基础数字汇编怎么编：口径、表格与勾稽核对

一、它是什么：与档案统计年报是一回事吗

基础数字汇编是以统计数据为主体，把本单位（档案馆或档案室）在某一时期内的馆藏数量、门类构成、期限档次、保管期限分布、利用效果、机构人员、经费与设施等基础数字，按统一口径汇总成表并配说明的编研成果。体裁上就是表格＋说明——表格给数，说明给口径。

它和档案统计年报的关系要分清：

区分	档案统计年报	基础数字汇编
性质	向上级报送的法定统计报表，是档案事业统计调查制度的一部分	编研成果，是本单位自主编写的对外发布材料
依据	《全国档案事业统计调查制度》与 DA-1／DA-2／DA-3 表式	同源数据，但按编研体例重新组织、加说明与结论
报送对象	逐级上报至省级档案主管部门，并抄送同级统计局	本单位留存、对外发布或送上级主管部门
固定程度	表式与指标全国统一，不能改	可自定表样，但口径要与年报一致
用途	反映全国档案事业基本情况，供国家与地方决策	反映本单位家底，供利用者了解馆藏、服务工作查考

二、标准依据：它属一次加工成果

2026 年 9 月 1 日实施的 DA/T 108—2026《档案编研工作规范》把编研成果按加工层次分为三类，基础数字汇编归入第一类：

类别	加工方式	主要成果类型
一次加工编研成果	以原始档案整理汇编为主，核心保留档案原貌	档案文献汇编、档案选编、基础数字汇编等
二次加工编研成果	在原始档案基础上梳理整合、归纳提炼	大事记、组织沿革、年谱年鉴、专题概要等
三次加工编研成果	深度研究型，侧重档案价值挖掘与转化	资政报告、史志成果、学术论著、档案知识图谱、专题展览展示等

标准的加工编辑原则是「存真求实、慎改规范」，并对审核提出政治性、专业性、合规性三重审核要求——这些对数字汇编同样适用（数字错了是「不真实」，口径错了是「不专业」，涉密数据外泄是「不合规」）。

三、数据从哪来：四条线索

数字汇编的质量完全取决于数据来源。档案统计的原始记录主要有四类：

线索	记录形式	能支撑哪些数字
一、基础统计台账	收进登记、移出登记、馆藏清册、卷（件）数登记等	馆藏数量、门类构成、年度进出、期限档次分布
二、档案工作基本情况统计报表	按 DA-1／DA-2／DA-3 表式填报的年度报表	机构人员、经费、库房、开放利用等各项指标
三、统计分析材料	年报文字说明、分析报告、专题分析	趋势、比率、结构变化与原因分析
四、清点与核对记录	逐卷清点表、帐物核对单、抽查记录	馆藏准确率、缺失与损坏情况

四、口径：五个必须写清的东西

老页那句「统计口径、起止时间、数据来源写在表下」，说的是最关键的一件事：数字离开口径就没有意义。同一个「馆藏 12 万件」，在不同口径下差别巨大。

要素	要写什么	举例
统计范围	统计的对象与不含的范围	本馆馆藏档案（含文书、基建、声像），不含未整理的暂存档案与外单位寄存档案
起止时间	数据的统计年度或时点	统计至 2026 年 12 月 31 日；或 2020—2025 年度累计
计量单位	卷／件／册／米／个，各表统一	档案数量按「件」，案卷按「卷」，库房面积按「平方米」
数据来源	取自哪张台账、哪份报表或哪次清点	取自 2026 年度 DA-2 表及馆藏清点记录
精度与四舍五入	小数位数与取舍规则	涉及小数的按现行统计年报要求小数点后保留两位

除了表下说明，数字本身也要标口径。统计年报制度里有一批容易填错的指标，实际编汇编时同样要小心：

易错指标	正确口径
「室存全部档案」与「室存永久、长期档案」	前者不应少于后者；两者是包含关系，不是并列关系
「本年接收档案」	指本年度接收的本年度以前年度的档案
「本年移出档案」	指本年度未向国家综合档案馆移交，但因特殊原因移交有关部门，或因机构变化造成所有者变更的部分室存档案
以件为保管单位归档的档案	实行立卷改革、按《归档文件整理规则》以件归档的，均按「以件为保管单位档案」填报；实物档案不属此列
填报单位类别代码	机关档案室、事业单位档案室等各有代码，不可混填

五、表样：建议做哪几张

基础数字汇编没有全国统一的表样（那属于统计年报的事），但覆盖面可以参照统计年报制度的指标体系来定。常用的六张：

表	内容	常见层级
表一　馆藏总量表	档案总量，按门类分列（卷／件／册），并列出各门类占比	全馆／分馆
表二　年度进出表	按年度列本年接收、本年移交出、本年鉴定销毁、本年征集捐赠数	全馆
表三　保管期限分布表	按永久、定期档次（30 年／10 年等）分列卷件数与占比	全馆／按全宗
表四　门类与载体构成表	文书、科技、会计、人事、照片、音像、实物、专门档案各自数量；纸质与电子分列	全馆
表五　开放利用表	接待人次、调卷数、提供利用卷件数、复制份数；可另列典型利用事例	全馆
表六　机构人员与设施表	档案机构、专职人员数与学历职称、库房面积与设备、年度经费	馆／室

六、说明怎么写：表下说明的写法

表下说明不是可有可无的装饰，是数字汇编的必备组成。一张完整的表，下方要带四项说明：

七、一部汇编的示例结构

把上面的规则合起来，基础数字汇编的成品大致是这样：

这个结构里最容易被跳掉的是第 八部分统计分析——只有表没有分析的汇编，价值只到「查询」为止；加了分析才到「资政」这一层。注意分析里的每个判断都要指得出数据来自哪张表，否则就是无出处的评论。

八、审核：三重审核对数字汇编意味着什么

审核维度	标准要求	数字汇编里查什么
政治性审核	严守意识形态与国家安全底线	汇总数据是否涉密、是否包含不宜公开的敏感信息
专业性审核	核查史料真实性，规避专业常识错误	逐表与台账、年报核对；核对口径是否一致、单位是否统一、合计是否正确、占比是否算对
合规性审核	保护知识产权，严守保密规定	对外发布前过保密审查；个人信息与敏感数据不呈现

统计年报制度对数据质量有明确要求，这条同样适用于汇编：

统计调查工作坚持严肃认真的态度，不得虚报、瞒报。由各级各类档案部门负责数据的审核，单位负责人或档案统计工作分管领导要对拟报出的统计资料进行复审，在正式的纸质报表上签字或加盖单位公章。

九、七步走完一部数字汇编

步骤	做什么	产出物
第一步 定范围与时点	定统计对象、起止时间、计量单位，声明不含哪些范围	统计口径说明
第二步 核台账	核对基础统计台账与年度统计报表，发现不一致先查清	核对记录
第三步 必要时清点	对账物不符的年份或门类实地清点	清点记录、抽查记录
第四步 建表	按六张表（或自定表样）逐表汇总，每个数字可追溯到台账	各表初稿
第五步 写表下说明	逐表写统计范围、时点、单位、来源、精度	表下说明
第六步 写编辑说明与统计分析	编辑说明写清总体口径；统计分析依据各表数据写趋势与结论	编辑说明 + 分析段落
第七步 审核发布归档	三重审核 + 合计复核与勾稽核对 + 回台抽查；领导签字或盖章；发布后留档	审核记录 + 定稿

十、编写与审核的六个硬性要求

要求	依据	说明
口径写清并注明时点	编制实务与年报制度	统计范围、起止时间、计量单位、数据来源、精度五项齐全，写在表下。
与统计年报口径一致	站内编研要求	同一数字在汇编与年报中对不上，是最先被查出来的问题。
计量单位统一不混用	《归档文件整理规则》与年报制度	以件归档的按「件」填，实物档案不属此列；案卷另表。
合计与勾稽正确	质量控制要求	分项之和等于总数；跨表同一数字能对上。
不得虚报瞒报	《全国档案事业统计调查制度》	数据要真实，审核要留痕，单位负责人或分管领导复审。
对外发布过保密关	DA/T 108 安全性原则	涉密与敏感数据不对外呈现；汇编不是开放审核的替代。

十一、常见退改点自查清单

• 汇编里的数与统计年报对不上，两处口径不同。
• 只写数字不写口径，读者无法判断这个数是怎么来的。
• 统计时点没写，读者不知道数据截止到哪天。
• 同一册子里卷、件、册、米混用，合计无法对应。
• 「室存全部档案」小于「室存永久、长期档案」，包含关系搞反。
• 「本年接收档案」把本年度形成的也算进去了（应指本年度接收的以前年度档案）。
• 把「以件为保管单位」和实物档案混在一起报。
• 表有六张，但没有一张统计分析，汇编只到「查询」不到「资政」。
• 分析里的判断指不出数据出自哪张表，成了无出处的评论。
• 合计没复核，分项之和与总数不符。
• 跨表数字对不上（门类之和 ≠ 总量、期限档次之和 ≠ 馆藏总数）。
• 没有回台抽查，数字不知能否追到源头。
• 占比算错，或者各项相加不等于全部（因四舍五入不相等却未加说明）。
• 涉密或敏感数据直接对外呈现。
• 数字有大喜大悲的跳跃但未在分析中说明原因（如机构改革导致的移交出馆集中）。

十二、元泰能帮上忙的地方

数字汇编看着是「算数」，实际难点在口径统一、跨表勾稽、回台核对三件事。我们做的是这几项：

• 口径梳理：对照统计年报制度逐项确认本馆各表采用的计量单位与统计范围，出一份口径对照表。
• 台账核对：把基础统计台账、年度报表、清点记录三方比对，找出并标出不一致的数字。
• 建表与勾稽：按六表结构建表，自动校验分项之和与总数、跨表同一数字的一致性。
• 表下说明与编辑说明：按口径五要素写齐，随表附在表下。
• 统计分析：依据表一至表六的数据写趋势与结构分析，每条结论标注数据出处。

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十三、常见问题（FAQ）

基础数字汇编和档案统计年报有什么不同？　年报是向上级报送的法定统计报表，表式与指标全国统一、不能改；基础数字汇编是编研成果，可自定表样，但要加口径说明与统计分析。两者的数据必须同源、口径必须一致。

编制单位只有统计年报，没有做过汇编，需要从哪开始？　从年度统计年报的数据开始，加上基础统计台账与馆藏清点记录，先把口径说明写清，再按六张表组织。第一步是把「室存全部档案」和「室存永久、长期档案」这两个容易填反的数字核准。

每个数字都要回台核对吗？　不必要求逐个核对，但要有抽查机制：每张表随机抽若干数字回台账与年报查源头，并记录抽查情况。关键是这些数字必须可追溯——有疑问时能查得到。

各项占比相加不等于全部怎么办？　四舍五入必然产生误差。规范做法是加一句说明：「因四舍五入，各项占比之和可能不等于全部」，而不是强行调整某个数字去凑整。

汇编要不要盖单位公章？　对外正式发布的汇编，建议参照统计年报的做法，由单位负责人或档案统计工作分管领导复审签字或加盖公章；内部使用可按本单位制度决定。

按全宗逐个统计的数字怎么管理？　这类材料性质上属于全宗卷的档案统计类（基础统计台账、统计报表、统计分析材料），要按 DA/T 12—2012 第 5.6 条归入全宗卷、类号 6 编号；对外汇总时再编成汇编。

汇编里的分析能写到什么程度？　每条结论都要能指到具体表与具体数字。分析可以指原因、提趋势、给建议，但不能写无出处的判断——这是 DA/T 108 真实性原则在数字分析上的直接要求。

十四、相关阅读

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参考来源

1. 贵港市港北区人民政府：《全国档案事业统计调查制度》解读 —— 说明制度的构成（封面与正文）、调查范围、报送要求与质量控制；调查表式含 DA—1 表 5 方面 119 个指标、DA—2 表 17 方面 208 个指标、DA—3 表 12 方面 109 个指标。
2. 南宁市国家档案馆：关于开展年度档案统计年报工作的通知 —— 给出 DA-1／DA-2／DA-3 三表的填报单位划分、调查起止时间、涉及小数的保留位数，以及若干容易填错的口径解释。
3. 安庆市档案馆：全国档案事业统计年报指标解释 —— 逐条解释档基表各填报范围的划分与主要统计指标（如档案行政管理部门、国家综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆、企业与事业单位档案馆的界定）。
4. 档案管理培训信息网：新版档案编研工作规范核心要点梳理 —— 说明 DA/T 108—2026 的成果三分类（基础数字汇编属一次加工成果）与加工编辑、审核校定的要求。