全宗指南怎么编：四部分结构、九条内容要求与十二个检索查阅要点

一、先说清：全宗指南是什么

全宗指南是介绍一个全宗「是谁、有什么、怎么找、怎么用」的工具书。全宗指南把散落在库房里的成万吨档案，变成利用者能读懂、能检索、能调阅的一份入口说明——这也是为什么各级档案馆和机关档案室都要编它。

它严格来说是一种检索工具：以文章叙述的形式，介绍某一全宗档案的内容与成分及其意义。编制有统一规范，不是各馆自己发挥——现行依据是档案行业标准 DA/T 14—2012《全宗指南编制规范》，2012 年 11 月 15 日发布、2013 年 1 月 1 日实施，代替 1994 版，起草单位广东省档案局（馆）。

本标准规定了全宗指南的编制细则。本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。编制介绍非全宗形式档案的指南，参照本编制规范。

这一句「非全宗形式档案的指南，参照本编制规范」很实用：照片档案、录音录像、实物档案等非全宗形式载体，虽然不构成严格意义的全宗，但介绍时同样可以借用本规范的体例。

规范还先界定了几个术语，做全宗指南时天天要用：

术语	标准的定义（DA/T 14—2012 第 3 章）
全宗 fonds	一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
全宗号 fonds number	管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。
全宗管理机构 fonds manager	具备全宗管理权限的档案馆或档案室。
全宗构成者 fonds constituting unit	形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人，也称作立档单位。
检索工具 finding aid	用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

二、标准规定的结构：只有四部分

为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

这一条是全篇的骨架。写之前先在纸上画四栏，任何一栏写不出内容来，说明资料还没准备好，不要硬写。

顺序	部分	回答什么问题	主要依据材料
一	全宗指南名称	这是谁的档案、编号多少、到哪一年	全宗号、立档单位全称、档案起止年度
二	全宗来源简况	这个单位怎么来的、职能是什么、有多少档案	组织沿革、统计台账、接收与征集记录
三	档案内容与成分介绍	里面到底有些什么	分类方案、卷内目录、整理说明
四	检索查阅注意事项	怎么查、怎么用、有哪些限制	目录、索引、开放审核记录、期限统计

三、第一部分：名称怎么写

全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称（全称或通用简称）、「全宗指南」、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。

标准的两个示例是这样的：

示例	全宗指南名称
a）	J211 北京市计划委员会全宗指南 1949～1990 年
b）	R322 钟南山 全宗指南 1936～2000 年

四个要素之间用一个空格分开，这是硬格式。名称写成「J211北京市计划委员会全宗指南1949～1990年」（没空格）或者把全宗号漏掉，都不符合规范。

5.1 全宗号：

照录档号四位全宗代码。第一位用汉语拼音字母，后三位用阿拉伯数字。

　「照录」两个字很重要——不是新申请一个号，而是照录已有的全宗代码。

5.2 全宗构成者的名称：

• 按全称书写，通用简称写在全称后面的圆括号内。例如：中共中央纪律检查委员会（中纪委）。
• 联合全宗和汇集全宗的全宗构成者名称，从其联合或汇集的全宗构成者实有名称。例如：中国共产党广东省高等院校党委　广东省高等教育局。

标准专门给了一个容易漏的场景——5.2.1 中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加圆括号注明的政权名称限定词：

类别	标准所举示例
民国时期	教育部（民国）　重庆市民政局（民国）　外交部（民国汪、伪）　冯玉祥（民国）
清代	礼部（清）　端方（清）

5.2.2 曾用名称：

全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗来源简况中。

　即曾用名称不写进标题，写进第二部分，并按时间先后排。

5.3 起止时间：

涉及全宗构成者和其档案形成的时间跨度标识。一般采用公元纪年表示，使用～连接起止年份。必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅，为辅者加圆括号书于为主者正下方。

　标准的示例是 a）1928～1948、b）光绪三十二年至宣统三年（1906～1911）——朝年在主、公元年在辅，圆括号书于公元年在朝年的正下方。

四、第二部分：全宗来源简况的四项内容

列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。其顺序为：a）全宗构成者形成和职能；b）全宗构成者所有曾用名称；c）全宗管理机构和全宗档案数量；d）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

四项顺序是标准规定的，不要自行调整。展开来看每一项该写到什么颗粒度：

项	标准列出的内容（逐项拆解）
a）全宗构成者形成和职能	形成、职能（含沿革的时间节点：成立、合并改组、更名和撤销，上级机关变更时间，其他反映立档单位重要活动的时间）；主要职能（性质特征、职权范围、主要工作及任务）；隶属关系（与上级主管机关的组织关系、业务关系，与重要直属下级机关的关系，上级主管机关变更情况）；主要负责人名录（正副职姓名、职务、任期时间）；内部机构设置及其各历史阶段演变情况（内部一级机构名称、一级机构正职姓名与任期、一级机构主要职能、重要部门的增设调整扩大合并撤销情况）；其他（涉及立档单位的重大事件和对其产生重要影响的活动，改组和撤销的原因）。
b）所有曾用名称	按时间顺序书写。机关改过几次名就写几次，每个名称配上起止年份。
c）管理机构与档案数量	写明全宗管理机构（全宗号管理单位）名称，并给出档案的数量（卷／件／册／容量）——数量须注明统计时点。
d）档案数量变动情况	收集、征集、接收、移交、寄存的数量，反映全宗形成至今的增减脉络。

标准对个人全宗另有一整套登记要求，机关单位一般用不上，但一并列出以备查阅：

个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

写法示例（虚构示例，照标准四项的顺序写）：

五、第三部分：档案内容与成分介绍怎么写

这是全宗指南的主体部分，标准用 7.1 至 7.9 九条来约束。

档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：a．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。b．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。c．具有重要历史价值和地方特色的档案。d．涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。e．馆藏年代久远和特殊载体的档案。

这五条是「写什么」。紧接着 7.2 讲「怎么组织」：

档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。

标准随后按三种分类体系分别给出写法，这是全篇最实用的操作指引：

分类体系	标准条号	标准要求的写法
以组织机构分类	7.2.1	分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
以问题分类	7.2.2	分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
以其它体系分类	7.2.3	应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。

标准接着规定了三类特殊处理，逐一来看。

需要专门说明的档案（7.3），按下列方法介绍：

a．指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。b．列出该档案文件的检索要素。c．对其档案文件内容单独介绍。

写法示例（虚构示例，照 7.3 三项）：

引用原文的边界（7.4）——这是写全宗指南时最容易犯规的一条：

一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则：a．引用原文有助于阐述文件的内容实质。b．引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。

不介绍的内容（7.5）：

与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。

也就是说，纯转发上级的普发文件不必逐件列，只交代一句即可，把篇幅留给本单位真正形成的材料。

人物全宗的特殊写法（7.6）：

人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况介绍，内容包括：a．个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。b．履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点。

三类只报数量、不作介绍的内容（7.7 至 7.9），这一组要特别记牢，写多了反而违规：

条号	对象	标准要求
7.7	未开放的档案	注明档案数量和使用范围。
7.8	涉密档案	注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。
7.9	非纸质档案	应简介其种类、特色和数量。

六、第四部分：检索和查阅注意事项

前三个部分讲「有什么」，这一部分讲「怎么找到、怎么用」，标准分成检索注意事项（8.1）和查阅注意事项（8.2）两组，共十二条。

包括以下内容：a）可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称；b）机读目录、手工检索工具条目的数量；c）纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况；d）纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况；e）非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。

包括以下内容：a）档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况；b）档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。c）档案的利用价值以及鉴定的情况；d）划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量；e）档案内容向社会开放的情况；f）本全宗指南完成时间和编制者的情况；g）其它有关问题的说明。

d）这一项对利用端影响最大：把永久、30 年、10 年（或本单位实际划定的档次）各有多少卷写清楚，利用者查档前就能大致判断会不会超期。

写法示例（虚构示例，照 8.1 与 8.2 各写一遍）：

七、从零起步的编写流程

把标准条文落到日常动作上，编全宗指南按下面七步走，每一步都有产出物，做完就是一份完整的指南。

步骤	做什么	产出物	对应标准
第一步 备料	收集全宗号批文、立档单位全称与曾用名称、成立与变更依据文件、统计台账、接收与征集记录、整理说明、开放审核记录、期限统计	资料清单（缺哪项要写明原因）	第 5、6 章
第二步 对数	把台账数量与目录数量核对一致，确认统计时点	一张数字底表	第 6 章 c）d）
第三步 定框架	按四部分列标题，名称部分先照录全宗代码与曾用名称	四栏提纲	第 4 章
第四步 写来源	按 a）至 d）四项顺序写全宗来源简况，含沿革、职能、隶属、负责人、内部机构	来源简况段落	第 6 章
第五步 写内容	按实际分类体系逐类叙述并列举文种名称；7.3 特殊档案单独说明；7.7—7.9 三类只报数量	内容与成分介绍段落	第 7.1—7.9 条
第六步 写检索查阅	检索工具名称与条目数量、副本数量与占比、完整程度、期限档次与数量、开放情况、编制者	检索查阅注意事项段落	第 8.1、8.2 条
第七步 校核	核对名称四要素与空格、曾用名称是否归位第二部分、数字与台账是否一致、涉密是否只报数量	校核记录	全篇

八、编写与审核的六个硬性要求

要求	依据	说明
名称四要素 + 空格分隔	第 5 章	全宗号、构成者名称（可含政权限定词与简称）、「全宗指南」、起止时间，四者间各一个空格。
曾用名称写进来源简况	第 5.2.2 条	按时间顺序，不写进标题。
来源简况四项顺序固定	第 6 章	形成和职能 → 曾用名称 → 管理机构与数量 → 收征接移存数量。
按实际分类体系叙述	第 7.2 条	介绍体系必须与实际整理体系一致，不得自行重排。
引用原文的两条件	第 7.4 条	只为说明实质而引，且不详细转述事实事件。
涉密只报数量	第 7.8 条	不作任何内容和成分介绍。

九、常见退改点自查清单

• 名称没空格，或漏了全宗号、起止时间。
• 民国、清代全宗没加政权名称限定词（民国）（清）。
• 曾用名称写进了标题，而不是写在来源简况里。
• 来源简况只写了单位名称与成立时间，漏了职能、隶属关系、主要负责人名录、内部机构演变。
• 档案数量没注明统计时点，或与统计台账对不上。
• 内容介绍按自己认为合理的顺序写，与实际分类体系不一致。
• 大量引用文件原文，或整段转述文件里的事实事件。
• 把未开放档案的使用范围写得过于笼统，或反过来写得过细。
• 涉密档案写了内容介绍。
• 检索注意事项只写工具名称，漏了条目数量、副本数量与占比。
• 查阅注意事项漏了保管期限种类及各类数量、编制者与完成时间。
• 内容介绍里混入了与本全宗基本职能无直接关系的上级普发文件。

十、元泰能帮上忙的地方

全宗指南要写得准，靠的是把档案馆的台账、整理说明、开放审核记录这些原始材料变成规范条文里的那几十个字段。这活儿费时间，也容易漏项。我们做的是这几件事：

• 代编全宗指南：按 DA/T 14—2012 的四部分结构，把台账与整理说明转写成规范段落，名称部分帮你核对全宗号与曾用名称。
• 数字核对：把接收、征集、移交、寄存的数量与档案总数对齐，把期限档次与各类卷数统计好，标出统计时点。
• 分类体系对齐：对照你单位实际的分类方案，逐类补写职能叙述与文种名称，避免指南体系与整理体系脱节。
• 自查清单代跑：把退改点清单做成核对表，交付前逐项过一遍，涉密与未开放部分只报数量。

配套的服务入口：写作技术讲的是各类说明材料的通用写法，档案编研成果怎么编里的组织沿革与大事记是来源简况的直接素材，全宗卷与说明材料怎么编讲全宗介绍、组织沿革、大事记与全宗卷的关系——全宗指南与全宗卷里的全宗介绍是同一份材料的两条路径。

十一、常见问题（FAQ）

**全宗指南和全宗介绍是同一份东西吗？**　是同一份材料的两个称谓。立档单位自己写的通常称「全宗介绍」，档案馆在此基础上补充后称「全宗指南」，编制依据都是 DA/T 14—2012。全宗指南里同时出现这两个词，属正常。

**全宗指南要不要编档号？**　全宗指南是检索工具，不编入档案目录。指南本身不编档号，但要在名称部分照录全宗号（如 J211），并在 8.2 条里注明本指南的完成时间和编制者。

**机关档案室没有全宗号怎么办？**　全宗号由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。机关档案室要先把全宗认定与全宗号申请办下来，再编指南。相关写法见档案报请文书怎么写。

**档案数量会变，指南是不是每年都要重编？**　不必每年重编，但档案数量变动后（接收、征集、移交、寄存）应及时修订更新，并在 8.2 条里注明本版完成时间。指南的价值靠定期维护保持，而不是一次编完就归档。

**照片和录音录像档案可以按 7.9 简单写吗？**　可以。7.9 条明确「非纸质档案应简介其种类、特色和数量」——种类、特色、数量三样齐了就符合规范，不必按纸质档案的逐类叙述展开。

**数字化的比例怎么算、算在 8.1 里？**　c）项要求写「纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况」。注意分母是全宗档案总数，不是纸质档案数，比例要与统计台账口径一致。数字化工作本身的要求见数字档案（电子档案）工作。

十二、相关阅读

• 全宗卷与说明材料怎么编——全宗介绍、组织沿革、大事记与全宗卷的关系。
• 全宗分类、排列与编号怎么做——全宗号的来源与全宗内档案的实体管理。
• 档案实体排列怎么排——内容介绍中列举文种名称时对应的实体排列规则。
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• 档案编研成果怎么编——组织沿革、大事记与利用实例的写法。
• 档案报请文书怎么写——全宗号申请与移交申请。
• 档案馆接收范围怎么定——全宗档案进馆后由谁接收。
• 档案整理编目服务——机读目录与手工检索工具的编制环节。
• 数字档案（电子档案）工作——数字化副本与单套制的要求。
• 机关档案修复与劳动保护——完好程度说明涉及的修复工作。

参考来源

1. 烟台市档案局：档案行业标准 DA/T 14—2012《全宗指南编制规范》全文 —— 2012-11-15 发布、2013-01-01 实施，代替 DA/T 14—1994，国家档案局发布；起草单位广东省档案局（馆），主要起草人张平安。
2. 苏州工业园区管理委员会：全宗指南编制规范（DA/T 14—2012 条文） —— 第 4 章至第 8 章的完整条文，含全宗号、政权名称限定词、曾用名称、起止时间与全部示例。
3. 台州市档案局：编写归档文件整理说明与全宗级检索工具的实务指引 —— 说明归档文件整理说明是编写本单位全宗指南的主要依据，并给出全宗指南封面格式。