档案业务哪些能外包、哪些不能：13号令第11条 + DA/T 68 边界清单
档案服务外包是机关解决“人手少、任务重”的常用办法，但边界一旦把握错，风险很大：不该外包的包出去了，属于违规；该管的没管住，出了泄密或损毁，责任仍在机关自己身上。
本文把《机关档案管理规定》第11条与《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）的边界一次讲清：哪些能外包、哪些绝对不能、外包过程中发包方必须做什么。
一、第11条原文
第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。 机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）规定。
第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。
国家档案局在官方解读中把第11条概括为“三个严格”：严格限定社会化服务范围、严格审核服务供方、严格按 DA/T 68 执行。并特别指出：
对未纳入《规定》社会化服务范围的其他工作，应当遵循“法无授权不可为”原则，如果没有进一步的明确要求，一律不得外包。
同时明确：机关档案工作的基本任务应当主要由机关自主完成，政府购买服务方式只能辅助完成基本任务中特定的辅助性工作。
二、能外包什么：四项辅助性工作
第11条用“限于”二字划定了正面清单，只有这四类辅助性工作可以外包：
| 可外包项 | 具体内容 | 常见形式 |
|---|---|---|
| 档案整理 | 对档案实体进行分类、组织、排列、编号和基本编目，使之有序化 | 文书/会计/科技/照片档案整理、组件、装订、装盒、编目 |
| 传统载体档案数字化 | 将纸质、缩微胶片、录音录像等传统载体转为数字形式 | 扫描、图像处理、条目挂接、数据验收 |
| 纸质档案数字复制件全文识别 | 对数字复制件做全文识别（OCR），形成可检索文本 | OCR识别、双层PDF、全文检索库建设 |
| 电子档案管理技术支持 | 为电子文件归档与电子档案管理提供技术支撑 | 系统部署、接口对接、四性检测、数据迁移、备份技术支持 |
三、不能外包什么：边界清单
| 事项 | 能不能外包 | 依据与说明 |
|---|---|---|
| 档案工作基本任务（制度建设、监督指导、管理全部档案并提供利用、信息化统筹、年报、移交等） | ❌ 不能 | 第10条八项基本任务应主要由机关自主完成，购买服务只能辅助特定辅助性工作 |
| 档案工作人员岗位（把档案员整岗交给外包公司派驻） | ❌ 不能 | 第12条：档案工作人员应当为机关正式在编人员 |
| 涉密档案的寄存与数字化 | ❌ 不能 | DA/T 68 合法原则：不符合法律法规的外包不得实施，如不得将涉密档案外包寄存和数字化 |
| 鉴定与销毁的决定 | ❌ 不能 | 第43条鉴定由机关鉴定小组开展；第44条销毁由机关组织并派员监销，责任不可转移 |
| 移交进馆 | ❌ 不能 | 第52条规定的移交义务主体是机关本身 |
| 未纳入第11条范围的其他工作 | ❌ 不能 | “法无授权不可为”，无进一步明确要求的一律不得外包 |
| 档案整理、数字化、OCR、电子档案技术支持 | ✅ 可以 | 第11条正面清单，但须严格审核资质、签合同、全过程监督、验收 |
一个必须纠正的常见误解：有人认为“外包了，责任就转移给公司了”。事实正相反——
档案寄存服务不改变档案所有权和处置权，由此也更不改变档案的管理责任，档案寄存并不意味着档案安全责任的转移，档案安全的最终责任仍旧由档案所有权人负担。（《档案服务外包工作规范》解读）
也就是说，发包方的责任不因外包而减少，反而增加了监督责任。
四、DA/T 68 的三个原则
《档案服务外包工作规范》要求发包方坚持三原则：
| 原则 | 要求 |
|---|---|
| 合法原则 | 外包工作不得违背法律法规；不符合法律法规的外包不得实施（如涉密档案不得外包寄存和数字化） |
| 安全原则 | 发包方应制定并落实安全管理体系，最大限度避免因外包导致档案实体损毁，或国家秘密、商业秘密、个人隐私泄露 |
| 可控原则 | 对外包全过程进行监控，对承包方的人员、工作场所、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督检查，把风险降到可控范围 |
涉及的相关主体不仅是发包方与承包方，还包括第三方机构（如信用评价、质量监督机构）与监管机构。发包方、承包方和第三方机构应主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查；发生（或可能导致）档案受损、泄密的重大事件时，发包方、承包方应及时主动向监管机构报告。
五、发包工作的五个环节
DA/T 68 规定发包方开展外包工作应遵循五个环节：
① 规划与审批 → ② 承包方筛选与确定 → ③ 签订合同 → ④ 合同执行与监督 → ⑤ 评估与改进
关键控制点：
② 承包方筛选：应从人员、资质、能力等方面全方位了解承包方。列入政府采购范围的项目应遵循政府采购法律法规。
③ 合同签订：合同内容与要素要完整。特别要规定——
- 因国家法律法规或商业环境变化引起的合同变更或终止的触发条件
- 合同变更或终止的过渡安排，以及承包方在过渡期间应履行的主要职责
这一点是吸取了前期外包教训：不少开展档案寄存的发包方只关注价格，没约定终止与过渡安排，导致转移档案时承包方不配合、漫天要价，给发包方造成极大麻烦。
④ 执行与监督：对承包方人员、场所、设施、技术、操作进行监督检查；数字化服务还要求发包方先对档案进行鉴定，明确外包范围与优先顺序——利用率高的优先，涉及商业秘密、个人隐私的应慎重，价值珍贵、字迹消褪、载体脆化的历史档案优先数字化。
⑤ 评估与改进：项目结束后评估承包方服务情况，作为后续合作依据。
人员管理方面，DA/T 68 附录提供了承包方员工备案表样式与承包方员工保密协议参考条款，建议发包方要求承包方对派驻人员逐一备案并签订保密协议。
六、涉密档案的特别提示
这是外包中最容易踩线的地方：
- 不得将涉密档案外包寄存和数字化（合法原则的明确示例）
- DA/T 68 关于数字化服务的部分明确：适用于不涉及国家秘密的档案数字化服务外包
- 涉密档案的整理、数字化应在机关内部、符合保密要求的场所进行，或使用通过保密审查的本地化部署方案
实践中，涉密或敏感档案的处理路径通常是：不外包，改用本地部署的档案管理软件在机关内网自行完成。这样既满足“不得外包”的要求，又解决了人手不足的问题。
七、发包方自查清单
外包项目启动前，建议逐项打勾：
- [ ] 拟外包内容属于第11条四项辅助性工作之一
- [ ] 已确认不涉及国家秘密；涉及商业秘密或个人隐私的已做风险评估
- [ ] 档案工作人员为本机关正式在编人员（未整岗外包）
- [ ] 已审核承包方的信息安全保障能力与业务资质
- [ ] 已按政府采购规定履行程序（如适用）
- [ ] 合同已约定服务范围、质量标准、验收办法、安全保密条款
- [ ] 合同已约定变更/终止触发条件与过渡安排
- [ ] 承包方派驻人员已备案并签订保密协议
- [ ] 已明确现场监督方式与检查频次
- [ ] 已明确成果验收标准与数据交付格式
- [ ] 已向档案行政管理部门报备并接受监督指导
八、怎么落地
如果确定外包：优先选择符合第11条四项范围内的服务，即从档案整理、传统载体档案数字化、全文识别（OCR）、电子档案管理技术支持四类入手。元泰在上述四类范围内提供相应服务，具体可参见档案整理与数字化服务、数字化加工与软硬件整体方案。
如果涉及涉密或敏感档案：不外包，采用本地化部署方案自行管理。例如信创档案一体机将软硬件集成于机关内网，数据不出内网；电子档案管理的技术支持则可通过数字方舟数字档案室软件的本地部署与技术支撑实现。
无论是否外包，数据本体要规范：外包结束交付回来的目录数据与数字化成果，最终要进入本单位目录数据库统一管理、统一统计。这一步做不好，外包成果就变成“一堆散文件”。存量数据的整理可借助工具（如魔方）导入著录表批量生成档号、建文件夹排序归位，使外包成果与本单位口径一致。
九、相关问题
问：机关能不能把档案室“整体托管”给档案服务公司？ 不能。档案工作人员应为机关正式在编人员（第12条），档案工作基本任务应主要由机关自主完成。可外包的仅限第11条四项辅助性工作，管理责任不转移。
问：档案寄存（存在外部库房）可以吗？ 寄存属于《档案法》第24条认可的委托服务形式之一，但涉密档案不得外包寄存；且寄存不改变档案所有权、处置权与管理责任，安全最终责任仍由机关承担。
问：外包公司派两个人长期坐班，算不算违规？ 关键看是否替代了机关的档案管理岗位。第12条要求档案工作人员为正式在编人员；承包方人员可在合同范围内承担整理、数字化等辅助性操作，但不能替代机关档案员履行管理职责，且须备案并签保密协议。
问：验收时要注意什么？ 除数量核对，重点看目录数据与实体是否一致、档号是否符合 DA/T 13—2022、图像质量是否符合 DA/T 31、数据格式是否可长期读取，并留存验收记录。
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参考来源
- 《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第10条、第11条、第12条、第43条、第44条、第52条
- 《中华人民共和国档案法》第二十四条
- 《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）总则及档案数字化服务部分
- 国家档案局：《机关档案管理规定》全文
- 国家档案局：《机关档案管理规定》解读之四——机关档案工作机构、人员与基本任务
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