这份预案管谁、管哪些档案

先把范围框住。很多单位的档案员看完新闻的第一反应是「这是给档案馆看的吧」，其实不是。《档案安全事故应急预案》第 2.3 条写得很清楚：各级机关、团体、企业事业单位和其他组织档案部门，要推动建立档案安全事故应急处置协调机制，在本单位应急指挥机构的领导下按职责开展处置工作，并指导、协调、督促所属单位。有行业档案业务指导责任的中央和国家机关档案部门，还要管本系统。

项目	预案原文口径	对单位意味着什么
性质	国家档案局首次制定国家层面部门预案，自印发之日起实施（第 6.5 条）	不是征求意见稿，是可以直接作为本单位预案上位依据执行的正式文件
适用范围	适用于各级档案主管部门在职责范围内处置档案安全事故工作（第 1.3 条）	档案主管部门是组织方；档案馆（室）和机关、企事业单位档案部门是落实方
什么叫档案安全事故	造成或者可能造成国家所有的档案和《档案法》第二十二条规定的档案损毁、灭失的自然灾害、事故灾难、社会安全事件等突发事件	注意「可能造成」也在内——重大隐患排险也走这套流程，不是等档案真烧了才算
管哪些档案	本预案所称档案包括传统载体档案和电子档案	电子档案的服务器宕机、数据被加密、系统被入侵，同样按档案安全事故走
谁建机制	国家层面（第 2.1 条）、地方层面（2.2）、机关团体企业事业单位（2.3）、国家档案馆（2.4）四级	单位档案部门不能只写一份「处置办法」了事，要挂进本单位既有的应急指挥体系

这里要提醒一句法律背景。把档案安全写进法律的，是《档案法》第十九条第二款：档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。第四十四条规定，发现本单位存在档案安全隐患应当及时采取补救措施；发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向档案主管部门报告。而第四十八条第（八）（九）（十）项把三件事直接列为追责情形：明知存在隐患而不采取补救措施造成档案损毁灭失、隐患被责令限期整改而逾期未整改、发生事故后不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查。换句话说，不建机制、不演练、出了事不上报，本身就是问题。

机关单位可以把这条线挂在机关档案业务全景里对着看，企业、高校、干部人事三个口径分别见企业档案业务全景、高校档案业务全景、干部人事档案业务全景。

二、四级怎么定：数量、馆藏比例、珍贵程度三条路径

预案第 1.4 条给的不是一套标准，而是三套互为补充的定级方法，以量化为主、兼用定性。这一点最容易被误读成「只看卷数」，实际恰恰相反：小馆、小室更容易被比例和珍贵程度「顶」上去。下面这张表就是档案安全事故分级的完整刻度，建议直接存进手机相册。

等级	路径一：按损毁、灭失数量	路径二：按馆（室）藏比例	路径三：按珍贵程度与社会影响
特别重大	永久保管档案损毁、灭失 30000 卷以上；定期保管档案损毁、灭失 60000 卷以上	永久保管档案损毁、灭失不到 30000 卷，但馆（室）藏永久保管档案全部损毁、灭失	损毁、灭失档案极其珍贵、对党和国家具有特殊重大意义，或者造成重大社会影响和严重社会危害，经国家档案局评估可以不受数量限制认定
重大	永久保管档案损毁、灭失 10000 至 30000 卷；定期保管档案损毁、灭失 20000 至 60000 卷	永久保管档案损毁、灭失不到 10000 卷，但馆（室）藏永久保管档案损毁、灭失超过三分之一	同左，经国家档案局评估可不受数量限制认定为特别重大或重大
较大	永久保管档案损毁、灭失 1000 至 10000 卷；定期保管档案损毁、灭失 3000 至 20000 卷	永久保管档案损毁、灭失不到 1000 卷，但馆（室）藏永久保管档案损毁、灭失超过十分之一	—
一般	永久保管档案损毁、灭失 不到 1000 卷；定期保管档案损毁、灭失 不到 3000 卷	—	—

三条路径怎么用，说清楚三句话就够了。

第一，先按数量算，取高不取低。「按件管理的 10 件折合 1 卷」，这个换算写在预案第 1.4 条的括号里，适用于所有按数量定级的场合。永久和定期两栏都要算一遍，哪一栏的等级高就按哪一栏，因为条款用的是「或者」。

第二，馆藏比例是给「家底薄」的单位准备的。一个县直机关档案室可能一共只有几百卷永久档案，按数量最多算「一般」；但真出了火灾、几百卷永久档案全没了，用路径二直接就顶到「特别重大」。这条设计的用意，预案答记者问里说得很直白——「为压实部分档案数量少的档案馆（室）的责任」。所以别再拿「我们量小」当挡箭牌。

第三，珍贵程度是兜底，也是天花板。涉及党和国家特殊重大意义、或者社会影响严重的，经国家档案局评估可以不受数量限制定级。反过来讲，单位自己无权认定自己「不算大事故」——初判只是初判，最终认定权在档案主管部门。

三、把「卷」和「件」换算清楚：先给自家算一笔账

预案能不能落地，第一步是单位自己心里有数：永久多少卷（件）、定期多少卷（件）。这三个例子可以照着套。

单位类型	家底（示意）	全损情形下按预案怎么定级
某县直机关档案室	永久 600 卷、定期 3200 卷	按路径一：永久 600 卷 < 1000 卷、定期 3200 卷落在 3000–20000 卷区间，为较大。但若 600 卷永久档案全部损毁，走路径二即为特别重大——小室反而更「敏感」
某市级机关（按卷管理）	永久 12000 卷、定期 46000 卷	永久损毁 12000 卷落在 10000–30000 卷区间，为重大；若只损毁其中 800 卷，永久栏不足 1000 卷、定期栏也未达 3000 卷，则为一般，但超过馆藏永久档案十分之一时仍可定较大
某企业（按件管理）	永久 60000 件、定期 150000 件	先折算：永久 6000 卷、定期 15000 卷。永久全损为较大；定期全损 15000 卷落在 3000–20000 卷区间，同为较大。按件管理不改变定级尺度，只是先把件折成卷

这本账平时就该是清楚的，因为整理台账里本来就有门类、保管期限、数量三项。用档案整理技术 · 五大门类的办法把家底按门类和期限分清楚，再在整理软件里按保管期限一筛，永久和定期的卷（件）数当天就能出，写预案时不用临时抱佛脚。练手的话，可以用档案鉴定技术练习先把保管期限判定练熟，别让「永久」和「定期」两个篮子串了。

四、事故发生后的前 30 分钟：先期处置做什么

预案第 3.4.1 条把「先期处置」放在最前面，要求涉事单位立即启动、成立处置工作组，在保证自身安全前提下开展力所能及的自救互救，防止危害扩大。五类事件的处置要点如下。

事件类型	预案明确的动作	单位平时要提前定好的事
火灾	组织人员疏散抢救；启动消防灭火系统、微型消防站灭火；迅速拨打 119 报警；在保证人员安全情况下，根据事先确定的优先级别最大限度抢救转移档案	「抢救优先级别」必须事前书面确定并让值班人员背下来，火场里没时间开会
地震、泥石流	组织人员疏散抢救；在保证人员安全情况下，有序组织档案挖掘、转移	柜架、密集架的固定与防倾倒检查；挖掘工具存放位置
水灾、台风	组织人员疏散抢救；在保证人员安全情况下迅速抽水、排水，将被威胁档案转移到安全场所	抽排水设备、防水布、垫板的储备量与存放点；库房选址与地势
信息安全事件	阻断网络通道、关闭计算机以及相关设备、中断有害程序	断网开关位置、口令保管方式、离线和异地备份能不能立刻恢复
社会安全事件	在保证人员安全情况下开展沟通，防止人群聚集和事态蔓延，请求公安部门处理；发生档案盗抢立即封锁现场、报警	库房出入权限、监控回放保存期、钥匙与门禁交接记录

最后一句最关键：如判断自救无法控制事态发展，应当立即向当地党委、政府或者其相关部门争取应急力量支援。预案还提示，档案安全事故往往交叉关联、可能同时发生或者引发次生、衍生事件，要具体分析、统筹应对——比如台风既带来水灾也带来断电，断电又会中断信息系统。

库房这一侧的日常防线，平时按档案库房「九防」与日常检查记录逐项做实，配合有害生物防治和库房选址的口径，能把「可能造成」的风险提前消掉大半。真到了受损档案抢救修复那一步，边界和流程见档案保护与抢救修复。

五、信息报送：报给谁、报到哪一级、报什么

预案第 3.4.2 条的第一句是硬要求：涉事单位应当同时向当地党委、政府或者其相关部门报告，并按档案业务监督指导关系向本级档案主管部门报告；不得迟报、谎报、瞒报、漏报，不得压制、阻挠报送紧急信息。报送路径按初判等级分档。

初判等级	报送路径
一般档案安全事故	报当地党委、政府或相关部门 + 本级档案主管部门；涉事单位为综合档案馆的，本级档案主管部门还应再报上一级档案主管部门
较大档案安全事故	本级档案主管部门接到报告后，应当将事故信息再报上一级档案主管部门
重大档案安全事故	应当逐级上报两级
特别重大档案安全事故	应当逐级上报至国家档案局；国家档案局按相关规定及时向党中央、国务院报告

报送内容和形式也有明确要求。信息报告主要包括：发生单位名称，事故发生的时间、地点，事故类型、起因、经过，初步估计的损失情况，已经采取的措施与进展，事故发展趋势、后续处置措施和增援需求，以及现场应对工作主要负责人姓名、单位、职务、联系方式和报告人姓名、联系方式等（预案附件 1《档案安全事故信息报送单》）。报送可以先第一时间电话报送，随后补报书面报告，必要时和有条件时应附音像资料。上报之后还要及时续报应对进展与事态发展。

实操上就一件事：把附件 1 那张报送单提前打印 5 份，连同本地区党委政府值班电话、上级档案主管部门电话、消防、公安、供水供电抢修电话一起，做成一页纸压在库房办公桌玻璃下面。预案第 5.5 条要求建立并及时更新应急通讯录，这一页纸就是最简版。

六、响应分级与调查分工：出了事谁管事

事故等级解决「多大」，响应级别解决「怎么办」。预案第 3.4.3 条把应急响应由高到低分为一级、二级、三级、四级，并按第 3.4.4 条对应到国家档案局的启动权限。

响应级别	对应初判等级	由谁决定启动	现场动作（摘要）
一级	特别重大	国家档案局提出建议，报党中央、国务院或者相关国家突发事件应急指挥机构决定	国家档案局安全生产委员会主任组织落实决策部署；视情由主任或指定 1 名副主任带工作组、专家组赴现场；协调区域性国家重点档案保护中心、社会应急救援力量参与
二级	重大	国家档案局安全生产委员会办公室提出建议，报主任决定	分管业务的副主任组织研究重要事项，视情带队赴现场指导督促
三级	较大	国家档案局安全生产委员会办公室提出建议，报副主任决定	视情由相应业务司组织研究，指导督促地方档案主管部门、涉事单位处置
四级	一般	国家档案局安全生产委员会办公室主任决定	指导地方档案主管部门、涉事单位做好应急处置工作

还有一条容易被忽略：可以提级响应。对「小概率、高风险、超常规」的极端事件，或者发生在重点地区、重要时段的事故，要果断提级响应；国家档案局经安全生产委员会主任批准也可以提级响应。响应级别不是一次定死，启动后可以根据事态发展及时调整。

事故之后的调查评估，按预案第 4.2 条分工：特别重大档案安全事故由国家档案局组织或者配合相关部门开展调查，并监督检查处理情况；重大档案安全事故由省级档案主管部门组织或者配合相关部门调查——但如果涉事单位是省级以上综合档案馆和机关、团体、企业事业单位，仍由国家档案局组织或配合调查。损失较小的一般事故，档案主管部门也可以委托涉事单位按要求自行开展调查。此外，上级档案主管部门综合事故类型、级别、损失、社会影响等因素，可以决定自行或者指定相关档案主管部门调查。

七、档案室今年要补的 6 件事（可直接照做）

前面讲的是「怎么看」，这一节讲「怎么做」。下面 6 件事都对应预案里有明确出处的条款，每件都能在今年内落地。

第 1 件：建机制——不是单独写个本子，而是挂进本单位的应急体系

预案第 6.1 条要求：各级机关、团体、企业事业单位和其他组织档案部门，要结合实际加强档案安全事故应急处置能力建设，推动将档案安全事故应急处置工作纳入本单位相关应急处置协调机制。做法是找本单位应急管理（或安全生产）牵头部门，把「档案抢救转移」写进本单位的总体应急预案和消防、防汛等专项预案里，明确档案部门的联系人、到场时限和抢救优先级。易错点是把预案写成一份锁在柜子里的独立文件——没有挂进单位应急指挥体系，真出事时没人调用它。

第 2 件：练起来——每年至少 1 次演练、1 次培训，外包人员也要覆盖

两条硬指标：第 6.4 条要求各级档案主管部门每年联合相关部门指导档案馆（室）开展当地预判易发多发档案安全事故的应急处置演练和演练结果评估；第 6.3 条要求将应急预案培训纳入培训计划，每年至少组织 1 次对档案主管部门干部职工的相关培训，并指导、督促档案馆（室）有计划地对领导干部、档案工作人员、服务外包人员、外聘人员进行应急培训。另外第 6.2 条还要求每半年至少开展 1 次应急知识宣传普及活动。

演练要留痕：方案、签到、现场照片、评估结论、改进措施，一并归入本单位档案工作文件。演练别只做「拿灭火器」这一项，至少把「发现—报警—先期处置—档案抢救转移—信息报送」走一遍，特别是报送环节，很多人到这一步才发现不知道该打哪个电话。

第 3 件：备物资——按预案附件 2 的清单式管理采购

预案第 5.2 条明确：指导档案馆（室）参照《档案安全事故应急物资储备和场地准备参考清单》（附件 2）储备必要的应急装备和物资，做好基础防护类和环境控制类物资应急保障，强化日常管理和维护、及时补充更新；对专业救援类、消杀灭菌类、场地设施类装备和物资实行清单式管理，并视情建立应急装备和物资储备库。第 5.1 条还要求依托档案馆（室）人员队伍，建设志愿消防队（微型消防站）并储备应急力量。

落地上就是一张表：把附件 2 的清单抄成 Excel，每个物资后面写清「现有数量／存放位置／有效期／责任人／补充周期」，每季度核一次。数量为 0 的行就是今年要申请预算的行。

第 4 件：定转运——同城转移和异地转运，两套方案都要有

预案第 5.6 条要求：档案馆（室）应当根据档案安全事故特点，细化档案转运方案，加强与公安、交通等部门以及运输企业的协调联动，做好同城转移或者异地转运准备。只有「搬到隔壁楼」的想法是不够的：同城转移要有接收场所的容量、门禁、消防与承重核对；异地转运要有车辆、路线、交接单、押运人员安排。第 5.3 条还要求提前做好档案存放分布图等快速利用准备工作，这张图就是转运和抢救的作战地图。

第 5 件：查寄存——档案寄存在外单位的，要核对方有没有预案和处置能力

预案第 6.1 条专门写了一句：档案寄存在外单位的，应当确认寄存服务提供方制定有档案安全事故应急预案或者包括档案安全事故应急处置内容的预案，具备档案安全事故应急处置能力。这条把外包库房的门槛拉齐了。核对时不要只看「有没有这份文件」，要看三件事：预案里有没有档案抢救转移的具体动作、有没有演练记录、库房现场有没有对应的物资和消防设施。合同层面，《档案法》第二十四条要求委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准，并对受托方进行监督。

第 6 件：保数据——备份要能恢复，专题库和基础图要提前备好

预案第 4.1 条把善后处置写得很具体：指导涉事单位开展档案清点统计，采取防火、防盗、防水、防光（紫外线）、防尘、防有害气体、防有害生物、防高温高湿等档案防护措施，组织开展受损档案抢救修复、档案数据备份恢复工作。第 5.3 条则要求做好馆库基本建设档案、档案存放分布图等快速利用准备，建立档案安全事故专题数据库，并鼓励把应急指挥工作嵌入信息系统架构。

数据这一项最容易「纸面达标」：备份做了，但从没恢复演练过。判断标准只有一条——在断网、断电、原库房不可用的假设下，多久能把电子档案恢复起来并提供利用。电子档案的接收检测与长期保存口径见电子档案接收与长期保存，单套制归档的前置条件见电子档案单套制，数字化成果验收与备份口径见数字档案业务全景。

八、一张 A4 速查表：把预案压到库房墙上

把上面全部内容压成一页，贴库房、发工作群都能用。

场景	立刻做的动作	对应的预案条款
发现火情	疏散人员 → 启动灭火系统／微型消防站 → 拨 119 → 按事先确定的优先级抢救转移档案	第 3.4.1 条（1）火灾
判断控不住	立即向当地党委、政府或其相关部门请求应急力量支援	第 3.4.1 条末段
报告事故	同时报当地党委、政府或相关部门 + 本级档案主管部门；较大再报上一级，重大逐级上报两级，特别重大逐级报至国家档案局；先电话后书面，附音像更好	第 3.4.2 条 + 附件 1
定级拿不准	先按数量算（按件管理 10 件折 1 卷），再看馆藏比例，涉及珍贵档案或社会影响立即上报由上级评估	第 1.4 条
平时准备	每年 1 次演练 + 评估、每年 1 次培训（含外包外聘）、每半年 1 次宣传普及、物资清单季度核对、转运方案同城异地两套、寄存方预案核验、备份恢复实测	第 6.4／6.3／6.2／5.2／5.6／6.1／4.1 条

九、常见问题

1. 我们单位只有几百卷档案，是不是跟这份预案没关系？

恰恰相反，量小的单位更容易被顶到高等级。档案安全事故分级有三条路径，其中「馆（室）藏比例」这一条就是为家底薄的单位设的：永久保管档案损毁、灭失不到 1000 卷，但馆藏永久档案损毁、灭失超过十分之一的属于「较大」；不到 10000 卷但超过三分之一的属于「重大」；全部损毁的直接是「特别重大」。所以几百卷的单位一旦全损，等级会比数量看起来高得多。

2. 电子档案算不算？数据丢了怎么折算成「卷」？

算。预案第 1.3 条明确「本预案所称档案包括传统载体档案和电子档案」。定级时按第 1.4 条的数量口径折算，按件管理的 10 件折合 1 卷；如果涉及极其珍贵、对党和国家具有特殊重大意义的档案，或者造成重大社会影响，经国家档案局评估可以不受数量限制定级。实操上，长期保存的电子档案本来就有目录和件号，按目录折算并不难，难点是平时有没有把「离线一套 + 异地一套」真正做实。

3. 事故等级谁来初判？单位自己说了算吗？

单位做的是「初判」，用于启动先期处置和决定报送层级；认定权在档案主管部门。预案第 1.4 条规定，涉及珍贵程度与社会影响的，要经国家档案局评估才能认定；第 3.4.2 条也按「初判」确定报送路径。此外第 3.4.3 条允许提级响应，对极端事件或发生在重点地区、重要时段的要果断提级。所以拿不准就按高的报，报高了只是多跑几趟流程，报低了是第四十八条第（九）项的追责情形。

4. 档案寄存在外包库房，出事责任怎么分？

预案第 6.1 条把核验义务放在了寄存方（也就是单位）身上：档案寄存在外单位的，应当确认寄存服务提供方制定有档案安全事故应急预案或者包括应急处置内容的预案、具备应急处置能力。《档案法》第二十四条要求与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准，并对受托方进行监督。所以正确做法是：把「有预案、有演练记录、有处置能力」写进合同和年度检查表，每年实地核一次。

5. 演练必须每年一次吗？谁来组织？

是。预案第 6.4 条写的是各级档案主管部门每年联合相关部门指导档案馆（室）开展当地预判易发多发档案安全事故的应急处置演练和演练结果评估，并检查应急准备情况。也就是说，演练主体是档案馆（室），档案主管部门负责指导、联合和评估。单位自己组织、留好方案与评估记录即可；只培训不演练，属于没做完。

6. 出了点小问题，损失不大，需要上报吗？

要。预案第 3.4.2 条的原则是「不得迟报、谎报、瞒报、漏报」，涉事单位应当同时向当地党委、政府或者其相关部门和本级档案主管部门报告；初判为一般事故的，如果涉事单位是综合档案馆，本级档案主管部门还要再报上一级。另外《档案法》第四十四条要求发生档案损毁、信息泄露等情形及时向档案主管部门报告，第四十八条第（九）项把「隐瞒不报、拒绝调查」直接列为追责情形。还有一个容易忽略的点：预案第 1.3 条的措辞是「造成或者可能造成」，重大隐患排险也应按事故流程报送。

十、写在最后

这份预案真正改变的，不是多了一份文件，而是把「档案安全」从一句原则变成了有刻度、有层级、有责任人的操作题。档案安全事故分级从「出了大事」这种模糊说法，变成了 30000 卷、10000 卷、1000 卷这样能对照、能追溯的硬杠杠。对档案室来说，今年最划算的三笔投入是：把家底数算清、把演练真做一次、把报送单和电话压在桌上。

家底这一项，用魔方这类整理工具来做会省很多时间——门类、保管期限、卷（件）数同一套台账里出，预案里的数量栏和比例栏直接填。条款拿不准的，用元泰档案知识库（启典）按标准号或关键词先查一遍，比翻文件快；涉及本单位库房、外包、系统的具体情况，可以到咨询支持把情况说清楚，一起看怎么拆。产品线整体说明见数字方舟，价格与版本见价格与版本。

元泰档案 · 免费实训平台（6 合 1 入口）

• 档案鉴定技术练习：初、中、高三级卷，按 8 号令练保管期限判定
• 档案排列技术练习：100 余份仿真文件，练「时间结合事由」
• 归档文件整理小游戏：八关通关式练习，新人上手用
• 开放审核 Excel 函数：关键词表法，本地完成不出网
• 档案整理技术 · 五大门类：文书、会计、科技、专门、数码照片
• 免费实训平台总入口：六个免费功能一次看全

依据与延伸阅读

• 《档案安全事故应急预案》全文 · 国家档案局
• 《档案安全事故应急预案》正式印发及国家档案局有关负责同志答记者问
• 《档案安全事故应急预案》出台：首次量化档案安全事故等级 · 中国网
• 《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）· 国务院公报

还想对照其他场景的口径，可以接着看：机关档案业务全景、档案库房与保管、档案装具与库房设备、库房温湿度控制、档案移交进馆与检查、档案业务场景与案例，标准号速查在档案标准索引，常见业务问答总目录在档案业务问答索引，全景总入口在档案业务工作总索引。