城建档案新规 9 月 1 日已施行：档案验收不过关，竣工备案就办不了

2026 年 9 月 1 日，《城市建设档案管理规定》（中华人民共和国住房和城乡建设部、国家档案局令第 61 号）正式施行。这份新规共 7 章 33 条，取代了 1997 年发布、历经三次修正的旧版规定。

对做工程的一方来说，最需要留意的是三个「变硬」的地方：归档进度必须与工程进度同步、竣工备案时要查验工程档案验收意见书、备案前必须完成移交。换句话说，以往「先竣工、后补档案」那条路，从 9 月 1 日起走不通了。

本文把新规的 5 个关键变化、工程档案从施工许可到补充移交的完整节点、以及按现行标准该怎么整卷，一次讲清。所有条款均引自 61 号令原文，可直接对照本单位项目自查。

阅读路径：只想搞清政策怎么变 → 看 第一节 和变化对照图；关心项目节点怎么排 → 看 第二节 时间轴；要动手整卷 → 看 第三节；怕验收被扣 → 看 第四节 六类高频问题。工程档案属于科技档案大类，门类通览见 五大门类整理技术，其中 科技档案整理及技术应用 与本篇配套阅读。

一、新规 5 个关键变化：从「事后补」到「全程管」

新旧规定最大的差别，不在条文数量，而在约束的类型——过去多是「应当如何做」的软要求，现在挂上了具体的时间节点和查验环节。下面五条是影响工程档案工作最直接的。

变化 1：归档不再是收尾工作，而是与施工同步进行

第十二条规定：工程建设单位应当将档案相关费用列入建设工程造价，及时收集、整理建设工程各环节文件材料，确保归档进度与工程建设进度同步；勘察、设计、施工、监理等单位应当根据建设进度，同步开展文件材料的收集和整理，并按规定将符合归档要求的工程档案交付建设单位；建设单位应当定期督促和查验归档情况。

这一条把责任压到了具体的人：建设单位是第一责任主体，但不是唯一的收集者——勘察、设计、施工、监理四类参建单位各自要按进度同步收集并交付。真正卡人的地方在「同步」两个字：工程干到哪一步，资料就得攒到哪一步，等到竣工再回头补，成本是原来的好几倍。

变化 2：档案验收意见书成为竣工备案的查验要件

第十八条是本轮修订最「硬」的一条：工程建设单位应当在组织工程竣工验收前完成工程档案的整理立卷；城建档案管理部门应当对需要移交的工程档案进行验收，出具工程档案验收意见书；建设工程竣工验收备案时，住房城乡建设主管部门应当查验工程档案验收意见书。

注意顺序：先完成整理立卷 → 再申请档案验收 → 拿到验收意见书 → 才能办竣工备案。档案这一环不再排在竣工之后，而是挡在竣工备案之前。此外，第十九条要求建设单位在竣工验收备案前就要把工程档案移交城建档案机构。

需要说明适用范围：交通、水利、能源、铁路、民航领域重大建设项目的档案验收，按有关规定执行，不直接套用本条。

变化 3：移交时限写明，备案后新增资料 3 个月内补交

旧做法通常笼统要求「竣工验收后三个月内报送」。新规改成两个层次（第十九条）：

• 竣工验收备案前向城建档案机构移交工程档案；
• 竣工验收备案后形成的工程档案，在备案后三个月内移交。

对建设周期长、规模大的建设工程，明确可以分阶段验收、分阶段移交。同时，电子档案、建筑信息模型（BIM）等档案数字资源也应当移交，纸质档案的数字化成果应当真实反映档案内容。此外第二十条规定，改建、扩建和重要部位维修的工程，也要组织设计、施工单位收集、整理并移交工程档案；第二十一条明确停建、缓建工程档案暂由建设单位保管，停建缓建两年以上且建设单位不具备保存条件的，交由城建档案机构代为保存。

变化 4：电子档案与 BIM 取得同等效力

新规首次专设「信息化建设」一章（第二十七至三十条）。第二十九条明确：城建档案机构收集的电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规；电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。第三十条要求对建设工程竣工图等重要电子档案实行异质、异地多套备份，并定期检测保管情况。

这里要提醒一句：同等效力不等于「随便存一份就算」。前提是来源可靠、程序规范、要素合规——落到实操上就是电子文件的元数据完整、格式符合规范、归档过程可追溯，而不是把扫描件往共享盘一放。

变化 5：费用进造价，档案纳入信用监管

第十二条把档案相关费用列入建设工程造价，第十三条要求建设单位明确竣工图编制单位和费用，并组织设计、施工、监理等单位在工程竣工验收前完成竣工图编制。这解决了一个老问题：档案工作长期没有明确经费出处，专用人手和设备配不起来。

第三十二条则新增了信用约束——城建档案管理部门建立信用信息归集、评价、应用机制，将相关信息归集到公共信用信息平台，并依法采取守信激励和失信惩戒措施。第三十一条规定，违反本规定的行为依据《档案法》《档案法实施条例》《建设工程质量管理条例》等予以处罚。

条款	要求	对建设单位意味着什么
第十二条	费用入造价；归档与施工同步；参建单位同步收集交付	开工前就要把档案经费和归档责任写进合同与计划
第十三条	明确竣工图编制单位和费用，竣工验收前完成编制	竣工图不能再拖到验收后补画
第十四条	核发规划/施工许可时一次性告知归档移交要求	项目一立项就应去问清本地的移交清单与标准
第十八条	竣工验收前完成整理立卷；出具验收意见书；备案时查验	档案没过验收，竣工备案办不下来
第十九条	备案前移交；备案后形成的 3 个月内补移交；可分阶段	移交节点提前，长周期项目可谈分阶段方案
第二十九、三十条	电子档案同等效力；重要电子档案异质异地多套备份	电子档案要按「能作凭证」的标准建，而不是备份盘

二、一条时间线：工程档案从动工到补充移交

把新规的条款按项目时间顺序排开，节点其实很清楚。建议把下面这张图打印出来，贴在项目档案室或工程管理部的墙上。

六个节点对应六件事：

1. 施工许可阶段（第十四条）——办理规划许可或施工许可时，城建档案管理部门会一次性告知收集、整理、移交工程档案的要求。这是最容易被忽略却最省事的一步：此时问清本地移交清单和整理标准，后面少走一半弯路。
2. 建设过程中（第十二条）——参建单位按进度同步收集整理；建设单位定期督促、查验归档情况，并按 DA/T 28-2018 的要求把归档情况与合同款支付挂钩。
3. 竣工验收前（第十三条、第十八条）——完成竣工图编制，完成工程档案整理立卷。
4. 档案验收（第十八条）——城建档案管理部门对需要移交的工程档案进行验收，出具工程档案验收意见书；具体工作可以委托城建档案机构实施。
5. 竣工备案（第十八条）——住房城乡建设主管部门查验工程档案验收意见书。此节点前需完成工程档案移交（第十九条）。
6. 备案后 3 个月内（第十九条）——备案后形成的变更、签证、配套等文件材料补充移交。

如果你的项目已经进入中后期，也不必慌：各地住建部门普遍提示「9 月 1 日后新开工项目严格按新规执行；在建项目对照新规完善档案资料」，关键是尽早做一次自查，别把问题留到验收当天。

三、工程档案具体怎么整？按 DA/T 28-2018 走

61 号令第十七条说的是「工程档案的立卷、验收、移交应当符合国家有关规定和标准规范」——具体怎么做，主要看 DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》（2018 年 10 月 1 日实施，代替 DA/T 28-2002，适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目）。整理的项目文件属于科技档案，案卷的构成与格式要求依据 GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

注意区分：文书档案按件整理走 DA/T 22-2015，按卷整理走 GB/T 9705-2008；建设项目档案走的是 DA/T 28-2018 + GB/T 11822-2008 这一对，两套口径不能混用。

第一步：明确「谁负责什么」

DA/T 28-2018 的总则写得很直接：建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准；项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序和合同管理。

可落地的两个抓手：

• 合同条款：与参建单位签订合同、协议时，应设立专门章节或条款，明确项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任；监理合同还应明确监理单位对所监理项目文件和档案的检查、审查责任。
• 付款节点：合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况，把「文件按要求管理和归档」作为合同款支付的前提条件。这一条比任何口头督办都有效。

第二步：分类与组卷

组卷的核心原则是契合项目文件的自然形成规律与成套性——按项目、按单位工程、按专业把有联系的文件夹在一起，既不硬拆，也不混搭。DA/T 28-2018 给出的组卷方式如下表。

文件类别	组卷方式
项目前期文件、项目管理文件	按事由结合时间顺序组卷
招标投标、合同文件	按招标的标段、合同组卷
勘察设计文件	按阶段、专业组卷
施工技术文件	按单位工程、分部工程，或按装置、阶段、结构、专业组卷
信息系统开发文件	按应用系统组卷
设备文件	按专业、系统、台套组卷
监理（监造）文件	按监理的合同标段、事由结合文种组卷
科研项目文件	按科研项目（课题）组卷
生产准备、试运行、竣工验收文件	按工程阶段、事由结合时间顺序组卷

案卷排列同样有顺序要求。以施工文件为例，一般按综合管理 → 施工技术支撑 → 施工（安装）记录 → 检测试验 → 评定验收排列；设备文件按质量证明 → 开箱验收 → 随机文件 → 安装调试 → 检测试验 → 运行维修排列；信息系统开发文件按需求 → 设计 → 实施 → 测试 → 运行 → 验收排列。

第三步：卷内文件的排列顺序

卷内文件的顺序有四条通用规则，记牢就能应付绝大多数情况：

• 印件在前，定稿在后；
• 正件在前，附件在后；
• 复文在前，来文在后（批复、复函在前，请示、来函在后）；
• 文字在前，图样在后。

第三条与文书档案的口径一致，也是验收时的高频检查点——顺序反了，整卷都要重排。

第四步：竣工图怎么编

竣工图是工程档案里最容易被挑出问题的一类。DA/T 28-2018 规定竣工图一般由施工单位负责编制，并要求完整、准确、规范、清晰、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。编制依据是设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件——汇总后须经监理审核。竣工图还要配有编制说明和图纸目录，说明里包含工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。

情形	处理方式
按施工图施工、没有变更	由编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章
一般性图纸变更，能在原施工图上修改补充	直接在原图上修改并加盖竣工图章；修改处须注明修改依据文件的名称、编号和条款号，图形数据表达不清的要在图框内用文字说明
涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变；图面变更面积超过 20%；或合同约定所有变更均需重绘	重新绘制竣工图。按原图编号，图号末尾加注「竣」字，或在新图标题栏内注明「竣工阶段」；图幅、比例、字号、字体应与原图一致

另外，归档的项目文件应为原件；因故用复制件归档的，应加盖复制件提供单位的公章或档案证明章，确保与原件一致。这条看似基础，却是实际检查中最常被记的问题之一。

四、验收前最容易卡的六类问题

把新规和 DA/T 28-2018 的要求合起来看，工程档案在验收环节容易卡住的地方集中在六处。建议在整理立卷阶段就按这张清单逐项过一遍。

1. 竣工图没改到位。变更依据文件没汇总、监理没签字审核，或者该重绘的只在原图上涂改。图面变更超过 20% 就必须重绘，这是硬线。
2. 变更类文件散落。设计变更通知、工程联系单、技术核定单、洽商单分别在不同经办人手里，没有统一汇总，导致竣工图与实际施工结果对不上。
3. 原件缺失。归档文件以复印件顶替，又没有加盖公章或档案证明章。
4. 声像材料缺位。DA/T 28-2018 明确要求：重要活动及事件、原始地形地貌、工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等，应形成照片和音视频文件。隐蔽工程一旦覆土回填，事后无法补拍，只能靠过程中同步记录。这类档案的整理规则可参照 数码照片档案整理及技术应用 与 数码照片整理服务。
5. 电子档案「存了但不可用」。只有扫描件、没有元数据，或者命名混乱、版本不清，达不到第二十九条「来源可靠、程序规范、要素合规」的要求，也就谈不上作为凭证使用。
6. 参建单位交付不同步。四类参建单位的收集整理不同步，全部堆到竣工前才催，验收时间必然被动。合同条款 + 付款节点前置审查，是成本最低的解法。

五、常见问题

61 号令适用于哪些项目？

适用于城市规划、建设及其治理活动中形成的城建档案，包括城市勘测规划档案、城市建设工程档案（工业与民用建筑、市政基础设施、公用基础设施、交通基础设施、园林绿化与风景名胜建设、市容环境卫生设施、城市防洪、抗震、人防工程等）、城市建设科研档案等。交通、水利、能源、铁路、民航领域重大建设项目的档案验收，按有关规定执行。

电子档案能直接替代纸质档案吗？

第二十九条明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。但电子档案自身要来源可靠、程序规范、要素合规；对建设工程竣工图等重要电子档案，还应实行异质、异地多套备份，并定期检测保管情况。纸质档案的数字化成果须真实反映档案内容。

项目已经完工了，还要按新规补吗？

各地住建部门的普遍口径是：2026 年 9 月 1 日后新开工项目严格按新规开展归档、验收及移交；在建项目对照新规规范完善档案资料。已完工但尚未办理竣工备案的项目，重点核对竣工图、变更文件汇总和移交清单三项。

停建、缓建项目的档案怎么办？

第二十一条：暂由工程建设单位保管；停建、缓建两年以上且建设单位不具备保存条件的，工程档案交由城建档案机构代为保存。建设单位发生机构变动或撤销、合并等情形时，应按规定向有关单位或城建档案机构移交工程档案。

档案整理和数字化加工能委托外部单位吗？

可以。第十五条规定，委托档案服务企业开展档案整理、数字化、开发利用和寄存等服务的，应当选择符合条件的档案服务企业；委托方应当对受托方的服务进行全程指导和监督，确保档案安全和服务质量。委托不等于责任转移——档案的完整、准确、系统仍然由建设单位负责。

六、把这条时间线真正管住：工具能帮的部分

新规讲清之后，剩下的是执行问题：一条项目时间线上要归集的材料动辄上千份，涉及五六家单位，还要在验收前把卷内目录、案卷封面、备考表、移交清册一次性做齐。这部分重复劳动，是软件最能帮上忙的地方。

第一步是「问得准」。新规条文和配套标准不少，现场碰到具体问题时逐个翻文件很慢。元泰档案知识库（启典） 把档案整理标准按门类、按问题整理成可问答的知识库，像「归档文件目录该列哪些项」「竣工图什么情况必须重绘」这类问题可以直接查、直接看依据条款，先自查再动手。公开的演示入口在 /knowledge/。

第二步是「编得对」。数字档案整理软件（魔方） 面向整理环节：编页、编档号、卷内目录与案卷封面批量生成、备考表打印、装盒清单输出都可以批量处理，编号规则按标准固化，避免人工编号时常见的断号、重号和档号结构不统一。对于项目档案这种「一个项目几百卷、格式必须完全一致」的场景，批量生成比手工填写可靠得多。相关标准做法可对照 档号怎么编、编页、装盒与备考表 三篇。

第三步是「管得住、交得出」。数字方舟 覆盖档案的接收、整理、保管、利用与移交全过程，支持按项目、按单位工程组织目录，并按档号自动重命名与归集电子文件；电子档案的元数据随文件一并归集，便于满足新规对电子档案「来源可靠、程序规范、要素合规」的要求。如果单位已有 OA 或业务系统，可以通过 OA 与档案系统的数据对接 把办结文件直接推送到档案系统，减少二次录入。涉及信创环境、需要软硬件一体部署的，可参考 信创档案一体机 的配置说明。

如果手头缺人、或者整理与数字化加工量太大，也可以直接走服务：档案整理与数字化加工、数码照片与声像档案整理、专题编研材料汇编等，元泰提供外包实施，交付标准对齐 DA/T 28-2018、DA/T 31-2017 与本地城建档案机构的移交要求。具体方案与报价见 报价与方案，也可参考 场景案例库 里同类单位做法。

距离 9 月 1 日已过去半个月，新开工项目正在按新规推进。如果你手上正在跑项目，建议本周先做一件事：把第十八条和第十九条的两个节点，写进项目的进度计划里——整理立卷完成时间定在竣工验收之前，移交完成时间定在竣工备案之前。时间倒排之后，该配几个人、该上什么工具，答案会清楚很多。

说明：本文政策依据为《城市建设档案管理规定》（2026 年 4 月 20 日中华人民共和国住房和城乡建设部、国家档案局令第 61 号公布，自 2026 年 9 月 1 日起施行，共 7 章 33 条），整理标准依据 DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》与 GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》。各地城建档案机构的具体移交清单与验收要求可能有所不同，请以本地住建部门及城建档案机构公布的细则为准。文中所述软件功能为产品一般性介绍，实际效果因单位基础条件、数据规模与配置方式而异，不构成承诺。图片为原创配图。