年末归档最容易漏的 6 类文件：对照文件材料归档范围一次核到位
年末归档季最让档案员头疼的，往往不是整理慢，而是开春后被追问一句：去年那份合同的验收报告呢、那次专项会的签到表和照片呢。漏归通常不是没做，而是材料散在业务科室、办公自动化系统、邮箱和承办单位手里，归档时没人按文件材料归档范围逐类核一遍。8 号令第三条把文书档案的归档范围写成四条价值标准，13 号令第二十八条又要求每个机关把通用口径编制成自己的表、经同级档案行政管理部门审查同意后施行。也就是说，判断这一份该不该归，从来不是凭印象，而是对照本单位那张表。本文按机关最常见的六个漏项逐个拆开，每一类写清常见漏法、为什么会漏、依据哪一条、怎么补齐，并给出一份可以直接发到科室的自查清单，以及发现漏归之后的补归流程。
一、先弄清一件事：判断依据是本单位编制的那张表
很多单位判断归档范围时，手里拿的是上级转发的规定原文。规定原文给的是通用口径，真正用来逐份判定的是本单位编制的那张表，这一点在两份规章里都写得很明确。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8 号）第十二条：各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行；有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定编制本系统的表，并经国家档案局审查同意后执行。第十三条进一步要求，编制时应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用。
《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号）第二十八条：机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行；机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行；文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌；人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定；机关所属机构的表报机关审查同意后施行。
第二十九条继续把各门类的收集范围指向专门规定：文书档案的收集范围按照 8 号令制定执行；会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T 28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定；照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）规定；其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。
二、四条价值标准：该归什么，不该归什么
8 号令第三条把机关文件材料归档范围写成四条，第四条反过来列出不归档的四类。这八条是所有判定的起点，也是年末核对时最容易一句话带过、却最该逐条比对的地方。
| 方向 | 条文 | 内容 |
|---|---|---|
| 应归 | 第三条（一） | 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 |
| 第三条（二） | 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 | |
| 第三条（三） | 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料 | |
| 第三条（四） | 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 | |
| 不归 | 第四条（一） | 上级机关普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等 |
| 第四条（二） | 本机关的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料 | |
| 第四条（三） | 同级机关不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料 | |
| 第四条（四） | 下级机关供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料 |
还有两条是责任条款，年末催件时可以直接引用。8 号令第五条：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。13 号令第三十五条同样写明：任何部门和人员不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。完整的收集环节做法可参见归档文件怎么收集？8 号令归档范围与不归档范围详解。
三、第一类：电子文件和它的元数据
这是数字化办公之后增量最快的一类漏项。典型表现是：纸质件归档了，电子版还躺在业务系统里；或者只归了正式印发的版式文件，元数据、背景信息、过程记录一样没要。
依据有三条。13 号令第三十条：电子文件应当连同元数据一并收集，收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63）等规定。8 号令第十条：机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档；机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。13 号令第三十五条：采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归，并按规定履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。
| 常见漏法 | 为什么会漏 | 怎么补齐 |
|---|---|---|
| 只归纸质，电子件留在系统 | 归档流程只覆盖纸质件，系统里没有归档动作 | 从系统按年度导出办结清单，与已归档目录比对后补导出 |
| 只归版式文件，无元数据 | 不知道元数据是法定收集内容 | 按 DA/T 46 等补齐元数据集，连同内容一并接收 |
| 丢了发文稿纸与文件处理单 | 整理时当草稿清掉了 | 8 号令第十条要求与正本、定稿一并归档，回到办文环节补收 |
| 公众号、微博、网站信息无人收 | 不在收发文流程里 | 13 号令第二十三条已把这些列为门类，指定责任部门按年度移交 |
关于电子档案单套管理的具体要求，可延伸阅读电子档案管理办法：22 号令核心要求解读；如果希望办公自动化系统办结后自动推送归档，可参考OA 数据对接服务：办结文件自动送进档案系统。
四、第二类：会议、活动、专项工作的过程材料
只归通知和纪要，是这一类最典型的漏法。一场专题会真正有价值的往往是名单、日程、讲话、交流材料和现场照片音视频，而这些恰恰散在承办科室和宣传口。
8 号令第七条第二项规定，本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料永久保管；第八条第二项把本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料列入定期。附件《文书档案保管期限表》给的分级更细，可以直接照着核。
| 材料 | 保管期限 | 条款位置 |
|---|---|---|
| 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 | 永久 | 附件 4.1 |
| 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 | 30 年 | 附件 4.2 |
| 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的主报告、辅助报告、上级领导人贺辞题词讲话、会徽设计 | 永久 | 附件 6.1 |
| 上述会议的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 | 30 年 | 附件 6.2 |
| 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 | 10 年 | 附件 6.3 |
| 上级机关、上级领导检查视察本机关工作时形成的重要材料 | 永久 | 附件 7.1 |
| 本地区、本机关工作汇报材料 | 30 年 | 附件 7.3 |
五、第三类：合同、采购与履约验收的全套材料
合同类漏项的共同特征是：正本在档案室，其余全在承办科室和财务。等到审计或纠纷发生时才发现，招标、变更、验收、质保缺了一大半。
8 号令第七条第六项把本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料列入永久。附件第十类进一步细化：与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等，重要的永久、一般的 10 年（10.2）；机关物资采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料，30 年（10.5）；国有资产管理中的登记、统计、核查清算、交接材料，重要的永久、一般的 10 年（10.6）。行政审批类里，固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）文件材料为永久（8.7.3.1）；20 年以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证的审批管理文件永久，20 年以下有效的为 30 年（8.7.3.3、8.7.3.4）。
建议给承办科室发一张「一份合同该有几件」的对照表，让他们按件打勾再交：采购计划与审批、招标文件与澄清答疑、投标与评标记录、中标通知书、合同正本及附件、变更与补充协议、进度与质量检查记录、验收报告、付款凭证与结算、质保与售后文件、索赔与纠纷处理材料。这套拆法在实际整理项目中反复验证过，参见档案整理案例与应用场景：政府机关、企事业单位、学校医院三类实录。
六、第四类：会计档案里除凭证、账簿、报告之外的那七项
一提会计档案，很多人只想得到凭证、账簿、财务报告三类。13 号令第二十九条明确会计档案的收集范围应当符合《会计档案管理办法》，而财政部、国家档案局令第 79 号附表的第四类「其他会计资料」还列了七项，其中四项是永久。
| 序号 | 档案名称 | 保管期限 |
|---|---|---|
| 10 | 银行存款余额调节表 | 10 年 |
| 11 | 银行对账单 | 10 年 |
| 12 | 纳税申报表 | 10 年 |
| 13 | 会计档案移交清册 | 30 年 |
| 14 | 会计档案保管清册 | 永久 |
| 15 | 会计档案销毁清册 | 永久 |
| 16 | 会计档案鉴定意见书 | 永久 |
七、第五类：人事与机构变动材料
人事类材料的漏归，根源是它自成一套运转体系：任免文会走发文流程进档案室，而录用、调资、定级、离退休、抚恤、考核、职称这些往往留在人事系统里，档案室只拿到其中的一小部分。8 号令附件第九类几乎整类是永久。
| 材料 | 期限 | 条款位置 |
|---|---|---|
| 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废 | 永久 | 9.1 |
| 人事任免文件 | 永久 | 9.3 |
| 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤 | 永久 | 9.6 |
| 人事考核、职称评审工作文件材料 | 永久 | 9.7 |
| 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 | 永久 | 9.8 |
| 职工名册 | 永久 | 9.9 |
| 受县级（含）以上表彰、奖励的材料 | 永久 | 9.4.1 |
| 受到警告（不含）以上处分的材料 | 永久 | 9.5.1 |
| 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 | 永久 | 9.10.3 |
| 有领导重要批示和处理结果的人民来信来访材料 | 永久 | 9.13.1 |
机构撤并年份尤其要回头查一遍：组织简则、印信启用与作废、人员编制文件，往往随机构变动一次性产生，之后谁也不会再补。机关各门类的整体口径可对照机关档案业务：对照《机关档案管理规定》讲清 11 类业务逐项核。
八、第六类：基建、设备与科研项目的成套材料
这一类漏在最前头也漏在最后头：项目立项、可研、初设这些前期材料常留在项目办；竣工图、验收、监理、检测这些收尾材料又常留在施工单位和基建部门，等项目结束人员一散，就再也找不齐。
13 号令第二十九条已经指明口径：基建档案收集范围应当符合《建设项目档案管理规范》（DA/T 28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定，科研档案收集范围应当符合《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2）规定。科技门类的范围划定详见划定归档范围 · 科技档案整理。
建议倒查一条线：立项与批复、可研与评估、初设与概算、招投标与合同、施工图与技术交底、设计变更与洽商、隐蔽工程记录、材料与设备合格证明、监理与检测报告、竣工图、竣工验收与备案、决算与审计、使用说明与质保。设备类另有一套常被使用部门拿走的随机文件：装箱单、合格证、说明书、图纸、保修卡、安装调试记录，这些不属于使用部门，应当随设备验收一并移交归档。
九、另两个高频漏项：联合行文与来函复函
其一，联合召开会议、联合行文。8 号令第十一条：机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。附件 8.5 与 5.1、5.2 给出了分级：本机关为主的联合行文，重要业务问题永久、一般业务问题 30 年；本机关为协办的，重要业务问题 30 年、一般业务问题 10 年。常见漏法是协办方觉得不是自己主办就不归，结果本单位参与某项工作的证据链断了。
其二，来函与复函被拆开。8 号令第七条第八项：同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料永久保管；附件 8.3 同样按重要与一般分永久和 30 年。归档时只存本机关的复函、丢了对方的来函，是最常见的一种「半截归档」——复函里的答复失去了对应的问题，利用价值大打折扣。
十、四条不归的边界：别把不该归的也塞进来
漏归是问题，误归同样是问题。重份文件、一般性的历次修改稿和校对稿、无查考价值的事务性临时性文件、供参阅的简报和越级抄报材料，如果一并进馆，只会把真正有价值的材料淹没在海量目录里，也直接抬高后续整理与数字化的成本。
8 号令第四条给出的四条边界（见第二节表格），建议做成本单位的《不归档材料剔除清单》，判定后留一条记录说明依据，而不是口头决定。需要提醒的是，判定「不归」的主体是档案部门而不是承办人个人，个人不得自行处置应归档材料——8 号令第五条和 13 号令第三十五条都写明了这一点。
十一、漏归自查四步：年末一周可以跑完
| 步骤 | 做什么 | 产出 | 依据 |
|---|---|---|---|
| 第一步 列职能 | 把本机关三定方案的职能逐条列出，标注每项职能对应会产生哪些文件 | 职能与文件类型对照表 | 13 号令第二十八条「全面、系统反映主要职能活动」 |
| 第二步 对门类 | 按 13 号令第二十三条的门类逐门核对是否都有材料进来 | 门类覆盖检查表 | 13 号令第二十三条 |
| 第三步 倒查系统 | 分别从办公自动化、财务、人事、项目、邮箱、政务新媒体导出年度文件清单，与已归档目录做差集 | 疑似漏件清单 | 13 号令第三十条、第三十五条 |
| 第四步 清点交接 | 交接双方根据归档目录清点核对并履行交接手续；随办随归的登记并记录归档过程元数据 | 归档目录与交接文据 | 13 号令第三十五条 |
十二、发现漏归怎么补：五步补归流程
第一步 定位。确认漏的是哪一份、形成于哪一年、属哪个门类、由哪个科室形成。这一步做完，后面四步才有对象。
第二步 补收。向形成部门发补收清单，写清件数、载体、份数与截止日期；电子件要连同元数据和背景信息一并补收，不能只要一个版式文件。
第三步 补整理。按《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）补齐组件、修整、装订、排列、编号、编目、装盒。排列与编号的做法可参见归档文件怎么排列？DA/T 22-2015 排列规则详解与归档文件怎么编目与移交？DA/T 22-2015 编目规则与移交手续详解，装盒与备考表见归档文件怎么装盒？DA/T 22-2015 装盒要求与备考表填写详解。
第四步 补档号。13 号令第三十三条要求档号指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性。补进来的件插在同类同年度的末尾顺延编号即可，不要为几份漏件把整卷重排——重排会连带改动目录、装盒与实体位置，代价远大于补号。
第五步 补交接与留痕。补进归档目录，交接双方清点签字，并在备考表或移交说明里注明补归原因与时间。跨年度才发现的历史漏件，归入其形成年度，不要混进发现年度，否则会造成目录、档号与统计口径全部错位。
十三、年末漏项自查清单：可以直接发到科室
| 类别 | 至少要交什么 | 常见缺件 | 主要依据 |
|---|---|---|---|
| 电子文件 | 办结电子正文、元数据集、发文稿纸与文件处理单 | 只交版式文件、无元数据 | 8 号令第十条、13 号令第三十条 |
| 会议活动 | 通知、名单、日程、讲话、纪要、照片音视频、简报 | 只有通知和纪要 | 8 号令附件 4、6、7 |
| 合同采购 | 招标、中标、合同、变更、验收、付款、质保 | 只有合同正本 | 8 号令附件 10.2、10.5、10.6 |
| 会计资料 | 凭证、账簿、报告，加调节表、对账单、纳税申报表、三册一意见书 | 漏掉其他会计资料七项 | 79 号令附表、13 号令第二十九条 |
| 人事机构 | 任免、录用、调资、考核、职称、离退休、机构撤并与印信 | 只有任免文 | 8 号令附件 9 |
| 基建设备 | 前期、施工、变更、监理检测、竣工图、验收决算、设备随机文件 | 无竣工图、随机文件留在使用部门 | 13 号令第二十九条、DA/T 28 |
| 联合行文 | 非主办时归档复制件或副本 | 协办方完全不归 | 8 号令第十一条 |
| 来函复函 | 对方来函与本机关复函成对 | 只存复函 | 8 号令第七条第八项 |
十四、把归档范围嵌进流程，比每年补一次更省事
漏归的本质是流程缺口：材料在哪里产生，归档动作就应该在哪里发生。元泰的三条产品线分别覆盖这三个环节。
数字方舟（数字档案室软件）把本单位的文件材料归档范围和保管期限表嵌进系统，业务系统办结即触发归档，缺件在归档环节被直接拦下，而不是等到年末清点才发现。产品综述见元泰数字档案室软件（数字方舟）综述，价格口径见档案软件价格总览。
魔方（数字档案整理软件）面向已经产生积压或需要补归的单位，做批量编目、档号生成、目录与备考表输出，把补归那批材料快速补齐而不打乱原有实体。五大门类的整理技术见档案整理技术：用计算机和人工智能轻松搞定五大门类档案整理，按件整理的做法见按件整理档案（归档文件）整理技术。
启典（元泰档案知识库）把本单位的制度、条款口径和历史判定结论建成可检索的知识库，新档案员遇到「这份归不归」当场查得到答案，不再依赖老师傅口传。入口见档案业务工作总览与档案整理常见问题 30 问。
另外，元泰把内部培训用的教具做成了免费实训平台，包含档案鉴定技术练习、档案排列技术练习、整理小游戏、开放审核函数与五大门类整理技术，档案员可以先用它自测一遍判定水平，再回头核自己的归档范围表。
十五、常见问题（FAQ）
问 本单位的归档范围和保管期限表多久改一次？
答 没有固定周期，但 13 号令第二十八条明确要求：机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行。实践中建议每遇机构改革、职能划转、新业务系统上线就启动一次修订，最迟不超过两年复核一次。
问 电子文件只归一个版式文件行不行？
答 不行。8 号令第十条要求对应归档电子文件的元数据、背景信息进行相应归档，有发文稿纸、文件处理单的应与正本、定稿一并归档；13 号令第三十条要求电子文件连同元数据一并收集，并符合 GB/T 18894、DA/T 46 等规定。
问 联合行文我们不是主办方，还要不要归？
答 要。8 号令第十一条规定，原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。附件 8.5.2 给出协办方的期限：重要业务问题 30 年，一般业务问题 10 年。
问 会计档案是不是只要凭证、账簿、财务报告？
答 不是。79 号令附表第四类「其他会计资料」还有七项：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表均为 10 年，会计档案移交清册 30 年，会计档案保管清册、销毁清册、鉴定意见书均为永久。
问 今年发现去年漏了几件，应该归到哪一年？
答 归入其形成年度，插在该年度同类末尾顺延编号，不要混进发现年度。跨年度混装会同时打乱目录、档号与统计口径，且违反 DA/T 22-2015 关于不同年度不得装入同一档案盒的要求。
问 哪些材料确定不用归？
答 8 号令第四条列了四类：上级普发性不需办理的材料、任免奖惩非本机关人员的材料、供工作参考的抄件；本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、一般性文件的历次修改稿和校对稿、无特殊保存价值的信封、不需办理的一般性来信与电话记录、内部互相抄送的材料、负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的材料；同级机关不需贯彻执行或办理的抄送材料；下级机关供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报材料。
问 业务科室不肯交怎么办？
答 这是有明确法条可依的：8 号令第五条规定任何个人不得据为己有或拒绝归档，13 号令第三十五条规定任何部门和人员不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。建议把归档完成情况纳入年度考核，同时留好补收清单与交接文据，做到过程有记录。需要定制制度或系统落地的，可到咨询支持沟通。
十六、相关阅读
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十七、参考来源
- 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006 年 12 月 18 日国家档案局令第 8 号公布，自公布之日起施行）——中国政府网 · 法规文本
- 《机关档案管理规定》（2018 年 10 月 11 日国家档案局令第 13 号公布，自 2019 年 1 月 1 日起施行）——国务院公报 · 全文
- 《机关档案管理规定》——国家档案局 · 全文
- 《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号，自 2016 年 1 月 1 日起施行）附表一「企业和其他组织会计档案保管期限表」
本文条款口径依据上述公开文件整理，仅供档案实务参考；具体执行以本机关经同级档案行政管理部门审查同意的文件材料归档范围和档案保管期限表为准，人事、会计等门类从其专门规定。需要按本单位职能定制归档范围表或把归档动作嵌进业务系统的，可到咨询支持了解。
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